FINANSOWANIE PROJEKTÓW W 6.PROGRAMIE RAMOWYM UE FINANSOWANIE PROJEKTÓW W 6.PROGRAMIE RAMOWYM UE Warszawa Barbara Trammer Krajowy Punkt Kontaktowy

INFORMACJE NA STRONIE KPK Finansowanie projektów w 6.PR Model Contract Polskie przepisy związane z realizacją Programów Ramowych Szkolenia dot. finansowania projektów PRAWO I FINANSE

Guidelines Financial guidelines Negotiation guidelines Consortium agreement guidelines Project management guidelines

Aneksy jako integralna część kontraktu Anex I – Opis pracy w projekcie Anex II – Ogólne warunki Anex III – Zasady szczegółowe odnoszące się do poszczególnych instrumentów Annex IV - Formularz A – zgoda wykonawcy na przystąpienie do kontraktu Annex V - Formularz B – przystąpienie nowego uczestnika w trakcie trwania projektu Annex VI - Formularz C – sprawozdanie finansowe groups/model-contract/index_en.html

Aneksy jako integralna część kontraktu (2) Annex III nadrzędny w stosunku do Annex II Special clauses (core contract) nadrzędne w stosunku do Annex III

DOPUSZCZALNE KOSZTY Koszty rzeczywiste, ekonomicznie uzasadnione, konieczne do realizacji projektu Określone zgodnie z przyjętymi przez uczestnika zasadami księgowania Poniesione w czasie trwania projektu (o ile kontrakt nie określa inaczej) Odnotowane w księgach rachunkowych uczestnika lub, jeśli tak przewiduje umowa (w przypadku zasobów udostępnionych przez stronę trzecią na mocy wcześniejszego porozumienia), w odpowiednich księgach rachunkowych strony trzeciej

KOSZTY NIEDOPUSZCZALNE Podatki pośrednie, w tym podatek od towarów i usług(VAT) i cło Należne odsetki Rezerwy na przyszłe straty lub obciążenia Straty wynikające z ujemnych różnic kursowych Koszty zadeklarowane, poniesione lub zwrócone w związku z innym projektem Wspólnoty Długi i opłaty za obsługę zadłużenia Wydatki nadmierne lub nierozważne

PODWYKONAWSTWO (1) Umowa o podwykonawstwo Może obejmować jedynie realizację ograniczonej części projektu Decyzja o skorzystaniu z podwykonawstwa musi zostać uzasadniona ze względu na charakter danego działania Podzlecane zadania muszą być wymienione w Aneksie 1

PODWYKONAWSTWO (2) Podczas wdrażania projektu wykonawcy mogą podzlecać także inne pomniejsze usługi, które: Nie zaliczają się do podstawowych elementów prac projektowych Których wykonawcy nie mogą bezpośrednio wykonać Gdy jest to konieczne do wykonania prac przewidzianych w projekcie

PODWYKONAWSTWO (3) W przypadku, gdy wykonawca zawiera umowę o podwykonawstwo w celu wykonania części zadań związanych z projektem, zachowuje on wobec Komisji Europejskiej swoje obowiązki określone w kontrakcie

Wejście kontraktu w życie a okres trwania projektu Kontrakt wchodzi w życie (entry into force of the Contract) w momencie podpisania przez Komisję i koordynatora Okres trwania projektu (duration of the project) – określony w kontrakcie

Modele rozliczania kosztów FC –Full Cost Model Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty bezpośrednie i pośrednie związane z wykonywaniem zadań projektu. Wymagany system księgowości analitycznej precyzyjnie wykazujący koszty pośrednie przypadające na projekt

KOSZTY POŚREDNIE (Koszty ogólne jednostki) Obsługa księgowa Koszt pomieszczeń (włączając amortyzacje budynków i aparatury), ogrzewania, energii elektrycznej, ubezpieczeń, usługi pocztowe, telefon Zarządzanie, obsługa administracyjna Zaopatrzenie biurowe Podstawowe wyposażenie (komputer, laptop, oprogramowanie biurowe)

Modele rozliczania kosztów FCF – Full Cost Flat Rate Model Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty bezpośrednie związane z wykonywaniem zadań projektu. Koszty pośrednie liczone są ryczałtowo jako 20% całości kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem usług).

Modele rozliczania kosztów AC – Additional Cost Model Uczestnik wykazuje tylko koszty bezpośrednio i specjalnie (poza bieżącą działalnością) poniesione do celów projektu. Koszty pośrednie liczone są ryczałtowo jako 20% całości tak liczonych kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem usług). Komisja zwraca 100% kosztów UWAGA: wyjątek stanowi poz. consortium management, dla której dopuszczalne są koszty związane z bieżącą działalnością.

Modele rozliczania kosztów Model FC-mogą używać wszyscy uczestnicy z wyjątkiem osób fizycznych, które mogą stosować jedynie model AC Model FCF-MŚP, organizacje nie- komercyjne lub typu non-profit ustanowione w oparciu o przepisy prawa publicznego lub prywatnego, organizacje międzynarodowe

Modele rozliczania kosztów Model AC-organizacje nie-komercyjne lub typu non-profit ustanowione w oparciu o przepisy prawa publicznego lub prywatnego, organizacje międzynarodowe które nie mają systemu księgowego pozwalającego na wyróżnienie udziału kosztów bezpośrednich i pośrednich związanych z realizacją projektu

1 Jednostka 1 system księgowy 1 model rozliczania kosztów AC FCF AC FC FCF FC

RODZAJE KOSZTÓW (5.PR) Koszty bezpośrednie: Personnel (personelu) Durable equipment (sprzęt trwały) Subcontracting (zlecenia) Travel and subsistence (podróże) Consumables (materiały) Computing (obliczenia komputerowe) Intellectual property rights (ochrona własności intelekt.) Other specific costs (inne koszty) Koszty pośrednie: Overheads (narzuty)

Klasyfikacja kosztów Według rodzajów działań, których dotyczą, nie ma ściśle określonych kategorii kosztów (jak w 5.PR) badania wdrożenie szkolenie inne działania zarządzanie konsorcjum

Klasyfikacja kosztów (cd.) Każda instytucja zastosuje własne zasady rachunkowe Komisja wyda zestaw wytycznych finansowych, w których poinformuje uczestników o tym, jak można klasyfikować i wliczać wydatki podlegające refundacji w koszty projektu oraz zaproponuje dobre praktyki finansowe

Kalkulacja wkładu finansowego KE Oszacowanie rzeczywistych kosztów realizacji poszczególnych działań w projekcie Wybór odpowiedniego modelu rozliczania kosztów dla każdego partnera w projekcie Zastosowanie wskaźników wsparcia przez Komisję poszczególnych rodzajów działań Maksymalny wkład finansowy KE zostanie określony w kontrakcie

Wpływy do projektu (1) Przy określaniu wkładu finansowego Komisji należy wziąć pod uwagę wpływy do projektu: Transfer finansowy Wkład w naturze Dochód uzyskany z projektu

Wpływy do projektu (2) W momencie składania końcowego raportu finansowego należy uwzględnić wszelkie wpływy do projektu otrzymane przez każdego z wykonawców Dla każdego z wykonawców wkład Komisji nie może przekroczyć sumy kosztów pomniejszonej o wpływy do projektu Wkład finansowy Komisji nie może stanowić podstawy do osiągania jakichkolwiek zysków przez wykonawców

Odsetki od przedpłat wypłacanych przez KE Zgodnie z postanowieniami rozporządzenia finansowego przedpłaty wypłacane uczestnikom projektu pozostają własnością Wspólnoty Przy określaniu wkładu finansowego KE należy wziąć pod uwagę wielkość odsetek od otrzymanych przedpłat

Kurs przeliczania waluty Koszty poniesione w walucie innej niż EUR podawane są w EUR na podstawie kursu wymiany, który miałby zastosowanie w dniu, kiedy zostały poniesione rzeczywiste koszty lub kursu wymiany obowiązującego w pierwszym dniu miesiąca następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego. Podstawa dla stosowanego kursu wymiany zostanie wskazana w formularzu C przy składaniu sprawozdania finansowego.

Zarządzanie konsorcjum(1) Finansowanie wynosi 100%, ale tylko do wysokości 7% wkładu KE. Pozostałe koszty zarządzania będą włączone do typu działalności, którego dotyczą i w odpowiednim procencie przez Komisję finansowane Koszty obligatoryjnie umieszczane w kategorii zarządzanie - certyfikat audytora zewn. - competitive calls (Projekty Zintegrowane, Sieci Doskonałości)

Zarządzanie konsorcjum(2) Koszty, które mogą być umieszczone w kategorii zarządzanie przygotowanie umowy konsorcjalnej (jeśli obowiązkowa) koordynacja działań merytorycznych ogólne zarządzanie konsorcjum (prawne, administracyjne, finansowe) zarządzanie wiedzą uzyskanie gwarancji finansowych (gwarancje bankowe), jeśli wymagane przez KE inne UWAGA: Uczestnicy rozliczający się w modelu AC mogą umieszczać w kategorii zarządzanie koszty pracy personelu stałego

Projekty Zintegrowane Kontrakt i początkowe finansowanie Ogólny opis zadań w projekcie (może być w trakcie modyfikowany) Szczegółowy plan wdrożenia wraz z planem finansowym i kosztorysem uwzględniającym rodzaje działań i uczestników na pierwsze 18 miesięcy Komisja wypłaci zaliczkę :85% oczekiwanego wkładu KE na 18 miesięcy(15,3 miesiąca)

Projekty Zintegrowane Finansowanie Konsorcjum składa po 12 miesiącach: sprawozdanie merytoryczne i finansowe Szczegółowy plan wdrożenia wraz z planem finansowym i kosztorysem uwzględniającym rodzaje działań i uczestników na kolejne 18 miesięcy (powstaje 6-miesięczna zakładka)

Projekty Zintegrowane Finansowanie Po przyjęciu sprawozdania finansowego przez KE, kwota zaliczki wypłaconej za miniony okres zostaje rozliczona i zmieniona na płatność przyjętą KE uzupełni zaliczkę tak, by konsorcjum znów dysponowało 85% przewidywanego wkładu Komisji na okres kolejnych 18 miesięcy

STREP, CA, SSA Finansowanie Określi dokładnie zadania, plan wdrożenia i plan finansowy na cały okres trwania projektu Komisja ustali, jaki będzie okres rozliczeniowy i ustali zaliczkę w wysokości: 85% wkładu KE na okres rozliczeniowy + 6 miesięcy

STREP, CA, SSA Finansowanie Konsorcjum składa raport za okres rozliczeniowy. Po zatwierdzeniu przez KE kwota zaliczki zostaje rozliczona Komisja uzupełni zaliczkę tak, by Konsorcjum znowu dysponowało zaliczką w wysokości 85% na poczet kolejnego okresu rozliczeniowego

Sieci Doskonałości (NoE)- GRANT NA INTEGRACJĘ Określona suma na wsparcie wspólnego programu działań (joint programme of activities JPA)

NOE – wartość grantu na integrację 50 badaczy1 mln EUR/rok20 tys.EUR/badacza/rok 100 badaczy2 mln EUR/rok20 tys.EUR/ badacza/rok 150 badaczy3 mln EUR/rok20 tys.EUR/ badacza/rok 250 badaczy4 mln EUR/rok16 tys.EUR/ badacza/rok 500 badaczy5 mln EUR/rok10 tys.EUR/ badacza/rok 1000 i więcej badaczy 6 mln EUR/rok6 tys.EUR/ badacza/rok +dodatkowo 4tys. Eur/rok na doktoranta, max. do 10% grantu na badaczy

NOE – Kto jest badaczem Członek personelu badawczego z co najmniej 4-letnim doświadczeniem w badaniach naukowych lub ze stopniem doktora Jest zatrudniony przez partnera konsorcjum lub pracuje pod jego bezpośrednim zarządzaniem w ramach umowy partnera z pracodawcą badacza Wchodzi w skład zespołu przeznaczonego do realizacji zadań sieci Jest określony z imienia i nazwiska (lista dostępna do kontroli)

NOE - FINANSOWANIE W kontrakcie określony wkład finansowy KE, ale nie rozdział grantu między uczestników sieci i działania Zostanie zastosowany system 18- miesięcznych planów, 12- miesięcznych sprawozdań i 85% zaliczek, jak dla IP

NOE - FINANSOWANIE Grant wypłacany w rocznych ratach uzależniony od: 1) osiągnięcia satysfakcjonujących postępów w trwałej integracji 2) poprzednia rata została wykorzystana na prowadzenie wspólnych działań Zasada zmniejszających się rat rocznych przy zachowaniu całkowitej wielkości grantu w celu przeciwdziałania uzależnieniu się Sieci od finansowania zewnętrznego

Certyfikat audytora(1) Potwierdzenie kosztów poniesionych w projekcie Każdy partner przedstawia certyfikat odnośnie swojej części kosztów Certyfikat audytora przedstawiany będzie KE jednocześnie ze sprawozdaniem finansowym

Audytor zewnętrzny: - niezależny w stosunku do uczestnika projektu - ma kwalifikacje odpowiednie do przeprowadzania audytu zgodnie z 8 Council directive 84/253/EEC z Krajowa Izba Biegłych Rewidentów Certyfikat audytora(2)

Certyfikat audytora(3) Certyfikat audytora jest obowiązkowy (DO NEGOCJACJI) np. dla projektów o długości do 24 mies. na koniec projektu i obejmuje cały okres trwania projektu (DO NEGOCJACJI) np. dla projektów dłuższych niż 24 mies. na koniec pierwszego roku i na koniec projektu Dla Projektów Zintegrowanych i Sieci Doskonałości co 12 miesięcy Oraz zawsze, gdy wkład KE dla uczestnika przewyższa Euro w danym okresie

Certyfikat audytora(4) Certyfikat audytora potwierdza, że koszty wykazane w sprawozdaniu finansowym są: Rzeczywiste Określone zgodnie ze stosowanymi przez uczestnika zasadami księgowymi Poniesione w czasie trwania projektu (o ile kontrakt nie określa inaczej) Odnotowane w księgach rachunkowych uczestnika Nie zawierają cła, podatków pośrednich (VAT), kosztów poniesionych w związku z innym projektem UE Wykazane zgodnie ze stosowanym przez uczestnika modelem rozliczania kosztów

Certyfikat audytora(5) Certyfikat nie będzie odzwierciedlać zasadności dokonania takich, a nie innych wydatków ani gospodarności w zarządzaniu zasobami

Certyfikat audytora(6) Koszt uzyskania certyfikatu będzie zwrócony przez KE w 100% (zarządzanie konsorcjum) Komisja zachowuje prawo do przeprowadzania audytów finansowych w każdym momencie w trakcie trwania projektu i 5 lat po jego zakończeniu

Opóźnienia w płatnościach ze strony KE W przypadku opóźnienia w płatnościach wykonawca może zażądać od Komisji Europejskiej wypłacenia odsetek w okresie 2 miesięcy od otrzymania płatności (Model Contract Art.II.28-7)