Fundusz Wsparcia Inicjatyw Lokalnych, Międzyregionalnych i Transgranicznych w Euroregionie Niemen Szkolenie dla beneficjentów Dokumentowanie wydatków projektu i wnioski o płatność

Ogólne informacje Wydatki mogą być kwalifikowalne jeśli zostały poniesione w okresie realizacji projektu, który określony jest w umowie o dofinansowanie. Do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przed złożeniem wniosku o płatnośc. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w rozumieniu kasowym tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta. Wyjątek stanowi wkład rzeczowy. Wydatki poniesione w ramach projektu refundowane są w 85% kosztów kwalifikowalnych i przekazywane na rachunek bankowy wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Refundacja odbywa się na podstawie złożonego wniosku o płatność i sprawozdania z realizacji projektu. Płatności realizowane będą w PLN w kwocie stanowiącej równowartośc EUR wg kursu kupna banku prowadzącego rachunek Instytucji Wspomagającej z dnia poprzedzającego dzień dokonania płatności na rzecz Operatora

Ogólne informacje Każdy wydatek musi być należycie udowodniony i udokumentowany Każdy wydatek Beneficjenta musi być odzwierciedlony w jego systemie księgowym. Każdy Beneficjent musi dostosować swoją ewidencję księgową dla potrzeb projektu. Wyodrębnienie operacji dotyczących projektu wiąże się z koniecznością zapisania ustaleń w tej kwestii w polityce rachunkowości. Dostosowanie zasad rachunkowości jednostki do ewidencji i rozliczania projektu polega przede wszystkim na wprowadzeniu do Zakładowego Planu Kont odrębnych kont syntetycznych i analitycznych.

Podstawowe zasady kwalifikowalności Żeby wydatek można było uznać za kwalifikowalny musi być właściwie udokumentowany, a dokumenty złożone do sprawozdania muszą jednoznacznie potwierdzać że: Zakup został dokonany Wydatek został opłacony Towary/usługi zostały dostarczone zgodnie z umową Wydatki są niezbędne do realizacji projektu i bezpośrednio związane z jego celem i działaniami przewidzianymi we wniosku o dofinansowanie projektu Są ekonomiczne Nie są podwójnie finansowane z żadnego innego instrumentu finansowego

Zasady kwalifikowalności Są ponoszone zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności i zasadami prawa zamówień publicznych Podatek VAT może zostać uznany za kwalifikowalny tylko wtedy, gdy nie może być w żaden sposób odzyskany Koszty podróży mogą być raportowane wyłącznie jeśli podróż już miała miejsce, nawet jeśli zostały one opłacone wcześniej (np. koszty biletu lotniczego, koszty hotelu)

Zasady kwalifikowalności Zaliczki za usługi, dostawy lub roboty mogą być kwalifikowalne jedynie w szczególnych przypadkach, gdy realizacja nie może rozpocząć się bez wypłacenia zaliczki i jest to określone w umowie z dostawcą usług, towarów lub wykonawcą robót. Umowa musi zawierać odpowiednie zapisy dotyczące zwrotu zapłaconej zaliczki w przypadku niewywiązania się z zobowiązań umownych Częściowe płatności na rzecz usługodawców zewnętrznych mogą być kwalifikowalne jedynie po zrealizowaniu odpowiedniej części zamawianych usług i musi to być zapisane w umowie. Straty i prowizje związane z różnicami kursowymi nie są kwalifikowalne

Kopie faktur i innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej (listy płacy, delegacje itp.) Kopie dokumentów potwierdzających opłacenie wydatku ( dowody bankowe lub kasowe). W przypadku wynagrodzeń należy przedłożyć dowód zapłaty każdego składnika wynagrodzenia tj. kwoty netto, podatku, składek na ubezpieczenie społeczne, składek na ubezpieczenie zdrowotne, składki na Fundusz Pracy, PZU, i inne potrącenia pracownika zaangażowanego w projekt. Kopie umów z wykonawcami robót i usług W przypadku pracowników zatrudnionych na umowę o pracę należy dołączyć kopie następujących dokumentów: umowa o pracę, oddelegowanie do projektu, zakres obowiązków w projekcie, karta czasu pracy (jeżeli pracownik wykonuje także inne obowiązki nie związane z projektem), regulamin wynagradzania itp. Kalkulację wynagrodzenia kwalifikowalnego do projektu – kalkulację kosztów wynagrodzenia sporządza się w oparciu o rzeczywiste stawki wynagradzania danego pracownika za godzinę roboczą w danym miesiącu i ewidencję czasu pracu na rzecz projektu w kartach czasu pracy Załączniki do wniosku o płatność

Kopie umw zlecenia/o dzieło z rachunkami – do umów o dzieło należy załączyć dzieło/efekt z poświadczeniem odbioru zadań. Do umów zleceń należy dołączyć raport/informację z wykonanych zadań. W przypadku kosztów podróży – kopie delegacji, kopie biletów i faktur za hotel (należy pamiętać, że wydatkiem kwalifikowalnym są bilety II klasy oraz koszty noclegów w hotelach klasy średniej), dokumenty potwierdzające związek wyjazdu z realizacją projektu (np..agenda spotkania/konferencji/seminarium) W przypadku zakupu paliwa do samochodu służbowego – kopia karty drogowej i kalkulacja zużytego paliwa Kopie dokumentów potwierdzających zrealizowane działania (dokumenty przetargowe, listy uczestników, opublikowane artykuły, zdjęcia z wydarzeń i miejsc związanych z projektem itp.) Załączniki do wniosku o płatność

Dokumenty potwierdzające wykonanie zamówienia tj. protokoły odbioru potwierdzające dostarczenie towaru lub wykonanie usługi Materiały promocyjne (broszury informacyjne, gadżety promocyjne, ulotki, wydruki ze stron internetowych itp.) Dokumenty potwierdzające rozpoznanie rynku ( m.in. Dokumentacja obrazująca postępowanie partnera w celu uzyskania najlepszych efektów po najniższym koszcie) Deklaracje ZUS DRA Oświadczenie o kwalifkowalnośći VAT (również partnerów) Oświadczenie dotyczące wynagrodzeń i odpłatności składek Wydruki z wyodrębnionej ewidencji księgowej W przypadku wkładu rzeczowego – niezależna wycena wkładu rzeczowego Oświadczenie beneficjenta projektu (PZP/zasady konkurencji) Załączniki do wniosku o płatność

Dokumentacja przetargowa/badanie rynku: –Badanie rynku (w razie potrzeby) –Uzasadnienie/informację nt. wyboru trybu innego niż przetarg nieograniczony/ograniczony, w tym także jeśli Zamawiający udzielił zamówienia, którego wartość lub przedmiot obejmuje zamówienia określone w art. 4 uPZP –kopia opublikowanego ogłoszenia/ informacja o wszczęciu postępowania; –specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami; –korespondencję prowadzoną na etapie przetargu (między innymi: odpowiedzi na pytania Wykonawców, modyfikacje SIWZ); –kopię oferty zwycięskiej; –protokół z postępowania przetargowego wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych; –kopię podpisanej umowy wraz z załącznikami; –gwarancję należytego wykonania umowy (jeżeli wymagane); –inne dokumenty wymagane umową Załączniki do wniosku o płatność – dokumentacja do zamówień publicznych

Zapewnienie konkurencji, nie dzielenie zamówień - opis faktury lub załącznik do faktury Beneficjenci zobowiązani do stosowania uPZP(w art. 3 ustawy) a) zamówienia powyżej 14 tysięcy euro – opis na fakturze + dokumentacja przetargowa j.w. b) dla zamówień poniżej 14 tysięcy euro –informacja czy beneficjent udzielił już w danym roku (w ramach projektu) zamówienia tego samego rodzaju; jeśli tak - podać sumę wartości dotychczasowych zamówień (tego samego rodzaju) + przywołać dokumenty z poprzednich wniosków o płatność; badanie/rozeznanie rynku dla danego zamówienia, zestawienie cen dla usług/dostaw tego samego rodzaju lub inny dokument sporządzony przez beneficjenta projektu c) jeśli dla zamówień tego samego rodzaju suma w danym roku przekroczyła 14 tysięcy euro - uzasadnienie/wyjaśnienie faktu podzielenia zamówienia Sugerowane sporządzenie planu zamówień dla danego roku lub całego okresu realizacji projektu – do użytku własnego beneficjenta jako kontrola zasady nie dzielenia zamówień tego samego rodzaju Pozostali beneficjenci: a) zachowanie zasad przywołanych w §5 umowy finansowej (wydatkowanie przyznanych środkółw w sposób zapewniający ich optymalne wykorzystanie zgodnie z najlepszymi praktykami gospodarczymi oraz umożliwiającymi pełną i uczciwą konkurencję między potencjalnymi wykonawcami) - badanie/rozeznanie rynku dla danego zamówienia, zestawienie cen dla usług/dostaw tego samego rodzaju lub inny dokument sporządzony przez beneficjenta projektu b) regulamin wewnętrzny udzielania zamówień Załączniki do wniosku o płatność – dokumentacja do zamówień publicznych

Załączniki do wniosku o płatność Kopie dokumentów załączonych do wniosku o płatność winne być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta. Dokumenty winne być załączone w jednym egzemplarzu. Przedkładanie tej samej faktury/listy płac do rozliczenia kilkakrotnie jest jedynie wtedy gdy przedmiot faktury rozliczany jest w ramach kilku działań Wymagane oświadczenie są dostępne na stronie internetowej programu

1. Faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinne być opisane. Opis ten powinien zawierać: Numer i datę podpisania umowy o dofinansowanie z dopiskiem PL0416 Numer i tytuł projektu Adnotację, że projekt jest współfinansowany ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz ze środków budżetu państwa w ramach Programu Fundusz Wsparcia Inicjatyw Lokalnych, Międzyregionalnych i Transgranicznych w Euroregionie Niemen Nr i nazwę działania Nr i nazwę kosztu w ramach działania Opis wydatku kwotę kosztu kwalifikowalnego (w PLN) w ramach dokumentu finansowego Informację o poprawności formalno – rachunkowej i merytorycznej Opis w zakresie stosowania ustawy Pzp Numer pozycji księgowej Opisy dokumentów

2. Faktury/rachunki/listy płac rozliczane w kilku działaniach lub kategoriach kosztów powinny w opisie dokumentu zawierać informację o wysokości kosztu kwalifikowalnego i podziału kwoty na poszczególne działania i kategorie kosztów 3. Faktury powinny być opisywane szczegółowo. Na fakturach dotyczących np. cateringu, noclegów zawarte powinny być informacje nt. ilości osób, które korzystają z usługi, w ramach jakiego wydarzenia zamawiana jest usługa oraz daty i jej miejsca. 4. Opis dokumentu finansowego powinien znajdować się na odwrocie oryginału faktury/ listy płac/delegacji. W przypadku braku wystarczającej ilości miejsca na dokonanie odpowiednich zapisów opisu dokumentu finansowego należy dokonać na oddzielnej kartce. W takim przypadku zaleca się dokonanie na rewersie faktury adnotacji o załączniku i uzupełnienie opisu dokumentu finansowego o informację załącznik nr … do faktury nr … z dnia ….. Opis winien być w sposób trwały złączony z fakturą. Opisy dokumentów

1. Wniosek o płatnośc i sprawozdanie Beneficjent przedkłada na formularzu udostępnionym przez Operatora na stronie internetowej programu 2. Wniosek o płatność i sprawozdanie należy złożyć w formie papierowej i elektronicznej do Operatora w terminie 14 dni kalendarzowych po upływie okresu objętego wnioskiem o płatność określonego we wniosku o dofinansowanie 3. Wniosek o płatność i sprawozdanie przygotowuje i przedkłada Beneficjent wymieniony w umowie o dofinansowanie w imieniu swoim i pozostałych Partnerów jako ponoszący całkowitą odpowiedzialność za projekt. 4. Sposób wypełnienia wniosku o płatność i sprawozdania z realizacji projektu został przedstawiony w instrukcji wypełnienia wniosku o płatność i sprawozdania. Instrukcja do pobrania na stronie internetowej programu. Wniosek o płatność