Dział Zasobów Archiwalnych Archiwizacja dokumentów związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej

Po co nam archiwizacja? Dla potrzeb kontroli merytorycznej i finansowej projektu Zabezpieczenie dokumentacji mogącej mieć znaczenie jako źródło informacji o rozwoju i historii Uczelni Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i kompleksową obsługę przekazanej dokumentacji

Przepisy prawne: Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r., artykuł 19 - Dostęp do dokumentów: (…) instytucja zarządzająca zapewnia dostępność dokumentacji zawierającej dane identyfikacyjne i adresowe podmiotów przechowujących dokumenty na dowód poniesienia wydatków i przeprowadzenia audytów, będące niezbędną podstawą dla ustanowienia właściwej ścieżki audytu (…) instytucja zarządzająca zapewnia, że ww. dokumenty są dostępne do celów kontroli, a ich kopie lub wypisy są wydawane upoważnionym osobom i podmiotom (…) instytucja zarządzająca przechowuje informacje niezbędne do celów oceny i sprawozdawczości.

Przepisy prawne: Zarządzenie Rektora Politechniki Gdańskiej nr 7/2010 r. z 3 marca 2010 r. w sprawie: nowelizacji zasad przygotowania i realizacji projektów współfinansowanych z funduszy europejskich. Zarządzenie Rektora Politechniki Gdańskiej nr 34/2009 z 9 listopada 2009 r., w sprawie: zatwierdzenia Instrukcji archiwalnej Politechniki Gdańskiej, Jednolitego rzeczowego wykazu akt Politechniki Gdańskiej, Organizacji i zakresu działania archiwum Politechniki Gdańskiej oraz Regulaminu udostępniania dokumentacji archiwalnej przechowywanej w Dziale Zasobów Archiwalnych Politechniki Gdańskiej. Umowy pomiędzy instytucjami i beneficjentami

31 grudnia 2020 roku. Dokumentację dotyczącą projektów ostatecznie lub częściowo zakończonych NAJBEZPIECZNIEJ jest przechowywać do 31 grudnia 2020 roku.

Postępowanie z dokumentacją Dokumentacja związana z realizacją w/w projektów w czasie ich trwania przechowywana jest u/w: kierownika projektu, komórkach merytorycznych PG, oraz archiwizowana na nośnikach elektronicznych w elektronicznej bazie danych PROJEKTY EUROPEJSKIE. Po upływie 2 lat od zakończenia projektu dokumentacja przekazywana jest na podstawie spisów zdawczo–odbiorczych do Działu Zasobów Archiwalnych

Spis zdawczo - odbiorczy Zał. nr 2a do instrukcji archiwalnej PG Spis zdawczo –odbiorczy akt nr…………………… ………………………………. (Nazwa jednostki organizacyjnej) (Nazwa komórki organizacyjnej) Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne Kat. akt Liczba teczek Miejsce przechowywania w archiwum Data zniszczenia lub przekazania do archiwum 1 2 3 4 5 6 7 8

Opis paczki Grzbiet paczki: logo UE, nazwa funduszu w ramach którego projekt został dofinansowany nazwa programu operacyjnego, symbol/numer projektu nazwa dokumentów znajdujących się w paczce sygnatury archiwalne, numery teczek, daty skrajne dokumentów i inne oznaczenia

Opis teczki

Uporządkowanie akt: Ułożenie akt wewnątrz teczki, tak by sprawy następowały kolejno, poczynając od najwcześniejszej sprawy W obrębie sprawy dokumenty układa się w porządku chronologicznym, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę Każda teczka powinna zawierać spis spraw znajdujących się w teczce Każda teczka powinna być opisana na zewnętrznej stronie Teczki, księgi, rejestry powinny być ułożone wg haseł klasyfikacji Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego w Politechnice Gdańskiej

Spis spraw /dokumentów/ w teczce, paczce itp.

Uporządkowanie akt: Dokumentację projektu należy spiąć klipsami archiwalnymi /lub zszyć taśmą bawełnianą/, przełożyć do teczek a następnie do pudeł archiwalnych.

zwany inaczej aktotwórcą. Za całość i kompletność przekazywanej do archiwum dokumentacji projektu odpowiada kierownik projektu zwany inaczej aktotwórcą.

Zatem, beneficjent jest zobowiązany, zarówno na etapie aplikowania o środki, jak i podczas korzystania z unijnego wsparcia, do: prawidłowego prowadzenia dokumentacji zabezpieczenia jej kompletności oraz przekazania kompletnej dokumentacji po zakończeniu projektu do archiwum.

Dziękuję za uwagę Krystyna Dagga Dział Zasobów Archiwalnych Tel. 347 – 29 – 47 www. administracja.pg.gda.pl/wia/ Przygotowała: Karolina Konkol