PRZEMYSŁOWE SYSTEMY INFORMATYCZNE Cz. 3. Opis działania podstawowych modułów systemu wspomagania zarządzaniem

OPIS DZIAŁANIA PODSTAWOWYCH MODUŁÓW SYSTEMU WSPOMAGANIA ZARZADZANIEM Opis funkcji podstawowych modułów systemu wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwem produkcyjnym lub dystrybucyjnym zostanie przedstawiony głównie na przykładzie systemu MFG/PRO. Spis treści: 1. Moduł podstawowy 2. Moduły finansów 3. Moduły dystrybucji 4. Moduły produkcji 5. Wybrane moduły różnych systemów

1. MODUŁ PODSTAWOWY Moduł podstawowy, który stanowi jądro systemu MFG/PRO, odpowiedzialny jest za zarządzanie programami i plikami z uwzględnieniem aspektów bezpieczeństwa, dostępu do danych i interfejsu z użytkownikiem. Oprócz zadań technicznych w module tym definiuje się szereg zbiorów, używanych globalnie w systemie.

Podstawowe grupy funkcji systemu zarządzania przedsiębiorstwem są dostępne za pośrednictwem menu głównego, prezentowanego na ekranie monitora. W przedstawionym przykładzie funkcje są zgrupowane jak poniżej.

Powyższy podział ten nie pokrywa się w pełni z podziałem na moduły tematyczne, przedstawione na rys. 1. Jest on raczej dostosowany do rzeczywistej struktury zarządzania przedsiębiorstwem i podległości odpowiednich służb zastępcom dyrektora naczelnego. Realizacja zamówień klientów jest często bowiem połączone z przyjmowaniem reklamacji i serwisem gwarancyjnym. Do służb, zgrupowanych w tym samym pionie zazwyczaj należy również zadanie zaopatrzenia materiałowego na podstawie zapotrzebowania, przygotowanego w pionie zarządzania produkcją. Z kolei obsługa systemu informatycznego może być podporządkowana zastępcy dyrektora do spraw finansowych. Historycznie bowiem zaczątki komputerowych systemów mogły powstać przy automatyzacji prac związanych np. z rachubą płac, w tym obliczaniem podatków, składek na ubezpieczenia społeczne itp. Potrzeba taka była zwłaszcza silna przy zmianie systemu podatkowego, emerytalnego itp.

W przedstawionym menu systemu nie ma wyszczególnionego komputerowo wspomaganego projektowania (CAD) wyrobów. System ten może pracować niezależnie współpracując jedynie ze wspólną baza danych. Danymi przydatnymi podczas projektowania mogą być informacje, pochodzące od serwisu, które sygnalizują np. awaryjność pewnych części konstrukcji, nowowprowadzonej do produkcji.

Struktura menu jest drzewiasta Struktura menu jest drzewiasta. Poszczególne pozycje menu głównego dzielą się szereg bardziej szczegółowych zadań.

Dla przykładu pozycja Indeksy/Zakłady z grupy DYSTRYBUCJA Menu Głównego ma następujące menu: 1.1. Zakłady, Magazyny i Statusy 1.2. Kategorie produktów i Konta 1.4. Kartoteka indeksów 1.5. Raporty indeksów 1.6. Przegląd indeksów 1.10. Cenniki i Rabaty 1.12. Kartoteka komentarzy głównych 1.13. Kartoteka jednostek miar 1.14. Przegląd jednostek miar 1.16. Kartoteka indeksów klienta 1.17. Przegląd indeksów klienta 1.19. Kartoteka indeksów dostawcy 1.20. Przegląd indeksów dostawcy 1.21. Raport indeksów sprzedawcy

Pozycje: Linia produkcyjna, Grupa i Typ służą do agregowania materiałów lub wyrobów o podobnych cechach. Przykładowo Linia produkcyjna wykorzystywana jest do ustalania wspólnej polityki rabatowej przy sprzedaży towarów, ustalania standardowych kont księgowych do rejestrowania operacji gospodarczych itp. Kontrola Nr seryjnych automatyzuje nadawanie numerów seryjnych towarom i komponentom, które wymagają takiego numerowania. Numery seryjne są wykorzystywane przez wiele modułów systemu, takich jak: Sprzedaż, Serwis, Gospodarka Materiałowa. Informacje o wyrobach gotowych, sprzedanych do klienta, mogą być wykorzystywane przez Serwis.

Dane kosztowe mogą być wprowadzane ręcznie, na przykład dla materiałów, lub mogą powstawać jako efekt automatycznego wyliczenia. Wyliczenie następuje na podstawie zdefiniowanych struktur, technologii, danych p materiałach itp. Możliwe jest przygotowanie zestawu kosztów używanych do bieżącej działalności oraz zestawów, wykorzystywanych do symulacji i planowania.

Dane planowania zasilają moduł Planowania, umożliwiając automatyzacje jego pracy. System śledzi stany magazynowe, zamówienia u dostawców, plany produkcji, prognozy sprzedaży i porównuje je z parametrami danych planowanych. W wyniku sugeruje podjęcie odpowiednich kroków, które zapewniają zaspokojenie potrzeb Działu produkcji i Działu Zbytu.

W przypadku zagadnień, dotyczących obsługi klientów, należy wywołać menu Adresy/Podatki menu głównego. Elementem menu niższego rzędu jest pozycja Klienci.

Wywołując Kartotekę Klientów uzyskuje się wgląd do szeregu danych związanych z nimi.

Zbiór Klientów zawiera szereg danych adresowych Zbiór Klientów zawiera szereg danych adresowych. Dane te pojawiają się w innych modułach jako dane standardowe. Należą do nich: konto rozrachunków z klientami, waluta, język prowadzenia automatycznej korespondencji, cennik itp. Niektóre dane są automatycznie zmieniane, np. data ostatniej transakcji, limit kredytu itd.

Dla szybkiego wyszukiwania informacji służą opcje Przeglądów Dla szybkiego wyszukiwania informacji służą opcje Przeglądów. Powyżej jest przedstawiony Przegląd Danych Klientów.

Zbiór terminów płatności może zawierać powolną liczbę informacji, które mogą być uzupełniany na bieżąco.

Zbiór Dostawców, tworzony w Module Podstawowym może być wykorzystywany w modułach zaopatrzenia, planowania i księgowych.

2. MODUŁY FINANSÓW Moduły Finansów służą do systematycznego rejestrowania operacji gospodarczych przedsiębiorstwa. Muszą być opracowane zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości. Dobrze zorganizowany i na bieżąco uaktualniany system rachunkowości finansowej jest bardzo istotny do sprawnego działania przedsiębiorstwa. Finanse są obsługiwane przez następujące funkcje systemu: 1. Księga główna 2. Waluty 3. Należności 4. Zobowiązania 5. Koszty 6. Środki finansowe 7. Środki trwałe

Moduły Finansowe są wzajemnie powiązane w sposób przedstawiony na powyższym schemacie. Moduły te współpracują z Modułami Dystrybucji, Planowania, Produkcji i Serwisu.

Księga Główna Księga Główna jest jednym z podstawowych dokumentów przedsiębiorstwa. Służy do ewidencji oraz naliczania danych finansowych, budżetowych i statystycznych potrzebnych dla księgowości i kontroli finansowej. Moduł ten umożliwia także szczegółowa analizę informacji finansowej, służącą kierownictwu przedsiębiorstwa dla celów decyzyjnych. Funkcje konsolidacji danych umożliwiają użytkownikom tworzenie własnych sprawozdań finansowych. Księga główna umożliwia zdefiniowanie przez użytkownika własnego planu kont i kodów struktury organizacyjnej. Za podstawę tworzenia zbioru kont Księgi Głównej należy przyjąć wybrany wzorcowy zbiór kont. W zależności od potrzeb można przyjąć plan kont z takich branż jak: przemysł, handel, usługi czy budownictwo. Można również w dowolny sposób podzielić konta na grupy i rodzaje. Dla każdego konta należy wyznaczyć budżet.

Zapisy na kontach mogą być dokonywane ręcznie przez operatorów lub zapisy, zadekretowane w innych modułach mogą być na konta Księgi Głównej przenoszone automatycznie. Przykładem automatycznie tworzonych poleceń księgowania są informacje tworzone podczas księgowania rozrachunków sprzedaży czy zakupów, transakcje dokonywane w Module Gospodarki Materiałowej, Zleceń Produkcyjnych, Produkcji Seryjnej lun Serwisu.. Poza kontami dla potrzeb księgowości mogą być prowadzone konta, funkcjonujące poza ewidencją księgową, np. dla celów statystycznych. Hierarchiczny układ kont Księgi Głównej pozwala przedstawianie danych w formie zagregowanej. W efekcie raporty mogą przedstawiać zestawienia bilansowe, rachunki wyników na dowolnym poziomie użytkownika. W trakcie zakupu i sprzedaży operacje te są rejestrowane na bieżąco w trybie dialogowym w Modułach Sprzedaży, Fakturowania i Zaopatrzenia. Zapisy te są automatycznie odnotowywane na kontach Księgi Głównej. Mogą to być np. konta należności, zobowiązań, rabatów gotówkowych, podatków. Nie uregulowane faktury i przedpłaty zapisywane są jako pozycje otwarte.

Księgowanie Program księgowania umożliwia tworzenie dokumentów sprawozdawczych. Wyprowadzane dokumenty mogą dotyczyć dowolnego okresu sprawozdawczego, zgodnie z potrzebami użytkownika. Można prowadzić księgowanie w dowolnych walutach, zaś moduł raportów, przeglądów i wydruków umożliwia wszechstronną kontrolę dokonywanych księgowań. W przypadku przedsiębiorstw wielozakładowych dane z kont Księgi Głównej zakładów i filii mogą być przenoszone do centrali w celu ich skonsolidowania. Generatory raportów finansowych dają możliwość projektowania formatu zestawień bezpośrednio przez użytkownika.

Transakcje wielowalutowe są możliwe do zastosowania w następujących funkcjach systemu: Zlecenia zakupu, Oferty sprzedaży Zlecenia sprzedaży Rozrachunki z odbiorcami Rozrachunki z dostawcami, Serwis, Środki finansowe, Księga Główna. W systemie można wybrać walutę, która obowiązuje jako Waluta Podstawowa. Podczas rejestrowania transakcji walutowych przyjmowany jest kurs wymiany w stosunku do waluty podstawowej dla daty transakcji. Można również zastosować ustalony z góry kurs (Transakcja Spot). Podczas rejestracji transakcji Spot można badać dopuszczalną różnicę kursu między kursem ustalonym a aktualnym.

Rozrachunki z Odbiorcami W Księdze Rozrachunków z Odbiorcami ewidencjonowane sa operacje sprzedaży i wpływy pieniężne. Księgowanie odbywa się na podstawie operacji dokonanych w Module Rozrachunków z Odbiorcami oraz w Module Sprzedaży/fakturowania. Po zarejestrowaniu operacji jej efekt jest natychmiast widoczny na kontach odbiorców. Odpowiadające temu zapisy na kontach należności są korygowane automatycznie. Transakcje dokonane w walutach obcych są przeliczane na walutę podstawową. W module dostępne są różnorodne raporty i przeglądy informacji, między innymi raporty: Zestawienie obrotów i sald Zestawienie analityczne Wykaz otwartych należności Należności w czasie.

Rozrachunki z Dostawcami Rozrachunki z Dostawcami są ewidencjonowane analogicznie jak Rozrachunki a Odbiorcami. Uwzględnia się przy tym wielowalutowość i generuje odpowiednie raporty i przeglądy.

Środki Finansowe Moduł Środków Finansowych służy zarządzaniu i śledzeniu wszelkich operacji finansowych przedsiębiorstwa. Raporty przepływu mogą być przedstawiane z różną szczegółowością źródeł i potrzeb. Źródłami mogą być: sprzedaż, rozrachunki z odbiorcami, serwis itp. Do potrzeb należą zaopatrzenie, rozrachunki z dostawcami i inne. Raporty mogą selektywnie wybierać np. zakład (w przypadku struktury wielozakładowej, bank, daty, warunki płatności, historię płatności, walutę itp.

Elektroniczne regulowanie płatności (EDI) jest stosunkowo tanim i efektywnym narzędziem obsługi płatności pieniężnych. Przyczynia się do zwiększenie płynności finansowej i poprawy przepływu środków pieniężnych, skrócenia krytycznych cykli finansowych oraz zmniejszenia pracochłonności prac biurowych.

3. MODUŁY DYSTRYBUCJI Dystrybucja jest w tym przypadku szeroko pojęta. Zakres funkcji obsługi dystrybucji systemu MFG/PRO obejmuje: Gospodarkę materiałową, Sprzedaż, Zaopatrzenie, Planowanie, Obsługa dystrybucji wewnętrznej.

Zakres funkcjonalny Modułów Dystrybucji systemu MFG/PRO, dostępny z menu głównego, przedstawia poniższa lista: 1. Indeksy i Zakłady 2. Adresy i Podatki 3. Gospodarka materiałowa 4. Inwentaryzacja 5. Zaopatrzenie 6. Oferty sprzedaży 7. Zlecenia sprzedaży i faktury 8. Zlecenia serwisu i napraw 9. Produkty konfigurowalne 10. Serwis 11. Plan dystrybucji Dwie początkowe grupy funkcji zostały omówione poprzednio.

Gospodarka Materiałowa Moduł Gospodarki Materiałowej wykorzystuje dane definiowane w Module Podstawowym MFG/PRO. Są to informacje o materiałach, surowcach komponentach, wyrobach i towarach, zapisane w zbiorze indeksów. Zbiór adresów umożliwia opisanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, obejmującej poszczególne lokalizacje oraz ich wzajemne powiązania. Lokalizacje dotyczą magazynów, zakładów produkcyjnych, centrów dystrybucji itp. Gospodarka Materiałowa służy rejestrowaniu ruchów materiałowych takich jak przyjęcia, przesunięcia międzymagazynowe, inwentaryzacja. Informacje o transakcjach, związanych z ruchem materiałowym są przekazywane do Modułu Finansowego, zgodnie z parametrami, określonymi w Module Gospodarki Materiałowej.

Inwentaryzacja System umożliwia dokonywanie inwentaryzacji ciągłej bez zakłóceń pracy całego systemu. Salda ilościowe i wartościowe oraz odchyłki od określonych wartości są obliczane w czasie rzeczywistym. Zaopatrzenie Moduł Zaopatrzenia, wykorzystywany przez Dział Zaopatrzenia przedsiębiorstwa, stanowi system rejestracji zamówień i śledzenia ich realizacji. Dane o standardowych warunkach współpracy z dostawcami są pomocne w tworzeniu zamówień i analizie ich realizacji. Dane o zamówieniach i ich realizacji są łączone z danymi o warunkach płatności, co zapewnia kontrolę terminów płatności. Dzięki integracji z modułami finansowymi rejestrowane są tam zobowiązania w stosunku do dostawców. Źródłami Zleceń Zakupu są: Moduł Planowania Operacje dokonywane ręcznie Zamówienia wewnętrzne.

Oferty sprzedaży Moduł Oferty Sprzedaży umożliwia: Przygotowanie ofert, w tym kalkulację cen, rejestracje warunków dostaw. Rejestrację ofert, Wydruk ofert z uwzględnieniem wielu form i wersji językowych. Rejestrację odpowiedzi klienta Utworzenie Zleceń Sprzedaży lub rejestracja ofert odrzuconych z informacją o przyczynach.

Zlecenie sprzedaży i fakturowanie Moduł obsługuje tworzenie i zarządzanie zleceniami sprzedaży. Umożliwia automatyczne wystawianie i księgowanie faktur. Ma system tworzenia cenników, polityki rabatowej oraz obsługi wielowalutowej. Serwis Serwis obejmuje kontrolę wszelkich działań, związanych ze świadczeniem usług serwisowych urządzeń, używanych przez klientów przedsiębiorstwa. Umożliwia rejestrację dokonanych instalacji z ich technicznym opisem, działalności pracowników serwisowych, wykonanie planowanych i nieplanowanych przeglądów i napraw, monitorowania rozliczeń finansowych, rejestracje i analizę ponoszonych kosztów.

Plan Dystrybucji W przedsiębiorstwach o rozbudowanej strukturze organizacyjnej podejmowanie decyzji o wewnętrznych ruchach materiałów, surowców, komponentów, towarów i wyrobów wspomaga system Planowania Dystrybucji. Potrzebny do tego celu jest zdefiniowany schemat zależności i zdolności transportowych. Schemat ten pozwala na rejestrację i analizę kosztów wewnętrznej dystrybucji.

Poniżej jest przedstawiony rysunek, który przedstawia zestaw Modułów Dystrybucji systemu MFG/PRO oraz ich wzajemne powiązania.

Gospodarka Materiałowa Obsługa Gospodarki Materiałowej umożliwia pełną rejestrację zdarzeń, obejmujących ruchy materiałowe. Wiele funkcji tego modułu dostępne jest również w innych modułach. Wykorzystanie tych funkcji automatyzuje prace i znacznie ją przyśpiesza. Stany magazynowe rejestrowane są z dokładnością do: zakładu, lokalizacji magazynu, numeru indeksu, numeru partii, numeru seryjnego. Historia transakcji może być archiwizowana.

Struktura przepływu informacji o gospodarce materiałowej

Zaopatrzenie Moduł Zaopatrzenia automatyzuje wiele czynności, związanych z kontami z dostawcami. Dokonywana jest w nim rejestracja zleceń zakupu i ich rozliczenie.

W przedsiębiorstwach, w których zapotrzebowanie musi przejść szereg etapów potwierdzeń osób odpowiedzialnych merytorycznie i finansowo, istotna role może odegrać Moduł Zatwierdzania Zleceń Zakupu. Otwarte Zlecenia Zakupu dotyczy obsługi stałych umów z dostawcami, w których przy stałych warunkach dostaw realizowane są dostawy częściowe. Zlecenia Zakupu mogą być tworzone na materiały i surowce oraz usługi zewnętrzne i kooperacyjne.

Cykl przetwarzania Zleceń zakupu: 1. Wprowadzanie zapotrzebowania które można dokonywać ręcznie lub przez zatwierdzenia zapotrzebowania, sugerowanego przez Moduł Planowania Zapotrzebowania Materiałowego. Może temu towarzyszyć cykl potwierdzania. 2. Wydruk zapotrzebowania z podaniem szczegółów, dotyczących dostawcy, numerów indeksów według dostawcy, oferowanej przez dostawcę ceny itp. Dokument ten może posłużyć podczas negocjacji i zamawiania. 3. Wprowadzenie Zlecenia Zakupu, które wprowadza się po zatwierdzeniu zapotrzebowania i uzgodnieniu warunków dostawy. Automatyczne przenoszenie danych z z spotrzebowania znacznie przyśpiesza wprowadzenia zlecenia. 4. Wydruk Zlecenia Zakupu 5. Przyjęcie Zlecenia Zakupu, które następuje po rejestracji przyjęcia do magazynu. Rejestracja dokonuje się to w Module Zaopatrzenia i jest automatycznie przekazywana do Modułu Gospodarki Materiałowej.

Cykl przetwarzania Zleceń Zakupu

Struktura przepływu informacji w module zaopatrzenia

Zlecenie Sprzedaży i Fakturowanie Jest to zapis wszystkich transakcji z odbiorcami wyrobów i usług. Moduł zapewnia pełną obsługę definiowania, śledzenia sprzedaży i wiążącego się z nimi fakturowania. System zapewnia weryfikację zadłużenia odbiorców w chwili tworzenia zlecenia sprzedaży. Jest możliwe ustawienie parametru uniemożliwiającego utworzenia zleceń dla odbiorcy o przekroczonym limicie kredytu. W chwili wprowadzania Zlecenia Sprzedaży sprawdzane są dostępne stany magazynowej następuje rezerwacja zapasu. Oprogramowanie uwzględnia cenniki, rabaty, a na podstawie numeru indeksu odbiorcy – warunki sprzedaży dla danego odbiorcy. Ceny na zleceniach mogą być wyrażane w dowolnych walutach, zaś dokumenty wysyłkowe mogą być wydrukowane we wskazanym języku. Jednocześnie umożliwiony jest tradycyjny obieg dokumentów przez wydrukowanie dokumentów typu “Wz” oraz listy pobrań

Cykl przetwarzania Zleceń Sprzedaży 1. Wprowadzanie Zlecenia Sprzedaży, które może być tworzone automatycznie z Ofert Sprzedaży. 2. Wydruk Zlecenia Sprzedaży, który może nastąpić w dogodnym momencie. Operacja ta jest zabezpieczona przed powtórnym przypadkowym wydrukowaniem. 3. Wydruk dokumentów “Wz” i listy pobrań. 4. Wprowadzenie informacji o przesyłce, co automatycznie tworzy transakcję magazynową, zmniejsza stany zarezerwowanych materiałów oraz przygotowuje zbiór z danymi do wydruku faktury. 5. Wydruk faktury, który bazuje na zbiorze faktur oczekujących na wydruk. Po dokonaniu wydruku zbiór faktur do wydruku jest uaktualniany. Uaktualniany jest również zbiór Rozrachunków z Odbiorcami. Faktura może być wydrukowana w wybranej standardowej formie. 6. Księgowanie faktur uaktualnia dziennik sprzedaży oraz tworzy transakcje do zaksięgowania w Księdze Głównej.

Cykl przetwarzania Zleceń Sprzedaży

Struktura przepływu informacji w Module Zleceń Sprzedaży i Fakturowania

Niektóre możliwości:, związane z ze zleceniami sprzedaży i fakturowaniem: Rozróżnienia adresów odbiorcy, wysyłki, płatnika, Uwzględnienia polityki rabatowej wg indeksów lub odbiorców, Stosowania wielojęzycznych komentarzy i dokumentów, Określania daty wysyłki z dokładnością do linii zamówienia, Automatycznego wyliczania podatku VAT, Kalkulacji opłat za transport, Monitorowania sprzedaży wg odbiorców, ich grup i kanałów sprzedaży, Wydruków raportów zysku operacyjnego brutto, Wydruku zleceń potwierdzonych i niepotwierdzonych, Konsolidowania faktur dla wielu wysyłek, Automatycznego uaktualniania “bazy instalacji” lub “bazy urządzeń” w Module serwisu, Wyświetlania indeksów wg odbiorców.

Plan Dystrybucji Planowanie dystrybucji umożliwia zaplanowanie łańcucha powiązań logistycznych, określanego terminem angielskim “Supply Chain Management”. Przykładowe powiązania sa schematycznie przedstawione na poniższym rysunku.

Przedsiębiorstwo może składać się z kilku fabryk, magazynów, hurtowni itp., które centralnie planują zaopatrzenie i zbyt. Do tego celu system wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem musi bazować na danych, pochodzących ze wszystkich jednostek. Każda jednostka przedsiębiorstwa stanowi węzeł w sieci zaopatrzenia i zapotrzebowania, który może być zaopatrywany z pozostałych źródeł. Mogą istnieć powiązania obukierunkowe wszystkich ze wszystkimi lub tylko takie, że jeden lub klika zakładów mogą zaopatrywać pozostałe lub tylko wybrane. Pomiędzy jednostkami mogą być stosowane różne środki transportu np. samochodowy, kolejowy wodny. Każdy z nich może być definiowany zgodnie z ładownością, czasem przewozu i dostępnością. Planowanie zapotrzebowania dystrybucyjnyego, określane angielskim terminem Distribution Requirements Planning (DRP), podobnie jak planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP – Manufacturing Reqiurements Planning), wylicza i przedstawia sugerowane zlecenia dystrybucji, bilansując potrzeby i możliwości. W bilansie tym wykorzystywane są informacje o możliwościach transportowych.

Podczas dystrybucji wystawiane są Międzyzakładowe Zlecenia Dystrybucji, które mogą być przekazywane poprzez siec do właściwych adresatów.

Cykl przyjmowania Zleceń Dystrybucji 1. Uruchomienie Planowania Zapotrzebowania Materiałowego MRP i Dystrybucji DRP. Uruchomienie DRP w jednostce zamawiającej materiały powoduje wygenerowanie zbioru z rekordami, zawierającymi wymagania czyli międzyzakładowe zapotrzebowania. W przypadku, gdy komponeenty zamawiane w procesie produkcji, to przed uruchomieniem DRP należy w zakladzie zamawiającym materiały uruchomic MRP w celu wyliczenia odpowiednich ilości i terminów. 2. Przesłanie Zapotrzebowań Materiałowych może nastąpić za pośrednictwem sieci komputerowej. 3. Utworzenie lub Modyfikacja Zlecenia Dystrybucji następuje w zakładzie dostarczającym materiały z jednoczesnym grupowaniem międzyzakładowych zapotrzebowań. Powstałe zlecenia mogą być śledzone z zakładu zamawiającego. Po dokonaniu tej operacji zakład dostarczający potwierdza zlecenia. 4. Wydruk Zleceń dystrybucji i listy pobrań 5. Przyjmowanie materiałów z zakładzie zamawiającym wraz z tworzeniem transakcji materiałowych i księgowych. Uwalniane są wówczas rekordy materiałów w drodze.

Schemat cyklu przetwarzania Zleceń Sprzedaży

W przypadku sprzedaży powtarzalnej wskazane jest, aby kontrakty były zawierane z zastosowaniem dwukierunkowej transmisji danych przy użyciu systemu EDI. Dzięki temu można przekazywać informacje o aktualnych zmianach popytu i przekazywać z wyprzedzeniem zawiadomienia o wysyłce towarów. Zlecenia zwalniane są uwzględniane w modułach standardowego wprowadzania zamówień i planowania produkcji. Analogicznie duże znaczenie może mieć transmisja danych w systemie EDI przy powtarzalnych dostawach. Zarządzanie spedycją jest wszechstronnym systemem obsługi tych operacji. Odpowiedni moduł systemu umożliwia: śledzenie wysyłek, obliczanie kosztów spedycji towarów, zarządzania przesyłkami konsygnacyjnymi, importowymi i eksportowymi. Łącząc informacje pochodzące z innych modułów, umożliwia wydrukowanie wszystkich dokumentów spedycyjnych. Funkcje śledzenia przesyłek, obliczania kosztów i opłat dają spedytorom kluczowe informacje do zarządzania spedycja.

Zarządzanie magazynami umożliwia płynny przebieg procesów magazynowania, począwszy od przyjmowania i rozmieszczania dostaw w magazynie do ich wydania na zamówienie. Przyczynia się do optymalnego wykorzystania przestrzeni magazynowej, siły roboczej, sprzętu i zapasów magazynowych. Moduł umożliwia kierownikowi magazynu efektywne zmniejszenie kosztów magazynowych, zwiększenie wydajności pracy pracowników magazynu, skracanie cykli magazynowania, a tym samym zwiększenie zdolności przepustowej otrzymywania dokładnych informacji, dotyczących zapasów magazynu.

Marketing Szybki dostęp do wielu aktualnych informacji pochodzących z obsługi zamówień, analizy sprzedaży, należności itp. pozwala na efektywne przetwarzanie tych informacji przez programy marketingowe. Zapewnia to znacznie bardziej wyrafinowane wyznaczanie cen, co pociąga za sobą polepszenie wyników działalności przedsiębiorstwa. Przykładem mogą być wielkie promocje firm świadczących usługi w sieciach telefonii komórkowej. Analiza efektywności sprzedaży jest narzędziem, które łączy dane o sprzedaży i otwartych zleceniach produkcyjnych z informacja mi o planach i budżecie sprzedaży. Narzędzie to umożliwia porównanie rzeczywistej sprzedaży z jej prognozami w rozbiciu na poszczególne kanały dystrybucyjne. Oprogramowanie to dostarcza aktualne informacje o wielkości i strukturze zakupów w rozbiciu geograficznym, niezrealizowanych zamówieniach, trendach itp.

4. MODUŁY PRODUKCJI Moduły produkcji zapewniają kompleksową informację o procesie produkcji. Dzięki informatycznemu wspomaganiu można uzyskać: efektywny przebieg produkcji, efektywne wykorzystanie posiadanych środków, efektywne planowanie przyszłej produkcji, wysoką jakość produktów. System wspomagania nadzoru i kontroli jakości zgodnie z wymaganiami zespołu norm ISO 9000 – ISO 9004. System bazuje na normie MRP II (Manufacturing Resources Planning), opracowanej przez APICS (American Production and Inventory Control Society).

Kompleksowa informacja o produktach i usługach oferowanych przez przedsiębiorstwo powinna uwzględniać: Konstrukcję, Receptury, Technologię, Procesy. Ze względu na różnorodność branż moduły produkcji musza zawierać specjalizowane programy i procedury, dedykowane odpowiednio dla każdej z branż. System zezwala na ciągłe śledzenie przebiegu produkcji z uwzględnieniem zaawansowania wykonanych zadań, rozliczeń międzywydziałowych, kosztów wartości prac w toku. Oprócz informacji o planowym przebiegu produkcji pozwala na rejestrację i analizę danych o wadach, brakach i przestojach. Pozwala również na obsługę planowanych i przeprowadzanych remontach maszyn i urządzeń.

Moduł planowania produkcji, zawarty w systemie wspomagania zarządzania produkcją obejmuje: Planowanie Zapotrzebowania Materiałowego MRP (Material Requirements Planning), które bilansuje zapotrzebowanie na gotowe wyroby i towary, wynikające z zamówień i prognoz, z zapotrzebowaniem na surowce i komponenty. W bilansie tym są uwzględniane aktualne i oczekiwane stany zapasów. Planowanie Zdolności Produkcyjnych CRP (Capacity Requirements Planning), które bilansuje zdolności produkcyjne stanowisk pracy i linii produkcyjnych z wymaganiami oraz aktualnym i przyszłym obciążeniem.

Menu główne omawianego systemu MFG/PRO pozwala na wybór następujących funkcji produkcyjnych: 1. Struktury wyrobów 2. Technologie i gniazda 3. Receptury i procesy 4. Zlecenia produkcyjne 5. Sterowanie produkcją 6. Produkcja seryjna 7. Kontrola jakości 8. Plan według kategorii 9. Plan zasobów 10. Prognozy i plan główny 11. Plan zaopatrzenia materiałowego 12. Plan zdolności produkcyjnych

Zestaw Modułów Produkcji

Kody receptur umożliwiają stosowanie receptur zastępczych. Opis procesu produkcyjnego może uwzględniać linie produkcyjne lub stanowiska pracy, czasy jednostkowe produkcji, czas przezbrajania stanowisk lub linii, koszty wytwarzania i koszty pomocnicze. Poniżej na schemacie pokazane jest wykorzystanie definicji receptur i procesów w systemie MFG/PRO.

Produkcja seryjna Moduł Produkcji Seryjnej pozwala na śledzenie produkcji powtarzalnej lub ciągłej. Uwzględnia prace w toku oraz produkcje zakończona. Obsługa zapotrzebowań na materiały według Kart Limitu Materiałowego pozwala na kontrolę wydawania materiałów w określonych przedziałach czasu. Wydawanie komponentów może być realizowane automatycznie, zgodnie z raportami przebiegu produkcji.

Harmonogram produkcji opisuje plan produkcji z uwzględnieniem wykorzystania linii produkcyjnej lub stanowiska w różnych procesach i przy produkcji różnych wyrobów. Harmonogram może być wprowadzany dla każdej zmiany osobno. Rozliczenie materiałów może następować na podstawie raportów zakończonej produkcji. Raporty mogą dotyczyć całego procesu, jego wybranej części lub poszczególnych operacji. Karta Limitu Materiałowego stanowi wydruk zapotrzebowania na komponentów określonym przedziale czasu z uwzględnieniem harmonogramu linii produkcyjnej.

Cykl przetwarzania danych Produkcji Seryjnej 1. Utworzenie Harmonogramu Linii Produkcyjne, który zawiera dane o wymaganych ilościach i datach. Dane te są analizowane przez Moduł Zapotrzebowania Materiałowego i Moduł Planowania Zdolności Produkcyjnych. 2. Rejestracja przebiegu produkcji obejmuje dane o wyprodukowanych ilościach produktów oraz nakładach pracy. 3. Przesunięcie komponentów do stanowisk pracy lub linii produkcyjnych na podstawie Karty Limitu Materiałowego. System dokonuje rejestracji rzeczywistej ilości wydanych komponentów, która może być porównana z ilościami normatywnymi. 4. Uaktualnienie Harmonogramu zgodnie ze stanem faktycznym. 5. Rozliczenie Produkcji, które uwzględnia całość poniesionych nakładów materiałowych, pracy ludzkiej i urządzeń. Nakłady te są kumulowane na podstawie częściowych raportów z wykonania poszczególnych zadań. Informacja ta jest przygotowywana w postaci transakcji księgowej i przekazywana do Księgi Głównej.

Struktury Struktury umożliwiają opisanie konstrukcji wyrobów, odpowiadającej specyfice produkcji dyskretnej, np. mechanicznej. Służyć mogą zdefiniowaniu zespołu czynników, np. usług, remontów lub działalności konstrukcyjnej. Struktura jest zdefiniowana jako zapis powiązań wyrób komponent. Wyrób może być rozumiany jako podzespół wyrobu wyższego rzędu. Szczególnym przypadkiem “wyrobu” może być usługa, w skład której może wchodzić szereg czynności i materiałów, koniecznych do ich realizacji. Struktury alternatywne są to zatwierdzone przez konstruktorów struktury przy tworzeniu zleceń produkcyjnych. Obok systemu produktów konfigurowalnych jest to metoda na uwzględnienie wersyjności wyrobu.

Schemat zastosowania Modułu Struktur

Struktury powinny mieć wpisaną datę obowiązywania Struktury powinny mieć wpisaną datę obowiązywania. Powinny między innymi umożliwiać: wyliczenie kosztów materiałowych z uwzględnieniem daty obowiązywania, wyliczenie czasu realizacji (produkcji) z uwzględnieniem ścieżki krytycznej, symulację listy pobrań dla sprawdzenia dostępności materiałów, globalne dodawanie, usuwanie lub zmiany komponentów, przegląd miejsc użycia komponentów, wielopoziomowość. Technologia i Gniazda Produkcyjne Moduł ten służy di definiowania wydziałów, gniazd produkcyjnych, stanowisk pracy i operacji w procesie technologicznym. Zapewnia wyliczanie jednostkowych kosztów standardowych, a następnie odnoszenie ich do kosztów rzeczywistych. Zdefiniowanie struktury organizacyjnej wydziału umożliwia automatyczne śledzenie kosztów rozliczeń międzywydziałowych.

Gniazdo produkcyjne jest stosunkowo szerokim pojęciem Gniazdo produkcyjne jest stosunkowo szerokim pojęciem. Może, zależnie od sytuacji, oznaczać: maszynę, kilka maszyn, pracownika, grupę pracowników, kombinację pracowników i maszyn. Każdy z elementów gniazda produkcyjnego może mieć niezależnie zdefiniowane zdolności produkcyjne (czas), standardowe stawki za ustawienie i operacyjne, udział kosztów ogólnozakładowych i kosztów ogólnowydziałowych. Standardowe czasy ustawienia i operacyjne są wykorzystywane przy definiowaniu technologii.

Gniazda produkcyjne są grupowane w Wydziały Gniazda produkcyjne są grupowane w Wydziały. Umożliwia to śledzenie kosztów pracy i kosztów ogólnych. Dane, dotyczące wydziałów są wykorzystywane w modułach: Kontroli Produkcji Produkcji Seryjnej Planowania Zdolności Produkcyjnych. Jako Operację rozumie się podstawowy, definiowany krok w procesie produkcyjnym. Zbiór operacji dla danego wyrobu lub usługi stanowi technologię. Technologia jest zbiorem operacji, następujących po sobie. Przy opisie technologii należy uwzględniać: gniazda produkcyjne, wymagane narzędzia, standardowe czasy.

Powiązania technologii i gniazd produkcyjnych

Produkty konfigurowalne W przypadku produkcji na zamówienie o konfiguracji. indywidualnie uzgadnianej z klientem, zachodzi konieczność dynamicznego definiowania struktur. W odróżnieniu od definiowania stałej struktury, na strukturę produktu konfigurowanego nie składają się bezpośrednio komponenty lecz cechy. Pod pojęciem cech rozumie się podzespół funkcjonalnie wydzielony z produktu. Na przykład dla komputera takimi cechami mogą być dyski twarde, napędy dyskietek, pamięci, obudowy, terminale itp. Każda z cech stanowi listę możliwych do wyboru komponentów. Pewien z tych komponentów może być oznaczony jako domyślny. Ponadto cecha może być oznaczona jako obowiązkowa, na przykład obowiązkowo należy wybrać typ obudowy. Za pomocą produktów konfigurowalnych można opisywać także usługi. Informacje o produktach konfigurowalnych sa uwzględniane przez Moduły Sprzedaży, Kontroli Produkcji i Planowania.

Zlecenia produkcyjne Moduł wspomaga obsługę i zarządzanie aktualnymi i planowanymi zleceniami produkcyjnymi .Korzysta z modułu planowania MRP, przetwarzają zlecenia wygenerowane w tym module.

Zlecenia Produkcyjne jest zatwierdzeniem produkcji określonej liczby produktów i usług. Zlecenie Produkcyjne obejmuje dane o ilościach koniecznych materiałów, wyliczone na podstawie struktur lub produktów konfigurowalnych (dokument typu “RW”). Wykorzystanie technologii umożliwia wygenerowanie dla każdego ze zleceń dokumentu, któy obejmuje zestaw wymaganych operacji z uwzględnieniem gniazd produkcyjnych i czasów. Na żądanie może być wydrukowany przewodnik warsztatowy. Zlecenia produkcyjne mogą być wprowadzane ręcznie przez operatora lub na podstawie zleceń planowanych przez Moduł Planowania MRP.

Powiązania modułu Zleceń Produkcyjnych

Cykl przetwarzania Zleceń Produkcyjnych 1. Zatwierdzenie Zlecenia produkcyjnego zmienia status zlecenia utworzonego przez MRP lub ręcznie z “planowane” na “zatwierdzone”.. 2. Uwolnienie i wydruk Zlecenia produkcyjnego. Uwolnienie powoduje rozwinięcie przypisanych struktur i technologii. Wydruk zlecenia obejmuje dokumenty materiałowe “Rw” i dotyczące technologii (przewodnik materiałowy). 3. Wydanie materiałów na Zlecenie Produkcyjne. Komponenty mogą być wydawane jedynie dla zleceń uwolnionych. Następuje wówczas zmniejszenie stanów magazynowych, tworzone są transakcje gospodarki materiałowej i księgowe. 4. Przyjęcie na Zlecenia produkcyjne. Przyjęcie wyrobu do magazynu i jednoczesne zmniejszenie ilości wymaganej do wyprodukowania w ramach zlecenia. 5. Zamknięcie Zlecenia produkcyjnego następuje po przyjęciu wszystkich wyrobów. Uruchomiona zostaje procedura tworząca transakcje księgowe, uwzględniające ewentualne rozbieżności pomiędzy normami i rzeczywistym przebiegiem zlecenia (materiały, robocizna i praca maszyn).

Cykl przetwarzania Zleceń Produkcyjnych

Planowanie Zapotrzebowania Materiałowego MRP Planowanie Zapotrzebowania materiałowego MRP (Material Requirements Planning) zapewnia bilansowanie na wyroby gotowe i towary wynikające z zamówień i prognoz sprzedaży zapotrzebowaniem na surowce i komponenty. W bilansie tym uwzględniane aktualne i oczekiwane stany zapasów.

Cykl planowania 1. Obliczanie zapotrzebowań, które są sumą zapotrzebowań wynikających z rozwinięcia struktur, zleceń, sprzedaży, wymagań serwisu i zamówień między zakładowych. 2. Zaplanowanie dostępnych zapasów, w wyniku którego ujawnia się różnica pomiędzy dostępnymi stanami zapasów w poprzedzającym okresie i zapotrzebowaniem. Uwzględniane sa także spodziewane przyjęcia materiałów od dostawców i z produkcji. 3. Zaplanowanie zleceń zakupu i produkcji na podstawie zapotrzebowań, które uwzględniają wymagane ilości i daty sugerowanego uwolnienia, powiązanego z terminem zapotrzebowania i czasu dostawy 4. Rozwinięcie planowanych zleceń, które uwzględnia struktury wyrobów. Następuje wówczas powrót do kroku pierwszego i obliczenie zapotrzebowań na komponenty. Następuje wówczas zagłębienie się w niższym poziomie struktury. Proces ten trwa do czasu, gdy wszystkie zlecenia zostaną rozwinięte.

5. WYBRANE MODUŁY RÓŻNYCH SYSTEMÓW Jak wspomniano na wstępie, systemy wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstw różnią się miedzy sobą, oferując oprogramowanie, bardziej lub mniej przystosowane do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Większość zaprezentowanych dotąd przykładów było zaczerpniętych z opisu systemu MFG/PRO. Warto więc uzupełniać te dane przykładami z innych systemów, np. firmy System Software Association (SSA).

Asystent projektanta (BPCS)/AS Moduł Asystenta Projektanta z systemu BPCS/AS jest narzędziem dostępnym na stacji roboczej i możliwa otrzymywanie w trybie konwersacyjnym danych, niezbędnych do opracowywania planów produkcyjnych. Wykorzystywany jest we wszystkich działaniach związanych z planowaniem, sterowaniem i obliczaniem kosztów produkcji. Umożliwia graficzne, wielopoziomowe przedstawiane szczegółów procesu produkcyjnego z uwzględnieniem wariantowych metod produkcyjnych i zmiennych wielkości partii. Dostępna jest także obsługa procesu produkcyjnego, obejmującego produkty uboczne i produkty towarzyszące wytwarzaniu. Dla przeprowadzania analiz symulacyjnych typu “co, jeśli” dostępne są dane dotyczące czasu i kosztów procesu. Asystent projektanta umożliwia płynne opracowywanie i wprowadzanie do systemu zarządzania nowych technologii.

Asystent planisty (BPCS/AS) Asystent planisty pozwala na szybkie wykonanie wszystkich podstawowych funkcji planowania, analizy i aktualizacji planów produkcyjnych i zaopatrzenia materiałowego. Umożliwia również szybką ingerencje w przypadku wystąpienia sytuacji wyjątkowych, na przykład zagrożeń. System ułatwia dotarcie do przyczyn, które spowodowały taką sytuację, a przez przedstawienie wielopoziomowych powiązanych informacji, ułatwia rozwiązanie sytuacji. Zarządzanie jakością (BPCS/AS) Moduł ten ma na celu uzyskiwanie produkcji o jakości, zgodnej w postawionym wymaganiami. Pozwala on na otrzymywanie w trybie konwersacyjnym kompletnych informacji o wymaganiach jakościowych, planach testów, procedurach kontroli jakości oraz aktualnych wynikach testów zgodnie w wymaganiami norm, np. ISO 9000. Umożliwia to producentom wdrażanie planów atestowania produktów, wykonywania testów, kalibracji sprzętu, monitorowanie rzeczywistych wskaźników jakości oraz kontrolę likwidacji wadliwych materiałów i wyrobów.

Zarządzanie pracą laboratorium BPCS/AS) Oprogramowanie to obsługuje specyficzne wymagania, związane z laboratoryjną kontrola jakości. Dotyczy to między innymi: obliczeń wyników testów, prób trwałości, kalibrowania sprzętu laboratoryjnego, planowania zasobów laboratoriów, obliczania kosztów działalności laboratorium. Zastosowania tego oprogramowania ma na celu uzyskanie pełnej zgodność procesu produkcyjnego z normami bezpieczeństwa pracy i ochrony środowiska. System pozwala na ciągłe śledzenie jakości produkcji. Obejmuje także rejestr przeprowadzonych badań i rejestr wydanych świadectw.

Zarządzanie pomieszczeniami i urządzeniami (MAIN/TRACKER) Grupa produktów firmy SSA pod nazwą MAIN/TRACKER jest ukierunkowana na automatyzację: planowania i sterowania konserwacjami oraz remontami sprzętu, urządzeń i pomieszczeń, obsługi kontroli roszczeń gwarancyjnych, kontroli przepisów bezpieczeństwa pracy. oraz Można wyróżnić następujące funkcje wspomnianego systemu: 1. Ewidencja pracy maszyn i urządzeń, która gromadzi dane związane konserwacjami i remontami. W systemie tym każda maszyna, jednostka sprzętu lub pomieszczenie jest jednoznacznie określona. Zawarta jest również historia nabycia, użytkowania i wycofania sprzętu. 2. Analiza żywotności części zamiennych. 3. Planowanie remontów następuje automatycznie na podstawie norm czasu pracy, określonych przez użytkownika. System sygnalizuje wszystkie opóźnienia. Emituje raporty realizacji remontów, usług serwisowych oraz historii napraw. Oblicza też szacunkowe koszty robocizny napraw.

4. Gospodarka materiałowa remontów umożliwia otrzymywanie informacji dla gospodarki częściami zamiennymi. Jest zintegrowana z modułem zaopatrzenia materiałowego, systemu zarządzania przedsiębiorstwem 5. Koszty .konserwacji i remontów są znane dzięki raportom, emitowanym przez system. Raporty te mogą dotyczyć dowolnych urządzeń, pomieszczeń lub ich grup i mogą być odniesione do dowolnego odcinka czasu. 6. Zlecenia remontowe ułatwiają zarządzanie pracami remontowymi. System na bieżąco: śledzi ruch materiałów, rejestruje robociznę, kontroluje wykonanie prac przez wykonawców zewnętrznych, obsługuje zaopatrzenie w części zamienne, emituje raporty zapotrzebowania na robociznę w rozbiciu na specjalności zawodowe, dokonuje rozbicia kosztów na poszczególne zlecenia remontowe.

7. Automatyczne zbieranie danych, związanych z całą działalnością, dotyczącą gospodarki materiałowej. 8. Roszczenia gwarancyjne są obsługiwane przez moduł, który kontroluje warunki gwarancyjne, dokumenty rozliczeń gwarancyjnych oraz przepływ należności z tytułu roszczeń gwarancyjnych. 9. Nadzór konserwacji i remontów jest narzędziem obsługi i analizy działalność w tej dziedzinie. Bada między innymi efektywność i potrzeby konserwacji i remontów.