1 Kontrola zamówień publicznych w mikroprojektach w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka Szkolenie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka

Wytyczne w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka W przypadku mikroprojektów kontrolę ex-ante i ex-post przeprowadza Euroregion Beskidy. Kontrola EX-ANTE obejmuje sprawdzenie dokumentów przekazanych przez beneficjenta Kontrolerowi i jest wykonywana na podstawie LISTY SPRAWDZAJĄCEJ do kontroli ex-ante zamówień publicznych przed rozpoczęciem procedury zamówienia publicznego. Euroregion Beskidy weryfikuje dokumentację w szczególności pod względem: zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, zgodności zakresu zamówienia z zakresem przewidzianym w projekcie, możliwości użycia dyskryminujących zapisów w opisie przedmiotu zamówienia, 2

możliwości nie podania kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia w ogłoszeniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, prawidłowości wyboru trybu zamówienia, przestrzegania wytycznych dotyczących informacji i promocji W ciągu 7 dni roboczych Stowarzyszenie Region Beskidy przekazuje beneficjentowi pisemną informację o wynikach weryfikacji. Informacja zawiera m.in. zastrzeżenia: Kontroler nie ponosi odpowiedzialności za przeprowadzenie procedury zamówienia, Brak zastrzeżeń Kontrolera na etapie kontroli ex-ante nie oznacza, że Kontroler nie zidentyfikuje uchybień w postępowaniu o udzielenie zamówienia na dalszych etapach kontroli. Jeżeli Euroregion Beskidy ma zastrzeżenia do dokumentacji, w piśmie informuje beneficjenta, że nie wprowadzenie zmian do dokumentacji może skutkować uznaniem części lub całości wydatku za NIEKWALIFIKOWALNY. 3

Kontrola ex-ante przeprowadzana jest w ramach realizacji projektów, w których została podpisana umowa o dofinansowanie pomiędzy Stowarzyszeniem Region Beskidy i beneficjentem. W przypadku gdy zamówienie publiczne zostało przeprowadzone przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, Stowarzyszenie Region Beskidy weryfikuje dokumentacje przetargową podczas kontroli ex-post. Nie przekazanie dokumentów do kontroli ex-ante przez beneficjenta nie powoduje nałożenia sankcji na beneficjenta przez Kontrolera. Przykładowa dokumentacja do kontroli ex – ante postępowania zamówień publicznych Przetarg nieograniczony: 1. Dokumentacja dotycząca oszacowania wartości zamówienia (na podstawie czego dokonano oszacowania i kiedy), 2. Projekt ogłoszenia, 3. Projekt SIWZ wraz z załącznikami (projektem umowy lub istotnymi dla stron postanowieniami, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego lub ogólnymi warunkami umowy.), 4

5 Kontrola EX-POST odbywa się w trakcie kontroli administracyjnej według LISTY SPRAWDZAJĄCEJ do kontroli administracyjne – kontrola ex-post zamówień publicznych. Zakres kontroli obejmuje całość przeprowadzonej procedury zamówienia publicznego. W trakcje kontroli procedury zamówienia Kontroler zwraca szczególną uwagę na możliwość zaistnienia następujących błędów: brak oddzielenia etapu oceny ofert od wyboru najkorzystniejszej oferty, nierzetelne zastosowanie kryteriów wyboru podczas wyboru najkorzystniejszej oferty, nie podanie w ogłoszeniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia kryteriów oceny ofert, przeprowadzenie procedury zamówienia niezgodnie z unijnymi zasadami przejrzystości, równego traktowania i zakazu dyskryminacji,

niedostateczne udokumentowanie decyzji podjętej przez Komisję Przetargową, udzielnie robót dodatkowych/uzupełniających bez zastosowania procedury zamówienia publicznego W przypadku wydatków równych lub wyższych niż ,00 PLN, polscy beneficjenci są zobowiązani do dostarczenia 3 ofert lub innych dokumentów potwierdzających rozeznanie rynku, w celu udokumentowania racjonalności i efektywności poniesionych wydatków. Przykładowa dokumentacja do kontroli ex – post postępowania zamówień publicznych Przetarg nieograniczony: 1. Informację na temat procedur wewnętrznych udzielania zamówień publicznych stosowanych u Zamawiającego (opis procedur, podział obowiązków członków Komisji Przetargowej, tryb pracy Komisji Przetargowej, informacji czy zostało wystawione odpowiednie pełnomocnictwo w przypadku powierzenia określonych czynności dotyczących procedury przetargowej własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej), 2. Dokument powołujący komisję przetargową, 6

3. Ogłoszenie o zamówieniu, ogłoszenie o zmianie ogłoszenia – w przypadku wprowadzenia zmian do ogłoszenia (ze wszystkich miejsc gdzie zostało zamieszczone), 4. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami, 5. Projekt umowy z wykonawcą, 6. Dokumentacja dotycząca ewentualnych pytań do SIWZ, a w przypadku umieszczenia SIWZ na stronie internetowej wraz z informacją, czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostały umieszczone na stronie internetowej, 7. Dokumentacja dotycząca ewentualnych zmian w SIWZ, 8. Wszystkie złożone oferty wraz z dokumentami poświadczającymi daty ich złożenia, 7

9. Informacja czy w toku badania i oceny ofert zamawiający żądał od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert lub dokonał poprawek w złożonych ofertach (zgodnie z art. 87 ustawy Pzp) i jeżeli tak to czego dotyczyły, 10. Protokół z postępowania o udzieleni zamówienia publicznego wraz z wszystkimi załącznikami (w szczególności Druk ZP-11 Oświadczenie o braku wyłączenia z postępowania, Druk ZP-20 Karta indywidualnej oceny ofert, Druk ZP-17 Informacja o spełnieniu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, Druk ZP-19 Oferty odrzucone, Druk ZP-21 Streszczenie oceny i porównanie złożonych ofert, Druk ZP-12 Zbiorcze zestawienie ofert, Druk ZP-18 Lista wykonawców wykluczonych z postępowania o udzielenie zamówienia, Druk ZP-22 Informacja o złożonych protestach i odwołaniach, 8

9 11. Informacja czy podczas otwarcia ofert podano informacje wymagane w art. 86 ust. 4 ustawy Pzp (jeżeli wzmianka, o tym nie znajduje się w innych dokumentach, np. w protokole), 12. Informacja czy po wyborze najkorzystniejszej oferty powiadomiono wykonawców o tym wyborze oraz o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne (kserokopie pism), 13. Ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia publicznego, 14. Kopie umowy z wykonawcą, 15. Informacja czy na zamawiającego została nałożona kara pieniężna w związku z udzielonym zamówieniem,

Informacja czy wykonawca przestrzegał harmonogramu kontraktu, 17. Informacji czy dokonano znacznych modyfikacji w realizacji zamówienia, 18. Informacji czy w przypadku nie wywiązania się wykonawcy ze zobowiązań umownych beneficjent nałożył na wykonawcę kary umowne.

11 Stowarzyszenie Region Beskidy ul. Widoki 18/ Bielsko-Biała Polska tel.: fax: Szkolenie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka