Systemy informatyczne zarządzania W. Bartkiewicz Systemy informatyczne zarządzania Wykład 4. Systemy transakcyjne. Podsystem zakupów

Diagram kontekstowy podsystemu zakupów Dostawcy Podsystem wpływów Faktury Dobra i usługi Zamówienia zakupu Płatności Zapotrzebowania towarów Kwity materiałowe Potrzeby surowcowe Podsystem produkcyjny Podsystem finansowo księgowy Dane o wydatkach Podsystem zakupów

Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w podsystemie zakupów Zapotrzebowanie zakupu niezbędnych dóbr. Zamawianie kupowanych dóbr. Przyjmowanie zamówionych dóbr. Aprobowanie faktur dostawcy do zapłaty. Płacenie za zakupione dobra.

Podsystem zakupów Cztery ostatnie działania w podsystemie zakupów są zwierciadlanymi odbiciami podstawowych działań w podsystemie sprzedaży: Zamówienie zakupu, służy u dostawcy jako wejście od klienta w procesie przetwarzania zamówienia sprzedaży. Przyjmowanie zamówionych dóbr dotyczy dóbr wysłanych przez dostawcę. Aprobowanie faktury dostawcy przetwarza faktury sprzedaży wygenerowane u dostawcy. Płacenie za dobra generuje płatności przetwarzane przez dostawcę w ramach odbierania należności. Jak więc widzimy proces zakupu/sprzedaży wymaga wykonania szeregu ściśle powiązanych ze sobą operacji naprzemiennie u dostawcy i odbiorcy. Te bliskie powiązania między cyklem wpływów sprzedającego i cyklem wydatków kupującego, powodują, że coraz częściej przedsiębiorstwa automatyzują całą tę procedurę wprowadzając tzw. systemy elektronicznej wymiany danych (EDI – Electronic Data Interchange).

Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w podsystemie zakupów Zapotrzebowanie zakupu niezbędnych dóbr. Zamawianie kupowanych dóbr. Przyjmowanie zamówionych dóbr. Aprobowanie faktur dostawcy do zapłaty. Płacenie za zakupione dobra.

Zapotrzebowanie dóbr (1) – Systemy zaopatrzeniowe Potrzeba zamówienia niezbędnych dóbr może być bezpośrednio przekazywana z różnych działów przedsiębiorstwa, jednak najczęściej decyzje tego typu podejmowane są w oparciu o analizę stanów magazynowych. Tradycyjne podejście do zarządzania zapasami magazynowymi polega na utrzymywaniu ich odpowiedniego poziomu, tak by produkcja mogła być kontynuowana bez przerwy, nawet jeśli ich zużycie jest większe niż oczekiwane albo dostawcy spóźniają się z ich dostarczeniem. To tradycyjne podejście zwykle zwane jest Ekonomiczną Wielkością Zamówienia (EOQ – Economic Order Quantity), ponieważ polega ona na obliczeniu wielkości zamówienia tak by minimalizowała ona sumę kosztów zamówienia, przechowywania i braku zapasu. W działaniu formuły EOQ istotne jest wyznaczenie tzw. punktu krytycznego tzn. wielkości zapasu przy której trzeba uruchomić procedurę zamówienia.

Zapotrzebowanie dóbr (2) – Systemy zaopatrzeniowe Przedsiębiorstwa zwykle określają punkt krytyczny na podstawie analizy czasu dostawy i pożądanego poziomu bezpieczeństwa w dla zarządzania nieoczekiwanymi fluktuacjami w popycie. Inne podejście – planowanie potrzeb materiałowych (MRP – Material Requirements Planning). próbuje redukować wymagane poziomy zapasów raczej poprzez harmonogramowanie produkcji niż oszacowanie potrzeb. Przygotowywane są dokładne harmonogramy określające ilość wyrobów gotowych, jakie przedsiębiorstwo chce produkować w określonym okresie czasu, np. w następnym kwartale. Na podstawie tego planu i specyfikacji wytwórczych dla każdego wyrobu określany jest termin i zasoby niezbędnych do produkcji surowców, części i podzespołów, tak aby utrzymać harmonogram produkcji. W kolejnych krokach określane są potrzeby dla podzespołów, itd.

Zapotrzebowanie dóbr (3) – Systemy zaopatrzeniowe Tak więc MRP redukuje niepewność związaną z terminem i ilościami wykorzystywanych zapasów, pozwalając na utrzymywanie niższych stanów magazynowych. Jeszcze innym podejściem jest metoda just-in-time (JIT). JIT próbuje minimalizować, jeśli nie zupełnie wyeliminować zarówno koszty utrzymywania jak i braku zapasów. System JIT charakteryzuje się częstymi dostawami małych wielkości zapasów bezpośrednio do miejsc ich wykorzystania, wtedy kiedy są one potrzebne, tzn. tuż przed ich wykorzystaniem do wytwarzania produktu.

Zapotrzebowanie dóbr (4) – Polecenie zakupu Zapotrzebowanie zakupu dobra lub zapasu uruchamiane jest system magazynowy, lub przez pracownika, który stwierdza brak materiałów. Zaawansowane systemy gospodarki magazynowej w największych przedsiębiorstwach automatycznie generują polecenie zakupu w sytuacji gdy poziom zasobu spada poniżej punktu krytycznego. W małych przedsiębiorstwach z kolei decyzje tego typu podejmują raczej pracownicy. Niezależnie od swego źródła potrzeba zakupienia zasobów zwykle skutkuje utworzeniem dokumentu zwanego poleceniem zakupu. Identyfikuje on polecającego, określa miejsce i datę dostawy, określa numery poszczególnych towarów, ich opisy, ilości i ceny każdego z nich. Może również sugerować dostawcę.

Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w podsystemie zakupów Zapotrzebowanie zakupu niezbędnych dóbr. Zamawianie kupowanych dóbr. Przyjmowanie zamówionych dóbr. Aprobowanie faktur dostawcy do zapłaty. Płacenie za zakupione dobra.

Zamawianie dóbr (1) – Zamówienie zakupu Podstawowym dokumentem generowanym na tym etapie w systemie transakcyjnym zaopatrzenia jest zamówienie zakupu (lub umowa zakupu), tworzone na bazie polecenia zakupu. Zamówienie zakupu jest dokumentem formalnie zlecającym dostawcy sprzedaż i dostarczenie określonych produktów po wyznaczonych cenach. Stanowi ono również zobowiązanie zapłaty i po zaakceptowaniu przez dostawcę staje się kontraktem. System ewidencjonuje dane niezbędne do utworzenia zamówienia zakupu, oraz monitorowania jego realizacji.

Zamawianie dóbr (2) – Kartoteka zamówień zakupu Kartoteka zamówień zakupu – typowe dane: Identyfikator zamówienia Nazwa dostawcy Identyfikator i nazwisko pracownika dokonującego zamówienia, Wymagane daty dostawy Lokalizacja dostawy Metoda dostawy Informacja o zamawianych wyrobach Pozycje towarowe zamówienia (w odrębnym zbiorze danych): Identyfikator towaru Ilość Cena

Zamawianie dóbr (3) – Ewidencja dostawców System transakcyjny zaopatrzenia gromadzi również dane dotyczące potencjalnych i faktycznych dostawców. Identyfikator dostawcy zwykle jest elementem rekordu towaru w kartotece zasobów magazynowych. Pozwala to na uniknięcie procesu wyboru dostawcy przy kolejnych zamówieniach. Dla uniknięcia problemu niemożności realizacji dostawy towaru przez dostawcę podstawowego, oraz dla celów zamówień specjalnych, takich jak zakupy o wysokim poziomie kosztów czy tez niskiej częstotliwości zapotrzebowania, niezbędne jest jednak utrzymywanie w systemie również danych dostawców alternatywnych.

Zamawianie dóbr (4) – Monitorowanie dostawców Działanie dostawcy powinno być również monitorowane i okresowo oceniane, w celu stwierdzenia czy nie zachodzi potrzeba jego zmiany. System może mierzyć jakość towarów dostarczanych przez danego dostawcę, jako procent towarów odrzuconych w dziale odbioru. Zbierane powinny być również dane dotyczące ilości wyrobów produkcyjnych, które musiały zostać poprawione lub odrzucone z powodu materiałów nie trzymających norm jakościowych. Niezawodność dostaw powinna być kontrolowana poprzez śledzenie i porównywanie dat planowanych i rzeczywistych dostaw.

Zamawianie dóbr (5) – Procedura generowania zamówienia Przez cały dzień wprowadzane są do systemu informacyjnego zaaprobowane polecenia zakupów z gospodarki magazynowej oraz różnych innych działów. Na podstawie identyfikatora towaru w kartotece towarów wyszukiwany jest jego preferowany dostawca. System tworzy dalej tymczasowy rekord zamówienia, pobierając dane z kartoteki towarów oraz kartoteki dostawców, oraz żądając wprowadzenia dodatkowych danych takich jak data realizacji czy ilość towaru. Wypełnione zamówienia zakupu przechowywane są w chwilowym transakcyjnym zbiorze danych. Na koniec każdego dnia wszystkie towary zamawiane od danego dostawcy scalane są w jedno zamówienie zakupu. Każdemu zamówieniu przydzielany jest numer (identyfikator) i dodawane są one do pliku otwartych zamówień. Generowany jest również dokument wyjściowy, czyli zamówienie w formie drukowanej.

Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w podsystemie zakupów Zapotrzebowanie zakupu niezbędnych dóbr. Zamawianie kupowanych dóbr. Przyjmowanie zamówionych dóbr. Aprobowanie faktur dostawcy do zapłaty. Płacenie za zakupione dobra.

Przyjmowanie i składowanie dóbr (1) – Dokument Pz Przyjęcie zamówionych dóbr związane jest z kilkoma podstawowymi czynnościami: akceptacją dostawy (pod kątem czy istnieje odpowiednie zamówienie zakupu), weryfikacją ilości i jakości dostarczonych dóbr, sporządzeniem dokumentacji związanej z przyjęciem dostawy, następnie przekazaniem przyjętych dóbr do magazynu. Podstawowym dokumentem tworzonym w systemie odbioru towarów jest dokument przyjęcia zewnętrznego (Pz).

Przyjmowanie i składowanie dóbr (2) – Kartoteka dostaw Kartoteka dostaw – typowe informacje: kod dokumentu Pz data dostawy firma transportową dostawca identyfikator zamówienia numer listu przewozowego identyfikator przyjmującego pracownika uwagi dotyczące dostawy

Przyjmowanie i składowanie dóbr (3) – Kartoteka dostaw Pozycje towarowe dostawy: kod towaru kod dokumentu Pz ilość identyfikator pracownika sprawdzającego uwagi dotyczące jakości towaru dyspozycje dotyczące postępowania z towarem

Przyjmowanie i składowanie dóbr (4) – Tworzenie dokumentu Pz Dane niezbędne do utworzenia dokumentu Pz wprowadzane są w kilku etapach, w punkcie odbioru towaru, kontroli jakości, itd. Rejestrowane są one w plikach transakcyjnych, które po zatwierdzeniu dostawy wykorzystywane są do zakładania nowych rekordów (lub do aktualizacji) w kartotekach towarów w systemach magazynowych.

Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w podsystemie zakupów Zapotrzebowanie zakupu niezbędnych dóbr. Zamawianie kupowanych dóbr. Przyjmowanie zamówionych dóbr. Aprobowanie faktur dostawcy do zapłaty. Płacenie za zakupione dobra.

Faktura i obsługa kont płatności (1) – Akceptacja faktury dostawcy Zaewidencjonowane w systemie dane dotyczące zamówienia oraz przyjęcia towaru (dokumentu Pz), wykorzystywane są do weryfikacji i akceptacji faktury dostawcy. Kontrola faktury związana jest przede wszystkim ze sprawdzeniem jej zgodności z warunkami zamówienia (lub umowy), sprawdzeniem zgodności informacji podanych na fakturze z faktyczną dostawą zaewidencjonowaną w systemie, oraz sprawdzeniem czy dostawa nie została zafakturowana już wcześniej.

Faktura i obsługa kont płatności (2) – Ewidencja faktur dostawców Przebiegi informacyjne w systemie transakcyjnym ewidencji faktur dostawców są w zasadzie lustrzanym odbiciem działań związanych z ewidencją faktur dla odbiorców. W skrócie można je podsumować następująco: Zaaprobowana faktura dostawcy zapisywana w pliku otwartych faktur. Jednocześnie aktualizowany jest również plik otwartych zamówień w celu odzwierciedlenia otrzymania faktury od dostawcy. Na koniec każdego dnia system wykorzystuje plik otwartych faktur do aktualizacji kont należności danego dostawcy. Po wykonaniu płatności za fakturę usuwana jest ona z pliku faktur otwartych i zapisywana do pliku faktur opłaconych.

Faktura i obsługa kont płatności (3) – Ewidencja faktur dostawców Istnieją możliwe wyjątki od opisanego wyżej procesu związane na przykład z: Otrzymaniem dóbr w ilości innej niż zamówionej. Otrzymaniem dóbr uszkodzonych. Otrzymaniem dóbr o zaniżonej jakości, które nie przeszły przez kontrolę jakości. Skutkować może to częściowa akceptacja faktury. W przypadku dóbr zniszczonych lub o niskiej jakości, po zgodzie dostawcy na zwrot dóbr lub redukcję ceny, przygotowywany jest dokument zwany notą debetową (lub fakturą korygującą) zawierający wszystkie wymagane korekty. System transakcyjny odbioru musi więc przewidywać możliwość wprowadzania tego typu wpisów korygujących.

Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w podsystemie zakupów Zapotrzebowanie zakupu niezbędnych dóbr. Zamawianie kupowanych dóbr. Przyjmowanie zamówionych dóbr. Aprobowanie faktur dostawcy do zapłaty. Płacenie za zakupione dobra.

Ewidencja płatności Ewidencja płatności dla dostawców wymaga aktualizacji plików kont płatności, otwartych faktur i księgi głównej. Dla każdego dostawcy obliczana jest łączna kwota wypłat, a następnie odejmowana jest od stanu jego konta w kartotece dostawców. Opłacone faktury usuwane są z pliku otwartych faktur. Dla każdego z dostawców generowane jest następnie potwierdzenie zapłaty, obejmujące informacje o wszystkich opłacanych fakturach i kwoty wykorzystywanych dyskont. Jednocześnie system generuje wpis dziennika, debetując konta należności i kredytując środki pieniężne.