Moduł e-Kontroli Grzegorz Dziurla

Agenda Najważniejsze cele i założenia modułu Funkcjonalności modułu Wygląd oraz interfejs użytkownika Integracja z systemem EZD PUW Podsumowanie

Najważniejsze cele modułu Elektroniczne wsparcie dla całego procesu planowania i prowadzenia kontroli w administracji rządowej. Uproszczenie procedur i uzyskanie całkowitej przejrzystości wszystkich czynności wykonywanych przez użytkowników na każdym szczeblu. Wsparcie procesu Sprawozdawczości dla: Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Ministra Spraw Wewnętrznych, Ministra Administracji i Cyfryzacji.

Najważniejsze cele modułu Wsparcie dla kontroli wewnętrznych. Ułatwienie monitorowania realizacji zadań kontrolnych. Zapewnienie zgodności dokumentacji kontrolnej z postanowieniami ustawy o kontroli w administracji rządowej oraz standardami kontroli w administracji rządowej.

Najważniejsze założenia modułu Osobna, niezależna aplikacja dostępna – podobnie, jak EZD PUW – przez przeglądarkę internetową, ale: wspólne mechanizmy logowania / autoryzacji (SSO), wygląd aplikacji zgodny z najnowszą wersją systemu EZD PUW, integracja i wymiana danych z systemem EZD PUW. Dlaczego osobna aplikacja? Postępowanie kontrolne posiada w znacznej mierze inną specyfikę niż postępowanie administracyjne. System EZD PUW wymagany do działania aplikacji modułu e-Kontroli.

Najważniejsze założenia modułu Elastyczny system uprawnień, pozwalający na dokładne zdefiniowanie, który pracownik ma dostęp do których funkcjonalności. Uniwersalne rozwiązania, które pozwolą modułowi – w zależności od sposobu prowadzenia postępowania kontrolnego w jednostce: stanowić główne narzędzie do prowadzenia postępowania kontrolnego, pełnić rolę wspomagającą w całym procesie (np. tylko proces planowania kontroli).

Funkcjonalności modułu Funkcjonalności podstawowe: planowanie kontroli, prowadzenie kontroli, zarządzanie zasobami kadrowymi, tworzenie raportów i sprawozdań, administracja. Funkcjonalności dodatkowe: wiadomości, kalendarz, zarządzanie słownikami, import danych, inne.

Funkcjonalności modułu Zarządzanie zasobami kadrowymi: gromadzenie informacji o uprawnieniach i szkoleniach pracowników, generowanie zestawień (także wykresów) dotyczących obciążenia pracą (zarówno dla pracowników, jak i jednostek), edycja danych specyficznych dla modułu (np. w kontekście sprawozdawczości), łatwe przydzielanie pracowników do trwających kontroli, podgląd historii kontroli prowadzonych przez pracownika, dodatkowe narzędzia (np. wbudowany kalendarz).

Funkcjonalności modułu Planowanie kontroli: określanie oczekiwań i potrzeb kierownictwa jednostki, zdecentralizowane planowanie (na poziomie wydziałów i oddziałów) – zatwierdzanie jednostopniowe lub wielostopniowe, możliwość wykorzystania arkuszy analizy ryzyka, wykorzystanie słownika tematyki kontroli do automatycznego uzupełniania danych niezbędnych w kontekście sprawozdawczości (działy administracji rządowej, obszary kontroli, podstawy prawne), zmiana planów (tworzenie aneksów).

Funkcjonalności modułu Prowadzenie kontroli i gromadzenie dokumentacji: plan pracy kontroli i harmonogram kontroli, formularz karty kontroli, który pracownik może sukcesywnie uzupełniać przez cały czas trwania kontroli, tworzenie dokumentacji, także na podstawie szablonów, generowanie akt kontroli, specyficzny dla modułu podział na trzy rodzaje: dokumentacja przedkontrolna, dowody kontroli, dokumentacja pokontrolna, dostęp wszystkich członków zespołu kontrolnego, a także kierownictwa jednostki do akt sprawy (kontroli).

Funkcjonalności modułu Monitorowanie i sprawozdawczość: monitorowanie i nadzorowanie stanu realizacji okresowych planów kontroli na każdym etapie (przez pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia), tworzenie raportów i zestawień, automatyczne generowanie sprawozdania dla Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (zgodnie z wymogami ustawowymi). Inne funkcjonalności: na przykład: moduł wiadomości, indywidualne i grupowe szablony dokumentów, import danych (nie znajdujących się w EZD PUW).

Wygląd modułu

Integracja z EZD PUW Najważniejsze obszary integracji: struktura organizacyjna, okresowe plany kontroli, kontrole (dokumentacja, korespondencja, itp.), metaadresaci (listy seryjne), automatyczne zakładanie koszulek i spraw, inne.

Integracja z EZD PUW Aspekty techniczne integracji: osobna baza danych dla modułu e-Kontroli, wykorzystanie EZD API, synchronizacja jednostronna. Niektóre dane przechowywane tylko po stronie EZD PUW. Funkcjonowanie EZD API wymagane do działania wszystkich funkcji modułu e-Kontroli, ale część funkcjonalności będzie działało niezależnie.

Podsumowanie Elektroniczne wsparcie całego procesu planowania i prowadzenia kontroli, a także sprawozdawczości. Moduł e-Kontroli jako osobna, niezależna aplikacja zintegrowana z systemem EZD PUW (jedno logowanie). Wygląd modułu dostosowany do wyglądu systemu EZD PUW. Wiele dodatkowych funkcjonalności ułatwiających wdrożenie, konfigurację i samą pracę z aplikacją.

Dziękuję za uwagę g.dziurla@eduline.com.pl