Kontrola projektów realizowanych w ramach działania 4.4 POIG Maciej Ziarko Warszawa, 27 września 2010 r.

Kontrola projektów w ramach działania 4.4 POIG Zgodnie z § 9 ust. 1 umowy o dofinansowanie beneficjent zobowiązał się do poddania kontroli w zakresie realizacji projektu przeprowadzanej przez Instytucję Zarządzającą, Instytucję Pośredniczącą, Instytucję Wdrążającą/Instytucję Pośrednicząca II stopnia, Instytucję Certyfikującą, Instytucję Audytową, Komisję Europejską, lub inną instytucję uprawnioną do przeprowadzania kontroli na podstawie odrębnych przepisów lub upoważnień (w tym Regionalną Instytucję Finansującą) oraz udostępnić, na żądanie tych instytucji oraz Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, wszelką dokumentację związaną z projektem oraz realizowaną umową. Kontrole mogą być przeprowadzane w dowolnym terminie w trakcie realizacji projektu oraz przez okres 3-5 lat od jego zakończenia (w zależności od statusu przedsiębiorcy). Odmowa poddania się kontroli lub utrudnianie jej przeprowadzenia stanowi podstawę do wypowiedzenia Umowy z zachowaniem miesięcznego terminu wypowiedzenia.

Kontrola projektów w ramach działania 4.4 POIG – cz. II. Regionalne Instytucje Finansujące przeprowadzają wizyty kontrolne 100% projektów, po złożeniu przez beneficjenta pierwszego wniosku o pośrednią płatność refundacyjną lub rozliczenie zaliczki, a także na etapie rozpatrywania wniosku o płatność końcową. RIF może też kontrolować projekty w trakcie realizacji projektu Dodatkowo PARP może zlecić RIF dokonanie kontroli w trakcie realizacji projektu, w sytuacji: podejrzenia zaistnienia nieprawidłowości, zagrożenia nieterminowej realizacji projektu. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości dokonuje w ciągu roku kontroli prawidłowości realizacji minimum 5% całkowitej liczby umów o dofinansowanie. O planowanym terminie kontroli beneficjent musi być poinformowany na co najmniej 5 dni przed wizyta kontrolną. RIF i PARP są jednak uprawnione do przeprowadzania kontroli doraźnych bez wcześniejszego zawiadamiania Beneficjenta.

Kontrola projektów w ramach działania 4.4 POIG – cz. III. W czasie wizyty kontrolnej Wizytujący: przeprowadzają rozmowę z upoważnionym przedstawicielem Beneficjenta i wywiady z innymi osobami ze strony Beneficjenta biorącymi udział w realizacji projektu dla potwierdzenia, iż projekt jest/został zrealizowany zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu, sprawdzają dokumentację merytoryczną i finansową wynikającą z realizacji projektu, przeprowadzają wizytację w miejscu realizacji projektu i dokonuje oględzin zakupionych urządzeń/wykonanych prac budowlanych. Po zakończeniu kontroli Wizytujący: sporządza informację pokontrolną, w której opisuje stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości/uchybienia oraz wskazuje wymagane działania naprawcze/ zalecenia, określając termin ich realizacji (7 dni), informacja pokontrolna przekazywana jest beneficjentowi w terminie od 3 do 21 dni od zakończenia kontroli.

Kontrola projektów w ramach działania 4.4 POIG – cz. IV. Po otrzymaniu informacji pokontrolnej: beneficjent zobowiązany jest do odesłania podpisanej informacji pokontrolnej do instytucji dokonującej kontroli, w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania. beneficjent może przedstawić na piśmie stanowisko w odniesieniu do uchybień wskazanych w informacji pokontrolnej w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania. W takim przypadku Instytucja przeprowadzająca kontrolę rozpatruje zgłoszone zastrzeżenia do treści informacji pokontrolnej w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania. W przypadku uwzględnienia zastrzeżeń, skorygowana informacja pokontrolna przekazywana jest beneficjentowi do podpisania i odesłania w terminie 7 dni od dnia jej otrzymania. w przypadku odmowy podpisania informacji pokontrolnej beneficjent zobowiązany jest do przekazania pisemnego uzasadnienia odmowy wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej, w terminie 7 dni od dnia jej otrzymania. odmowa podpisania informacji pokontrolnej lub zgłoszenie do niej zastrzeżeń nie wstrzymuje wykonania zaleceń pokontrolnych.

Kontrola projektów w ramach działania 4.4 POIG – cz. V. Podstawowe dokumenty podlegające weryfikacji w trakcie wizyty kontrolnej: oryginały faktur lub dokumentów o podobnej wartości dowodowej (w przypadku zakupów finansowanych w drodze leasingu - noty obciążeniowe) oryginały dowodów płatności (wyciągi z rachunku bankowego), dokumenty dotyczące udzielanych zamówień (zapytania ofertowe, oferty, protokoły wyboru ofert, umowy z dostawcami, protokoły odbioru urządzeń), dokumenty dotyczące realizowanych robót budowlanych (pozwolenie na budowę, dziennik budowy, protokoły odbioru prac, pozwolenie na użytkowanie), ewidencja środków trwałych, dokumenty umożliwiające pomiar wskaźników projektu określonych na poziomie produktu i rezultatu, inne dokumenty finansowe istotne z punktu widzenia realizacji projektu.

Wynik kontroli – najczęstsze problemy Najważniejsze nieprawidłowości skutkujące wypowiedzeniem umowy lub wstrzymaniem wypłaty dofinansowania: rozpoczęcie realizacji projektu przed okresem kwalifikowalności wydatków określonym w umowie o dofinansowanie (ustalone na podstawie m.in. daty wystawienia faktur sprzedaży, zamówień, zawarcia umów, dokonanych płatności); naruszenie zapisów § 11 umowy w przypadku (wybór dostawców); niepełna realizacja wskaźników produktu, w tym zmiany lub modyfikacje zakresu rzeczowego projektu naruszające (np. zakup innych urządzeń niż wskazanych w liście wydatków kwalifikowanych); brak realizacji celów projektu (w tym np. brak uruchomienia urządzeń, brak pozwolenia na użytkowanie obiektów, zakupione urządzenia nie zostały przyjęte do ewidencji środków trwałych, urządzenia zostały przekazane do firm zewnętrznych); zakupiona technologia odbiega od zapisów wniosku o dofinansowanie/opinii o innwacyjności, brak okazania kontrolującym pełnej dokumentacji dotyczącej projektu, w tym np. oryginałów dokumentów rozliczeniowych lub dokumentów o których beneficjent informował we wniosku o dofinansowanie.

Najczęstsze uchybienia w realizacji projektów działania 4.4 POIG Realizacja dostaw oraz zakup usług i robót budowlanych w ramach projektu Jeśli obowiązek taki wynika z zapisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) beneficjent jest zobowiązany udzielać zamówień zgodnie z jej zapisami (zwłaszcza artykuł 3 ustawy). W pozostałych przypadkach: Beneficjent zobowiązuje się do ponoszenia wszystkich wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości oraz zobowiązany jest dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego umową w związku z jej realizacją. Beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia co najmniej trzech ofert ważnych na dzień dokonywania zakupu lub złożenia zamówienia, złożonych przez potencjalnych dostawców towarów, usług, czy robót budowlanych (o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów, usług, czy robót budowlanych) w odpowiedzi na zapytanie ofertowe skierowane do nich przez Beneficjenta.

Najczęstsze uchybienia w realizacji projektów działania 4.4 POIG Realizacja dostaw oraz zakup usług i robót budowlanych w ramach projektu Wymóg przedłożenia dokumentacji ofertowej: dla rundy aplikacyjnej 2008 r.: dla każdego z działań powyżej 14 000 € dla rund aplikacyjnych 2009 r.: w przypadku zakupów jednego asortymentu od jednego dostawcy, których wartość netto przekracza 14 000 € Beneficjent jest zobowiązany do zamieszczenia na swojej stronie internetowej (o ile posiada taką stronę) oraz w swojej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym, zapytania ofertowego zawierającego opis przedmiotu zakupu, kryteria oceny ofert oraz termin składania ofert. W przypadku, gdy pomimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów, usług, czy robót budowlanych, Beneficjent otrzyma tylko jedną ofertę uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną, pod warunkiem udokumentowania wysłania przez Beneficjenta zapytania ofertowego, zgodnie z zasadami opisanymi powyżej. W przypadku, gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów, usług, czy robót budowlanych, Beneficjent jest zobowiązany do złożenia oświadczenia potwierdzającego ten fakt.

Najczęstsze błędy w dokumentacji środowiskowej projektów Procedury wstępne (screening - kwalifikacja do postępowania OOŚ): Uzasadnienie postanowienia organu o braku obowiązku przeprowadzania OOŚ (sporządzania raportu) dla przedsięwzięcia z grupy II jest zbyt ogólne i nie odnosi się do kryteriów selekcji z Aneksu III Dyrektywy OOŚ, uwarunkowań o których mowa w § 4 i 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z 9.11.2004 r. / art. 63 ustawy z 3.10.2008 r.; Podejrzenie sztucznego dzielenia przedsięwzięć na mniejsze części tak, aby każda z nich nie wymagała oceny i w efekcie całe przedsięwzięcie również jej uniknęło, np. inwestor uzyskuje kilka zezwoleń dla inwestycji w wartościach podprogowych Kompletność i jakość raportów OOŚ Brak wymaganych elementów raportu OOŚ (w tym określonych aneksem IV dyrektywy OOŚ), w szczególności: analizy wariantów alternatywnych oraz wariantu „0” analizy możliwych konfliktów społecznych

Najczęstsze błędy w dokumentacji środowiskowej projektów – cz. II. Konsultacje ze społeczeństwem Konsultacje społeczne (składanie uwag i wniosków) mają miejsce na niewłaściwym (zbyt wczesnym) etapie procedury OOŚ (np. na etapie screeningu); W uzasadnieniu decyzji środowiskowej brak szczegółowej informacji (m.in. o terminie, miejscu i wynikach) lub też w ogóle brak informacji o przeprowadzeniu procedur udziału społecznego po przedłożeniu przez inwestora ROŚ; Brak przeprowadzenia konsultacji społecznych po uzupełnieniu przez inwestora braków ROŚ (na wniosek organu prowadzącego lub organów uzgadniających); W sytuacji braku stosownych zapisów w uzasadnieniu decyzji, brak kopii obwieszczeń potwierdzających przeprowadzenie konsultacji społecznych oraz zachowanie 21-dniowego terminu na zgłoszenie uwag i wniosków. Wydanie decyzji W uzasadnieniu do decyzji dot. przedsięwzięcia, dla którego nie przeprowadzono OOŚ brak jest informacji, iż organ wydając decyzję przeanalizował uwarunkowania o których mowa w § 4 i 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z 9.11.2004 r. / art. 63 ustawy z 3.10.2008 r. (o ile postanowienie o odstąpieniu od OOŚ nie zawiera takich informacji);

Najczęstsze błędy w dokumentacji środowiskowej projektów – cz. III. Wydanie decyzji c.d. Brak charakterystyki przedsięwzięcia przygotowanej przez organ wydający decyzję; W uzasadnieniu do decyzji brak jest informacji, czy w postępowaniu na prawach strony brały udział organizacje ekologiczne, a jeśli tak to oraz czy zgłosiły jakieś uwagi. Brak informacji w uzasadnieniu decyzji, czy dokonane przez inwestora uzupełnienia ROŚ (niepoddane konsultacjom społecznym) wnosiły kwestie istotne dla sprawy, zwłaszcza w zakresie oddziaływań na osoby trzecie. Wydanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach nastąpiło po wydaniu decyzji o pozwoleniu na budowę; Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach dotyczy przedsięwzięcia zlokalizowanego na innych działkach, niż pozwolenie na budowę; Po uzyskaniu decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach Beneficjent nie uzyskał jednej z decyzji określonych w art. 72 Uooś.

Promocja projektu Beneficjent jest zobowiązany do informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację Projektu ze środków PO IG. Beneficjent jest zobowiązany do stosowania art. 8 i 9 Rozporządzenia 1828/2006 tj.: Jeśli projekt dotyczy finansowania robót budowlanych i wkład środków publicznych przekracza 500 000 EUR, Beneficjent jest zobowiązany do informowania, o udziale w projekcie środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej, poprzez umieszczenie w okresie kwalifikowalności wydatków w miejscu realizacji inwestycji tablicę informacyjną, a po zakończeniu realizacji projektu tablicę pamiątkową Jeśli projekt dotyczy zakupu środków i/lub finansowania robót budowlanych, a wkład środków publicznych przekracza 500 000 EUR, Beneficjent jest zobowiązany do informowania o udziale w projekcie środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej, umieszczając nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu realizacji Projektu stałej i widocznej tablicy pamiątkowej. Tablica pamiątkowa dodatkowo zawiera informacje o tytule projektu i finansowaniu z POIG;  

Promocja projektu cz. II. Oznaczenia wizualizacyjne powinny zawierać następujące elementy: 1) emblematu Unii Europejskiej, spełniający normy graficzne określone w załączniku I do Rozporządzenia oraz odniesienie do Unii Europejskiej, 2) odniesienie do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, 3) hasła określonego przez Instytucję Zarządzającą, podkreślające wartość dodaną pomocy Wspólnoty (do wyboru dwa hasła: „Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki”, „Dotacje na innowacje”), najlepiej wraz z wyrażeniem „Inwestujemy w waszą przyszłość”. Informacje określone w pkt 1-3 zajmują co najmniej 25% powierzchni tablicy informacyjnej oraz pamiątkowej.

Promocja projektu cz. III. Przykładowa tablica informacyjna:

Promocja projektu cz. IV. Przykładowa tablica pamiątkowa:

Dziękuję za uwagę 17