przygotował dr Dariusz Szostek Odbieranie i wnoszenie pism w postaci elektronicznej – zmiany wprowadzone nowelizacją kodeksu postępowania administracyjnego przygotował dr Dariusz Szostek

Dotychczas k.p.a. Art. 39 Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub inne upoważnione osoby lub organy

Zmiany w k.p.a „Art. 39(1). § 1. Doręczenie może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona: 1) wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo 2) wyraziła zgodę na doręczenie jej pism za pomocą tych środków.

Zmiany w k.p.a § 2. Minister właściwy do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia, strukturę i sposób sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, a także warunki organizacyjno-techniczne ich doręczania, w tym formę urzędowego poświadczania odbioru tych pism przez ich adresata oraz sposób udostępniania ich kopii, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa przy stosowaniu pism w formie dokumentów elektronicznych oraz sprawność postępowania.”

Definicja ustawa o informatyzacji środki komunikacji elektronicznej - środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;

Definicja ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną środki komunikacji elektronicznej – rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumienie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, w szczególności pocztę elektroniczną

Definicja ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną system teleinformatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci urządzenia końcowego w rozumieniu ustawy z dnia 21 lipca 2000 – Prawo telekomunikacyjne.

Rozporządzenie Prezesa RM w sprawie warunków organizacyjno –technicznych doręczania dokumentów podmiotom publicznym (na podstawie art.16 ust o infor.) Dz.U. 2000, Nr 200, poz.1651 Podmiot publiczny prowadząc wymianę informacji jest obowiązany zapewnić możliwość wymiany informacji również w formie elektronicznej przez wymianę dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw należących do jego zakresu działania, przy wykorzystaniu informatycznych nośników danych lub środków komunikacji elektronicznej. 3. Prezes Rady Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych, w tym formę urzędowego poświadczania odbioru tych dokumentów przez adresatów, uwzględniając minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej, potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych oraz usprawnienia i ujednolicenia obiegu dokumentów między podmiotami publicznymi.

Pojęcia rozporządzenia elektroniczna skrzynka podawcza- dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci informatycznej struktura fizyczna dokumentu elektronicznego – wynik przetworzenia, w tym kodowania i szyfrowania informacji zawartych w dokumencie elektronicznym na dane w układzie bitowym struktura logiczna dokumentu elektronicznego – sposób ułożenia informacji w dokumencie elektronicznym zdefiniowany przez określenie elementów i cech informacyjnych tego dokumentu oraz powiązań między nimi

Pojęcia rozporządzenia urzędowe poświadczenie odbioru – dane elektroniczne dołączone do dokumentu elektronicznego doręczonego podmiotowi publicznemu lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna określające: pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny datę i czas doręczenia dokumentu elektronicznego rozumiane jako data i czas wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu informatycznego podmiotu publicznego datę i czas wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru

Pojęcia rozporządzenia zakres użytkowy dokumentu elektronicznego – zwartość dokumentu elektronicznego zdefiniowaną przez określenie struktury logicznej dokumentu elektronicznego zgodnie z wymogami podmiotu publicznego wynikającymi z rodzaju spraw załatwianych przez ten podmiot

Ustawa o informatyzacji dokument elektroniczny - stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych informatyczny nośnik danych - materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej

Przyjmowane dokumentów (rozporządzenie) Podmiot publiczny przyjmuje doręczane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej albo na informatycznych nośnikach danych, które umożliwiają zapisanie urzędowego poświadczenia odbioru

Obowiązek informacyjny (rozporządzenie) Podmiot publiczny informuje w sposób powszechny w tym w Biuletynie Informacji Publicznej o: sposobie doręczania dokumentów elektronicznych temu podmiotowi, w tym o udostępnionym adresie elektronicznej skrzynki podawczej akceptowanych struktur fizycznych dokumentów elektronicznych i zakresach użytkowych dokumentów elektr.

Doręczenie za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej wprowadzenie dokumentu elektr. do systemu teleinformatycznego podmiotu będącego adresatem tego dokumentu automatyczne wytworzenie przez system urzędowego poświadczenia odbioru odesłanie nadawcy dokumentu elektronicznego urzędowego poświadczenia dokumentu

Doręczenie za pomocą informatycznych nośników informacji przeniesienie odebranego dokumentu elektronicznego z informatycznego nośnika danych do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego będącego adresatem tego dokumentu automatyczne wytworzenie przez system urzędowego poświadczenia odbioru Zapisanie urzędowego poświadczenia odbioru na tym samym informatycznym nośniku danych z którego dokument przeniesiono do systemu

Doręczenie –A2P rozporządzenie z 27 listopada 2006 urzędowe poświadczenie odbioru - dane elektroniczne dołączone do dokumentu elektronicznego lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna

Doręczenie –A2P § 3. 1. Pisma w formie dokumentów elektronicznych oraz urzędowe poświadczenie odbioru sporządza się w strukturach fizycznych dokumentów elektronicznych w formie zgodnej z formatami danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501), zwanej dalej "ustawą o informatyzacji", i podpisuje bezpiecznym podpisem elektronicznym

Doręczenie –A2P 2. Sporządzone przez organy administracji publicznej pisma w formie dokumentów elektronicznych powinny zostać opatrzone danymi pozwalającymi na ustalenie ważności certyfikatów kwalifikowanych w momencie złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz czasu dokonania jego weryfikacji zgodnie ze specyfikacją techniczną ETSI TS 101 903 1.3.2 lub nowszą. 3. Przy sporządzaniu pism w formie dokumentu elektronicznego wykorzystuje się wzory dokumentów elektronicznych, które zawierają wyróżnik określający szczegółowo zakres użytkowy dokumentu elektronicznego.

Doręczenie –A2P Minister właściwy ds. informatyzacji tworzy i udostępnia organom administracji publicznej centralne repozytorium wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych. W centralnym repozytorium umieszcza się, przechowuje i udostępnia dokumenty elektroniczne, które spełniają wymagania określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczenia dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym oraz w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, w szczególności co do elementów wymienionych w §2 pkt 3-10, w tym urzędowego poświadczenia odbioru.

Doręczenie –A2P Organy administracji publicznej przekazują do centralnego repozytorium wzory pism, które zamierzają udostępniać w formie dokumentów elektronicznych. Niezależnie od obowiązku wynikającego z ust. 3 organy administracji publicznej mogą prowadzić własne repozytoria wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych

Doręczenie –A2P § 4. 1. W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata informację zawierającą: 1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego; 2) wskazanie adresu elektronicznego (skrytki), z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma; 3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu autoryzacji pod wskazanym adresem elektronicznym oraz informacji o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Doręczenie –A2P 2. Autoryzacja pod wskazanym adresem elektronicznym następuje poprzez podanie kodu dostępu, którym może być w szczególności indywidualny identyfikator, hasło lub certyfikat cyfrowy, autoryzowane przez organ administracji publicznej, lub za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego i związanego z nim certyfikatu kwalifikowanego adresata pisma. .

Doręczenie –A2P 3. Po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji adresat pisma potwierdza odebranie pisma poprzez opatrzenie urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Doręczenie –A2P 4. Urzędowe poświadczenie odbioru określa: 1) pełną nazwę podmiotu wystawiającego poświadczenie; 2) pełną nazwę podmiotu, któremu doręcza się dokument elektroniczny (adresata); 3) datę i czas podpisania bezpiecznym podpisem elektronicznym urzędowego poświadczenia odbioru oraz datą odbioru wpisaną przez adresata; 4) oznaczenie sprawy; 5) oznaczenie pisma, którego dotyczy.

Doręczenie –A2P 5. Po opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektronicznym system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń pism udostępnia do pobrania pismo wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru, nie później niż w ciągu 10 sekund od zakończenia procesu weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego adresata. 6. System teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń pism zapisuje dane niezbędne do określenia czasu wystawienia urzędowego poświadczenia odbioru oraz odbioru pism.

Doręczenie –A2P 7. Do przesyłania kodów dostępu, pism oraz potwierdzania doręczeń organy administracji publicznej wykorzystują bezpieczny kanał komunikacji oparty na jednym z protokołów określonych przepisami wydanymi na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o informatyzacji albo na protokole https oraz zapisują dane niezbędne do określenia czasu wysłania oraz dotarcia pisma do komputera adresata.

Doręczenie –A2P 8. System teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń pism zapewnia oznaczanie pism w postaci dokumentów elektronicznych danymi stwierdzającymi ważność kwalifikowanych certyfikatów i czas ich weryfikacji. Przy dokonywaniu oznaczeń za pomocą systemu teleinformatycznego należy: 1) spełniać, co najmniej, wymagania zgodnie z normą Europejskiego Instytutu Standaryzacyjnego CEN-CWA 14167-1 (marzec 2003) lub nowszą;

Wymagania dla systemu do wytwarzania urzędowego poświadczenia odbioru 2) wykorzystywać bezpieczne moduły kryptograficzne (HSM), spełniające wymagania normy FIPS 140-2 poziom 3 lub CEN-CWA 14167-2 lub nowszą, w szczególności poprzez: a) zapewnienie generowania i przechowywania materiału kryptograficznego służącego do oznaczania danymi stwierdzającymi ważność certyfikatów kwalifikowanych, b) ochronę przed nieuprawnionym dostępem, w bezpiecznej obudowie odpornej na nieuprawnioną ingerencję z zewnątrz, c) zabezpieczenie przed nieuprawnioną ingerencją przez zniszczenie materiału kryptograficznego w przypadku jej wykrycia;

Doręczenie –A2P 3. System teleinformatyczny umożliwia udostępnianie pism i urzędowych poświadczeń odbioru oraz ewidencjonowanie dokumentów elektronicznych doręczonych poszczególnym adresatom oraz urzędowych poświadczeń odbioru, a także czasu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru oraz dotarcia wysłanego pisma do komputera adresata.

Doręczenie –A2P 4. Organ administracji publicznej przechowuje otrzymane i potwierdzone urzędowe poświadczenia odbioru przez co najmniej taki okres, przez jaki obowiązany jest przechowywać pismo, którego dotyczy to poświadczenie. 5. Za datę doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego wysyłanego przez organ administracji publicznej uważa się dzień podpisania urzędowego poświadczenia odbioru.

Doręczenie –A2P 6. Organ administracji publicznej nieodpłatnie udostępnia oprogramowanie, które umożliwia: 1) prezentację umożliwiającą odczytanie przesyłanego pisma wraz z weryfikacją bezpiecznego podpisu osoby, która podpisała pismo; 2) weryfikację autentyczności urzędowego poświadczenia odbioru i prezentację czasu podpisania potwierdzenia; 3) weryfikację bezpiecznego podpisu elektronicznego osoby odbierającej pismo, która podpisała urzędowe poświadczenie odbioru.

Doręczenie –A2P § 7. 1. Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych sporządza się i udostępnia w postaci dokumentu elektronicznego, podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby sporządzającej kopię, a składającego się z treści udostępnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych określających co najmniej informację, kto sporządził kopię, datę jej sporządzenia oraz nazwę urzędu i jego adres. Elementy informacyjne dokumentu muszą być zgodne z danymi zawartymi w kwalifikowanym certyfikacie osoby sporządzającej kopie.

Doręczenie –A2P 2. Pisma w formie dokumentów elektronicznych mogą być także udostępniane w postaci elektronicznej kopii dokumentu oryginalnego, o ile zostały podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym, a okres ważności kwalifikowanego certyfikatu pozwoli na jego weryfikację przez odbiorcę.

Doręczenie –A2P 3. Kopia pisma w formie dokumentu elektronicznego może być sporządzona w postaci uwierzytelnionego wydruku komputerowego. 4. Do sporządzania kopii pism w formie dokumentów elektronicznych stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego dotyczące uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy. 5. Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych, o których mowa w ust. 1 i 2, mogą być udostępnione za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej albo na informatycznych nośnikach danych.

Dotychczasowe k.p.a. Art. 46 §1 Odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia §2 Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę która odebrała pismo i przyczynę braku jej podpisu

Zmiany w k.p.a W art. 46 dodaje się „§ 3. W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli w terminie 7 dni od dnia wysłania pisma organ administracji publicznej otrzyma potwierdzenie doręczenia pisma. W razie nieotrzymania takiego potwierdzenia organ doręcza pismo w sposób określony w przepisach niniejszego rozdziału dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego.”

Wątpliwości O jakie potwierdzenie chodzi? W jakiej postaci ? Czy konieczne jest użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego ważnym kwalifikowanym certyfikatem ? Czy zastosowanie będzie miało rozporządzenie o którym mowa w art. 39(1) §2 ? Jak przechowywać takie potwierdzenia ? Czy chodzi o 7 dni roboczych czy też kalendarzowych ?

Wezwania k.p.a Art. 55 §1 W sprawach nie cierpiących zwłoki wezwania można dokonać również telegraficznie lub telefonicznie albo przy użyciu innych środków łączności z podaniem danych wymienionych w art.54 §2 Wezwanie dokonane w sposób określony w §1 powoduje skutki prawne tylko wtedy, gdy nie ma wątpliwości, że dotarło do adresata we właściwej treści i w odpowiednim terminie

Zmiany w k.p.a w art. 57 § 5 otrzymuje brzmienie: Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało: 1) wysłane w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, za poświadczeniem przedłożenia do organu administracji publicznej 2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego; 3) złożone w polskim urzędzie konsularnym; 4) złożone przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej; 5) złożone przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku; 6) złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego

Zmiany w k.p.a Wysłane – sięgnięcie do teorii wysłania – termin jest zachowany pomimo iż dokument elektroniczny nie dotarł do adresata – wystarczy stosowny dowód (jaki ?) na fakt wysłania przez nadawcę, co to jest poświadczenie przedłożenia ? Problemy: a co gdy nie dotrze ? gdy przesłano na nieodpowiedni ale ważny adres elektroniczny? gdy nie jest możliwe do odczytania z winy urzędu? z jaką datą? czy konieczny jest opatrzenie bezpiecznym podpisem elektronicznym?

Ustawa modelowa UNCITRAL (art.15) Wiadomość elektroniczna uważana jest za wysłaną w chwili wprowadzenia jej do systemu informatycznego znajdującego się poza zasięgiem inicjatora, chyba że strony postanowiły inaczej.

Dotychczasowe k.p.a Art. 61 §1. Postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu §3. Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej

Zmiany w k.p.a. w art. 61 dodaje się § 3a w brzmieniu: „§ 3a. Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną jest dzień wprowadzenia żądania do systemu teleinformatycznego organu administracji publicznej.

Ustawa modelowa UNCITRAL (art.15) Jeżeli strony nie postanowiły inaczej za chwilę doręczenia wiadomości uważa się chwilę, w której wiadomość została wprowadzona do systemu informatycznego wyznaczonego przez adresata do otrzymywania wiadomości tego rodzaju W przypadku gdy wiadomość nie została wprowadzona do wskazanego systemu informatycznego, za chwilę doręczenia uważa się chwilę odnalezienia jej przez adresata w innym systemie informatycznym znajdującym się pod jego kontrolą.

Zmiany w k.p.a Art.63 § 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej albo za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej, umożliwiającego wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego tego organu, a także ustnie do protokołu.

Zmiany w k.p.a „§ 3a. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno: być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, przy zachowaniu zasad przewidzianych w przepisach o podpisie elektronicznym, oraz zawierać dane w ustalonym formacie, zawarte we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru

Wątpliwości Czy można przesłać podanie bez bezpiecznego podpisu elektronicznego ? W jaki sposób należy uzupełnić brak bezpiecznego podpisu elektronicznego – czy dopuszczalne jest złożenie podpisu własnoręcznego ? Czy dopuszczalne jest przesyłanie dokumentu elektronicznego za pomocą dyskietki, CD-romu ? W jaki sposób traktować wysłanie podania za pomocą sms –u „mówionego” ? Czy formularz na stronie www to dokument elektroniczny? Czy jest dopuszczalne złożenia podania z pominięciem poczty elektronicznej oraz zamieszonego formularza na stronie www ? Czy poczta elektroniczna musi być wprowadzana do systemu informatycznego organu ?

Dotychczasowe k.p.a Art. 64 §2. Jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie 7 dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia

Dziękuję Zapraszam na przerwę