Kontrola Zarządcza w sektorze finansów publicznych – wybrane zagadnienia Tarnobrzeg, marzec 2013

PLAN PREZENTACJI I. Definicja i cele kontroli zarządczej. II. Tworzenie systemu kontroli zarządczej. III. Standardy kontroli zarządczej – wykorzystanie dobrych praktyk wdrożonego SZJ i innych narzędzi doskonalenia IV. Ocena ryzyka.

Podejście funkcjonujące dawniej: Nowe, aktualne podejście: Co należy robić i w jaki sposób Cele które należy wykonać KONTROLA ZARZĄDCZA 2. Zgodność z przepisami prawa Zgodność z przepisami prawa oraz przyjętą polityką, wytycznymi i procedurą Działania i starania Wyniki 1. 1. 2. 3. 3.

I. DEFINICJA I CELE KONTROLI ZARZĄDCZEJ Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) wprowadziła obowiązek zapewnienia w jednostkach sektora finansów publicznych kontroli zarządczej. Definicję kontroli zarządczej określa art. 68 ust. 1 ww. ustawy: „Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.”

I. DEFINICJA I CELE KONTROLI ZARZĄDCZEJ Kontrolę zarządczą należy zatem wiązać z kompleksowo rozumianymi procesami zarządzania jednostką, przy czym najistotniejszym elementem tej kontroli powinien być system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania stopnia ich realizacji. Struktury dotychczasowej kontroli finansowej winny być włączone w system kontroli zarządczej i dotyczyć procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.

DEFINICJA I CELE KONTROLI ZARZĄDCZEJ Cele kontroli Zarządczej określa art. 68 ust. 2 cytowanej wyżej ustawy. W szczególności celem kontroli zarządczej w organizacji powinno być: 1. osiągnięcie zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2. osiągnięcie skuteczności i efektywności działania, 3. zapewnienie wiarygodności sprawozdań, 4. zapewnienie ochrony zasobów, 5. zapewnienie zasad przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6. zapewnienie efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7. zapewnienie zarządzania ryzykiem.

II. TWORZENIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ Ustawa nie określa jak system kontroli zarządczej ma być zbudowany (opisany), będzie to zależało od potrzeb konkretnej jednostki. System musi być jednak zaplanowany, wdrożony i muszą być zachowywane zapisy, że system działa. Kontrola zarządcza w jednostce samorządu terytorialnego winna funkcjonować na dwóch poziomach: I poziom - w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych gminy, sprawowana przez kierowników tych organizacji, II poziom - sprawowana przez wójta, burmistrza, prezydenta w jednostkach organizacyjnych gminy.

II. TWORZENIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ Wdrożenie w organizacji kontroli zarządczej nie wymaga od jej kierownika budowania w całości nowego systemu, a jedynie wskazuje na konieczność zinwentaryzowania funkcjonującej w organizacji dokumentacji, zaktualizowania jej i wprowadzenia innych dokumentów niezbędnych dla zbudowania funkcjonalnego i przydatnego do zarządzania organizacją systemu kontroli zarządczej. Obowiązująca aktualnie w organizacji dokumentacja o charakterze zewnętrznym (przepisy prawa) i wewnętrznym (instrukcje, regulaminy) winna być zinwentaryzowana z uwzględnieniem wymagań standardów kontroli zarządczej.

II. TWORZENIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ Funkcjonowanie w Jednostce certyfikowanego systemu zarządzania jakością ułatwi proces tworzenia kontroli zarządczej. Podejście procesowe do zarządzania organizacją, określanie celów i mierników dla procesów, monitorowanie, doskonalenie, przeglądy zarządzania to system spełniający cele i standardy kontroli zarządczej. Nie ma przeszkód aby systemy oparte o normy jakościowe były stosowane, wykorzystywane i tworzyły system kontroli zarządczej.

!!! Pojęcie kontroli zarządczej należy utożsamiać z zarządzaniem jednostką Najważniejszym i najistotniejszym elementem kontroli zarządczej jest system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania stopnia ich realizacji. Kontrola zarządcza ma za zadanie sprawiać, że osiągane są cele postawione przed jednostką. Ma zapewnić realizację celów jednostki poprzez maksymalizację szans i minimalizację zagrożeń, Elementarnym celem kontroli zarządczej jest orientacja na zarządzanie ryzykiem, Nie można ograniczać ani porównywać kontroli zarządczej do czynności kontrolnych wykonywanych przez pracowników lub pracowników wyłącznie komórki kontroli. Czynności kontrolne stanowią tylko niewielką część obowiązków i mają charakter diagnostyczny wobec niektórych elementów systemu kontroli zarządczej

Harmonogram prac Zarządzenie Kier.Jedn. Wyjście Wejście Inwentaryzacja zasobów, lista kontrolna. Diagnoza stanu organizacji w odniesieniu do standardów kontroli Wyniki diagnozy Harmonogram prac Zarządzenie Kier.Jedn. Dokumentacja (Zarządzenie, Procedury, Instrukcje, Regulaminy, Karty procesów, Karty zadań, itp. Materiały szkoleniowe Istniejąca dokumentacja Standardy kontroli zarządczej Wypracowane Podejścia/rozwiązania Akty prawne

- powołuje się Pełnomocnika ds. kontroli zarządczej w jednostce, II. TWORZENIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ Zarządzenie w sprawie określenia zasad i sposobu organizacji kontroli zarządczej w …….: - powołuje się Pełnomocnika ds. kontroli zarządczej w jednostce, -określa się zasady wdrażania i dokumentowania kontroli zarządczej, - kontrola w jednostce prowadzona i dokumentowana jest z wykorzystaniem SZJ, (np.) -określa wzory formularzy niezbędnych do dokumentowania kontroli zarządczej w jednostce : Wykaz Procesów, Tabelę ewidencji zadań, celów i mierników ich realizacji oraz identyfikacji ryzyka, Plan Audytów, Kartę Audytu, Arkusz oceny skuteczności audytów w jednostce, Oświadczenie kierownika o stanie kontroli zarządczej w jednostce , Plan działalności.

III. STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej określono odpowiednie standardy dla sektora finansów publicznych, które stanowią podstawowe wymagania dotyczące kontroli zarządczej. 22 standardy zapisane w grupach: A. środowisko wewnętrzne, B. cele i zarządzanie ryzykiem, C. mechanizmy kontroli, D. informacja i komunikacja, E. monitorowanie i ocena.

• Wyniki badań satysfakcji i zadowolenia klienta. • Wyniki samooceny. II. STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ Grupa standardów (A) – środowisko wewnętrzne 1. Przestrzeganie wartości etycznych • Katalog standardów zachowań urzędnika, pracownika, Polityka Jakości. • Wyniki badań satysfakcji i zadowolenia klienta. • Wyniki samooceny. • Oświadczenia majątkowe, o nieprowadzeniu działalności gosp. 2. Kompetencje zawodowe •Procedury wprowadzone zarządzeniem: nabór pracowników, służba, przygotowawcza, oceny pracowników, szkolenia pracowników. •Regulamin wynagradzania pracowników . •Regulamin organizacyjny i zakresy czynności pracowników. 3. Struktura organizacyjna •Regulamin Organizacyjny (struktura organizacyjna w załączniku). •Przeglądy zarządzania – wskazują na potrzeby zmian struktury organ. •Zakresy czynności pracowników, procedury SZJ, karty procesów. 4. Delegowanie uprawnień •Zarządzenia w sprawie powierzenia spraw jednostki do prowadzenia w imieniu Kierownika jednostki. •Zarządzenia w sprawie upoważnienia pracowników do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej. •Powierzenie i upoważnienie do wykonywania obowiązków z zakresu gospodarki i kontroli finansowej – Główny Księgowy. •Upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w imieniu Kierownika jednostki.

1. Misja • Zarządzenie w sprawie strategii Jednostki. III. STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ Grupa standardów (B) – cele i zarządzanie ryzykiem 1. Misja • Zarządzenie w sprawie strategii Jednostki. • Regulamin Organizacyjny . Polityka Jakości. • wyniki samooceny .(znajomość misji ) 2. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji • Polityka Jakości • Monitorowanie i pomiary w ramach SZJ, Przegląd zarządzania. •Zestawienie zadań, celów i mierniki ich realizacji oraz identyfikacja ryzyka – załącznik do zarządzenia dot. systemu kontroli zarządczej, •Określenie stopnia realizacji celów w Informacjach miesięcznych z realizacji zadań, • Samoocena . 3. Identyfikacja ryzyka • Zarządzenie w sprawie identyfikacji i zarządzania ryzykiem. •Określenie ryzyka w Tabeli zadań, celów i mierników ich realizacji oraz identyfikacji ryzyka (przykład tabeli). 4. Analiza ryzyka •Analiza dokonywana jest w Tabeli zadań, celów i mierników ich realizacji oraz identyfikacji ryzyka wg. zasad ustalonych w zarządzeniu (duże, średnie, małe). 5. Reakcja na ryzyko •Bieżące zapisy dot. propozycji podjęcia działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych. •Kwartalne zapisy dokonywane przez kierowników, kierownika, pracowników dot. postępowania z ryzykiem i zmniejszenia ryzyka do akceptowalnego poziomu, zapisy w Tabeli zadań, celów i mierników ich realizacji oraz identyfikacji ryzyka.

!!! Źródła celów Dokumenty strategiczne Przepisy prawa powszechnie obowiązującego Regulacje wewnętrzne Wytyczne, polecenia

•Dokumentacja i zapisy SZJ. 2. Nadzór III. STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ Grupa standardów (C) – mechanizmy kontroli 1. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej •Zarządzenie w sprawie określenia zasad i sposobu realizacji kontroli zarządczej w jednostce wraz z załącznikami, •Dokumentacja i zapisy SZJ. 2. Nadzór •Miesięczne informacje z realizacji zadań. •Monitorowanie decyzji uchylonych. •Monitorowanie realizacji zarządzeń. •Monitorowanie procesów (patrz cele i mierniki w kartach procesów). • Nadzór nad dokumentami i zapisami. • Audyty wewnętrzne i sporządzenie raportów z audytów. 3. Ciągłość działalności •Identyfikacja, analiza oraz reakcja na ryzyko (patrz standard 7,8,9). •Określenie zastępstw i planowanie urlopów pracowników, polityka szkoleniowa. •Stosowanie Instrukcji kancelaryjnej i archiwizacji dokumentów, Instrukcji inwentaryzacyjnej. •Stosowanie Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym oraz Polityki Bezpieczeństwa Informacji. •Plany działania jednostki w sytuacjach kryzysowych. •Przeglądy techniczne budynku – zapisy w książce obiektu.

III. STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ Grupa standardów (C) – mechanizmy kontroli c.d. 4. Ochrona zasobów • Polityka Bezpieczeństwa Informacji. • Monitorowanie obiektów użyteczności publicznej. • Potwierdzenie faktu powierzenia mienia pracownikom. • Upoważnienia, zapisy w zakresach czynności. • Stosowanie instrukcji BHP do obsługi sprzętu komputerowego. • Stosowanie szkoleń BHP stanowiskowych i specjalistycznych. 5. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych •Samokontrola dokumentów finansowych na stanowiskach. •Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Jednostce, •Zarządzenie w sprawie określenia zasad i sposobu przeprowadzania kontroli w Jednostce . •Audyty wewnętrzne SZJ. 6. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych •Ewidencja sprzętu elektronicznego w formie elektronicznej, •Polityka Bezpieczeństwa Informacji regulująca zasady ochrony danych osobowych w Jednostce. •Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym w Jednostce.

1. Bieżąca informacja, komunikacja wewnętrzna III. STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ Grupa standardów (D) – informacja i komunikacja 1. Bieżąca informacja, komunikacja wewnętrzna •Zapewnienie zasobów informacyjnych: Internet, Lex, prasa branżowa, fachowa literatura, szkolenia. •Zarządzenia Kierownika Jednostki. •Bieżąca współpraca z Organem Prowadzącym, •Narady kierownictwa i narady pracownicze, •Bieżąca współpraca między komórkami, •Zespoły zadaniowe, •Poczta elektroniczna i sieć wewnętrzna, • Informacja telefoniczna, •Ankiety badania satysfakcji pracowników. 2. Komunikacja zewnętrzna • Sprawozdania z pracy Kierownika Jednostki. • Narady koordynacyjne . • Spotkania konsultacyjne z zainteresowanymi stronami. • Strona internetowa i BIP, gazeta lokalna. • Ogłoszenia i informacje w gablotach i na tablicach ogłoszeń. • Współpraca z mediami. • Konsultacje społeczne. • Informacje przesyłane za pomocą poczty. . • Ankiety badania satysfakcji klientów. • Informacja telefoniczna. • Przyjmowanie klientów przez Kierownictwo (np raz w tygodniu).

III. STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ Grupa standardów (E) – monitorowanie i ocena 1. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej • Bieżący przegląd/ocena realizacji zadań i celów. • Audyty wewnętrzne . • Ocena skuteczności audytów. • Monitorowanie procesów. • Przegląd zarządzania. 2. Samoocena • Model CAF.

III. STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ Grupa standardów (E) – monitorowanie i ocena c.d. 3. Ocena kontroli zarządczej przez audyt wewnętrzny •Audyt wewnętrzny SZJ poszerzony o wymagania dotyczące kontroli zarządczej. 4. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej •W Jednostce: raport z przeglądu zarządzania SZJ. •Ocena skuteczności audytów dokonywana przez Kierownika Jednostki .

IV. Ocena ryzyka jako istotny element kontroli zarządczej Motto: ..”Sprawić aby zarządzający naprawdę zarządzali – to jest właśnie zarządzanie ryzykiem..” (Kevin W. Knight – przewodniczący Grupy ISO 31000) Ważnym elementem kontroli zarządczej winna być zawarta w dokumentacji ocena ryzyka. Wskazuje na to wyraźnie grupa standardów B. Oczekuje się, iż zostanie opracowana i wdrożona do stosowania odpowiednia procedura dotycząca tego tematu. Aktualnie Jednostki wypracowują sobie indywidualne podejście do oceny ryzyka. Standard ten odnosi się do systemu zarządzania ryzykiem - czyli zasad, struktury i procesu.

IV. Ocena ryzyka jako istotny element kontroli zarządczej – model procesu Komunikowanie i konsultacje Określenie specyfiki organizacji Monitorowanie i przegląd Ocena ryzyka Identyfikacja ryzyka Analiza ryzyka Ewaluacja ryzyka Postępowanie z ryzykiem

V. Ryzyko w kontekście cyklu Deminga (ciągłego doskonalenia) - PDCA Ugruntowany w ramach systemu zarządzania jakością wg. ISO 9001 i rozszerzony na kryteria modelu CAF cykl ciągłego doskonalenia (PDCA) wpisuje się jako praprzyczyna zasad postępowania z ryzykiem. Powód: • Jeżeli nie będziemy PLANOWAĆ naszych czynności – mogą nas czekać przykre, nieprzewidziane zdarzenia. • Jeżeli ich nie WYKONAMY – to na pewno nie osiągniemy zaplanowanych celów (pozostaną one nadal w sferze planów). • Bez SPRAWDZENIA nie dowiemy się , czy nasze plany i czynności przyniosły oczekiwane efekty. • Minimalizując ryzyko optymalizujemy nasze planowanie, czynności i metodologię ich sprawdzania - wprowadzamy ciągle odpowiednie standardy/zasady doskonalenia a następnie postępujemy /DZIAŁAMY zgodnie z nimi….

Zarządzanie, kontrola zarządcza, kontrola finansowa obejmuje wszystkie działania podejmowane dla wyznaczania i realizacji celów Zarządzanie Kontrola zarządcza oznacza ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy Kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem

Dziękuję Państwu za uwagę Lucyna Sokołowska l.sokolowska@podkarpackie.pl Tarnobrzeg, marzec 2013