Zlecenie i wybór wykonawcy Krzysztof Guzek Krajowa Jednostka Oceny Departament Koordynacji Polityki Strukturalnej Katarzyna Błońska, Joanna Zasowska Biuro Dyrektora Generalnego Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

Przygotowanie zamówienia Warianty pozyskania zewnętrznego wykonawcy Zamówienia o wartości szacunkowej poniżej kwoty 14.000 euro (54.279,40 PLN netto) – art. 4 ust. 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (PZP) Zamówienia pozostałe – konieczność stosowania ustawy PZP

Zamówienia publiczne Ustawa i obowiązki wynikające z jej stosowania Najważniejsze tryby udzielania zamówień Przetarg nieograniczony Przetarg ograniczony Negocjacje z ogłoszeniem

Przetarg nieograniczony to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy (art. 39 Pzp i nast.) wady: ryzyko niespełnienia oczekiwań Zamawiającego zalety: krótki czas przeprowadzenia

Przetarg ograniczony to tryb udzielenia zamówienia, w którym, w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu, wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, a oferty mogą składać wykonawcy zaproszeni do składania ofert (art. 47 Pzp i nast.) wady: dłuższy czas przeprowadzenia + j.w. zalety: możliwość ograniczenia liczby Wykonawców

Negocjacje z ogłoszeniem to tryb udzielenia zamówienia, w którym, po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych niezawierających ceny, prowadzi z nimi negocjacje, a następnie zaprasza ich do składania ofert wady: przesłanki zastosowania, długi termin przeprowadzenia zalety: dopracowanie szczegółów zamówienia z wykonawcami

Komisja przetargowa (1) Wymóg w przypadku wartości szacunkowej powyżej 133.000 euro (art. 19 ust. 1 Pzp) Komisja jako zespół pomocniczy kierownika zamawiającego: ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu (propozycja wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty) badanie i ocena ofert (wybór najkorzystniejszej oferty) Komisja stała lub do przeprowadzenia określonego postępowania

Komisja przetargowa (2) Współpraca KJO z komórką odpowiedzialną za zamówienia publiczne w MRR Rozwiązanie zastosowane w MRR: przygotowanie wniosku o rozpoczęcie postępowania skład komisji przetargowej, podział zadań pomiędzy komórkami MRR przygotowanie dokumentacji przetargowej, badanie warunków udziału w postępowaniu, ocena ofert, kontakt z wykonawcami podpisanie umowy i realizacja zamówienia Jak jest w innych instytucjach?

Ogłoszenie przetargu nieograniczonego Przygotowanie dokumentacji przetargowej SIWZ + załączniki (SOPZ i umowa) Ogłoszenie (w Biuletynie Zamówień Publicznych i na stronie internetowej Zamawiającego) Składanie ofert (min. 7 dni) Ocena ofert (warunki udziału w postępowaniu, uzupełnienie i ocena ofert) – maksymalnie 21 dni Informacja o wyborze + 7 dni na ewentualne protesty Podpisanie umowy (termin związania ofertą - 30 dni od terminu składania ofert)

Elementy składowe dokumentacji przetargowej Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) – art. 36 Pzp Załączniki: Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) Umowa

Postanowienia i kryteria w postępowaniu Postanowienia ogólne SIWZ (wybrane) Każdy wykonawca może złożyć jedną ofertę. Zamawiający może nie wyrazić zgody na składanie ofert częściowych. Zamawiający może nie dopuścić możliwości złożenia oferty wariantowej. Zamawiający dopuszcza lub nie możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom. Zamawiający przewiduje lub nie udzielenia zamówień uzupełniających. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert (postępowania przetargowe <133.000 euro) Termin wykonania zamówienia: 15 tygodni (tj. 105 dni) od podpisania umowy. Warunki udziału w przetargu – „warunki formalne” Kryteria (merytoryczne) oceny ofert

Wyjaśnienia do treści SIWZ i protesty Zastrzeżenie – mowa o przetargach do 133 tys. euro (515.654,30 netto PLN) Wyjaśnienie treści SIWZ (art. 38 Pzp) – 6 dni przed składaniem ofert Protesty - Wykonawca może wnieść protest na treść ogłoszenia o zamówieniu, czynności podjęte przez zamawiającego w toku postępowania oraz w przypadku zaniechania przez zamawiającego czynności, do której jest obowiązany na podstawie ustawy (7 dni)

Trudne i łatwe ewaluacje Ewaluacje „relatywnie prostsze” – warunki/kryteria łatwiejsze – tworzymy rynek ewaluacyjny Ewaluacje „trudne/o strategicznym znaczeniu” – warunki i kryteria trudniejsze = selekcja wykonawcy z pożądanym doświadczeniem/kapitałem kwalifikacji

Opis warunków udziału w postępowaniu Przykład - łatwiejsze warunki „Ocena wpływu programów operacyjnych NPR 2004-2006 na realizację Strategii Lizbońskiej”. Opis warunków udziału w postępowaniu (…) 3.1.2.) w okresie ostatnich trzech lat przed wszczęciem niniejszego postępowania lub w okresie prowadzenia działalności, jeśli okres ten jest krótszy niż trzy lata, należycie wykonali co najmniej 3 usługi o wartości nie mniejszej niż 10 000 zł brutto każda, polegające na: a) opracowaniu badania ewaluacyjnego w zakresie oddziaływania programów finansowanych ze środków strukturalnych na rozwój społeczno – gospodarczy Polski; lub/i b) przygotowaniu analiz lub prowadzeniu badań w zakresie rozwoju społeczno gospodarczego kraju; c) prowadzeniu badań ewaluacyjnych programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej 3.1.3.) wyznaczą do realizacji przedmiotu zamówienia zespół badawczy minimum 5 osób, posiadający kwalifikacje i doświadczenie: w przygotowaniu badań ewaluacyjnych odnośnie oddziaływania interwencji publicznych, w zakresie analiz społeczno-gospodarczych rozwoju kraju; w zakresie stosowania metod i technik przeprowadzania badań ewaluacyjnych w zakresie funduszy Unii Europejskiej, Powyższe wymagania zespół ma spełnić łącznie.

Opis warunków udziału w postępowaniu Przykład trudniejsze warunki (1) „Analiza zapisów linii demarkacyjnej …” Opis warunków udziału w postępowaniu (…) 3.1.2) w okresie ostatnich trzech lat przed wszczęciem niniejszego postępowania lub w okresie prowadzenia działalności, jeśli okres ten jest krótszy niż trzy lata, należycie wykonali co najmniej: a) dwie usługi polegające na opracowaniu badania ewaluacyjnego w zakresie programów finansowanych ze środków strukturalnych o wartości nie mniejszej niż 100 000 zł; b) trzy usługi, z których każda dotyczyła przygotowania lub wdrażania projektu inwestycyjnego lub projektu miękkiego dofinansowywanego z funduszy strukturalnych.

Przykład trudniejsze warunki (2) „Analiza zapisów linii demarkacyjnej …” 3.2.3) wyznaczą do realizacji przedmiotu zamówienia co najmniej po jednym ekspercie posiadającym wykształcenie lub/i doświadczenie w praktycznym przygotowaniu lub wdrażaniu projektów inwestycyjnych lub projektów miękkich dofinansowywanych z funduszy strukturalnych z jednej z niżej wymienionych dziedzin: drogi, koleje, transport publiczny, infrastruktura portów lotniczych, porty morskie i rzeczne drogi wodne, transport multimodalny, zdrowie, (…w sumie min.10 ekspertów) zatrudnienie i integracja społeczna, rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw, wykształcenie i kompetencje, współpraca międzyregionalna, dobre państwo, polska gospodarka na rynku międzynarodowym Ponadto w zespole badawczym powinien znaleźć się ekspert posiadający wiedzę z zakresu rozporządzeń UE dotyczących polityki spójności, Wspólnej Polityki Rolnej oraz Wspólnej Polityki Rybackiej, lata 2007-2013. Ekspert ten powinien dysponować szeroką wiedzą w zakresie opracowania i realizacji dokumentów strategicznych (plany, programy, strategie) na poziomie krajowym lub regionalnym.

Wybór najlepszej oferty (1) Badanie spełniania warunków udziału w postępowaniu Kompletność i ważność dokumentacji, pełnomocnictwa, podpisy Doświadczenie podmiotu (sumowanie tylko w przypadku konsorcjów) Kwalifikacje zespołu Uzupełnienie (ewentualność tylko w niektórych przypadkach) Uwaga! Ocena na zasadzie „0-1” sprawdzamy kompletność oferty tj. również, czy jest w ofercie wszystko to co podlega ocenie merytorycznej Spośród ofert spełniających warunki następuję wybór najkorzystniejszej na podstawie kryteriów oceny ofert

Wybór najlepszej oferty (2) przykład „demarkacja” Rozdział 7. Ocena ofert 7.1. Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert. Kryterium Waga (%) 1) Cena ofertowa 50% 2) Metodologia realizacji zamówienia 7.2. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt (100% = 100 pkt): 7.2.1 Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru: Cena ofertowa brutto oferty najtańszej x 50 % = ilość punktów Cena ofertowa brutto oferty badanej

Wybór najlepszej oferty (3) przykład „demarkacja” Ocena merytoryczna – „zobiektywizowany subiektywizm” 50 punktów 7.2.2. Punkty za kryterium „Metodologia realizacji zamówienia” zostaną przyznane w skali punktowej od 0 do 50 punktów na podstawie „szczegółowego opisu sposobu realizacji przedmiotu zamówienia” o którym mowa w Rozdziale 4 pkt 4.1.2 SIWZ. Pod uwagę będą brane następujące elementy: zakres prac badawczych – trafność zaproponowanego zakresu badania w kontekście celu głównego i celów szczegółowych badania oraz klarowność i spójność logiczna zaproponowanej metodologii (od 0 do 10 pkt.), zróżnicowanie metod badawczych, w tym zastosowanie dodatkowych narzędzi badawczych (w odniesieniu do wymogów minimalnych) wraz z uzasadnieniem celowości ich zastosowania oraz przedstawieniem spójnej logicznie koncepcji kroków badawczych (ze wskazaniem metod) (0-10 pkt),

Wybór najlepszej oferty (4) przykład „demarkacja” instrumenty zapewniające rzetelność uzyskanych informacji, zbierania jak najpełniejszego materiału badawczego oraz formułowania poprawnych logicznie i metodologicznie wniosków w odniesieniu do obszarów tematycznych linii demarkacyjnej (0-10 pkt) plan pracy - spójność i jasność planu pracy i dostosowanie planu do zaproponowanej metodologii (od 0 do 4 pkt.), szczegółowe rozdysponowanie pracy pomiędzy członków zespołu badawczego w odniesieniu do obszarów tematycznych linii demarkacyjnej (od 0 do 6 pkt.), dodatkowe szczegółowe pytania badawcze, ich użyteczność z punktu widzenia celów badania (0-6 pkt), przejrzystość i użyteczność sposobu prezentacji danych i wyników badania, zwłaszcza końcowego raportu ewaluacyjnego (0-4 pkt). przykład „konwergencja” sposób zastosowania kryteriów badawczych w proponowanej analizie (od 0 do 10 pkt.), szczegółowa propozycja metod i narzędzi badawczych, m.in. modelowanie, zestaw wskaźników, proponowane analizy w kontekście sformułowanych problemów badawczych i pytań ewaluacyjnych (od 0 do 10 pkt.)

Czy rozumiesz co czytasz/oceniasz? Logika i klarowność oferty: bełkotliwa oferta = zapewne bełkotliwy raport Klarowana oferta = prawdopodobnie klarowny raport (niestety niekoniecznie… zatem „ufaj i kontroluj przebieg badania”) Magia skomplikowanego języka – nie wszystko co skomplikowane (słownictwo np triangulacja, wzory ekonomiczne itp..) jest mądre i potrzebne – raport ma być przystępny Potrzeba różnych spojrzeń w komisji – merytoryczne i metodologiczne Pozorowanie kompetencji zespołu (podmiany – domagaj się kontaktu)

Triangulacja - na marginesie Może być rozumiana jako zwielokrotnienie: Metod i technik badawczych Źródeł informacji Typów danych technik analitycznych Teorii wyjaśniających Liczby osób realizujących badania Za „Fałszywa sprzeczność: metodologia jakościowa czy ilościowa?” M.Jasiński, M.Kowalski w „Ewaluacja ex-post” PARP

Niedoskonałość procedury oceny Jest dobra choć niedoskonała, ale umiejętne postępowanie minimalizuje niebezpieczeństwo niepożądanego rezultatu!!! Niebezpieczeństwa: Słabe przemyślenie warunków i kryteriów (np. nie ma z czego wybrać) Nazbyt mała kwota przewidywana Triki stosowane przez oferentów Antidotum: rozsądek i doświadczenie komisji w ocenianiu ofert + wymiana informacji + współpraca z wykonawcą

Umowa (1) Termin podpisania umowy – w okresie związania ofertą (30 dni) § 6 Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z Zamawiającym na każdym etapie wykonania Zadania. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia każdorazowo pełnej informacji na temat stanu realizacji Zadania. Jeżeli w toku wykonywania Zadania Wykonawca stwierdzi zaistnienie okoliczności, które dają podstawę do oceny, że jakakolwiek część Zadania nie zostanie wykonana w zakresie określonym w Załączniku nr 3 lub w terminie określonym w § 2 ust. 3, niezwłocznie pisemnie powiadomi Zamawiającego o ww. niebezpieczeństwie wskazując przyczyny lub prawdopodobny czas opóźnienia.

Umowa (2) § 7 Wykonawca nie może powierzyć wykonania Zadania innym podmiotom bez uprzedniej, pisemnej zgody Zamawiającego. Skład Zespołu Badawczego nie może być zmieniony w trakcie realizacji umowy bez wcześniejszego przedstawienia Zamawiającemu przez Wykonawcę pisemnej informacji o proponowanej zmianie wraz z wyjaśnieniem przyczyn proponowanej zmiany oraz wyrażenia pisemnej zgody przez Zamawiającego. W przypadku naruszenia postanowień ust. 1 i 2 Zamawiający może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym i żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości określonej w § 8 ust. 1. W przypadku wyrażenia przez Zamawiającego zgody, o której mowa w ust. 1, za działania lub zaniechania podmiotów, którym Wykonawca powierzył wykonanie Zadania Wykonawca odpowiada jak za własne.

Umowa (3) § 8 W razie niewykonania lub nienależytego wykonania Zadania, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia, określonego w § 3 ust. 1. Za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu Zadania Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5 % wynagrodzenia określonego w § 3 ust. 1, licząc od dnia upływu terminu, o którym mowa w § 2 ust.3. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowań przewyższających zastrzeżone na jego rzecz kary umowne.

Podpisanie umowy Pierwsze spotkanie z wykonawcą „Aspekt psychologiczny” Wskazówki co do raportu metodologicznego Dalej następuje realizacja badania i dalsze relacje z wykonawcą – temat jutrzejszej części warsztatów.

Dziękujemy za uwagę ewaluacja@mrr.gov.pl