Udzielanie zamówień. Konflikt interesów. Przemysław Barański Udzielanie zamówień. Konflikt interesów. Przemysław Barański Warszawa, 23.05.2012

Udzielanie zamówień Przy udzielaniu zamówień na realizację projektów organy państwowe, regionalne lub lokalne, podmioty prawa publicznego, stowarzyszenia utworzone przez jeden lub wiele takich organów lub podmiotów prawa publicznego działają zgodnie z właściwymi zasadami i przepisami unijnymi i krajowymi dotyczącymi zamówień publicznych, czyli stosują procedury ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2007 r. ,Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.) – dla zamówień o wartości od 14 000 EUR. Organy inne niż te, o których mowa wyżej, udzielają zamówień o wartości od 5 000 EUR i więcej w oparciu o procedurę opisaną w art. II.9.1. Umowy finansowej.

Udzielanie zamówień - stosowanie procedur udzielania zamówień określonych ustawą Prawo Zamówień Publicznych Skąd wiadomo, czy beneficjent/partner ma stosować procedury udzielania zamówień określone ustawą? Art. 3.1. Ustawę stosuje się do udzielania zamówień publicznych, zwanych dalej „zamówieniami”, przez: ………. 5) inne niż określone w pkt. 1 i 2 podmioty, jeżeli łącznie zachodzą następujące okoliczności: a) ponad 50 % wartości udzielanego przez nie zamówienia jest finansowane ze środków publicznych lub przez podmioty, o których mowa w pkt 1–3a, b) wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, c) przedmiotem zamówienia są roboty budowlane obejmujące wykonanie czynności w zakresie inżynierii lądowej lub wodnej, budowy szpitali, obiektów sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych, budynków szkolnych, budynków szkół wyższych lub budynków wykorzystywanych przez administrację publiczną lub usługi związane z takimi robotami budowlanymi.

Udzielanie zamówień – Umowa finansowa art. II.9.1 – zapisy umowy W przypadku konieczności zawierania umów z zewnętrznymi wykonawcami w celu zrealizowania przedsięwzięcia w ramach uwzględnionych w budżecie kosztów przedsięwzięcia w pozycji bezpośrednich kosztów możliwych do pokrycia z dofinansowania, beneficjent zobowiązany jest stosować przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (DZ. U. z 2010 R. nr 113, poz. 759, nr 161, poz. 1078 i nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r. nr 5, POZ. 13 i nr 28, poz. 143). W przypadku zamówień nieobjętych zakresem stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.), czy to ze względu na podmiot mający udzielić zamówienia czy też na przedmiot lub wartość zamówienia, wszyscy beneficjenci oraz ich partnerzy nie będący organami państwowymi, regionalnymi lub lokalnymi, podmiotami prawa publicznego, stowarzyszeniami utworzonymi przez jeden lub wiele takich organów lub podmiotów prawa publicznego są zobowiązani stosować procedurę przetargową wskazaną na kolejnym slajdzie.

Udzielanie zamówień - Umowa finansowa art. II. 9 Udzielanie zamówień - Umowa finansowa art. II.9.1 – zapisy umowy Beneficjent/partner ma obowiązek przesłać zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych oferentów oraz dodatkowo opublikować ogłoszenie o zamówieniu co najmniej na swojej stronie internetowej. Zamówienie zostanie przyznane temu oferentowi, którego oferta będzie najbardziej korzystna zgodnie z kryteriami przyjętymi przez beneficjenta/partnera. Beneficjenci/partnerzy podejmą starania w celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów. Elementem kontroli przedsięwzięcia będzie weryfikacja dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie zamówień. Dokonując wyboru oferenta beneficjenci/partnerzy zastosują się do zasad jawności i przejrzystości oraz równego traktowania potencjalnych kontrahentów.

Udzielanie zamówień Podmioty objęte procedurami PZP Podmioty NIE objęte procedurami PZP Poniżej 5 000 € brutto Brak obowiązków proceduralnych Od 5000 € - do poniżej 14 000 € netto Uproszczona procedura przetargowa Od 14 000 € netto wzwyż Procedury PZP

Udzielanie zamówień – procedura powyżej 5 000 EUR Organizacje nie podlegające procedurom wynikającym z ustawy PZP zobowiązane są do stosowania poniższych reguł: Beneficjent (Partner) ma obowiązek przesłać zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje przynajmniej 3 wykonawców danego zamówienia; Beneficjent (Partner) zobowiązany jest do zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu co najmniej na swojej stronie internetowej; Jeśli w wyniku zastosowania ww. procedury Beneficjent (Partner) otrzyma jedną ofertę, uznaje się, że zasada konkurencyjności została spełniona; Beneficjent (Partner) wybiera najkorzystniejszą ofertę w oparciu o wcześniej ustalone kryteria, wynik wyboru wykonawcy jest dokumentowany protokołem, do którego załączone są oferty (do dokumentacji włączone są również wysłane zapytania ofertowe);

Udzielanie zamówień – ogłoszenie Ogłoszenie powinno zawierać co najmniej: opis przedmiotu zamówienia; kryteria oceny ofert; termin i sposób złożenia oferty; Należy zachować ogłoszenie, zapytania, oferty. Z wyboru oferty powinien powstać protokół/notatka – wzór na stronie WWPE.

Udzielanie zamówień Za dokumentację dotyczącą udzielania zamówień podlegającą kontroli uważa się: Protokół lub inny dokument z rozeznania ofertowego; Wysłane zapytania; Złożone oferty; Potwierdzenie publikacji na stronie internetowej; Inne dokumenty (np. w przypadku obowiązywania wewnętrznych, bardziej restrykcyjnych regulaminów).

Udzielanie zamówień – przeliczanie kursu z PLN na EUR Do przeliczenia kosztów z PLN na EUR należy użyć średniego kursu NBP z dnia, w którym Beneficjent (Partner) wysłał lub zamierzał wysłać zapytanie ofertowe. Jeżeli w dniu, w którym beneficjent chce wysłać zapytanie do wykonawców kurs średni NBP daje kwotę zamawianej usługi/produktu w EUR mniejszą niż 5000 EUR zaś kwota wyrażona w EUR jest zbliżona do 5000 to beneficjent powinien napisać notatkę z tej sytuacji, ze wskazaniem daty i kursu dokonania kalkulacji. Notatkę należy dołączyć do przekazywanego do WWPE rozliczenia, w którym będzie znajdował się dany koszt.

Udzielanie zamówień: Próg 5000 € dotyczy wartości zamówienia, nie zaś pozycji w danej umowie finansowej. Kilka pozycji może podlegać temu samemu zamówieniu lub odwrotnie – jedna pozycja kilku zamówieniom. Należy pamiętać o zakazie sztucznego dzielenia zamówienia w celu uniknięcia stosowania odpowiednich procedur. W razie wątpliwości należy zwrócić się z odpowiednim zapytaniem do WWPE.

Udzielanie zamówień – umowy cywilnoprawne Wyżej wymienione zasady należy stosować niezależnie od tego, czy wybór wykonawcy odbywa się w trakcie realizacji projektu czy też przed jego rozpoczęciem lub przed podpisaniem Umowy finansowej. Zatrudnianie personelu na umowy cywilnoprawne podlega regułom udzielania zamówień, nawet w przypadku, gdy konkretne osoby zostały wymienione w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie.

Udzielanie zamówień – kategoria F Zgodnie z nowymi zasadami, możliwe jest przekroczenie dotychczasowego progu 40% dla podwykonawstwa. Maksymalne wartość na podwykonawstwo (kategoria F) wyrażona w PLN zostanie wpisana w treści Umowy finansowej (art. II.9.2). Podjęcie decyzji o podzleceniu kontraktu musi uwzględniać charakter przedsięwzięcia oraz elementy niezbędne dla jego realizacji. Podjęcie decyzji o zleceniu kontraktów na kwotę przekraczającą (w sumie) wartość F w szacunkowym budżecie przedsięwzięcia, bez wcześniejszej modyfikacji szacunkowego budżetu projektu i umowy, może oznaczać niekwalifikowalność wydatków przekraczających wartość kategorii F.

Udzielanie zamówień – konflikt interesów: Beneficjent zobowiązuje się do podjęcia wszelkich środków w celu zapobieżenia powstania jakiegokolwiek ryzyka konfliktu interesów, który to konflikt mógłby mieć wpływ na bezstronne wykonanie umowy. W szczególności taki konflikt interesów mógłby zaistnieć w związku z interesem gospodarczym, politycznym lub narodowym, powiązaniami rodzinnymi, osobistymi, bądź na tle jakiegokolwiek innego wspólnego interesu.

Konflikt interesów – definicja Konflikt interesów przede wszystkim tyczy się relacji między podmiotami prywatnymi a państwowymi i oznacza działanie we własnym interesie, ale także w interesie osoby bliskiej lub osoby trzeciej, przy założeniu priorytetowości traktowania interesu prywatnego w stosunku do publicznego. Podejmowane jest we własnym lub cudzym interesie, a nie w zgodności z interesem publicznym bądź w zgodności z interesem publicznym , ale przy jednoczesnym pierwszeństwie dla realizacji własnych (cudzych)interesów.

Konflikt interesów - definicja Rozporządzenie Rady (WE, EUROATOM) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich. Konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu działającego w sferze finansów lub innych osób uczestniczących w wykonaniu budżetu, zarządzaniu budżetem, audycie lub kontroli budżetu jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakikolwiek inne interesy wspólne z beneficjentem (art. 52).

Konflikt interesów - definicja Rozporządzenia Komicji (WE, EUROATOM) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenia Rady (WE, EUROATOM) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich art. 34. Art. 52 ust. 2 - akty, które mogą być unieważnione przez konflikt interesów, mogą między innymi przyjąć formę przyznania sobie lub innym nieuzasadnionych bezpośrednich lub pośrednich korzyści, odmowy przyznania beneficjentowi praw lub korzyści, do których jest on uprawniony, wykonania czynności niewłaściwej lub stanowiącej nadużycie lub zaniechanie wykonania czynności, które są nakazane.

Konflikt interesów - definicja Pojęcie konflikt interesów jest rozumiane jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego umową o dofinansowanie projektu w związku z jego realizacją. Obowiązek wyłączenia z postępowania o udzielenie zamówienia osób, wobec których istnieją wątpliwości co do ich bezstronności spoczywa na zamawiającym.

Konflikt interesów Beneficjent powinien dysponować dokumentacją poświadczającą, iż dołożył wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu. Artykuł 7 ust. 2 Prawa zamówień publicznych nakłada na zamawiających obowiązek przeprowadzania czynności związanych z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. Ponadto, podmioty przyznające środki finansowe na dofinansowanie projektu, mogą uzależnić ich przyznanie od zastosowania przy ich wydatkowaniu zasad równego traktowania, uczciwej konkurencji i przejrzystości (art. 3 ust.3).

Konflikt interesów Za konflikt interesów należy w szczególności uznać sytuacje, gdy pomiędzy Beneficjentem a dostawcą/wykonawcą istnieją powiązania kapitałowe, osobowe, rodzinne. Powiązania rodzinne to stosunek małżeństwa, pokrewieństwa, powinowactwa. Powiązania osobowe dotyczą sytuacji, gdy ta sama osoba pełni funkcje zarządzające, kontrolne lub nadzorcze w różnych podmiotach albo też gdy pomiędzy podmiotami a osobami pełniącymi w nich powyższe funkcje zachodzą powiązania wynikające ze stosunku pracy, o charakterze rodzinnym lub powiązania majątkowe. Wnioskodawca/Beneficjent nie może dokonać zakupu towarów lub usług od podmiotów powiązanych z nim osobowo lub kapitałowo.

Konflikt interesów Środki pochodzące z funduszy wspólnotowych by mogły zostać uznane za kwalifikowane muszą być ponoszone zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie, w szczególności powinny być ponoszone z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności, przejrzystości oraz równego traktowania Wykonawców. Jeżeli przy udzielaniu zamówienia stwierdzone zostaną tego rodzaju powiązania, które budzą wątpliwości co do zachowania wymienionych zasad oraz Beneficjent nie przedstawi wyjaśnień jednoznacznie potwierdzających przestrzeganie powyższych zasad, wydatek zostanie uznany za niekwalifikowany.

Konflikt interesów Ocena występowania konfliktu interesów w realizowanych projektach wymaga każdorazowo analizy konkretnego przypadku, tj. czy wybór dostawcy/wykonawcy został dokonany z zachowaniem obowiązujących zasad określonych w Prawo zamówień publicznych, jak i zasad wydatkowania środków europejskich.

Konflikt interesów Informacje na temat sytuacji będących lub mogących prowadzić do konfliktu interesów w trakcie wykonywania umowy finansowej muszą być niezwłocznie przekazywane WWPE na piśmie. Beneficjent podejmie wszelkie możliwe i niezbędne działania w celu natychmiastowego naprawienia tej sytuacji. WWPE zastrzega sobie prawo do weryfikacji czy podjęte działania są właściwe oraz może żądać aby – jeśli okaże się to konieczne – beneficjent w odpowiednim czasie podjął dodatkowe środki zaradcze.

Zamówienia publiczne, konflikt interesów. Dobre praktyki: Formularz protokołu postępowania w trybie zapytania ofertowego w ramach funduszu – dostępny na stronie internetowej WWPE. Przykład: Jeśli w projekcie jest planowanych do zatrudnienia np. 10 nauczycieli zapytanie ofertowe należy wysłać do 30 potencjalnych wykonawców tego zamówienia, którzy spełniają wymagania. Do WWPE należy przesłać ofertę od wybranego wykonawcy zamówienia. Pozostałe oferty są weryfikowane w trakcie wizyty monitorującej i należy traktować je jako część dokumentacji. W razie możliwości wystąpienia konfliktu interesów do przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia, można wyznaczyć pełnomocnika. W przypadku zaistniałych wątpliwości należy skontaktować się z pracownikami WWPE. Zastosowanie się do zaleceń WWPE stanowi istotny obowiązek wynikający z zapisów umowy finansowej.

Dziękuję za uwagę !!! Pytania prosimy kierować na: anna.zmyslowska@wwpe.gov.pl Tel. 22 542 84 53 przemyslaw.baranski@wwpe.gov.pl Tel. 22 542 84 51

Zmiany w projekcie 23.05.2012 Warszawa. SOLID Zmiany w projekcie 23.05.2012 Warszawa.

Zmiany w projekcie: W przypadku zaistnienia konieczności zmiany warunków umowy finansowej możliwe jest wprowadzenie zmian w umowie lub w załącznikach. Wszelkie zasadnicze zmiany i uzupełnienia dotyczące dofinansowania i mające wpływ na szacunkowy budżet projektu oraz jego główne cele, muszą być określone w formie pisemnego aneksu.

Zmiany w projekcie: Celem aneksu nie może być wprowadzenie takich zmian do umowy, które mogłyby podważyć decyzję o przyznaniu dofinansowania lub skutkować nierównym traktowaniem wnioskodawców. Nie ma możliwości złożenia wniosku z prośbą o wprowadzenie zmian po zakończeniu wdrażania projektu.

Zmiany w projekcie. Wniosek o aneks: Wniosek o wprowadzenie zmiany do umowy musi zostać przedstawiony w formie pisemnej z wyprzedzeniem przed planowanym wejściem w życie takiej zmiany. Wniosek musi zostać przesłany do WWPE najpóźniej na jeden miesiąc przed datą zakończenia projektu. WWPE ustosunkuje się do wniosku niezwłocznie. Wyjątkiem mogą być sytuacje odpowiednio uzasadnione przez beneficjenta i zaakceptowane przez WWPE.

Zmiany w projekcie. Budżet: Niewielkie zmiany w budżecie projektu mogą być wprowadzane na bieżąco samodzielnie przez beneficjenta: W przypadku wprowadzania do budżetu projektu takich zmian nie wymaga się podpisania aneksu do umowy finansowej. Wystarczy opisać taką sytuację w odpowiednim raporcie merytorycznym za okres, w którym wystąpiły rozbieżności. Beneficjent może dostosować szacunkowy budżet do zmienionych potrzeb pod warunkiem, że takie dostosowanie wydatków nie wpłynie na realizację celów przedsięwzięcia.

Zmiany w projekcie: Zmian bez konieczności podpisywania aneksu do umowy finansowej można dokonywać zgodnie z art. I.3.4 umowy finansowej poprzez: - racjonalną i uzasadnioną zmianę liczby jednostek lub racjonalną i uzasadnioną zmianę ceny jednostkowej; (UWAGA!!! Jeżeli punkt I.3.4 umowy finansowej dotyczy poziomu kategorii – limit przesunięć wewnątrz kategorii nie obowiązuje) - dokonywanie przesunięć pomiędzy pozycjami (lub kategoriami – w zależności od brzmienia umowy) kosztów, pod warunkiem, że takie przesunięcia pomiędzy pozycjami (kategoriami – w zależności od brzmienia umowy) nie przekroczą 10% kwoty odpowiednich kategorii wskazanych w szacunkowym budżecie projektu.

Zmiany w projekcie: Po otrzymaniu od beneficjenta propozycji zmian, WWPE poddaje przedłożony wniosek ocenie pod względem merytorycznym i finansowym. Po zaakceptowaniu zmian przez ID beneficjent zostaje o tym niezwłocznie poinformowany i wezwany do podpisania aneksu do umowy finansowej.

Dobre praktyki Wniosek o aneks należy złożyć z wyprzedzeniem tak aby Aneks mógł być być podpisany przez beneficjenta przed wejściem w życie proponowanych zmian. Budżet – zaznaczyć wprowadzone zmiany oraz dołączyć pismo ze szczegółowym opisem proponowanych zmian.

Dziękuję za uwagę !!! Pytania prosimy kierować na: anna.zmyslowska@wwpe.gov.pl Tel. 22 542 84 53 przemyslaw.baranski@wwpe.gov.pl Tel. 22 542 84 51