w zakresie działań informacyjno - promocyjnych Szkolenie dla Beneficjentów RPOWP w zakresie działań informacyjno - promocyjnych Iwona Janucik Edyta Chodakowska –Kieżel Referat Pomocy Technicznej, Informacji i Promocji RPO Departament Zarządzania RPO Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego 3 lipca 2013 r. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Celem działań informacyjno – promocyjnych jest zwiększenie świadomości społeczeństwa na temat udziału środków Unii Europejskiej w projektach realizowanych w ramach RPOWP Właściwa informacja o realizowanym przez siebie projekcie oraz jego promocja to konieczne wymogi stawiane przez Unię Europejską (art. 8 i 9 Rozporządzenia Komisji (WE) 1828/2006 wraz ze zmianami) Informowanie opinii publicznej o realizowanych projektach przyczynia się do zrozumienia, w jaki sposób działa UE oraz na co są wydawane środki finansowe ze wspólnotowego budżetu 3 lipca 2013 r.

Obowiązki Beneficjenta w zakresie działań informacyjno – promocyjnych wynikają z zapisów umowy o dofinansowanie (§20) Beneficjent realizuje zaplanowane działania informacyjno - promocyjne zgodnie z zapisami we wniosku o dofinansowanie (załącznik nr 1 do umowy o dofinansowanie) Dokumentem określającym minimum działań informacyjno – promocyjnych są Wytyczne Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 dla Beneficjentów w zakresie Informacji i Promocji 3 lipca 2013 r.

Rodzaje działań informacyjnych i promocyjnych Plakietka informacyjna Tablica informacyjna Tablica pamiątkowa Plakietka informacyjna Inne działania: - publikacje i narzędzia komunikacji audiowizualnej - strony internetowe - spotkania informacyjne - stoiska targowe i wystawiennicze 3 lipca 2013 r.

Tablica informacyjna Projekt dotyczy finansowania robót infrastrukturalnych lub budowlanych Rozmiary tablic informacyjnych: Lp. Wartość wkładu publicznego Wielkość tablicy informacyjnej 1. poniżej 100 000 Euro min. 30 cm x 50 cm 2. powyżej 100 000 poniżej 500 000 Euro min. 70 cm x 90 cm 3. powyżej 500 000 Euro min. 150 cm x 200 cm UWAGA: tablicę informacyjną stawiamy w miejscu realizacji projektu w momencie rozpoczęcia realizacji projektu Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Kurs PLN/EUR do określenia wartości projektu w celach promocyjnych Wartość projektu określa się na podstawie kursu euro Europejskiego Banku Centralnego obowiązującego w przedostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Aktualny kurs można znaleźć na: http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graph-pln.en.html Np. gdy umowę o dofinansowanie podpisaliśmy w lipcu do określenia wartości projektu posługujemy się kursem z 27 czerwca tj. 1 euro = 4.32 3 lipca 2013 r.

Rysunek 1. Wzór tablicy informacyjnej Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Rysunek 2. Projekt tablicy informacyjnej - prawidłowy Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Rysunek 3. Projekt tablica informacyjnej - nieprawidłowy Popełniono następujące błędy: nieprawidłowa wielkość logotypów zniekształcone , rozciągnięte proporcje logo województwa umieszczono logo wykonawcy projektu Firma BudMax S.A. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

W przypadku logotypów nie wolno: stosować innych kolorów i czcionek niż te wskazane w księgach znaku, umieszczać znaku na agresywnym, wielobarwnym tle, zniekształcać proporcji znaku przez ściąganie i rozciąganie, zmieniać proporcji elementów oznakowania, używać skrótów UE, EFRR. w zestawieniu znaków nie mogą być umieszczane loga wykonawców prywatnych, którzy wykonują działania w ramach projektu, lecz nie są beneficjentami. Wymagana czcionka – rodzina fontów News Gothic Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Tablica pamiątkowa Beneficjent umieszcza na stałe, w widocznym miejscu (wejście do budynku, elewacje frontowe, pomieszczenia, w których znajdują się zakupione w ramach projektu środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne) tablicę pamiątkową, w chwili zakończenia realizacji przedsięwzięcia, nie później niż sześć miesięcy po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

W przypadku, gdy tablica informacyjna spełnia wszystkie wymagania przewidziane dla tablicy pamiątkowej można pozostawić tablicę informacyjną jako pamiątkową. Wymiary tablicy powinny wynosić minimum 30 cm (wysokość) x 50 cm (szerokość). W przypadku takich inwestycji, jak np. drogi zalecane jest stosowanie tablic o wymiarach pozwalających na bezproblemowe odczytanie informacji. UWAGA: tablica pamiątkowa powinna pozostać widoczna przez okres trwałości projektu określony w umowie o dofinansowanie. 3 lipca 2013 r.

Plakietka informacyjna służy do oznakowania maszyn, urządzeń oraz sprzętu i wyposażenia zakupionego dzięki wsparciu minimalny wymiar plakietki to 15 (szerokość) x 6,5 cm (wysokość) dopuszcza się zmniejszenie jej rozmiaru z zachowaniem jednak jej czytelności Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Rysunek 4. Plakietka informacyjna

Kiedy stosujemy tablicę pamiątkową a kiedy plakietkę informacyjną? W przypadku zakupu całych zestawów urządzeń i środków trwałych, które będą zainstalowane w pomieszczeniu, powinny być umieszczane na nich plakietki informujące o zakupie ze środków unijnych oraz dodatkowo tablice pamiątkowe na ścianie tego pomieszczenia. Jeśli beneficjent kupuje w ramach projektu pojedynczy sprzęt (wkład publiczny poniżej 100 000 Euro) umieszcza na nim tylko plakietkę. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Stosowanie tablic informacyjnych i pamiątkowych: w przypadku projektów drogowych powinny być zamontowane na początku i na końcu drogi (zamiast dwóch tablic można zamontować jedną tablicę dwustronną), w przypadku budowy, remontu, modernizacji całych budynków tablice powinny być umieszczone na zewnątrz budynku, w przypadku modernizacji pomieszczeń lub części obiektu, tablica pamiątkowa powinna znaleźć się w części, której dotyczył projekt, w przypadku projektów rozproszonych oraz sieciowych, gdy inwestycja realizowana jest na terenie kilku gmin, tablica powinna znajdować się w każdej gminie w miejscu realizacji inwestycji, w przypadku, gdy miejsce realizacji projektu jest niedostępne dla ogółu społeczeństwa a tablica pamiątkowa tam zamieszczona nie będzie widoczna, dopuszcza się zamieszczenie tablicy w siedzibie beneficjenta, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Stosowanie tablic informacyjnych i pamiątkowych: w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie na tablicach powinny znaleźć się: nazwa lidera oraz nazwy pozostałych partnerów partycypujących w kosztach, w przypadku zakupu taboru należy umieścić tablicę pamiątkową, a w przypadku zakupu innego rodzaju sprzętu ruchomego należy zamieścić na nim informację w formie plakietki, w indywidualnych przypadkach, nie przewidzianych w Wytycznych, miejsce umieszczenia informacji o współfinansowaniu może zostać ustalone w porozumieniu z IZ RPOWP. informacja@rpowp.wrotapodlasia.pl Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Inne działania informacyjne publikacje i narzędzia komunikacji audiowizualnej strony internetowe spotkania informacyjne stoiska targowe i wystawiennicze Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Pozostałe działania informacyjne powinny zawierać następujące elementy: Logo Narodowej Strategii Spójności w formie logotypu programu regionalnego Emblemat Unii Europejskiej odwołaniem słownym „UNIA EUROPEJSKA, EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO” Logo województwa podlaskiego z podpisem „PODLASKIE” Napis „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013”. W przypadku projektów współfinansowanych dodatkowo z budżetu państwa lub budżetu Samorządu Województwa Podlaskiego, do powyższego opisu należy odpowiednio dodać „oraz z budżetu państwa” lub „oraz z budżetu Samorządu Województwa Podlaskiego” Hasło określone przez Instytucję Zarządzającą RPOWP - „FUNDUSZE EUROPEJSKIE – DLA ROZWOJU WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO”. Napis „Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego – Instytucja Zarządzająca RPOWP”. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

3 lipca 2013 r.

Materiały promocyjne (małe) takie jak np: gadżety, nadruki na płytach CD/DVD, bilety wizytowe, ulotki powinny zawierać co najmniej (zakres minimalny): Logo Narodowej Strategii Spójności w formie logotypu programu regionalnego 2. Emblemat Unii Europejskiej odwołaniem słownym „UNIA EUROPEJSKA, EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO” (w wyjątkowych sytuacjach, gdy techniki wykonania uniemożliwiają czytelne zamieszczenie odwołania słownego, element ten nie jest obowiązkowy) 3. Logo województwa podlaskiego z podpisem „PODLASKIE” Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Należy pamiętać, że: w zestawieniach z innymi znakami znak NSS znajduje się zawsze z lewej strony, znak UE z prawej strony, w przestrzeni pomiędzy tymi znakami umieszcza się inne znaki, np. logo regionu, zamieszczane na materiałach logotypy powinny mieć te same wersje kolorystyczne: pełnobarwne bądź monochromatyczne, wszystkie wydarzenia związane z realizacją projektu powinny zostać podane do wiadomości możliwie jak najszerszemu gronu odbiorców, zaleca się sporządzanie dokumentacji fotograficznej lub filmowej z każdego etapu realizacji projektu. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Kiedy stosujemy oznakowanie „wstecz”? Po podpisaniu umowy Beneficjent ma obowiązek oznakowania odpowiednimi znakami i informacjami całej dotychczasowej dokumentacji dotyczącej projektu, nawet tej sprzed podpisania umowy. Obowiązek zostanie spełniony jeśli naklejka ze znakami i informacjami znajdzie się na wszelkich dokumentach lub grzbiecie segregatora z dokumentami

Czy zanim umowa o dofinansowanie zostanie podpisana, Wnioskodawca może posłużyć się logo RPO? (np. podczas prowadzenia kampanii promocyjnej, w trakcie targów czy wystaw)? UWAGA! Posługiwanie się logiem programu przed podpisaniem umowy na realizację projektu jest zabronione, ponieważ Wnioskodawca nie ma pewności, że projekt zostanie dofinansowany. Należy pamiętać, iż wszystkie działania informacyjno-promocyjne, do których Beneficjent zobliguje się do wykonania we wniosku o dofinansowanie muszą zostać zrealizowane. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Odpowiednie oznakowanie należy stosować w przypadku następujących materiałów i dokumentów: ogłoszeń na wybór wykonawcy w ramach projektów, umów z wykonawcami oraz dokumentacji przetargowej, korespondencji prowadzonej w sprawach projektu z wykonawcami projektów, korespondencji prowadzonej z instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie RPOWP na lata 2007-2013, umów z pracownikami zatrudnionymi w ramach projektu lub zakresów obowiązków i opisów stanowisk takich pracowników, materiałów konferencyjnych, szkoleniowych, materiałów multimedialnych, broszur i ulotek, wszystkich pozostałych instrumentów stosowanych przy realizacji projektu, dla których nie określono specyficznych wymagań w Wytycznych. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Jeżeli materiały są przygotowywane w postaci czarno-białej należy używać logo województwa podlaskiego w wersji przedstawionej poniżej: Rysunek 5. Wariant loga województwa postaci czarno-białej. Rysunek 6. Powyżej wariant logo województwa podlaskiego może być używany w przypadku gdy względy techniczne uniemożliwiają zastosowanie wariantu przedstawionego na Rysunku 5. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Inauguracja projektu Pod pojęciem inauguracji należy rozumieć rozpoczęcie funkcjonowania projektu (np. przekazanie drogi do użytku, otwarcie obiektu). Beneficjent jest zobowiązany do informowania drogą pisemną lub mailową, z 14 dniowym wyprzedzeniem, Instytucję Zarządzającą RPOWP o inauguracji projektu. Informacje te należy przesyłać na adres Departamentu Zarządzania RPO Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego pocztą lub e -mailem (informacja@rpowp.wrotapodlasia.pl). Realizując zaplanowane działania informacyjne i promocyjne musimy mieć świadomość, że będą one przedmiotem kontroli w miejscu realizacji projektu lub kontroli w siedzibie beneficjenta, którą przeprowadzi IZ RPOWP. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Gdzie można znaleźć wzory oznakowania? Wzory materiałów promocyjnych do zastosowania przez Beneficjentów znajdują się w załączniku nr 5 do dokumentacji konkursowej. Znajdują się tam m. in.: wzór papieru firmowego, wzór okładki na segregator, wzór na roll-up, wzór plakietki informacyjnej, wzór tablicy informacyjnej, zestawy logotypów. Wzory materiałów promocyjnych dostępne są również na stronie internetowej www.rpowp.wrotapodlasia.pl w zakładce Informacja i promocja/Dokumenty

Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 www.rpowp.wrotapodlasia.pl Infolinia: 0 8013 0 8013 www.podlaskiedotacje.pl Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP

Punkt Informacyjny RPOWP Białystok ul. Poleska 89 (czynny pon. 8.00-16.00, wt - pt. 7.30-15.30) Infolinia: 0 8013 0 8013 informacja@rpowp.wrotapodlasia.pl Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Instytucja Zarządzająca RPOWP