Województwa Kujawsko-Pomorskiego Województwo Kujawsko-Pomorskie Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego Pełnomocnik Zarządu Województwa ds. Osób Niepełnosprawnych

ze środków budżetu Województwa Województwo Kujawsko-Pomorskie „Zlecanie realizacji zadań w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – rozliczanie dotacji przyznanych w ramach otwartych konkursów ofert przez Samorząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego ze środków budżetu Województwa oraz ze środków PFRON.” Toruń, dnia 10.02.2010r.

Zestawienie otwartych konkursów w trybie pożytku publicznego w 2009 r. Województwo Kujawsko-Pomorskie Zestawienie otwartych konkursów w trybie pożytku publicznego w 2009 r.

Wartość dotacji z budżetu Województwa Kujawsko-Pomorskiego Województwo Kujawsko-Pomorskie Wartość dotacji z budżetu Województwa Kujawsko-Pomorskiego w 2009 r.: ze środków budżetu 4 708 598,00 zł - ze środków PFRON 211 402,00 zł

Pomocą finansową zostały objęte zadania realizowane m.in. w zakresie: Województwo Kujawsko-Pomorskie Pomocą finansową zostały objęte zadania realizowane m.in. w zakresie: upowszechniania i rozwoju kultury oraz dziedzictwa narodowego, rozwiązywania problemów alkoholowych oraz narkomanii i innych uzależnień, organizacji czasu wolnego dzieci i młodzieży, integracji międzypokoleniowej, rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych, opieki paliatywnej, organizacji szkoleń sportowych dzieci i młodzieży, upowszechniania kultury i sportu, wspierania rozwoju organizacji pozarządowych, promocji zdrowia psychicznego.

ze środków budżetu Województwa Województwo Kujawsko-Pomorskie Rozliczanie dotacji przyznanych w ramach otwartych konkursów ofert przez Samorząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego ze środków budżetu Województwa oraz ze środków PFRON.

Województwo Kujawsko-Pomorskie Dokumentacja sprawozdawcza jest przygotowywana zgodnie z treścią umowy i zawiera:

Województwo Kujawsko-Pomorskie Sprawozdanie końcowe z zrealizowanego projektu dotyczącego wykonania zadania publicznego przekazane w terminie określonym w umowie (sprawozdanie należy sporządzić według wzoru określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania);

TABELA ZESTAWIENIE FAKTUR (RACHUNKÓW), Województwo Kujawsko-Pomorskie TABELA ZESTAWIENIE FAKTUR (RACHUNKÓW), powinna zawierać spis wszystkich dokumentów uzasadniających poniesione wydatki: w ramach otrzymanej dotacji, oraz w ramach wkładu własnego w kwocie nie mniejszej niż przedstawiona w ofercie lub korekcie zakresu rzeczowego bądź finansowego zadania.

Załączniki do sprawozdania końcowego: Województwo Kujawsko-Pomorskie Załączniki do sprawozdania końcowego:

Województwo Kujawsko-Pomorskie Kserokopie faktur lub innych dokumentów potwierdzające zakup wystawionych na Dotowanego przez wykonawców lub dostawców winny być: opatrzone klauzulą: „Płatne ze środków Województwa Kujawsko-Pomorskiego w wysokości (kwota)” lub „płatne przez Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko – Pomorskiego ze środków PFRON w wysokości........ w ramach umowy nr ………….”, oraz w przypadku dzielenia źródeł finansowania wskazanie pozostałych źródeł finansowania wraz z kwotami oraz numerem umowy, sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym, potwierdzone o zgodności z ustawą o zamówieniach publicznych, wraz dowodami zapłaty opatrzone nazwą zadania i opisem merytorycznym umożliwiającym ocenę prawidłowości sklasyfikowania kosztów, uzasadniającym poniesione wydatki, - opatrzone na każdej stronie potwierdzeniem ,,za zgodność z oryginałem”, pieczęcią Dotowanego oraz podpisami osób upoważnionych (wraz z pieczątką imienną, a w przypadku braku pieczątki imiennej czytelnym podpisem z podaniem pełnionej funkcji).

Prawidłowy opis faktury / rachunku Województwo Kujawsko-Pomorskie Prawidłowy opis faktury / rachunku Nazwa zadania pn. „..........................................” realizowanego przez (Nazwa Dotowanego) w terminie od ….............do ….............................. r. (Opis merytoryczny np. Realizacja działania dla (wskazanej liczby osób z podziałem na osoby niepełnosprawne oraz opiekunów itp. ) w dniu ….... r.) Podpis koordynatora (osoby odpowiedzialnej za realizację zadania) “Płatne przez Dotowanego ze środków PFRON” w kwocie …............ zł. lub/oraz ze środków własnych (należy wskazać źródło finansowania) w kwocie …...... zł. W ramach umowy nr …................ (Wskazanie numeru umowy zawartej między Dotującym, a Dotowanym). Kategoria kalkulacji kosztów nr ….... Zatwierdzono pod względem merytorycznym data……. podpis ………. Zatwierdzono pod względem formalno- rachunkowym data……… podpis………. Zastosowano przepisy art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych Podpis ……… Pieczęć Dotowanego oraz pieczęcie imienne i podpisy osób uprawnionych /w przypadku braku pieczęci imiennych podpisy muszą być czytelne/ Do sprawozdania należy załączyć kopię faktury potwierdzoną na pierwszej i drugiej stronie „za zgodność z oryginałem” przez osoby uprawnione, tj. osoby, które podpisały umowę.

Do sprawozdania końcowego należy również załączyć: Województwo Kujawsko-Pomorskie Do sprawozdania końcowego należy również załączyć: kserokopie przelewów odnoszących się do wydatków realizowanych w formie bezgotówkowej, materiały dokumentujące konieczne w trakcie realizacji zadania czynności prawne: kopie umów, kopie dokumentów dotyczących postępowania w ramach zamówień publicznych, potwierdzone przez Dotowanego za zgodność z oryginałem, pisemną informację dotyczącą wypełnienia obowiązków informacyjnych Dotowanego określonych w umowie, 1 egzemplarz ulotki programowej, zaproszenia itp. opinie, artykuły prasowe, publikacje, raporty związane z realizowanym zadaniem, inne dokumenty mogące mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonania zadania.

Województwo Kujawsko-Pomorskie Ponadto w przypadku dotacji uzyskanej ze środków PFRON, należy dodatkowo załączyć: kserokopie dokumentów potwierdzające zapłatę wkładu własnego Dotowanego, kserokopie historii rachunku bankowego oraz kserokopie przelewów na rachunek bankowy wskazany przez Dotującego, kserokopie przelewów dotyczących zwrotu niewykorzystanych przez Dotowanego środków przekazanych w realizacji zadania oraz zwrotu odsetek powstałych na wydzielonym dla środków PFRON rachunku bankowym, wyniki prowadzonych ewaluacji według wskaźników: bazowych, produktu, wkładu i rezultatu ze wskazaniem liczby beneficjentów ostatecznych zadania,

Dokumentacja niefinansowego i finansowego wkładu własnego Województwo Kujawsko-Pomorskie Dokumentacja niefinansowego i finansowego wkładu własnego Wkład własny w realizowanym w ramach umowy zadaniu nie może pochodzić: ze środków budżetu Województwa – przy dotacji udzielonej ze środków budżetu Województwa, ze środków PFRON - przy dotacji udzielonej ze środków PFRON.

Województwo Kujawsko-Pomorskie Wkład rzeczowy środki trwałe – należy odnieść się do obowiązujących cen rynkowych lub do cen zakupu na podstawie faktur lub rachunków pomniejszonych o kwotę amortyzacji księgowej – udokumentowanie następuje w formie oświadczenia, wkład w formie wartości nieodpłatnie udostępnionego pomieszczenia- należy odnieść się do niezależnej wyceny lub faktycznej wartości rynkowej wskazującej wartość wkładu w danej jednostce czasu – udokumentowanie następuje w formie oświadczenia, inne składniki majątkowe wniesione w formie darowizny – (wg. zasad określonych w art. 18 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) i przekazanych na potrzeby realizacji projektu, należy odnieść się do ceny aktualnie obowiązującej na rynku,

Wkład osobowy Świadczenie wolontariusza – wymaga: Województwo Kujawsko-Pomorskie Wkład osobowy Świadczenie wolontariusza – wymaga: określenia zakresu, sposobu oraz liczby godzin pracy wolontariusza na podstawie porozumienia, prowadzenia karty pracy wolontariusza z opisem wykonywanej pracy (dokumentacja ta musi być przechowywana jak dokumenty finansowe), potwierdzenia kwalifikacji wolontariusza odpowiednich do rodzaju i zakresu podejmowanych prac, kalkulacji wkładu pracy wolontariusza przy czym wartość pracy jednego wolontariusza nie może przekroczyć kwoty 12 zł za 1 godzinę pracy.

Wkład finansowy: Są to środki pochodzące m.in. z: darowizny, Województwo Kujawsko-Pomorskie Wkład finansowy: Są to środki pochodzące m.in. z: darowizny, 1% podatku, wpłat sponsorów, - składek członkowskich, - oraz przekazane w ramach umowy partnerstwa. Wkład finansowy należy udokumentować w sposób analogiczny do dokumentacji środków pochodzących z dotacji.

Województwo Kujawsko-Pomorskie Koszty realizacji projektów przedstawione w sprawozdaniu z wykonania zadania winny być: niezbędne do realizacji projektu i poniesione zgodnie z zawartą umową tj. adekwatnie do kalkulacji kosztów oraz harmonogramu poszczególnych działań przedstawionych w realizacji zadania, zgodne z wymogiem racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów, faktycznie poniesione w okresie objętym umową i odzwierciedlają koszty rzeczywiste i skalkulowane proporcjonalnie do przedsięwzięcia,

racjonalnie wydatkowane na podstawie aktualnych cen rynkowych. Województwo Kujawsko-Pomorskie poparte stosownymi dokumentami i wskazane w odrębnej dokumentacji finansowej i księgowej Dotowanego dla środków finansowych otrzymanych na realizację przedsięwzięcia, racjonalnie wydatkowane na podstawie aktualnych cen rynkowych.

Województwo Kujawsko-Pomorskie Główne nieprawidłowości występujące w dokumentacji przedstawionej do rozliczenia: błędy pisarskie w dokumentach finansowych (np. w nazwie, adresie oraz numerach NIP Dotowanego), niekompletne opisy na dokumentach finansowych (np. brak ilości beneficjentów objętych kosztami wskazanej faktury), przedstawione wydatki nie są zgodne z zasadą racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi (np. ilości zakupionych produktów jest niewspółmierna do liczby beneficjentów i ilości dni realizowanego zadania), - dokonywanie zmian między pozycjami kalkulacji kosztów powyżej 20% bez wniosku o aneks do umowy,

Województwo Kujawsko-Pomorskie zaliczanie nieprawidłowych kosztów do danej pozycji budżetu (np. zaliczenie środków czystości w pozycji kalkulacji kosztów pt. „wyżywienie uczestników”), dokonywanie znaczących dla realizacji zadania zmian terminów lub działań w harmonogramie, brak dokumentacji wkładu własnego (np. faktur na zakupione ze środków własnych materiały niezbędne do realizacji zadania), brak dokumentacji dotyczącej promocji zadania oraz oświadczenia o wykonaniu obowiązków informacyjnych, brak opisu ewaluacji projektu (tj. zbadania efektywność i skuteczność zadania zgodnie ze wskaźnikami ewaluacji wskazanymi w ogłoszeniu konkursu),

Województwo Kujawsko-Pomorskie Dziękuję za uwagę Sylwia Błachowicz kontakt: (0-56) 62 18 267, (0-56) 62 18 345, (056) 62 18 268 niepelnosprawni@kujawsko-pomorskie.pl www.kujawsko-pomorskie.pl