Praktyczne aspekty realizacji zagranicznych mobilności edukacyjnych pracowników na przykładzie projektu nr PL1-ESF , realizowanego w programie Zagraniczna mobilność szkolnej kadry edukacyjnej w ramach projektów instytucjonalnych ESF POKL 13 listopada 2014, RODN „WOM” w Katowicach PROJEKT: „Zagraniczna mobilność szkolnej kadry edukacyjnej w ramach projektów instytucjonalnych” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego

kluczowe sprawy organizacyjne współpraca z organizatorem organizacja podróży rezerwacja hotelu właściwe zarządzanie środkami finansowymi dokumentacja projektu

elementy realizacji projektu

nabór uczestników informacja nt. projektu – kilka kanałów przekazu jasne zasady naboru – wzór listu motywacyjnego, regulamin naboru, kryteria oceny wniosków, komisja, protokół informacje o wynikach naboru

podstawowe dokumenty i informacje zgoda na przetwarzanie danych osobowych kontrakty dane: adresy, telefony, konta, nr dokumentów, kontrakty

sprawy organizacyjne 2 spotkania – na początku i przed wyjazdem informacje na piśmie – podróż, zakwaterowanie, program, finanse, telefony kontaktowe, adresy, obowiązki – obecność, zasady rozliczenia, wdrażanie, udział w opracowaniu materiałów, ewaluacji, upowszechnianiu

przygotowanie merytoryczne Eurydice – informacje o systemach oświaty w krajach Europy, publikacje tematyczne warsztaty, wykłady – związane z tematem wizyty / szkolenia bibliografia

przygotowanie kulturowe - po co? rozkład dnia - czas pracy, czas posiłków, odpoczynku etykieta - unikanie faux pas komunikacja z organizatorem - inna mentalność poczucie bezpieczeństwa sprawy życia codziennego - zakupy (ceny, położenie sklepów, ich typy, nazwy), przemieszczanie się (plan miasta, środki lokomocji), rodzaj posiłków (pory, produkty i potrawy) wiedza ogólna niwelowanie stereotypów, uprzedzeń tworzenie potencjału interkulturowego w szkole

przygotowanie kulturowe zajęcia – wykłady, warsztaty - 4 godziny, dużo fachowców w środowisku lub w innych ośrodkach publikacje – for free z internetu na miejscu – zwiedzanie, wizyty, koncerty – opłacenie kosztów przewodnika, biletów wstępu pomoc – Ambasady, uczelnie wyższe

przygotowanie językowe – po co? komunikacja w stopniu podstawowym, w sytuacjach, gdy jest to niezbędne przełamanie bariery językowej motywacja do nauki doskonalenie połączenie nauki klasycznej i nauki poprzez „zanurzenie językowe” tworzenie potencjału językowego w szkole

przygotowanie językowe oszacowanie środków – 20 h określenie poziomu zaawansowania uczestników przeprowadzenie rozeznania cenowego – renomowane szkoły, kilka ofert sprecyzowanie dokładne warunków – kurs komunikacyjny nastawiony na przełamanie bariery językowej, rozwijanie kompetencji wypowiedzi ustnej i rozumienia ze słuchu, tematy zajęć, poziom, kwalifikacje lektora zadbanie o dogodność czasową i lokalizacyjną (możliwość dojazdu od placówki) dokumentacja - lista obecności testy certyfikaty ocena i dostrzeżenie postępów dokonanych w czasie wyjazdu zakup słowników, rozmówek, podręczników

wyjazd opiekun na miejscu opiekun towarzyszący grupie

po powrocie koordynacja wdrażania rezultatów koordynacja upowszechniania

zarządzanie finansami dobra orientacja w zasadach finansowania i rozliczania projektu dobra orientacja w zasadach przekazywania grantów przez OP znajomość wszystkich kosztów - kontakt ze stroną przyjmującą orientacja w cenach i warunkach realizacji usług, szukanie najlepszej relacji jakości i ceny, sprawdzanie różnych ofert – np. przygotowanie językowe, kulturowe, ekonomiczna formuła posiłków, korzystanie ze sprawdzonych usługodawców - np. przy organizacji przewozów za granicą harmonogram finansowy terminy przelewów, płatności podróż - odpowiednio wczesna rezerwacja, zabezpieczenie przed rezygnacjami z udziału, opłacenie kosztów na całej trasie rezerwacja hotelu - pomoc w wyborze - organizator formy płatności - kwestia kart kredytowych, przelew / płatność na miejscu - unikanie obarczania gotówką koordynatora wskazane ubezpieczenie na czas wyjazdu - potrącane z kosztów utrzymania - dobrowolne dla uczestników - zgoda na piśmie odpowiednio wczesne przelewy na konta uczestników charakter grantów - ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych - zwolnienie z podatku dokumenty finansowe - karty pokładowe, bilety, faktury, kwoty ryczałtowe - potwierdzenia odbycia szkolenia

dokumentacja merytoryczna listy obecności materiały informacyjne, pisma, powiadomienia programy, scenariusze karty ewaluacyjne sprawozdania dokumentacja fotograficzna