SKUTECZNE NEGOCJACJE Przygotowała: Małgorzata Orlikowska, stażystka w Firmie Doradczo- Szkoleniowej CONSULTING Copyright FDS Consulting

NEGOCJACJE Copyright FDS Consulting Negocjacje – dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, gdy przynajmniej jedna strona nie zgadza się z daną opinią lub z danym rozwiązaniem sytuacji. Negocjacje to sposób porozumienia się w celu rozwiązania konfliktu oraz dojścia do porozumienia obydwu stron, proces wzajemnego poszukiwania takiego rozwiązania, które satysfakcjonowałoby zaangażowane w konflikt strony. Skuteczne negocjacje bazują na umiejętności rozpoznawania potrzeb adwersarzy, ich wzajemnym powiązaniu lub kompromisie pomiędzy nimi. Rzeczywiste potrzeby adwersarzy zwykle są ukryte i mogą znaczenie odbiegać od zgłaszanych interesów i celów, które są tylko pewnymi pomysłami na zaspokojenie tych potrzeb. Potrzeby ludzkie znacznie się różnią, dlatego żeby nie popełniać błędów w trakcie negocjacji, odczytując zachowania innych ludzi przez pryzmat swoich własnych potrzeb, warto nabyć umiejętność odczytywania różnych, nawet antagonistycznych potrzeb wynikających z charakteru i intelektu adwersarzy, gdyż to właśnie one najczęściej decydują o sukcesie w negocjacjach i potrafią odsunąć na bok nawet kwestie merytoryczne. Copyright FDS Consulting

Fazy negocjacji prowadzące do porozumienia 1. Analiza i ocena sytuacji zdefiniowanie problemu zdefiniowanie korzyści i interesów obu stron opracowanie możliwości zbieranie informacji 2. Planowanie podjęcie decyzji odnośnie do planu działania wybór priorytetów własnych interesów opracowanie nowych możliwości i kryteriów porozumienie stron Copyright FDS Consulting

10 zasad skutecznych negocjacji Copyright FDS Consulting

1.Pozytywne nastawienie Podstawową zasadą przed rozpoczęciem negocjacji jest pozytywny stosunek do strony przeciwnej. Nie możemy zasiadać do rozmów z kontrahentem, któremu nie ufamy i z góry podejrzewamy, że będzie chciał wywieść nas w pole. Copyright FDS Consulting

2.Zdecydowanie Bardzo ważną rzeczą jest również to, aby negocjator miał upoważnienie do podjęcia decyzji w imieniu firmy. Jeśli delegujesz pracownika do prowadzenia negocjacji, szczegółowo poinstruuj go, na co może się zgodzić, a jakich warunków nie może absolutnie przyjąć. Rzeczą absolutnie niedopuszczalną jest, aby już po osiągnięciu kompromisu pracownik np. telefonował do szefa z pytaniem, czy na pewno może podpisać dokumenty na wynegocjowanych warunkach. Taka sytuacja wygląda niepoważnie. Firma, której przedstawiciel nie jest odpowiednio przygotowany, sprawia nie najlepsze wrażenie. A to z kolei źle rokuje, jeśli chodzi o przyszłe interesy. Copyright FDS Consulting

3.Pewność siebie i odwaga Dobry negocjator przede wszystkim powinien być pewny siebie, odważny i śmiały. Ma wiedzieć, co robi i co mówi. Ale uwaga - wszystkie te cechy nie pomogą, jeśli jednocześnie będzie niekompetentny i grubiański, będzie traktował przeciwnika z wyższością lub pogardą. Copyright FDS Consulting

4.Umiejętność słuchania Ważna jest także umiejętność słuchania. Cecha ta wiąże się ze zdolnością analizowania argumentów rozmówcy, logicznego formułowania swoich opinii i postulatów. Copyright FDS Consulting

5.Zdolność empatii To umiejętność postawienia się w sytuacji osoby znajdującej się po drugiej stronie. Z badań socjologów wynika, że lepiej powierzyć prowadzenie negocjacji osobie o dużej kulturze osobistej i potrafiącej słuchać niż komuś nadmiernie pewnemu siebie i agresywnemu. Copyright FDS Consulting

6.Panowanie nad emocjami W trakcie negocjacji bardzo ważne jest panowanie nad emocjami. Bez względu na to, co usłyszysz w trakcie negocjacji, nie stosuj tonu oskarżycielskiego. Nie mów, że np. poprzednio też strona przeciwna obiecywała lepsze warunki przy następnej umowie i nic z tego nie wyszło. Nie należy też obwiniać rozmówcy za jakiekolwiek nieskuteczne działania. Copyright FDS Consulting

7.Dyplomacja Nawet jeśli zauważysz niekompetencję lub braki rozmówcy, nie wytykaj mu ich. Pamiętaj, że może on powtórzyć przebieg waszych rozmów osobie, która będzie miała wpływ na przyszłe interesy z twoją firmą. Staraj się być miły i pozytywnie nastawiony, a zostaniesz dobrze zapamiętany. Copyright FDS Consulting

8.Elastyczność i zdolność do kompromisu Ponieważ negocjacje mają za zadanie osiągniecie jak najlepszych warunków, nie można o tym zapominać. Nawet jeśli druga strona przedstawi propozycję do przyjęcia od ręki, zawsze pytaj o lepsze warunki. Jeśli sprawa dotyczy kupna, zapytaj o obniżenie ceny, dorzucenie gratisu itp. Copyright FDS Consulting

9.Dobre przygotowanie Wielu specjalistów jest zadnia, że na sukces negocjacji składa się przede wszystkim dobre przygotowanie, związane z dostępem do właściwych informacji, a dobry negocjator poświęca 90 procent czasu i energii na przygotowania do rozmowy. Copyright FDS Consulting

10.Komunikacja niewerbalna Sposób siedzenia, mimika, gesty, które wykonujemy, są w trakcie negocjacji czynnikiem, na które należy zwracać uwagę. Informacje, które przekazujemy w sposób niewerbalny, są równie ważne jak wypowiedziane słowa. Wiedza na ten temat opiera się na założeniu, że ludzie, w sposób nie do końca uświadomiony, odbierają pozornie nic nieznaczące gesty swoich rozmówców pozytywnie lub negatywnie. Jeśli w trakcie negocjacji będziemy np. intensywnie drapać się za uchem, druga strona uzna, że straciliśmy pewność siebie i jesteśmy zdenerwowani lub bezradni. Spokojne milczenie to dobry sposób reakcji na niekorzystną propozycję. Milcząc trzyma się rozmówcę w niepewności. Napięcie, które dzięki temu zbudujesz, skłoni rozmówcę do dalszego mówienia. Wymowne milczenie drugiej strony jest dla negocjatora sygnałem, że jego propozycja jest nie do przyjęcia. Prawdopodobnie więc zweryfikuje swoje stanowisko i przedstawi korzystniejsze warunki kontraktu. Copyright FDS Consulting

„ 10 przykazań negocjatora „ 1. Stawiaj żądania powyżej celu negocjacji. 2. Nie gódź się na warunki pierwszej przedstawionej oferty. 3. Nie ukrywaj zaskoczenia, bez względu na to, czy druga strona zaskoczy cię na plus czy negatywnie. 4. Na początku negocjacji unikaj sytuacji konfliktowych. 5. Jeśli proponujesz jakąś korzyść, proś o coś w zamian. 6. Dąż do tego, aby to druga strona jako pierwsza wysunęła propozycję. 7. Traktuj rozmówcę z szacunkiem, nie obwiniaj go za problemy. 8. Nie atakuj przeciwnika, unikaj agresji słownej. 9. Zabierz na negocjacje jeszcze drugą osobę z firmy. 10. W trosce o przyszłe korzyści dąż do sytuacji, w której z przeprowadzonych negocjacji będą zadowolone obie strony. Copyright FDS Consulting

Słownik wybranych pojęć 1. Konflikt- zjawisko złożone z szeregu epizodów: Sprzeczne cele, interesy Negatywny, wzajemny wpływ partnerów na siebie Charakterystyczny układ powiazań miedzy epizodami 2. Arbitraż- jedna z metod rozwiązywania konfliktu. Wykorzystywana w przypadku braku rozwiązania. Arbitrem w sporze może być np. radca prawny, ekspert. 3. Facylitacja- technika prowadzenia dyskusji w grupie, polegająca na wspomaganiu pracy grupy, która próbuje podjąć decyzję, rozwiązać jakiś problem; można je wykorzystać np. do rozwiązywania konfliktów 4. Empatia- zdolność odczuwania stanów psychicznych innych ludzi, umiejętność przejęcia ich sposobu myślenia, spojrzenia z ich perspektywy na rzeczywistość 5. Mediacja- zastosowanie w przypadku sporu. Osoba neutralna, w tym przypadku mediator, robi wszystko co w jego mocy aby złagodzić oraz rozwiązać konflikt, uwzględniając przy tym rację każdej ze stron. Copyright FDS Consulting

Kiedy nie przystępować do negocjacji Specjaliści od negocjacji ostrzegają przed przystępowaniem do rozmów, jeśli zachodzi którakolwiek z następujących okoliczności: negocjator nie jest merytorycznie przygotowany do rozmów (nie zna się na dziedzinie, której dotyczą negocjacje, nie ma odpowiednich upoważnień, nie ma pewności, do jakiego wyniku powinny doprowadzić rozmowy), negocjator działa w pośpiechu i pod presją (np. ma świadomość, że od wyniku negocjacji zależy jego awans albo wręcz być albo nie być w firmie), mamy przekonanie (biorące się z doświadczenia lub uzyskanych informacji), że firma, z której przedstawicielami mamy negocjować, działa w złej wierze (na granicy prawa) lub stosuje nieetyczne środki (przekupstwo, szantaż itp.), Copyright FDS Consulting