Efektywność systemu Jacek Węglarczyk

„ Efektywność jest to miara określająca relację Przypomnienie … „ Efektywność jest to miara określająca relację między osiągniętymi wynikami a wykorzystanymi zasobami ”. Taka definicja wyraźnie wskazuje na pojęcie efektywności jako na kategorię ekonomiczną ; nie zawsze jest to uznawane za oczywiste – co omówione będzie w ramach części szkolenia dot. stosowania BSC – Zrównoważonej Karty Wyników. Tym niemniej ze względów praktycznych ciąg dalszy zajęć uwzględnia przede wszystkim podejście ekonomiczne.

Dwie uwagi … Jak w każdym sektorze działania dla firmy zasadnicze jest obliczenie stosunku nakładów na system zarządzania jakością do efektów osiągniętych dzięki systemowi – mamy wtedy do czynienia z efektywnością finansową . Istnieje także pojęcie efektywności organizacyjnej – jest to zdolność firmy do przystosowania się do zmian oraz produktywnego wykorzystania zasobów do realizacji celów.

Jeżeli chcemy mierzyć efektywność systemu zbudowanego na bazie procesów, równie dobrze możemy mierzyć efektywność poszczególnych procesów. … nie do końca …

Poziomy efektywności Organizacja Wizja, cel stra-tegiczny Przykład kryterium Organizacja Wizja, cel stra-tegiczny Zysk, udział w rynku, wartość firmy Proces procesu Produktywność, wadliwość Stanowisko pracy Zadanie, czynność Udział braków, awaryjność

Efektywność organizacji Kompleksowej oceny efektywności organizacji można dokonać z czterech punktów widzenia : Klientów Właścicieli Pracowników Dostawców Czynniki wpływające na jej efektywność : Domena działania, wizja i strategia Procesy i ich mapa, metody monitoringu Struktura organizacyjna Sposób wykorzystywania i alokacji zasobów Kultura firmy

Co i jak robić ? Ważniejsze od robienia wszystkiego jak trzeba, Jakość – robić dobrze lub źle ; czyli pracować rzetelnie i dobrze jakościowo. Wartość – robić to co klient uzna za dobre ; czyli robić właściwe rzeczy. Jakość wykonania Jakość celów / … wartość dla klienta … / Peter Drucker Ważniejsze od robienia wszystkiego jak trzeba, jest robienie tego, co trzeba.

Robienie niewłaściwych Jakość wykonania dobra zła Nieprawidłowe Prawidłowe Jakość celów I tak ma być Tylko koszty Robienie niewłaściwych rzeczy we właściwy sposób Robienie właściwych rzeczy we właściwy sposób Straty i zado-woleni klienci ? Robienie właściwych rzeczy w niewłaściwy sposób

Efektywność procesu Efektywność procesu jest to stosunek efektów do nakładów, czyli danych wejściowych do wyjściowych. Byłoby to bardzo proste, gdyby nie : Trudność w liczbowym określeniu wejść i wyjść Wyjście z procesu jest wejściem do następnego Trudność w określeniu wpływu interakcji

Priorytety Największą wartość końcową dla efektywności procesu mają kryteria klienta – w tym zadowolenie. Dla organizacji więc : Zadowolenie klienta Wynik finansowy. Tak naprawdę dwie oceny określają efektywność procesu.

Mierniki efektywności procesu np. dla procesu operacyjnego Produktywność Jednostkowy czas wykonania Ilość / wartość reklamacji Liczba obsłużonych klientów Zadowolenie klienta UWAGA : Produktywność / a / – wyniki / nakłady / ujęcie ekonomiczne / ; w tym przypadku ocena oparta jest na koncepcji kosztów jakości Produktywność / b / – mentalność postępu np. ilość innowacji, identyfikacja strat, obszarów do doskonalenia / ujęcie społeczne /

Efektywność stanowiska pracy Stosunkowo łatwiej jest dokonać analizy „ wyniki / nakłady ” dla stanowiska pracy – są do tego określone metodyki. Warunkiem dodatkowym jest ocena ukierunkowana na taką pracę na stanowisku, by była ona kompatybilna z określonymi celami procesu.

Ogólne zasady Uważa się, ze efektywność rozpoczyna się na stanowisku pracy Problemem jest ocena dwukierunkowa – od stanowiska i od procesu ; musi ona koncentrować się na wspólnych, syntetycznych wskaźnikach Ocena i działania pro efektywnościowe mają sens dla procesów skutecznych ; czyli relacja skuteczność – efektywność ma określoną kolejność A więc należy - wprowadzić odpowiednie cele i mierniki - powiązać je na poziomie stanowiska, procesu i organizacji - wykorzystywać uzyskane informacje 5. Usprawnienia należy skupić na czasach nieproduktywnych - p. czas przejścia / lean mgmt /.

Uważa się, że najlepiej stosować pełną i zrównoważoną formę pomiaru efektywności np. za pomocą ZKW / ang. Balanced Score Card /, gdzie mierniki efektywności tworzy się na bazie róznych wymiarów działania : Finansowego Operacyjnego / procesy / Klienta / rynek / Rozwoju / dynamika / Ten temat będzie także później.

Skuteczność vs efektywność Skuteczność Proces skuteczny lecz nieefektywny Proces skuteczny I efektywny Proces nieskuteczny i nieefektywny Proces nieskuteczny lecz efektywny

Literatura Problemy jakości 2001 – 2006 K. Lisiecka, J. Onyszczuk, J. Pawlak, A. Polak, E. Skrzypek, S. Zapłata.