Wykład 8 Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków 1. Wstęp Prowadzenie EGiB to utrzymywanie operatu EGiB w stałej aktualności, to znaczy w zgodności ze stanem faktycznym i prawnym. Prowadzenie EGiB to także dokonywanie działań, których celem jest wykorzystywanie zgromadzonych zbiorów ewidencyjnych, zarówno w celach wynikłych z obowiązków ustawowych (na przykład sporządzanie zestawień zbiorczych) jak też w celach wynikłych z obsługi stron (na przykład wydawanie wyrysów z mapy ewidencyjnej). Prowadzenie EGiB to przyjmowanie zgłoszeń o zmianach dotyczących obiektów i podmiotów ewidencyjnych oraz informowanie różnych instytucji i osób o wprowadzonych zmianach. 2. Organy prowadzące EGiB i ich zadania Organem prowadzącym EGiB jest starosta powiatu; w szczególnych przypadkach wójt, burmistrz lub prezydent Organ prowadzący EGiB wykonuje w ramach swych następujące zadania: utrzymywanie systemu informatycznego obsługującego EGiB w ciągłej gotowości operacyjnej, utrzymywanie operatu EGiB w stanie aktualności, archiwizacja wycofanych danych ewidencyjnych, udostępnianie danych ewidencyjnych,

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) ochrona danych ewidencyjnych przed ich utratą, zniszczeniem, niepożądaną modyfikacją, nieuprawnionym dostępem do danych oraz ich ujawnianiem (ochrona danych osobowych), okresowa weryfikacja danych ewidencyjnych, sporządzanie zestawień zbiorczych danych objętych EGiB, modernizacja EGiB. 3. Podstawowe zasady aktualizacji operatu ewidencji gruntów i budynków Organ prowadzący podejmuje czynności które sprawiają, że dane ewidencyjne uzyskują status aktualności dla ustalonego okresu czasu. Odzwierciedlają one stan faktyczny i prawny obiektu oraz podmiotu ewidencyjnego. Zasady procesu aktualizacji Aktualizacja operatu to wprowadzenie udokumentowanych zmian do bazy danych ewidencyjnych, zarówno w części przestrzennej, jak też opisowej. Do aktualizacji operatu wykorzystuje się : materiały zgromadzone w PZGK, pomiary geodezyjne i fotogrametryczne, rejestry, prowadzone przez: sądy, OAP, państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, dokumentację udostępnioną przez zainteresowane osoby, organy i jednostki organizacyjne, dokumentację architektoniczno-budowlaną tworzoną i przechowywaną przez OAP, wyniki oględzin obiektu.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) Aktualizacja danych EGiB: na wniosek podmiotów, z urzędu, na podstawie dokumentów o charakterze prawno-administracyjnym (akty notarialne, prawomocne orzeczenia sądowe, ostateczne decyzje administracyjne itp.) Aktualizacji operatu ewidencyjnego dokonuje się niezwłocznie po uzyskaniu przez organ prowadzący stosownych dokumentów. Jeżeli aktualizacja operatu wymaga wyjaśnień podmiotów lub uzyskania dodatkowych dowodów, organ prowadzący przeprowadza w tej sprawie postępowanie administracyjne lub żąda dostarczenia dokumentów geodezyjnych i kartograficznych niezbędnych do wprowadzenia zmian. O dokonanych zmianach organ prowadzący EGiB zawiadamia: podmioty, na wniosek których została wprowadzona zmiana, sądy rejonowe prowadzące Kw, organy podatkowe, jednostki statystyki publicznej.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) 3.1 Zakres i tryb postępowania przy wprowadzaniu zmian w EGiB A. Rodzaje zmian w EGiB Podmiot zmiana osoby właściciela obiektu EGiB, występująca podczas takich czynności prawnych i działań geodezyjno-prawnych, jak: sprzedaż bądź kupno obiektu EGiB, darowizna, na przykład prawa współwłasności budynku, dział spadku, w wyniku którego przypisane zostaje prawo własności - na przykład do lokalu, stanowiącego nieruchomość, zasiedzenie, na przykład działki będącej w posiadaniu samoistnym przez stosowny okres czasu, przez posiadacza samoistnego, zmiany te muszą być udowodnione aktem notarialnym, orzeczeniem sądowym, odpisem z Kw; zmiana osoby władającego, występująca podczas czynności prawnych, dokonywanych przez właściciela obiektu EGiB i prowadzących do ustanawiania na tym obiekcie prawa uw bądź praw zobowiązaniowych, na przykład dzierżawy, zmiana nazwy podmiotu bądź miejsca zamieszkania podmiotu lub jego siedziby,

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) Obiekt (działka, budynek, lokal) – omówienie dla działki zmiana określenia położenia działki (zmiana nazwy miejscowości, jednostki ewidencyjnej, obrębu, ulicy przy której położona jest działka, numeru arkusza mapy, numeru działki, nieruchomości - czyli numeru Kw, która obejmuje działkę; zmiana granic i powierzchni działki (podział nieruchomości, rozgraniczenie nieruchomości, wywłaszczenie części nieruchomości, siły przyrody, stwierdzenie, że stan faktyczny granic i powierzchni działki różnią się od stanu wykazanego w Kw lub w innych dokumentach prawnych, przy czym oznacza to konieczność dokonania tak zwanej regulacji stanu prawnego nieruchomości); zmiana w zakresie klas i użytków gruntowych zmiany grupy użytków gruntowych (na przykład użytki rolne zmieniają się w użytki leśne), zmiany rodzajów użytków gruntowych (na przykład grunt orny zmienia się na pastwisko trwałe), zmiana klasyfikacji gleboznawczej użytków, przeprowadzonej z urzędu lub na wniosek strony, oznaczająca zaliczenie dotychczasowej klasy użytku do innej klasy. Dokumentowanie i wprowadzanie zmian dotyczących działek nie wymagana jest dokumentacja pomiarowa, gdy zmiana własności bądź władania dotyczy całej jednostki rejestrowej gruntów lub poszczególnych działek, należy sporządzić dokumentację, czyli mapę uzupełniającą i wykaz zmian gruntowych, gdy zmiana własności dotyczy części działki powstałej podczas różnych czynności pomiarowych.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) B. Postępowanie przy wprowadzaniu zmian w EGiB w zakresie dotyczącym działki Postępowanie przy wprowadzaniu istotnych zmian (zmiana właściciela, powierzchni działki, itp.) ma charakter administracyjny i jest zakończone decyzją organu prowadzącego EGiB, wynikłą z przepisów zawartych w kpa. Wprowadzanie mało istotnych zmian do operatu ewidencyjnego, takich na przykład jak: sprostowanie wyraźnej pomyłki, nie wywierającej żadnego skutku na dane ewidencyjne, poprawa mało istotnego błędu liczbowego, itp., ma charakter techniczny i nie jest dokonywane na podstawie decyzji. Przykład decyzji organu o wpisie zaistniałych zmian przedmiotowych do EGiB, na zakończenie postępowanie ewidencyjnego wszczętego przez organ prowadzący EGiB na wniosek podmiotu, którego dotyczą te zmiany. W takim przypadku organ prowadzący, podejmuje następujące działania: organ wydaje decyzję pozytywną, jeśli wniosek był poprawny pod względem formy i treści, wzywa podmiot do uzupełnienia wniosku, jeśli stwierdzono w nim niejasności, na przykład zauważono w nim dokumentów pomiarowych dokumentujących zmiany, wydaje decyzję negatywną odmawiającą wpisu zmian w przypadku, gdy wniosek jest bezzasadny (na przykład gdy wnioskodawca zgłaszający zmiany nie był podmiotem EGiB). Podmiot może się odwołać od decyzji.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) C. Tryb i zakres postępowania przy wprowadzaniu zmian w EGiB Zmiany w EGiB wprowadzane są w postępowaniu ewidencyjnym na wniosek podmiotu lub z urzędu. Na wniosek podmiotu, gdy: podmiot składa wniosek, wynikły z obowiązku ustawowego, podmiot składa wniosek w celu wyjaśnienia niejasności; Z urzędu: gdy zostały wydane przez OAP różnorodne decyzje w odrębnych postępowaniach takich jak: rozgraniczenia nieruchomości, podziały nieruchomości, scalenia i podziały nieruchomości, itp., gdy zostały wydane orzeczenia sądowe dotyczące podmiotów i obiektów ewidencyjnych, gdy nastąpiła zmiana granic administracyjnych, gdy dokonano zmian w istniejącej klasyfikacji gruntów, gdy ujawniono istotne błędy merytoryczne i formalne. Zmiany dotyczące podmiotu i obiektu powinny być wprowadzane bezzwłocznie, jeżeli nie wywołują żadnych wątpliwości (zmiana właściciela całej jednostki rejestrowej gruntów lub całej działki nie są w tym przypadku wymagane dokumenty pomiarowe) Gdy zmiana dotyczy części działki to: mapa uzupełniająca, która przedstawia dotychczasowe i nowe granice oraz dotychczasowy i nowy numer, wykaz zmian gruntowych, który przedstawia rozliczenie powierzchni.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) Rys.16 Mapa uzupełniająca i wykaz zmian gruntowych podziału działki

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) D. Dokonywanie zmian w operacie ewidencyjnym Dokonywanie zmian w części przestrzennej (mapa): wprowadzeniu do bazy nowych obiektów (na przykład działek powstałych po podziale nieruchomości), na podstawie wyników pomiaru uzupełniającego, usunięcie nieistniejących obiektów dla działek ewidencyjnych, zmieniają się granice, powierzchnie i numery działek; zasady: numer nowej działki musi być nowym numerem to znaczy, że nie może się powtórzyć z żadnym innym, przed wprowadzeniem zmian w numeracji - uzgodnienie mianowników, zmiany przebiegu granic administracyjnych są dokonywane dopiero po ich ogłoszeniu. Dokonywanie zmian w części opisowej (rejestry, itp.) polega głównie na usunięciu danych nieaktualnych i wpisanie danych obowiązujących (na przykład wpisanie nowego właściciela budynku), wprowadzanie zmian w rejestrze gruntów dla działek ewidencyjnych dokonywane jest na podstawie wykazu zmian gruntowych.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) E. Zgłaszanie zmian w EGiB Zgłaszanie zaistniałych zmian do EGiB, przez wszystkich zainteresowanych jest obowiązkiem ustawowym wynikłym z pr g i k. Zasady zgłaszania zmian: Podmioty muszą zgłaszać do EGiB zmiany (do 30 dni od daty ich powstania); nie dotyczy to zmian wynikłych z czynności zakończonych sporządzeniem dokumentu prawnego, bądź zakończonych orzeczeniem lub decyzją OAP (np. postępowanie podziałowe, zakończone decyzją wójta o podziale). OAP, sądy i kancelarie notarialne przesyłają organowi prowadzącemu EGiB, w terminie do 30 dni dokumenty, z których wynikają zmiany. Są nimi: ostateczne decyzje administracyjne, wydawane przez OAP, prawomocne orzeczenia sądowe, nadsyłane przez sądy powszechne, akty notarialne, sporządzane przez notariuszy. Zgłoszenia zmian, podlegają rejestracji formalnej w komputerowym rejestrze kancelaryjnym, („dziennik zgłoszeń zmian” - część składowa systemu wspomagającego prowadzenie EGiB). Na podstawie zgłoszonych zmian organ prowadzący dokonuje wprowadzenia ich do części kartograficznej jak też i opisowej operatu. Pierwszym krokiem jest aktualizacja bazy danych ewidencyjnych. Nie wszystkie zaistniałe zmiany w danych, są wprowadzane do EGiB. Powoduje to, że dane ewidencyjne są niekiedy nieaktualne (negatywny wpływ na wydawanie decyzji o WZZT, bądź sporządzanie MPZP. Zapobieganie - okresowa weryfikacja danych ewidencyjnych.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) 3.2 Podstawowe procesy geodezyjno-prawne zmieniające informację o terenie w EGiB Problem ten dotyczy działki. Zmiany wynikają, między innymi, z dokonanych czynności geodezyjno-prawnych. Dotyczą one nieruchomości gruntowych. Podstawowymi procesami (czynnościami) zmieniającymi informację o terenie w EGiB są: rozgraniczenie nieruchomości, podział nieruchomości, scalenie i podział nieruchomości, wywłaszczenie nieruchomości. regulacja stanu prawnego nieruchomości We tych procesach zawsze powstają zawsze granice prawne, ponieważ w trakcie tych procesów sporządzany jest zawsze stosowny operat pomiarowy, w którym zawarty jest opis granic nieruchomości gruntowej, która jest przedmiotem czynności geodezyjnych i prawnych oraz że na podstawie tego operatu wydawana jest zawsze decyzja właściwego OAP, bądź też orzeczenie sądu (w przypadku gdy nieruchomość jest przedmiotem sprawy sądowej), na okoliczność ustalenia położenia punktów granicy tej nieruchomości.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) 3.3 Obsługa stron EGiB oraz inne czynności administracyjne organu prowadzącego Czynności organu prowadzącego w odniesieniu do podmiotów oraz innych zainteresowanych uzyskaniem z EGiB informacji w różnej formie i postaci, nazywamy obsługą stron EGiB. A. Czynności obsługi stron udostępnianie danych ewidencyjnych w formie: wypisów z rejestrów i kartotek, dokonywanych metodą komputerową, wyrysów z mapy ewidencyjnej, dokonywanych metodą komputerową lub tradycyjną, plików komputerowych, wizualnej lub ustnej; uwierzytelnianie wydruków, wypisów i wyrysów poprzez opatrzenie ich stosowną klauzulą (na przykład: „dokument niniejszy jest przeznaczony do dokonywania wpisów w Kw”); przekazywanie, co najmniej raz w roku, wojewódzkiemu inspektorowi nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, kopii baz danych ewidencyjnych, w celu lepszego zabezpieczenia tych danych. Udostępnianie danych oraz uwierzytelnianie dokumentacji stronom, odbywa się w JPEG. Czynności te wykonuje kierownik tej jednostki, działający z upoważnienia organu prowadzącego EGiB.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) B. Zakres i treść podstawowych dokumentów wydawanych stronom Wypis z rejestru gruntów, zawierający przede wszystkim dane o działce (numer, powierzchnia działki wraz z powierzchniami użytków i klas zawartych w działce, numer jednostki rejestrowej, numer grupy rejestrowej gruntów, imię i nazwisko podmiotu itp.). Wyrys z mapy ewidencyjnej (granice działki, oznaczenie użytków i klas zawartych w działce, szczegóły sytuacyjne znajdujące się na działce, imię i nazwisko podmiotu, itp.). Dla założenia Kw na dokumentach wydawanych stronom umieszczana jest klauzula, która brzmi: "Niniejszy dokument służy za podstawę wpisu do Kw, stosownie do artykułu 21, pr g i k”. Dodatkowo w klauzuli wpisywana jest zaś informacja o granicach działki w formie jednego z następujących stwierdzeń: granice działki wyznaczone według stanu faktycznego pomierzonego na gruncie, granice działki wyznaczone według stanu prawnego na mocy wydanej decyzji o: rozgraniczeniu nieruchomości, podziale nieruchomości i wprowadzeniu nowego stanu prawnego, granice działki według stanu prawnego zgodnego z prawomocnym orzeczeniem sądu powszechnego.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) Rys. 18 Wyrys z mapy ewidencyjnej Rys. 19 Wypis z rejestru gruntów

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) Pod pojęciem stanu prawnego rozumiany jest prawidłowy stan granic działki, umożliwiający wykonanie czynności prawnych. Pod pojęciem stanu faktycznego rozumiany jest stan granic działki stwierdzony na gruncie według wskazań stron, przy czym granice te niekoniecznie odpowiadały stanowi wynikłemu z dokumentów. Jeżeli się chce doprowadzić do stanu prawnego granic to należy wszcząć postępowanie rozgraniczeniowe, prowadzące do ustalenia granic prawnych. Jeżeli nie ma ustalonego stanu prawnego granic, a żądający wydania wyrysu z mapy nie zgadza się, aby na nim było wypisane stwierdzenie "granice działki według stanu faktycznego", to wydanie takiego wyrysu może nastąpić dopiero po dokonaniu rozgraniczenia, na koszt podmiotu. W przypadku stwierdzenia, że wpisy zawarte w dziale I-o Kw są niezgodne z danymi zawartymi w EGiB organ prowadzący występuje z urzędu z wnioskiem do Sądu Kw o sprostowanie wpisów. Do wniosku załączany jest wykaz zmian gruntowych dotyczących działki ewidencyjnej odpowiadającej przedmiotowej nieruchomości Do innych, ważniejszych dokumentów wydawanym stronom na ich żądanie należą także, między innymi: wypis z rejestru budynków i wypis z rejestru lokali.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) C. Weryfikacja danych ewidencyjnych Dane są korygowane w procesie aktualizacji bieżącej, wykonywanej bezzwłocznie po zgłoszeniu zmiany. Nie wszystkie zmiany są jednak zgłaszane. Wynika to z przyczyn subiektywnych (na przykład podmiot nie zgłosił zmiany, którą było objęcie sąsiedniego gruntu w posiadanie samoistne), lub obiektywnych (na przykład woda płynąca zajęła grunt, stanowiący własność SKP i będący nieużytkiem, przy czym zarządzający gruntem przeoczył ten fakt). Aby przeciwdziałać przypadkom braku aktualności danych, organ prowadzący EGiB podejmuje działania zmierzające do zapewnienia pełnej zgodności tych danych w zakresie stanu prawnego, dotyczącego podmiotów i w zakresie stanu faktycznego, dotyczącego obiektów ewidencyjnych. Takie działania, o charakterze okresowym, nazywane są weryfikacją danych ewidencyjnych. Organ prowadzący EGiB zapewnia przeprowadzenie takich okresowych weryfikacji danych ewidencyjnych w zakresie dotyczącym oceny: zgodności z treścią dokumentów stanowiących podstawę wpisu do EGiB (np. sprawdzenie, czy uw działki stanowiącej własność SKP, został prawidłowo wpisany do rejestru gruntów), stanu prawnego - w odniesieniu do właścicieli i władających (na przykład czy użytkownik gruntu stanowiącego działkę, jest rzeczywiście jej użytkownikiem), zgodności treści mapy ewidencyjnej ze stanem faktycznym w terenie; dotyczą one: działek (na przykład objęcie przez podmiot w posiadanie samoistne części gruntu), użytków i klas (na przykład trwałe zmiany w użytkowaniu gruntu, bądź w jego klasie).

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) Po stwierdzeniu zmian sporządzana jest stosowna dokumentacja przedstawiająca te zmiany: mapa uzupełniająca, wykaz zmian gruntowych. Weryfikację okresową części danych ewidencyjnych przeprowadza się raz na 10 lat; jeśli ujawniono istotne nieprawidłowości, przeprowadza się weryfikację wszystkich danych ewidencyjnych obrębu. Taką weryfikację przeprowadza się co najmniej raz na 15 lat. WING może zarządzić weryfikację okresową oraz weryfikację okolicznościową w terminach krótszych. W przypadku stwierdzenia objęcia w posiadanie samoistne działki lub jej części, organ prowadzący wzywa podmiot do dokonania przeniesienia własności. W innych, mniej ważnych przypadkach - do złożenia wyjaśnień. Jeżeli osoba, do której kierowane jest przynaglenie organu prowadzącego, uchyli się od dokonania czynności nakazanych przez organ, organ prowadzący kieruje sprawę do sądu grodzkiego.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) D. Wymiana danych ewidencyjnych Wymiana danych występuje w przekazywaniu i udostępnianiu danych z EGiB, do innych ewidencji i rejestrów publicznych. Przekazywanie i udostępnianie danych ewidencyjnych dokonywane jest przy zastosowaniu plików komputerowych, zgodnie z ustalonym formatem wymiany danych, którym jest tak zwany SWDE. Format SWDE jest pochodną formatu SWING (Standard Wymiany Informacji Geodezyjnych) i jest metodą formatowania plików typu ASCII, umożliwiającym jednoznaczną wymianę danych. Podstawowe zasady dotyczące wymiany danych ewidencyjnych są następujące: starosta udostępnia dane ewidencyjne w postaci plików komputerowych, zgodnie z SWDE, starosta przekazuje nie rzadziej niż raz na pół roku, właściwemu WING, kopie baz danych ewidencyjnych przetworzonych do formatu SWDE, każdy obiekt ewidencyjny jest opisany za pomocą tabeli, przy czym obiekt musi mieć pole określające czas systemowy jego utworzenia oraz pole określające czas ostatniej weryfikacji; Wymiana danych ewidencyjnych będzie jednym z ważniejszych problemów EGiB w ciągu najbliższych lat, do czasu dokonania standaryzacji wszystkich danych źródłowych w działających innych rejestrach.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) 4. Opłaty za czynności przy korzystaniu z zasobu EGiB Zasób znajdujący się w JPEG jest integralną częścią ODGK i stanowi własność SKP. Zasób EGiB podlega takim samym zasadom w zakresie udostępniania jak zasób w ODGiK. Z pr g i k wynika, że za czynności dokonywane przez organ prowadzący EGiB, pobierane są opłaty. Zasady pobierania opłat za czynności organu prowadzącego: informacje w formie ustnej o gruntach, budynkach i lokalach, udzielane są odpłatnie wszystkim, informacje w formie dokumentu (wyrysy z mapy i wypisy z rejestrów, kartotek i wykazów) wydawane są odpłatnie na żądanie właścicieli oraz of, op bądź jednostek bop, w których władaniu znajduje się obiekt EGiB, a także na żądanie zainteresowanych OAP, informacje z bazy danych ewidencyjnych, są uzyskiwane przez gminy nieodpłatnie (na przykład dla celów wyliczenia podatku od nieruchomości), bez prawa ich udostępniania osobom trzecim. Najczęściej wykonywaną czynnością, jest wydawanie wyrysów oraz wypisów. W przypadku gdy wyrys i wypis jest wydawany wykonawcy prac geodezyjnych i kartograficznych w celu wykonania określonej pracy, to obowiązują przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Oznacza to, że wykonawca nie może udostępniać uzyskanej dokumentacji osobom trzecim.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) 5. Sporządzanie zestawień zbiorczych Zestawienia zbiorcze służą dla planowania i rozwoju kraju oraz regionów. Zestawienia zbiorcze są sporządzane metodą „od szczegółu do ogółu”. Zestawienie zbiorcze gruntów jest spisem danych o ogólnej powierzchni i wartości gruntów ułożonych według ich przynależności do poszczególnych grup rejestrowych, wraz z podziałem na użytki gruntowe. W zbiorczych zestawieniach gruntów wykazuje się: powierzchnię ewidencyjną  - Pe  wynikłą z sumowania powierzchni pól użytków, powierzchnię geodezyjną  - Pg  wynikłą z obliczenia powierzchni obszaru, różnicę Pw = Pe  - Pg (powierzchnia wyrównawcza); Terminy i tryb sporządzania zestawień zbiorczych: zestawienia powiatowe - sporządzają starostowie i przekazują marszałkowi do 15 lutego, zestawienia wojewódzkie - sporządzają marszałkowie i przekazują GGK do 15 marca, zestawienie krajowe - sporządza GGK do 15 kwietnia i udostępnia je zainteresowanym naczelnym i centralnym OAP - na ich wniosek. Mogą być sporządzane przez starostę inne niż wymienione powyżej zestawienia - na zamówienie.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) 6. Prowadzenie EGiB na terenach zamkniętych Teren zamknięty - zastrzeżony dla ogółu, ze względu na obronność i bezpieczeństwo państwa. Teren zamknięty określany jest przez ministrów – w decyzji (granice, obszar, klauzula tajności). Po wydaniu decyzji minister zawiadamia o tym fakcie GGK. Po wyznaczeniu granic terenu zamkniętego sporządzana jest dokumentacja granic, przekazywana właściwemu staroście powiatu (teren zamknięty – obręb). W przypadku terenu zamkniętego, EGiB nie jest prowadzona przez starostę, a przez zarządcę. Nadzór nad pracami z zakresu EGiB na terenach zamkniętych, sprawuje minister który wydał decyzję. Prowadzenie EGiB na terenach zamkniętych ma związek z ochroną informacji niejawnych. Informacje niejawne mają przyznane klauzule: „ściśle tajne” - dla dokumentów zawierających tajemnicę państwową o szczególnym znaczeniu, „tajne” - dla dokumentów zawierających tajemnicę państwową, „poufne” - dla dokumentów zawierających tajemnicę służbową, „zastrzeżone” - dla dokumentów zawierających tajemnicę służbową.

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) Dokumentację z informację niejawną o gruntach, budynkach i lokalach znajdujących się na terenie zamkniętym, starosta wyłącza z EGiB i przekazuje nieodpłatnie zarządzającemu tym terenem. zamkniętym. Prace z zakresu EGiB na terenie zamkniętym mogą być wykonywane tylko przez geodetów działających za zgodą bądź na zlecenie organów, które wydały decyzję o zamknięciu terenu. Każdy wykonawca prac geodezyjnych, który ma dostęp do materiałów z terenów zamkniętych, musi posiadać świadectwo bezpieczeństwa upoważniające do wglądu do informacji niejawnych. Dla terenów zamkniętych odrębna dokumentacja EGiB - przez zarządzającego tym terenem. Nie musi się zgłaszać prac do ODGiK i przekazywać materiałów do ODGK. Jeżeli na terenach zamkniętych znajdują się obiekty EGiB, którym zostały nadane klauzule tajności, to przechowywanie materiałów dotyczących tych obiektów należy do zarządzającego tym terenem. Przechowywanie tych materiałów może być dokonane w ODGiK, w kancelarii tajnej. Prowadzenie EGiB na terenach zamkniętych podlega takim samym zasadom technologicznym jak na terenach otwartych. Różnice dotyczą zasad organizacji prowadzenia EGiB. Najważniejsze zasady organizacyjne prowadzenia EGiB na terenach zamkniętych wynikają przede wszystkim z faktu, że:

Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (c.d) zmiany w danych o obiektach EGiB na terenach zamkniętych, którym nie została przyznana klauzula niejawności, są przekazywane bezpośrednio do starosty przez zarządzającego, zmian w danych o obiektach EGiB, znajdujących się na terenach zamkniętych, którym została przyznana klauzula niejawności, są przekazywane przez zarządzającego do starosty w taki sposób, aby pozostały one nadal niejawne w swej istocie, prace geodezyjne na terenach zamkniętych, dotyczące obiektów EGiB mogą być prowadzone pod nadzorem i tylko przez takich geodetów uprawnionych, którzy posiadają klauzulę bezpieczeństwa, odpowiadającą klauzulom niejawności jakie zostały nadane tym obiektom ewidencyjnym, jeżeli obszar utracił charakter terenu zamkniętego, to zarządzający nim przekazuje nieodpłatnie staroście, dokumentację zawierającą dane o obiektach EGiB, znajdujących się na byłym terenie zamkniętym - w celu włączenia tej dokumentacji do PZGK, przedstawianie informacji o niejawnych obiektach EGiB znajdujących się na terenach zamkniętych, na ogólnodostępnych opracowaniach kartograficznych i w bazach danych odbywa się poprzez „maskowanie kartograficznym obiektów niejawnych” i polega na usunięciu lub zniekształceniu tej informacji. klauzule niejawności dla obiektów obszarów zamkniętych wywołuje wiele wątpliwości w środowisku geodezyjnym, ale podobne rozwiązania stosowane są prawie we wszystkich krajach europejskich.