Warszawa, 10 grudnia 2007 r. Aspekty administracyjno-prawne dla wyjeżdżających naukowców – wybrane zagadnienia – Ewelina Mossakowska Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk

Przekraczanie granicy RP – obywatele EOG Obywatele państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego (UE + Islandia, Norwegia i Lichtenstein) oraz obywatele Szwajcarii: przekraczają granicę Polski na podstawie dokumentu tożsamości, mogą przebywać w Polsce do 3 miesięcy bez konieczności rejestracji faktu swojego pobytu, najpóźniej w 1 dniu po upływie 3 miesięcy pobytu w Polsce, muszą dokonać rejestracji faktu swojego pobytu w kraju. Rejestracji dokonuje się niezwłocznie, na miejscu w urzędzie – w przypadku Warszawy jest to: Mazowiecki Urząd Wojewódzki, ul. Długa 5.

Wyjazd za granicę obywatela RP Przed wyjazdem do innego państwa członkowskiego UE, w celu podjęcia pracy w projekcie badawczym, należy upewnić się, czy dla takiego wyjazdu nie jest potrzebne uzyskanie wizy w celu wykonywania pracy lub wizy dla naukowców – niektóre państwa nie otworzyły rynku pracy dla obywateli nowych państw członkowskich. Zagadnienie powyższe jakkolwiek aktualne w dniu dzisiejszym traci na znaczeniu i w niedługim czasie przestanie istnieć.

Forma prawna wyjazdu za granicę W przypadku naukowca wyjeżdżającego z polskiej instytucji możliwe do zastosowania jest: oddelegowanie, urlop bezpłatny, urlop szkoleniowy. Wybór formy zależy od zasad projektu oraz woli obu stron umowy istniejącej w Polsce. Jeżeli stroną w projekcie jest instytucja zatrudniająca w Polsce naukowca, to realizacja projektu przez tego naukowca w okresie urlopu wypoczynkowego nie jest możliwa.

Opodatkowanie (I) Polska ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) przewiduje zwolnienie podatkowe dla wszystkich rodzajów stypendiów Marie Curie realizowanych w ramach 7. Programu Ramowego. Zwolnienie zawarte jest w treści art. 21 ust. 1 pkt 46 w/w ustawy:

Art. 21 ust. 1 pkt 46 Wolne od podatku są dochody otrzymane przez podatnika, jeżeli: a) pochodzą od rządów państw obcych, organizacji międzynarodowych lub międzynarodowych instytucji finansowych ze środków bezzwrotnej pomocy, w tym ze środków programów ramowych badań, rozwoju technicznego i prezentacji Unii Europejskiej i z programów NATO, przyznanych na podstawie jednostronnej deklaracji lub umów zawartych z tymi państwami, organizacjami lub instytucjami przez Radę Ministrów, właściwego ministra lub agencje rządowe, w tym również w przypadkach, gdy przekazanie tych środków jest dokonywane za pośrednictwem podmiotu upoważnionego do rozdzielania środków bezzwrotnej pomocy oraz b) podatnik bezpośrednio realizuje cel programu finansowanego z bezzwrotnej pomocy; zwolnienie nie ma zastosowania do dochodów osób fizycznych, którym podatnik bezpośrednio realizujący cel programu zleca - bez względu na rodzaj umowy - wykonanie określonych czynności w związku z realizowanym przez niego programem.

Opodatkowanie (II) Do dochodów z projektów Marie Curie zastosowanie znajduje także art. 21 ust. 1 pkt 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Art. 21 ust. 1 pkt 39 Wolne od podatku są dochody otrzymane przez podatnika, jeżeli: stypendia otrzymywane na podstawie przepisów o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki, stypendia doktoranckie otrzymywane na podstawie przepisów - Prawo o szkolnictwie wyższym oraz inne stypendia naukowe i za wyniki w nauce, których zasady przyznawania zostały zatwierdzone przez ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego po zasięgnięciu opinii Rady Głównej Szkolnictwa Wyższego albo przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania. Dla stypendiów Marie Curie realizowanych w 5. i 6. Programie Ramowym zostały wydane dwie decyzje Ministra Edukacji Narodowej i Sportu: nr DSW-2-0412-06/ZM/2004 z dnia 6.07.2004 r. – 6. PR nr DSW-2-0412-6/ZM/2002 z dnia 12.04.2002 r.- 5. PR

Interpretacje podatkowe (III) 1 lipca 2007 r. weszła w życie nowelizacja Ordynacji podatkowej stanowiąca, iż organem wydającym pisemne interpretacje prawa podatkowego jest od tej chwili, zamiast naczelników urzędów skarbowych, Minister Finansów. Podstawowe informacje o nowych zasadach: Organ właściwy: Minister Finansów działający za pomocą 4 izb skarbowych - warszawskiej, poznańskiej, bydgoskiej i katowickiej, Koszt: 75 zł za każde pytanie (każdy stan faktyczny), Okres oczekiwania: do 3 miesięcy, Forma zapytania: formularz urzędowy.

Informacje praktyczne dla naukowców – czyli co ustalić za granicą jeszcze przed wyjazdem Uzyskać projekt umowy z instytucją przyjmującą lub przynajmniej: Uzyskać pisemne potwierdzenie podstawowych warunków proponowanej umowy: rodzaj umowy, stanowisko, przedmiot umowy, wysokość wynagrodzenia, okres pracy. Ustalić zakres ubezpieczeń społecznych za granicą. Ustalić zakres pomocy instytucji przy formalnościach urzędowych na miejscu. Ustalić zakres uprawnień do korzystania ze sprzętu i zasobów instytucji. Ustalić zasady refundacji kosztów przyjazdu. Uzyskać z instytucji przyjmującej dokumenty uprawniające do skorzystania z najdogodniejszej procedury wizowej (jeśli wiza jest wymagana). Dopełnić w/w formalności niezależnie od istnienia wcześniejszej udanej współpracy ze znajomym naukowcem z tamtej instytucji.

Informacje praktyczne dla naukowców – czyli o czym pamiętać podczas pobytu za granicą Zbierać dokumentację potwierdzającą okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia. Zbierać dokumenty dowodzące wysokości zapłaconego podatku. Zapytać o ewentualne zwolnienia podatkowe dla przyjeżdżających naukowców. Dopełnić procedury legalizacji pobytu za granicą (także na terytorium UE). Dowiedzieć się o obowiązkach prawnych na terytorium tamtego państwa, np. rozliczenie podatkowe etc.

Informacje praktyczne dla instytucji Realizacja każdego projektu „europejskiego” wiąże się z koniecznością realizacji odpowiednich obowiązków prawno-administracyjnych, odpowiednio w kraju lub za granicą. Dotyczy to zarówno instytucji, jak i naukowców. Kwestie administracyjno-prawne – w szczególności w przypadku instytucji – pochłaniają nie mniej czasu i energii niż zadania merytoryczne projektu. W instytucji nieodzownym jest współpraca pomiędzy poszczególnymi działami wzajemnie oraz instytucją, a organami administracji państwowej. W związku z wprowadzeniem nowych zasad przyjmowania naukowców, znaczenia nabiera udział instytucji w legalizacji ich pobytu.

Legalizacja pobytu na terytorium RP – obywatele EOG Obywatele państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego (UE + Islandia, Norwegia i Lichtenstein) oraz obywatele Szwajcarii, w celu legalizacji pobytu z upływem 3 miesięcy pobytu w Polsce muszą przedłożyć w urzędzie wojewódzkim: wniosek o zarejestrowanie faktu pobytu, kserokopię dokumentu tożsamości, potwierdzenie zameldowania na czas określony (zaświadczenie z hotelu lub urzędu gminy/dzielnicy/miasta). Najkorzystniejszym jest aby cudzoziemiec złożył 3 komplety w/w dokumentów.

Wjazd na terytorium RP – obywatele spoza EOG (I) Obywatele państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego w celu podjęcia pracy lub stypendium w Polsce: muszą uzyskać wizę pobytową: w celu wykonywania pracy lub w celu „naukowym, szkoleniowym, dydaktycznym”, w jednostkach PAN, j. b.-r. i w szkołach wyższych podejmują pracę bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Wiza pobytowa w celu naukowym, szkoleniowym, dydaktycznym, ma stanowić narzędzie ułatwienia mobilności naukowców ale procedura jej uzyskania jest nadal niejednolita.

Wjazd na terytorium RP – obywatele spoza EOG (II) Wiza pobytowa w celu wykonywania pracy wydawana jest w wydziale konsularnym ambasady lub konsulacie RP w dowolnym miejscu na świecie. Instytucja przyjmująca musi wysłać do naukowca lub/oraz do ambasady oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy temu naukowcowi. Oświadczenie powinno zawierać informacje o: osobie naukowca, instytucji, stanowisku, okresie i rodzaju zatrudnienia, wysokości wynagrodzenia, pochodzeniu wynagrodzenia ze środków Komisji Europejskiej.

Legalizacja pobytu na terytorium RP – obywatele spoza EOG (I) Naukowiec posiadający wizę pobytową powinien z odpowiednim wyprzedzeniem wystąpić o wydanie zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony lub z ostatnim dniem terminu wskazanego w wizie, opuścić terytorium RP. Wniosek o wydanie zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony musi zostać złożony nie później niż 45 dni przed końcem ważności wizy. W ślad za zezwoleniem na zamieszkanie na czas oznaczony, w ciągu 14 dni, naukowiec otrzyma kartę pobytu. Procedura w w/w zakresie prowadzona jest przez wydział spraw cudzoziemców właściwego urzędu wojewódzkiego - w przypadku woj. Mazowieckiego: Mazowiecki Urząd Wojewódzki przy ul. Długiej 5 w Warszawie (www.mazowieckie.pl).

Legalizacja pobytu na terytorium RP – obywatele spoza EOG (II) W przypadku wizy pobytowej w celu wykonywania pracy wniosek o wydanie zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony i karty pobytu składa się z: 4 egzemplarzy wypełnionego formularza urzędowego, 4 aktualnych, kolorowych fotografii o wymiarach 4,5 x 3,5 cm (paszportowe), 2 kserokopii każdej strony paszportu, na której jest jakiś zapis lub pieczęć, oświadczenia pracodawcy o zamiarze powierzenia pracy lub o powierzeniu pracy, kopii umowy o pracę, umowy o dzieło lub zlecenia (oryginał do wglądu), zaświadczenia o nie zaleganiu w podatkach lub PIT 37/PIT 40, dowodu zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego, oświadczenia o miesięcznych kosztach utrzymania, kopii umowy najmu lokalu lub innego tytułu do lokalu albo poświadczenia pobytu w hotelu (oryginał do wglądu), dowodu zameldowania w urzędzie gminy/miasta/dzielnicy lub poświadczenia zameldowania z hotelu.

Legalizacja pobytu na terytorium RP – obywatele spoza EOG (III) W przypadku osoby, która przyjechała z wizą w celu wykonywania pracy, pracodawca obowiązany jest pilnować aby osoba, którą przyjął do realizacji projektu miała dopełnione wszelkich formalności związanych z legalizacją pobytu na terytorium RP. W przypadku osoby, która przyjechała do Polski z wizą pobytową w celu naukowym, szkoleniowym, dydaktycznym, instytucja przyjmująca odpowiedzialna jest finansowo ponadto z tytułu wszelkich kosztów administracyjnych związanych z postępowaniem wszczętym w związku z niedopełnieniem formalności legalizacyjnych naukowca. W jednym i w drugim przypadku instytucja powinna dołożyć starań aby pomóc naukowcowi odpowiednio zalegalizować pobyt w Polsce, a także pomóc mu w formalnościach związanych np. z rocznym rozliczeniem podatku dochodowego od osób fizycznych – jeżeli osoba ta będzie miała obowiązek rozliczenia się z polskim urzędem skarbowym.

Rodzaje umów z naukowcem (I) Dwa typy umów W ramach realizacji projektu naukowego można przyjąć naukowca na podstawie: umowy o pracę umowy cywilnoprawnej umowa o świadczeni usług umowa nie zawierająca elementu świadczenia usług Wybór umowy Rodzaj umowy, jaką instytucja przyjmująca podpisze z naukowcem jest ustalany w fazie negocjacji z Komisją Europejską. Wynegocjowany rodzaj umowy decyduje bezpośrednio o wysokości wynagrodzenia dla naukowca. Uwaga ! Poza nielicznymi wyjątkami (najczęściej związanymi z czasem trwania umowy), zaleca się aby wybierana była forma umowy o pracę ze względu na znacznie mniejsze komplikacje prawne.

Rodzaje umów z naukowcem (II) Zgodność z prawem polskim Każda umowa podpisana z naukowcem powinna odpowiadać przepisom powszechnego prawa polskiego oraz wewnętrznych aktów istniejących u pracodawcy. Zgodność z zasadami realizacji projektu Niezależnie od powyższego, umowa z naukowcem winna zawsze odpowiadać zasadom projektu badawczego. Uwaga ! Umowa musi być sporządzona w języku polskim ale powinna posiadać także wersję w języku zrozumiałym dla naukowca (art. 7 ustawy o języku polskim (Dz. U. 1999 r. Nr 90, poz. 999 z późn. zm.)

Rodzaje umów z naukowcem (III) Rekomendacje Komisji Europejskiej (2005/251/WE) : Europejska Karta Naukowca mówi o roli, odpowiedzialności i uprawnieniach naukowców oraz ich pracodawców lub organizacji dystrybuujących fundusze. Jej celem jest zapewnienie, że istniejące powiązania pomiędzy tymi stronami przyczyniają się do wymiany rezultatów naukowych i rozwoju kariery naukowca. Kodeks Postępowania przy Rekrutacji Naukowców ma na celu pomoc we wprowadzeniu przejrzystych i jasnych zasad procedur rekrutacyjnych. Między innymi proponuje się w nim aby przy wyborze pracownika nie kierować się tylko liczbą publikacji ale stosować również inne kryteria takie jak, doświadczenie w nauczaniu, zarządzaniu, pracy w zespole, transferze wiedzy czy działalności popularyzatorskiej. Polski Portal dla Mobilnych Naukowców > Polityka

Rodzaje umów z naukowcem (IV) O rodzaju umowy świadczy jej treść, a nie tytuł. Umowa „zlecenia” zawierająca elementy umowy o pracę zostanie uznana z umowę o pracę ze wszystkimi konsekwencjami ubezpieczeniowymi tego stanu rzeczy. „Umowa o stypendium” zawierająca elementy świadczenia usług, uznana zostanie za umowę nienazwaną o świadczenie usług, co do której stosuje się przepisy o zleceniu. Uwaga ! W sprawie sporządzenia umowy z naukowcem zawsze należy skonsultować się z działem prawnym działającym w instytucji, celem weryfikacji postanowień umownych.

Ubezpieczenia społeczne Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wysłała do wszystkich oddziałów ZUS interpretację dotyczącą podstawy wymiaru składek od przychodów stypendystów Marie Curie przyjeżdżających do Polski – pismo FUn 0201-6/06. Zgodnie z w/w interpretacją: w przypadku umowy o pracę składki pobierane winny być jedynie od wynagrodzenia głównego (Monthly living allowance), o ile dodatkowe składniki zostaną wydzielone w treści umowy, w przypadku umowy cywilnoprawnej składki ubezpieczeniowe winny być pobierane od całości przychodu naukowca. Interpretacja wzbudziła wiele kontrowersji ale jest dokumentem wiążącym.

www.zus.pl – Zakład Ubezpieczeń Społecznych Ważny adresy www www.zus.pl – Zakład Ubezpieczeń Społecznych www.mf.gov.pl – Ministerstwo Finansów www.mz.gov.pl – Ministerstwo Zdrowia www.msz.gov.pl – Ministerstwo Spraw Zagranicznych www.nfz.gov.pl – Narodowy Fundusz Zdrowia http://isip.sejm.gov.pl/prawo/index.html – baza aktów prawnych strony sejmowej

Więcej informacji Krajowy Punkt Kontaktowy http://www.kpk.gov.pl Polski Portal dla Mobilnych Naukowców http://www.eracareers-poland.gov.pl  Wysyłanie zapytań do KE http://ec.europa.eu/research/enquiries

Dziękujemy za uwagę Osoby do kontaktu: Biuro ds. Mobilności Marta Muter Piotr Bednarek Ewelina Mossakowska mobility@kpk.gov.pl Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk ul. Żwirki i Wigury 81 02-091 Warszawa tel: 0 22 828 74 72 fax: 0 22 828 53 70 e-mail: kpk@kpk.gov.pl