1 PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007 – 2013 Szkolenie z zakresu realizacji i raportowania mikroprojektów Bielsko-Biała, 8-10 grudnia 2009 r. Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w 85% w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka oraz budżetu państwa w 15%.

2 Raport z postępu realizacji mikroprojektu wraz z załącznikami oraz wersją elektroniczną składany jest do Euroregionu Beskidy. Raporty z postępu realizacji mikroprojektu/kwartalne składane są za okres sprawozdawczy obejmujący JEDEN KWARTAŁ KALENDARZOWY liczony od początku każdego roku. Raport za ostatni kwartał realizacji mikroprojektu stanowi równocześnie RAPORT KOŃCOWY realizacji mikroprojektu.

3 Raport obejmuje: Część rzeczowa Raport z postępu realizacji działań Część finansowawniosek o płatność (zestawienie wydatków)

4 I etap poświadczenia wydatków Beneficjent przekazuje do Euroregionu: Raport z postępu realizacji mikroprojektu z załącznikami, Faktury i dowody księgowe II etap poświadczenia wydatków Zadaniem Euroregionu jest: Weryfikacja raportów z postępu realizacji mikroprojektów oraz wymaganych załączników w tym: faktur i innych dowodów księgowych Kontrola mikroprojektów na miejscu – na próbie 10% mikroprojektów

5 Załączniki do części rzeczowej Raportu z postępu realizacji Mikroprojektu zaproszenia na szkolenia, warsztaty, konferencje, imprezy itp. zgłoszenia na szkolenia, warsztaty itp. program szkolenia, konferencji, warsztatów itp. listy obecności materiały szkoleniowe ankiety oceniające szkolenia, warsztaty certyfikaty ukończenia szkolenia, warsztatów zdjęcia, filmy, itp. materiały prasowe, wydruki ze strony www. notatki służbowe materiały informacyjne dotyczące imprezy, szkolenia itp. protokoły odbioru materiały promocyjne, np. gadżety inna dokumentacja potwierdzająca spełnienie zasad promocji i informacji

6 Euroregion po zakończeniu weryfikacji Raportu wraz z kompletem dokumentów dokonuje poświadczenia wydatków, a następnie informuje Beneficjenta o: Wydatkach, które zostały uznane za niekwalifikowalne wraz z uzasadnieniem, Zatwierdzeniu kwoty rozliczenia z uwzględnieniem wydatków niekwalifikowalnych (jeśli wystąpią).

7 Po zatwierdzeniu raportu i poświadczeniu Euroregion przekazuje refundację w wysokości do 50 % wydatków kwalifikowalnych zatwierdzonych przez Euroregion w Raporcie. W tym samym czasie Euroregion przygotowuje zbiorcze zestawienie wydatków, które przekazuje do Instytucji Kontroli I stopnia. Instytucja Kontroli I stopnia po zatwierdzeniu wydatków do refundacji przekazuje Certyfikat do Euroregionu.

8 Dofinansowanie z budżetu państwa Po otrzymaniu Certyfikatu poświadczającego wydatki Euroregion występuje zgodnie z procedurą z wnioskiem o uruchomienie rezerwy celowej z budżetu państwa do właściwego urzędu wojewódzkiego. Urząd Wojewódzki na podstawie zgłoszonego zapotrzebowania Euroregionu występuje do Ministra Rozwoju Regionalnego z wnioskiem o uruchomienie rezerwy celowej budżetu państwa. Istnieje możliwość wnioskowania kilka razy w roku.

9 Terminy Beneficjenci Do 5 dni kalendarzowych po zakończeniu kwartału w przypadku RAPORTU KWARTALNEGO Do 30 dni kalendarzowych od daty zakończenia realizacji rzeczowej mikroprojektu RAPORTU KOŃCOWEGO

10 Euroregion Do 45 dni kalendarzowych od przekazania dokumentów przez Beneficjenta Kontrolerzy I stopnia Do 30 dni kalendarzowych od przekazania dokumentów przez Euroregion

11 Schemat poświadczania wydatków

12 Ścieżka refundacji wydatków BENEFICJE NT SŁOWACKI BENEFICJE NT POLSKI VUC EUROREGIO N INSTYTUCJA KONTROLI PIERWSZEG O STOPNIA PARTNER WIODĄCY PROJEKTU PARASOLOWEGO INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄ CA INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄC A

13 Proces weryfikacji Raportu złożonego przez beneficjenta mikroprojektu do momentu przelania pieniędzy może potrwać ok. 6 miesięcy, pod warunkiem, że na koncie programowym będą środki finansowe.

14 Kontrole Euroregion przeprowadza: kontrole 100% poniesionych przez beneficjenta wydatków kontrole 10% mikroprojektów na miejscu, wybranych na podstawie próby wizyty monitorujące – 10% mikroprojektów kontrole doraźne – w przypadku uzyskania informacji o zaistnieniu nieprawidłowości w realizacji mikroprojektu kontrole następcze – w przypadku wykrycia nieprawidłowości w trakcie kontroli. Kontrola następcza polega na weryfikacji wdrożenia zaleceń pokontrolnych.

15 Kontroler I stopnia kontroluje: 5% dokumentów mikroprojektu 5% mikroprojektów na miejscu, wybranych na podstawie próby Kontrole doraźne (w przypadku uzyskania informacji o zaistnieniu nieprawidłowości w realizacji projektu)

16 Kontrola zamówień publicznych Na podstawie § 9 umowy o dofinansowanie mikroprojektu Euroregion dokonuje kontroli ex-ante i ex-post mikroprojektów.

17 Zmiany w projekcie Zgodnie z § 10. ust umowy o dofinansowanie zmiany nie przekraczające 20% kosztów kwalifikowalnych w ramach głównych kategorii budżetowych lub 20% wartości docelowych wskaźników produktu i rezultatu, mogą być dokonywane samodzielnie przez Beneficjenta. Beneficjent przekłada informację pisemną. Zmiany przekraczające 20% kosztów kwalifikowalnych w ramach głównych kategorii budżetowych lub 20% wartości docelowych wskaźników produktu i rezultatu oraz zmiany wynikające z podniesienia o więcej niż 10% wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu mogą być dokonywane wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Euroregionu. Wszystkie zmiany muszą być opisane w Raporcie z postępu realizacji mikroprojektu.

18 Do pisma dotyczącego wprowadzenia zmian w mikroprojekcie prosimy załączać nowy budżet.

19 Archiwizacja dokumentacji Zgodnie z § 8 ust. 1 pkt. 9 umowy o dofinansowanie mikroprojektu beneficjent ma obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Mikroprojektu do co najmniej 31 grudnia 2020 r.

20 Stowarzyszenie Region Beskidy ul. Widok Bielsko-Biała Polska tel.: fax: Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w 85% w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka oraz budżetu państwa w 15%.