Doświadczenia w kwalifikowaniu wydatków w Funduszu Spójności Maciej Pęski Kierownik Wydziału Realizacji Przedsięwzięć Departament Przedsięwzięć Spójności m.peski@nfosigw.gov.pl Opracowali: Anna Zmysłowska Wojciech Głowacki Maciej Pęski

Zakres tematyczny prezentacji: Wydatki kwalifikowane Zakres tematyczny prezentacji: najczęściej popełniane błędy przy ustalaniu kwalifikowalności wydatków - wg doświadczeń NFOŚiGW wytyczne do kwalifikacji a kontrakty wg FIDIC specyficzne zagadnienia kontraktów opóźnionych w realizacji Aspekty związane z audytem ze strony Komisji Europejskiej

Wydatki kwalifikowane Najczęściej popełniane błędy przy kwalifikowaniu wydatków Kontrakty na roboty: 1. brak wskazania aspektu „nieprzewidywalności” wydatku przez Inżyniera w protokołach konieczności oraz niezbędności realizacji w ramach tego samego kontraktu dla osiągnięcia celu kontraktu 2. lakoniczność protokołów... 3. powoływanie się na ustalenia z NFOŚiGW... 4. błędy rachunkowe... 5. tymczasowe stawki i kwoty ujemne... 6. nieprawidłowe zaliczanie robót zamiennych... 7. nieprawidłowe stosowanie klauzuli 13.5 FIDIC... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Najczęściej popełniane błędy przy kwalifikowaniu wydatków Kontrakty na roboty: 1. brak wskazania aspektu „nieprzewidywalności” wydatku... 2. lakoniczność protokołów konieczności i negocjacji uniemożliwiające stwierdzenie zasadności wydatków na etapie weryfikacji w NFOŚiGW 3. powoływanie się na ustalenia z NFOŚiGW... 4. błędy rachunkowe... 5. tymczasowe stawki i kwoty ujemne... 6. nieprawidłowe zaliczanie robót zamiennych... 7. nieprawidłowe stosowanie klauzuli 13.5 FIDIC... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Najczęściej popełniane błędy przy kwalifikowaniu wydatków Kontrakty na roboty: 1. brak wskazania aspektu „nieprzewidywalności” wydatku... 2. lakoniczność protokołów... 3. powoływanie się na ustalenia z NFOŚiGW w miejsce rzeczowej argumentacji i wykazania niezbędności oraz nieprzewidywalności robót dodatkowych 4. błędy rachunkowe... 5. tymczasowe stawki i kwoty ujemne... 6. nieprawidłowe zaliczanie robót zamiennych... 7. nieprawidłowe stosowanie klauzuli 13.5 FIDIC... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Najczęściej popełniane błędy przy kwalifikowaniu wydatków Kontrakty na roboty: 1. brak wskazania nieprzewidywalności wydatku... 2. lakoniczność protokołów... 3. powoływanie się na ustalenia z NFOŚiGW... 4. błędy rachunkowe w PŚP ( w tym liczenie do kwoty a nie do jednostek obmiaru lub 100%) 5. tymczasowe stawki i kwoty ujemne... 6. nieprawidłowe zaliczanie robót zamiennych... 7. nieprawidłowe stosowanie klauzuli 13.5 FIDIC... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Najczęściej popełniane błędy przy kwalifikowaniu wydatków Kontrakty na roboty: 1. brak wskazania nieprzewidywalności wydatku... 2. lakoniczność protokołów... 3. powoływanie się na ustalenia z NFOŚiGW... 4. błędy rachunkowe... 5. pojawianie się kwot ujemnych w PŚP (domniemanie niewykonania robót bądź braku obmiaru) 6. nieprawidłowe zaliczanie robót zamiennych... 7. nieprawidłowe stosowanie klauzuli 13.5 FIDIC... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Najczęściej popełniane błędy przy kwalifikowaniu wydatków Kontrakty na roboty: 1. brak wskazania nieprzewidywalności wydatku... 2. lakoniczność protokołów... 3. powoływanie się na ustalenia z NFOŚiGW... 4. błędy rachunkowe... 5. tymczasowe stawki i kwoty ujemne... 6. nieprawidłowe zaliczanie robót zamiennych (obawa przed „niewykorzystaniem” kwoty kontraktowej) 7. nieprawidłowe stosowanie klauzuli 13.5 FIDIC... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Najczęściej popełniane błędy przy kwalifikowaniu wydatków Kontrakty na roboty: 1. brak wskazania nieprzewidywalności wydatku... 2. lakoniczność protokołów... 3. powoływanie się na ustalenia z NFOŚiGW... 4. błędy rachunkowe... 5. tymczasowe stawki i kwoty ujemne... 6. nieprawidłowe zaliczanie robót zamiennych... 7. nieprawidłowe stosowanie klauzuli 13.5 FIDIC - winny to być roboty wykonywane na polecenie Inżyniera i związane bezpośrednio z kontraktem, a nie wszelkie roboty dodatkowe Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Wytyczne do kwalifikacji a kontrakty wg. FIDIC Kontrakty na roboty: 1. Zaplecze dla Inżyniera wg audytorów nie powinno być kwalifikowane. Wytyczne mówią o przeniesieniu kosztów na Inżyniera. Sprzeczne z Klauzulą 4.22 i 6.6 (Def.1.1.2.6) 2. Opłaty za media Klauzula 4.19….. 3. Tymczasowe stawki Klauzula 12.3... 4. Oszczędności na zmianach Klauzula 13.2... 5. Korekty uwzględniające zmiany prawne Klauzula 13.7 6. Korygowanie wsteczne Klauzula 14.6... 7. Ubezpieczenia 18... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Wytyczne do kwalifikacji a kontrakty wg. FIDIC Kontrakty na roboty: 1. Zaplecze dla Inżyniera… 2. Opłaty za media Klauzula 4.19 zobowiązuje Wykonawcę do zapłaty Zamawiającemu co jest sprzeczne z wytycznymi do kwalifikacji (gdy ten jest dostawcą mediów). 3. Tymczasowe stawki Klauzula 12.3... 4. Oszczędności na zmianach Klauzula 13.2... 5. Korekty uwzględniające zmiany prawne Klauzula 13.7 6. Korygowanie wsteczne Klauzula 14.6... 7. Ubezpieczenia 18... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Wytyczne do kwalifikacji a kontrakty wg. FIDIC Kontrakty na roboty: 1. Zaplecze dla Inżyniera… 2. Opłaty za media Klauzula 4.19….. 3. Tymczasowe stawki Klauzula 12.3 uprawnia Inżyniera do ustalenia cen, które po korekcie mogą dać kwoty nadpłacone (niekwalifikowane). Powstaje nieprawidłowość . 4. Oszczędności na zmianach Klauzula 13.2... 5. Korekty uwzględniające zmiany prawne Klauzula 13.7 6. Korygowanie wsteczne Klauzula 14.6... 7. Ubezpieczenia 18... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Wytyczne do kwalifikacji a kontrakty wg. FIDIC Kontrakty na roboty: 1. Zaplecze dla Inżyniera… 2. Opłaty za media Klauzula 4.19….. 3. Tymczasowe stawki Klauzula 12.3... 4. Oszczędności na zmianach Klauzula 13.2 uprawnia do podziału zysków uzyskanych dzięki zmianom w wykonaniu robót. Powstaje zapłata/wydatek nie równy zakontraktowanej pracy/kosztowi. 5. Korekty uwzględniające zmiany prawne Klauzula 13.7 6. Korygowanie wsteczne Klauzula 14.6... 7. Ubezpieczenia 18... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Wytyczne do kwalifikacji a kontrakty wg. FIDIC Kontrakty na roboty: 1. Zaplecze dla Inżyniera… 2. Opłaty za media Klauzula 4.19….. 3. Tymczasowe stawki Klauzula 12.3... 4. Oszczędności na zmianach Klauzula 13.2... 5. Korekty uwzględniające zmiany prawne (Klauzula 13.7) generalnie są kosztami kwalifikowanymi o ile nie są to opłaty administracyjne. 6. Korygowanie wsteczne Klauzula 14.6... 7. Ubezpieczenia 18... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Wytyczne do kwalifikacji a kontrakty wg. FIDIC Kontrakty na roboty: 1. Zaplecze dla Inżyniera… 2. Opłaty za media Klauzula 4.19….. 3. Tymczasowe stawki Klauzula 12.3... 4. Oszczędności na zmianach Klauzula 13.2... 5. Korekty uwzględniające zmiany prawne Klauzula 13.7 6. Korygowanie wsteczne Klauzula 14.6 powoduje powstanie utrudnień w kwalifikacji kosztów. Powstają kwoty nadpłacone i „chwilowo” nienależne. 7. Ubezpieczenia 18... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Wytyczne do kwalifikacji a kontrakty wg. FIDIC Kontrakty na roboty: 1. Zaplecze dla Inżyniera… 2. Opłaty za media Klauzula 4.19….. 3. Tymczasowe stawki Klauzula 12.3... 4. Oszczędności na zmianach Klauzula 13.2... 5. Korekty uwzględniające zmiany prawne Klauzula 13.7 6. Korygowanie wsteczne Klauzula 14.6... 7. Ubezpieczenia Klauzula 18 są obowiązkiem Wykonawcy i są uznawane za koszt kwalifikowany jeżeli są w cenie kontraktu i bezpośrednio związane z realizacją projektu/umowy. Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Kontrakty opóźnione w realizacji 1. możliwość naliczania odsetek karnych za opóźnienie (naruszenie Klauzuli 8.2 Czas na ukończenie) i pokrycia ewentualnych strat zgodnie z zasadami FIDIC (oprócz przypadku Klauzuli 8.4 Przedłużenie.. i 8.5 Opóźnienia ..) reguluje Klauzula 8.7 Kary za zwłokę. 2. wyważenie dostępnych rozwiązań... 3. okres kwalifikowalności wydatków... 4. przypadek zerwania kontraktu... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Kontrakty opóźnione w realizacji 1. możliwość naliczania odsetek karnych... 2. wyważenie pomiędzy stosowaniem naliczania odsetek karnych, a wykorzystaniem Okresu Zgłaszania Usterek (Klauzula 11.3 Przedłużenie Okresu Zgłaszania Wad) 3. okres kwalifikowalności wydatków... 4. przypadek zerwania kontraktu... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Kontrakty opóźnione w realizacji 1. możliwość naliczania odsetek karnych... 2. wyważenie dostępnych rozwiązań... 3. okres kwalifikowalności wydatków - co do zasady - dotyczy MF / Decyzji KE, a nie kontraktu 4. przypadek zerwania kontraktu... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Kontrakty opóźnione w realizacji 1. możliwość naliczania odsetek karnych... 2. wyważenie dostępnych rozwiązań... 3. okres kwalifikowalności wydatków... 4. przypadek zerwania kontraktu przez Wykonawcę lub Zamawiającego i kwestia wydatków ponoszonych na usunięcie usterek. Rozliczenie robót bezspornych (uniknięcie dublowania wydatków) Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Kłopoty z audytem prowadzonym przez Komisję Europejską 1. konieczność archiwizowania wszystkich faktur wraz z wnioskami o płatność pośrednią i PŚP (w przeciwnym przypadku trudności audytorów w ocenie sytuacji i poszukiwanie nieprawidłowości) 2. brak aneksów do kontraktów... 3. archiwizowanie wytycznych Komisji Europejskiej... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Kłopoty z audytem prowadzonym przez Komisję Europejską 1. konieczność archiwizowania faktur... 2. brak aneksów do kontraktów jest najpewniejszym zabezpieczeniem przed drobiazgową kontrolą 3. archiwizowanie wytycznych Komisji Europejskiej... Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Kłopoty z audytem prowadzonym przez Komisję Europejską 1. konieczność archiwizowania faktur... 2. brak aneksów do kontraktów... 3. archiwizowanie wytycznych Komisji Europejskiej, jako ewentualna broń przed zarzutami audytorów Zakup gruntu - tylko gdy niezbędny dla projektu z zachowaniem prawa krajowego w obrocie (czas jaki musi upłynąć pomiędzy kolejnymi transakcjami danym gruntem) niedozwolony gdy po realizacji projektu teren jest zalesiany lub rolny niedozwolony gdy jest własnością beneficjenta lub publiczną

Wydatki kwalifikowane Czynniki krytyczne: Zasada ograniczonego zaufania: w ostatecznym rozrachunku, to Beneficjent Projektu Funduszu Spójności będzie ponosił konsekwencje finansowe nieprawidłowości w realizacji oraz błędów w kwalifikowaniu wydatków

Wydatki kwalifikowane Ograniczenie możliwości wystąpienia nieprawidłowości finansowej przy kwalifikacji wydatków poprzez prawidłową procedurę weryfikacji/kwalifikacji u Beneficjenta: Służby techniczne JRP kwalifikują roboty, jako zgodne z Wytycznymi i rozporządzeniem/memorandum Służby finansowe JRP potwierdzają, że wydatki zostały poniesione właśnie na te roboty kwalifikowane i w ten sposób kwalifikują wydatki na poziomie Beneficjenta Jednym z często popełnianych przez Beneficjentów błędów jest obciążanie służb finansowych JRP odpowiedzialnością za kwalifikację wydatków. Służby te nie są przygotowane do oceny technicznej robót i zgodności tych robót z wytycznymi czy rozporządzeniem. Należy zwrócić uwagę na zapis pkt.7 rozdziału III Wytycznych MGiP, gdzie określono zakres sprawdzenia operacyjnego, które winno być przeniesione na grunt Beneficjenta (również pkt.3 tego rozdziału mówi o sprawdzeniu aspektów finansowych, technicznych i administracyjnych). Takie błędy organizacyjne w JRP skutkują częstokroć nieprawidłowością poniesienia wydatków i koniecznością zwrotu środków FS wraz z odsetkami. Zważywszy organizację pracy weryfikacyjnej w NFOŚiGW oraz płynące z tego wnioski, zaleca się wprowadzenie przez Beneficjentów do procedury „Z” zapisów determinujących kolejność weryfikacji: Służby techniczne JRP winny przeprowadzać kwalifikację robót na poziomie PŚP, przed wystawieniem faktury przez Wykonawcę, aby umożliwić prawidłową zapłatę faktury (rozróżnienie kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych) Służby finansowe, w oparciu o fakturę Wykonawcy i wyciąg z konta potwierdzają wydatkowanie środków (poniesienie wydatków) na roboty wskazane przez służby techniczne jako kwalifikowane