Raport z postępu realizacji mikroprojektu realizowanego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska-Republika Słowacka KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW Bielsko - Biała, 8-10 grudnia 2009 r. Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka oraz budżetu państwa 1

W PRZYPADKU JAKICHKOLWIEK NIEJASNOŚCI BĄDŹ WĄTPLIWOŚCI DOTYCZĄCYCH WYPEŁNIANIA WNIOSKU PROSIMY O KONTAKT Z BIUREM EUROREGIONU Wytyczne dotyczące kwalifikowalności kosztów refundowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego dostępne są na stronach internetowych: www. funduszeeuropejskie.gov.pl lub

Załącznik 1. Wydatki poniesione/przychody uzyskane w trakcie realizacji projektu w EUR 3 Załącznik 2. Lista wydatków poniesionych przez beneficjenta/partnera projektu przedłożonych do zatwierdzenia Część finansowa Raportu obejmuje:

Wszystkie pozycje wydatków umieszczone w poszczególnych kategoriach w Załączniku 1 i Załączniku 2 muszą być zgodne z kosztami zaplanowanymi w budżecie Wniosku o dofinansowanie. 4

Przy przeliczaniu wydatków z PLN na EUR - Beneficjent stosuje kurs walutowy obowiązujący w ostatnim miesiącu okresu sprawozdawczego (kwartału), za który składany jest Raport. Kurs jest publikowany na stronie internetowej Komisji Europejskiej: ( 5

Kwalifikowalność poszczególnych wydatków przedstawianych w Raporcie z Postępu Realizacji Mikroprojektu oraz sposób ich udokumentowania OGÓLNE ZASADY KWALIFIKOWANIA 6

4. BUDŻET PROJEKTU 4.1 Wydatki i plan finansowy projektu w EUR Wydatki Koszty kwalifikowane (EUR) Wnioskodawca Koszty kwalifikowane (EUR) Partner projektu Razem Zasadność planowanych kosztów w powiązaniu z określonymi działaniami 1. Płace 1.1 Personel wnioskodawcy/partnerów ( umowy o pracę) 1.2 Personel zewnętrzny (np. Eksperci, tłumacze - umowy zlecenia/o dzieło) 2. Podróże (pociąg, autobus, samochód, etc.) 2.1 Podróże międzynarodowe 2.2 Podróże krajowe 3. Wyposażenie (meble, komputery, etc.) 4. Spotkania i promocja projektu 4.1 Wyżywienie 4.2 Zakwaterowanie 4.3 Publikacje, studia (bez wypłat) 4.4 Inne (np. wynajem sal konferencyjnych) 5. Koszty inwestycyjne 6. Koszty przygotowawcze ( nie więcej niż 5 % pozycji 10) ) 7. Inne (nie ujęte w kategoriach 1-6 np. bilety wstępu,) 8. Koszty ogólne (materiały biurowe, telefony, elektryczność, ogrzewanie, wynajem powierzchni biurowej, koszty przelewów bankowych) nie więcej niż 15% pozycji 10 9.Uzyskane przychody 10. Całkowite koszty kwalifikowalne projektu (pomniejszone o przychody) 7

Kategoria 1. Płace obejmuje koszty osobowe personelu realizującego projekt, odpowiadające aktualnym wynagrodzeniom wraz z obowiązkowymi składkami oraz innymi kosztami związanymi z wynagrodzeniem. Koszt utrzymania personelu jest kwalifikowalny pod warunkiem, że pracownicy są zatrudnieni bezpośrednio przy realizacji projektu i kiedy można wykazać, że ich udział w realizacji jest niezbędny i w sposób zasadniczy przyczynia się do osiągnięcia jego rezultatów. Koszty osobowe stanowią wydatek kwalifikowalny w przypadku nowych pracowników zatrudnionych przez beneficjenta na potrzeby realizacji projektu lub w przypadku pisemnego oddelegowania wcześniej zatrudnionych pracowników do realizacji nowych zadań związanych z projektem. 1. Płace 8

Kategoria obejmuje koszty personelu realizującego Projekt, zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, odpowiadające aktualnym wynagrodzeniom brutto wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne. W przypadku częściowego kwalifikowania kosztów pracowników zatrudnionych w danej instytucji przy realizacji projektu, wynagrodzenie należy rozliczać na podstawie proporcji godzin przepracowanych na rzecz projektu według karty czasu pracy. 1.1 Personel wnioskodawcy/partnerów 9

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku w kategorii 1.1 Personel wnioskodawcy: Lista płac – prawidłowo opisana Umowa o pracę Zakres czynności/opis stanowiska pracy????? Oddelegowanie do wykonywania pracy na rzecz projektu (jeśli dotyczy) Karty czasu pracy (dla wynagrodzeń częściowo przedstawianych do refundacji) Deklaracja ZUS P DRA Wyciągi bankowe dokumentujące zapłatę: wynagrodzenia, składek ZUS, podatku dochodowego i innych elementów potrącanych z wynagrodzenia, np. składek PZU) Oświadczenie, że w kwocie przelewów na rzecz ZUS, Urzędu Skarbowego zawarte są kwoty dotyczące pracowników rozliczanych w projekcie 10

Kwalifikowalny jest koszt personelu zewnętrznego, w tym: a)zlecenia zewnętrzne usług podmiotom zewnętrznym, w tym prowadzącym działalność gospodarczą – dokument potwierdzający – faktura lub rachunek b)zlecenia zewnętrzne usług osobom fizycznym - umowy zlecenia i o dzieło pracowników własnych partnera i zewnętrznych. Dopuszcza się podpisywanie umów zlecenia lub o dzieło z własnymi pracownikami, jeśli zamówienia dokonano zgodnie z prawem krajowym i zakres wykonywanych prac objętych tą umową wykracza poza zakres obowiązków wynikających z umowy o pracę. 1.2 Personel zewnętrzny 11

Wolontariat 12 Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku w kategorii 1.2 Personel zewnętrzny: Rachunek do umowy zlecenia/o dzieło (ewentualnie faktura/rachunek – prawidłowo opisany Umowa zlecenia/o dzieło Protokół odbioru/potwierdzenie wykonania czynności będących przedmiotem umowy Deklaracja ZUS P DRA (jeśli dotyczy) Wyciągi bankowe dokumentujące zapłatę: wynagrodzenia, składek ZUS, podatku dochodowego) Oświadczenie, że w kwocie przelewów na rzecz ZUS, Urzędu Skarbowego zawarte są kwoty dotyczące pracowników rozliczanych w projekcie

2. Podróże Kwalifikowalne są wydatki na podróże (zagraniczne i krajowe) dla osób uczestniczących w realizacji projektu, które są niezbędne do osiągnięcia celu projektu i nie przekraczają kosztów powszechnie obowiązujących na rynku, zwykle ponoszonych przez beneficjenta. 13

Wolontariat 14 Na każdym dokumencie przedstawianym do kontroli musza się znaleźć: !!! Wszystkie podpisy, pieczątki (zgodnie ze stosowaną polityka rachunkowości) Nr ewidencyjny dokumentu Dekeretacja (ewentualnie PK) Zapis o współfinansowaniu Tytuł projektu Nr projektu/nr umowy Kwota wydatku kwalifikowalnego Związek wydatku z projektem – kategoria budżetu, w której jest rozliczany (jeżeli jest kilka kategorii trzeba podać wszystkie) Podstawa stosowania lub wyłączenia z Ustawy PZP

Wolontariat 15 Dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku w kategorii 2.1 podróże zagraniczne; 2.2 podróże krajowe: Polecenie Wyjazdu Służbowego – prawidłowo opisane (ewentualnie częściowo w formie załącznika złączonego na trwałe z drukiem PWS) Wszystkie załączniki do PWS, typu: bilety, faktury/rachunki (jeśli są) Potwierdzenie pobytu – pieczątka na PWS (lub w inny sposób) Lista obecności, agenda spotkania, zaproszenie – potwierdzające udział w spotkaniu Raport Kasowy (wraz z dokumentami kasowymi KP, KW) ewentualnie Wyciągi Bankowe dokumentujące zapłatę należności z tytułu odbytej podróży służbowej Tabela kursowa (dla delegacji zagranicznych) – na rozliczeniu delegacji musi być powołany nr tabeli kursowej, na podstawie której dokonuje się przeliczenia wydatków ponoszonych w walucie zagranicznej Ewidencja przebiegu pojazdu służbowego Ewidencja przebiegu pojazdu + umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych (dla wyjazdów samochodami prywatnymi pracowników)

2.1 Podróże międzynarodowe bilety lotnicze w klasie ekonomicznej, bilety kolejowe w I lub II klasie, bilety autobusowe, koszty hoteli, wynajem środka transportu, ryczałty, diety zagraniczne zgodnie z przepisami krajowymi, w uzasadnionych przypadkach zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych według stawek krajowych za 1 km odbytej podróży związanej z realizacją projektu, zakup paliwa do samochodu służbowego (Koszty podróży samochodami służbowymi wnioskodawcy/partnera krajowego rozlicza się na podstawie karty drogowej oraz kalkulacji wartości paliwa zużytego do odbycia podróży związanej z realizacją projektu. Faktury za zakup paliwa stanowią załącznik do rozliczenia wyjazdu służbowego.) koszty podróży partnerów zagranicznych. Należy pamiętać o zachowywaniu biletów (kolejowych, autobusowych, lotniczych, karty pokładowej), gdyż stanowią one podstawę do rozliczania kosztów. 16

2.2 Podróże krajowe bilety lotnicze w klasie ekonomicznej (w uzasadnionych przypadkach lub gdy cena biletu lotniczego jest porównywalna z ceną biletu kolejowego), bilety kolejowe w I lub II klasie, bilety autobusowe, koszty hoteli, wynajem środka transportu, ryczałty, diety zgodnie z przepisami krajowymi, w uzasadnionych przypadkach zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych według stawek krajowych za 1 km odbytej podróży związanej z realizacją projektu, zakup paliwa do samochodu służbowego (Koszty podróży samochodami służbowymi wnioskodawcy/partnera krajowego rozlicza się na podstawie karty drogowej oraz kalkulacji wartości paliwa zużytego do odbycia podróży związanej z realizacją projektu. Faktury za zakup paliwa stanowią załącznik do rozliczenia wyjazdu służbowego.) Należy pamiętać o zachowywaniu biletów (kolejowych, autobusowych, lotniczych, karty pokładowej), gdyż stanowią one podstawę do rozliczania kosztów. 17

Zakup wyposażenia jest kosztem kwalifikowalnym tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji projektu, tj. służy realizacji celów bezpośrednich projektu. Każdy zakup musi zostać odpowiednio uzasadniony wraz z informacją, czy w przyszłości będzie użytkowany i w jaki sposób. Planowany zakup sprzętu należy wyspecyfikować pod względem rodzaju i ilości (Zasadność planowanych kosztów w powiązaniu z określonymi działaniami). Koszty zakupu wyposażenia (nowego lub używanego) muszą odpowiadać cenom rynkowym. Dopuszcza się możliwość przekazania zakupionego sprzętu partnerowi zagranicznemu. Zapis taki musi zostać uwzględniony w Porozumieniu Partnerskim 3. Wyposażenie (meble, komputery etc.) 18

4. Spotkania i promocja projektu W kategorii 4. ujmuje się koszty przygotowania i realizacji spotkań, których organizacja jest uzasadniona osiągnięciem celów projektu, a także koszty promocji projektu i rozpowszechniania jego efektów. Przy planowaniu wydatków należy zwracać szczególną uwagę na efektywność wykorzystania środków. Do celów kontrolnych konieczne jest dokumentowanie spotkań (archiwizowanie zaproszeń, plakatów, programów, itp.) i sporządzanie list obecności z konferencji, warsztatów, roboczych spotkań z partnerami itp., organizowanych w ramach projektu. 19

4. Spotkania i promocja projektu 4.1 Wyżywienie Wydatki związane z wyżywieniem uczestników projektu wymagają aby w kolumnie 5. Zasadność planowanych kosztów w powiązaniu z określonymi działaniami określić liczbę uczestników oraz formę wyżywienia, np. całodzienne wyżywienie uczestników konferencji, wycieczki itp., catering lub zakup produktów spożywczych. W przypadku imprez kilkudniowych istotne jest również określenie ilości dni. 20

4. Spotkania i promocja projektu 4.2 Zakwaterowanie Podstawą rozliczenia kosztów zakwaterowania uczestników projektu są faktury VAT lub rachunki według określonego limitu w hotelach klasy średniej. Kwalifikowane są koszty zakwaterowania polskich i słowackich uczestników projektu pod warunkiem, iż są one niezbędne do realizacji zaplanowanych działań. W kolumnie 5. Zasadność planowanych kosztów w powiązaniu z określonymi działaniami należy określić planowaną liczbę osób oraz liczbę dni ich pobytu. 21

4. Spotkania i promocja projektu 4.3 Publikacje, studia (bez wypłat) Pozycja budżetowa obejmuje koszty drukarni, wydawnictwa związane z przygotowaniem i drukiem publikacji oraz materiałów roboczych i informacyjnych, np. folderów, ulotek, broszur, zaproszeń, plakatów, wydawnictw książkowych, publikacji prasowych, studiów, planów itp. W kolumnie 5. Zasadność planowanych kosztów w powiązaniu z określonymi działaniami należy określić nakład (ilość egzemplarzy), objętość, format i poziom edytorski danej publikacji. W pozycji tej nie ma możliwości rozliczenia kosztów osobowych związanych z przygotowaniem lub tłumaczeniem publikacji, materiałów promocyjnych, roboczych (koszty te powinny znaleźć się w kategorii 1.2 – personel zewnętrzny). 22

4. Spotkania i promocja projektu 4.4 Inne (np. wynajem sal konferencyjnych) Kosztem kwalifikowanym jest: - wynajem sali, sceny, sprzętu multimedialnego, nagłośnienia oraz wyposażenia niezbędnego do organizacji spotkania lub wydarzenia itp., - wydatki związane z promocją i rozpowszechnianiem efektów projektu, np. przygotowanie banerów informacyjnych, wykonanie stron internetowych, zakup domen itp. - upominki i nagrody dla uczestników konkursów, warsztatów, zawodów, których wartość nie może przekroczyć 50 EUR za sztukę. 23

5. Koszty inwestycyjne Kategoria dotyczy wydatków na projekty w zakresie drobnych inwestycji infrastrukturalnych powiązanych z przedsięwzięciami o charakterze miękkim z dziedziny kultury, sportu, turystyki i ochrony środowiska Inwestycje te mogą dotyczyć: infrastruktury komunikacyjnej, turystycznej np. budowa, przebudowa i remont infrastruktury aktywnych form turystyki oraz bazy okołoturystycznej, działań przyczyniających się do wzrostu ruchu turystycznego, wzmacniania bezpieczeństwa oraz infrastruktury ochrony środowiska, tworzenia punktów dostępu do internetu i wspieranie jego wykorzystania, tworzenia punktów dostępu do informacji (np. turystycznej i kulturalnej), działań związanych z promocją turystyki i regionu, działań z zakresu dziedzictwa kulturowego. Niekwalifikowane są inwestycje nie mające transgranicznego oddziaływania. 24

5. Koszty inwestycyjne cd. robót prac budowlano-montażowych, prac wykończeniowych, w tym instalacyjnych, montażowych, adaptacyjnych, prac rozbiórkowych, nadzór sprawowany w imieniu inwestora w zakresie prawidłowości realizacji inwestycji i nadzór konserwatorski. Kosztem kwalifikowalnym, jeżeli charakter projektu tego wymaga, są koszty: dostaw zakup sprzętu i wyposażenia nierozerwalnie związanego z funkcjonowaniem inwestycji prac wykończeniowych, w tym instalacyjnych, montażowych, adaptacyjnych. 25

6. Koszty przygotowawcze Kategoria obejmuje: koszty przygotowania wniosku projektowego (oprócz wypełnienia wniosku) i wymaganych załączników, o ile ich opracowanie jest niezbędne do przygotowania projektu lub wymagane przez prawo krajowe, wspólnotowe lub przez instytucję zarządzającą; Wydatki związane z przygotowaniem projektu są refundowane pod warunkiem zatwierdzenia projektu do wsparcia. Koszty przygotowawcze są to koszty związane z przygotowaniem projektu poniesione przed datą jego złożenia do właściwego Euroregionu, jednak nie wcześniej niż od 1 stycznia 2007 r. Koszty przygotowawcze nie mogą przekroczyć 5% całkowitych wydatków kwalifikowanych w ramach projektu (tj. kategorii 10. budżetu projektu). Powyższy limit obowiązuje zarówno na etapie planowania jak i rozliczania projektu. 26

6. Koszty przygotowawcze cd. przygotowawcze koszty inwestycyjne (np. przeprowadzenie prac studialnych, ekspertyz, badań geologicznych, uzyskanie opinii konserwatorskich, przygotowanie dokumentacji technicznej, np. studium wykonalności, raportu oddziaływania na środowisko, koncepcji budowlanej, projektu budowlanego, projektu wykonawczego, specyfikacji technicznej, kosztów przetargów, w tym przygotowania dokumentacji przetargowej, niezbędnych pozwoleń - jeżeli specyfika projektu tego wymaga); koszty tłumaczeń niezbędnych do przygotowania wniosku; koszty organizacji i udziału partnerów w spotkaniach dotyczących przygotowania i opracowania projektu, np. spotkań poprzedzających złożenie wniosku, jak również spotkań dotyczących przygotowania i podpisania umowy partnerskiej, które miały miejsce przed rozpoczęciem okresu kwalifikowalności wydatków w projekcie (obejmują one koszty organizacji spotkań, podróży służbowych, tłumaczeń na spotkaniach); koszty przetargów przeprowadzonych przed rozpoczęciem właściwej realizacji projektu. 27

7. Inne (np. bilety wstępu) W ramach powyższej kategorii rozliczane będą wydatki niezbędne do realizacji projektu nie wymienione w innych pozycjach budżetu, np. bilety wstępu, np. do muzeum lub galerii podczas organizowanej wycieczki itp., koszty przetargów (w tym przygotowanie dokumentacji przetargowej, np. opracowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówieni, publikacja ogłoszeń przetargowych), opłaty notarialne – jeżeli wymaga tego charakter projektu, koszty gwarancji, jeżeli gwarancja jest wymagana prawem krajowym, wspólnotowym lub też przez Program Operacyjny lub umowę o dofinansowanie. 28

8. Koszty ogólne (materiały biurowe, telefony, elektryczność, ogrzewanie, wynajem powierzchni biurowej, koszty przelewów bankowych) Koszty ogólne są to koszty, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego produktu lub usługi, ale mogą być proporcjonalnie rozliczone w kontekście danego projektu. Koszty ogólne są obliczane jako część kosztów stałych przy wykazaniu proporcjonalnego narzutu kosztów tzw. podział pro rata przy zastosowaniu właściwej uzasadnionej i sprawdzonej metody. 29

Koszty ogólne kwalifikują się do współfinansowania pod warunkiem, że: a) kalkulacja tych kosztów jest oparta na rzeczywistych kosztach związanych z realizacją danego projektu lub średnich rzeczywistych kosztach projektu tego samego typu i gwarantuje wiarygodność i rzetelność wyliczeń; b) koszty te zostały wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów związanych bezpośrednio z realizacją projektu, zgodnie z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią; c) koszty zostały rzeczywiście poniesione i nie są finansowane z innych źródeł d) kalkulacja stawek ryczałtowych jest oparta na średnich kosztach, należycie udokumentowana, okresowo weryfikowana i nie przekracza 15% całkowitych wydatków kwalifikowanych w projekcie 8. Koszty ogólne (materiały biurowe, telefony, elektryczność, ogrzewanie, wynajem powierzchni biurowej, koszty przelewów bankowych) 30

9. Uzyskane przychody Pozycja uwzględnia przychody z następujących tytułów: sprzedaży, dzierżawy, usług, rejestracji/opłat, 31

10. Całkowite koszty kwalifikowalne projektu Pozycja uwzględnia sumę kosztów kwalifikowalnych zaplanowanych na realizację projektu po pomniejszeniu o przychody uwzględnione w punkcie 9. 32

Zmiany w początkowo zatwierdzonym budżecie Finansowe zmiany nie przekraczające 20% zatwierdzonych kosztów kwalifikowalnych w ramach głównej kategorii budżetowej Projektu mogą być dokonane samodzielnie przez Beneficjenta (należy jednak o tym fakcie poinformować Euroregion), natomiast zmiany przekraczające 20% wartości kosztów kwalifikowalnych w ramach danej linii budżetowej Projektu oraz zmiany wynikające z podniesienia o więcej niż 10% wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu w ramach danego działania mogą być dokonane tylko w uzasadnionych przypadkach i wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Euroregionu. Niedopuszczalne są zmiany zwiększające wydatki w kategorii 6. Koszty przygotowawcze oraz w kategorii 8. Koszty ogólne. 33

Opis faktur rozliczanych w ramach projektu powinien zawierać: Numer umowy / decyzji o dofinansowanie projektu w ramach programu (w przypadku wydatków ponoszonych po podpisaniu umowy) Nazwę projektu i numer, (jeśli został nadany), Opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć w opisie faktury, do której kategorii wydatku lub linii budżetowej przedstawionej we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu odnosi się wydatek opisany fakturą (np.: koszty osobowe, koszty rzeczowe, inwestycje, koszty podróży, itp.) oraz kategorię interwencji właściwą dla danego wydatku, Informację o poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej, Podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Z 2004r. Nr 19 poz. 177, z późn. zm.); Należy podać zapis w ustawie, na podstawie którego projekt jest realizowany lub na podstawie którego do projektu (wydatku) nie stosuje się trybów ww. ustawy. Jeżeli projekt jest realizowany zgodnie z Procedurą Uproszczoną, należy to również napisać. W przypadku kosztów delegacji służbowych opis dotyczący zgodności z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych nie jest wymagany. Adnotacja: Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa za pośrednictwem Euroregionu Beskidy. Zapis ten może również występować w formie pieczęci. 34

Wydatki niekwalifikowane związane z realizacją projektu ponosi beneficjent. Do współfinansowania ze środków EFRR nie kwalifikują się wydatki: które nie mają bezpośredniego znaczenia dla osiągnięcia celów projektu; przy ponoszeniu których nie respektowano zasady efektywnego i racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi a sfinansowane zadania nie zostały wykonane w sposób oszczędny i terminowy; poniesione poza okresem kwalifikowalności określonym przez instytucję zarządzającą. Szczegółowy wykaz wydatków niekwalifikowalnych znajduje się w Instrukcji wypełniania wniosku o przyznanie dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego - Program Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka Mikroprojekty 35

Stowarzyszenie Region Beskidy ul. Widok 18/ Bielsko-Biała Polska tel: Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej (Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego) oraz budżetu państwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka