Komunikacja wewnętrzna w procesie fuzji i budowy nowej kultury organizacyjnej

Agenda Krótko o Banku BPH Komunikacja w Banku BPH Kto, co, komu, jak? Śladem projektów: Zarządzanie zmianą, Barometr pracowniczy Polecamy nasze najlepsze praktyki

Historia Banku BPH BPH SA PBK SA 2005 22 Listopad 2005 2005 UniCredito Italiano S.p.A .inwestorem strategicznym w BPH (udział 71,03%) Luty 2004 2004 Bank BPH SA - nowa nazwa i logo 2002 14 Październik 2002 fuzja technologiczna BPH i PBK fuzja prawna - Bank BPH PBK SA 31 Grudnia 2001 2001 BPH SA PBK SA 2000 Listopad 2000 - fuzja z BACA-PL Październik 1998 - HVB inwestorem strategicznym w BPH (udział 86%) 1998 Październik 1997 - pierwsze notowanie akcji PBK na GPW; Grupa BA inwestorem strategicznym 1997 Luty 1995 - pierwsze notowanie akcji BPH na GPW Maj 1991 - przekształcenie BPH w jednoosobową spółkę akcyjną Skarbu Państwa 1995 Październik 1991- przekształcenie PBK w jednoosobową spółkę akcyjną Skarbu Państwa 1991

Bank BPH to ogólnopolska i uniwersalna instytucja finansowa Nr 2 w polskim sektorze bankowym pod względem udzielonych kredytów, Nr 3 pod względem aktywów, depozytów, liczby placówek i bankomatów ~10% udział w rynku, ponad 3 mln klientów 480 oddziałów (plus 375 agencji) oraz 23 centra korporacyjne 766 bankomatów i bezpłatny dostęp dla klientów do 608 bankomatów sieci Euronet Silna baza klientów korporacyjnych Bank Hipoteczny w Grupie Kapitałowej Lider w rozwoju alternatywnych kanałów dystrybucji dla klientów detalicznych Lider we wdrażaniu cash management / electronic banking dla klientów korporacyjnych Liczba oddziałów- koncentracja centra korporacyjne (Warszawa – 5, Kraków – 2) Dane na 31.12.2005

Agenda Krótko o Banku BPH Komunikacja w Banku BPH Kto, co, komu, jak? Śladem projektów: Zarządzanie zmianą, Barometr pracowniczy Polecamy nasze najlepsze praktyki

Komunikacja w Banku - Kto? Dep. Zarządu Banku Prezes Zarządu Banku Dep. Audytu Wewn. Dep. Prawny Biuro ds. Funduszy UE . Dep. Bezpieczeń- stwa Dep. Integracji i Projektów Dep. Public Relations Pion Zasobów Ludzkich Pion Bankowości Korp. i Finansowa Nieruch. Pion Finansowy Pion Rynków Międzynaro- dowych Pion Zarz. Ryzykiem Kredytowym Pion Bankowości Detalicznej Pion Integracji, Operacji i Informatyki

Komunikacja w Banku - Co? Fuzja - czas zmian, reorganizacji i restrukturyzacji Projekty, produkty, pomysły Sprawy HR - pracownicze, socjalne, płacowe Nowa strategia, nazwa, logo

Komunikacja w Banku - Komu? Pracownicy Centrali: 3 277 Kobiety ok. 60 % Mężczyźni ok. 40 % Wykształcenie wyższe - ok. 75% Pracownicy Oddziałów: 6 628 Kobiety ok. 85% Mężczyźni ok. 15% Wykształcenie wyższe - ok. 49% Kadra kierownicza 610 Kobiety ok. 41% Mężczyźni ok. 59% Zarząd Organizacje związkowe (7 organizacji, przynależność ok. 18% załogi) Zatrudnienie -22%

Komunikacja w Banku - Jak? Spotkania w Oddziałach Wizyty członków zarządu w poszczególnych placówkach Banku. Pytania i problemy zgłoszone podczas tych spotkań wraz z udzielanymi odpowiedziami zamieszczane są na Intranecie. Śniadania z Prezesem Regularne, poranne spotkania „przy kawie” i śniadaniu dla najlepszych sprzedawców i doradców klienta. Czaty z przedstawicielami Zarządu, szefami kluczowych projektów Czaty dostępne dla wszystkich pracowników, moderowane, publikowane w intranecie i gazecie wewnętrznej, od XI 2001 do IX 2004 odbyło się 15 wirtualnych spotkań z zarządem (ok. 3900 uczestników, ponad 2000 zadanych pytań).

Kaskadą w dół Prezes Zarząd Dyrektorzy Regionów, Dyrektorzy Zarządzający Banku Komunikacja pionowa Kierownictwo szczebla średniego (Dyrektorzy Oddziałów, Dyrektorzy Departamentów) Pracownicy W trakcie fuzji łącznicy komunikacyjni Komunikacja pozioma

Rola i zadania łączników Nieformalni liderzy, osoby opiniotwórcze, często przedstawiciele organizacji związkowych Dystrybucja komunikatów i informacji wśród pracowników danej placówki otrzymywanych via Lotus Notes i Intranet, bieżąca współpraca z Zespołem Komunikacji Wewnętrznej (ZKW) Współredagowanie wydawnictwa wewnętrznego „Impuls”, pomoc w organizacji spotkań integracyjnych pracowników z udziałem członków Zarządu Wsparcie badań nastrojów pracowników - barometr fuzji, audyt komunikacyjny Udział w szkoleniach z zakresu komunikacji organizowanych przez ZKW Grupa 350 „mężów zaufania” w placówkach Banku pełniła kluczową rolę w procesie komunikacji wewnętrznej.

Intranet – szybko, węzłowato, bogato Nawigacja pozioma – bloki tematyczne Rys. 2 Nawigacja pozioma – kategorie centralne Rys. 1 Forum dyskusyjne Wyszukiwarka Wyszukiwarka § § Bannery Rys. 3 Rys. 4 Nawigacja pionowa- informacje jednostek organizacyjnych Nowości Nawigacja pionowa- informacje wg pionów/ departamentów Nowości Rys. 5 Baner

Intranet - 4 zasady dla ogłady Każdemu po równo - powszechność dostępu do Intranetu umożliwia równoczesny dostęp do informacji wszystkim pracownikom Banku w Oddziałach i Centrali. Wszyscy dla wszystkich - kolegium redakcyjne to przedstawiciele wszystkich obszarów Banku - odpowiadają za merytoryczną zawartość stron, ich aktualizację oraz rozwój. Jasno i zwięźle – korzystanie z Intranetu, jego struktura, sposób szukania informacji określone są w specjalnej instrukcji dostępnej na witrynie głównej. Bezpiecznie - ochrona hasłem użytkownika i specjalnymi systemami, które uniemożliwiają dostęp z zewnątrz.

Liczba prawdę Ci powie Dynamika ruchu na stronach Wejścia na strony Wejścia na stronę główną Styczeń 2003 10 179 745 1 225 513 164 613 Czerwiec 2004 14 663 837 1 464 896 211 717 Wrzesień 2005 18 106 142 2 684 628 261 775

„Impuls” – zobacz! jestem na zdjęciu Miesięczny biuletyn pracowniczy w formie papierowej Wydawany od 2001 r. Nakład 5.000 egzemplarzy + wersja elektroniczna w dwóch językach Zdjęcia, publikacje pracowników Banku z całej Polski Przejrzyj, zabierz do domu, przeczytaj spokojnie w dogodnej chwili

- słowo elektroniczne ważne i polityczne Lotus Notes - słowo elektroniczne ważne i polityczne Każdy pracownik Banku ma własne konto e-mail Tablica Informacyjna – specjalna baza dla „ciężkich” załączników (uchwały, zarządzenia, wewnętrzne procedury) Dostęp do informacyjnych baz danych: np. Księga Produktów, Baza Teleadresowa, Baza Aktów Prawnych, Tablica Informacyjna Hierarchizacja dostępu - różne grupy odbiorców Skrzynki tematyczne np.: „Komunikacja Wewnętrzna”, „Ocena pracownicza”

Agenda Krótko o Banku BPH Komunikacja w Banku BPH - kto, co, komu, jak? Śladem projektów: Zarządzanie zmianą, Barometr pracowniczy Polecamy nasze najlepsze praktyki

Zmiana musi być zarządzana Zmiana fundamentów działania firmy: strategii, wizji, struktury, procesów „Osamotniony” zarząd nie jest w stanie wprowadzić nowej strategii i zmian koniecznych do osiągnięcia sukcesu Tłumaczenie wszystkim pracownikom wytycznych najwyższej kadry Tylko współpraca całej organizacji może zapewnić sukces Niwelowanie różnic kulturowych łączonych organizacji i aktywny udział pracowników najniższych szczebli w procesie integracji

Czym jest zmiana? Odczucia związane z fuzją; psychologiczne podejście do zmiany Kierunek strategiczny dla nowego Banku; wspólna dyskusja nt. wizji, kierunków zmian, przyszłości Korzyści z fuzji Czynniki sukcesu dla nowego Banku Czynniki krytyczne dla procesu integracji Działania wspomagające sukces Banku: co ja/ my możemy zrobić dla Banku i dla siebie nawzajem?

Ludzie - ludziom Dla kogo? Kadra zarządzająca Pracownicy centrali i oddziałów Przez kogo? Trenerzy zewnętrzni Przeszkolony sztab 28 trenerów wewnętrznych ponad 100 warsztatów ponad 2000 ludzi objętych projektem

Barometr - pomiar nastrojów We współpracy z Instytutem PENTOR Cyklicznie: I fala grudzień 2001 - badanie różnic kulturowych II fala czerwiec 2002 - przed fuzją IT III fala styczeń 2003 - komunikacja wewnętrzna IV fala październik 2004 r. - satysfakcja z pracy we wszystkich krajach Grupy HVB, co rok Elektronicznie z gwarancją anonimowości

Barometr pracowniczy - nie bój się! powiedz! Komunikacja przed badaniem Pozyskać Zarząd spotkania Zaprosić do udziału kadrę kierowniczą Poinformować organizacje związkowe listy, Intranet, „Impuls” Przedstawić pomysł pracownikom Komunikacja wyników Dla inwestora, Zarządu, kadry kierowniczej spotkania Dla wszystkich pracowników list, Intranet, „Impuls”

Barometr wskazuje - jest coraz lepiej XII.2001 VI.2002 I.2003 Efektywny 5 4 Szybki 3 Prosty 2 1 Dostosowany do potrzeb Nowoczesny pracowników Formalny 1 – Efektywny, Prosty, Nowoczesny, Formalny, Dostosowany do potrzeb, Szybki 5 – Nieefektywny, Złożony, Nienowoczesny, Nieformalny, Nie dostosowany do potrzeb, Wolny

Efektywna komunikacja, czyli jaka? Aktywna, na czas i systematyczna! Brak komunikacji aż do formalnego ogłoszenia zmian w organizacji Wczesna i systematyczna informacja już na etapie planowania zmian Źródło: Schweiger and Denisi, Communication with employees following a merger: a longitudinal field experiment; Academy of Management Journal, Vol. 34, Nr.1, 1991; Stres: - 9% Niepewność: - 22% Chęć pozostania w firmie: + 6% 4 6 3 Mean Mean Mean 5 2 Tygodnie przed / po fuzji Wizerunek firmy: godna zaufania, szczera, opiekuńcza: + 11% Satysfakcja z pracy: + 14% Wynik: + 20% 3 4 4 3 Mean 2 Mean 3 Mean 2

Agenda Krótko o Banku BPH Komunikacja w Banku BPH - co, kto, komu, jak? Śladem projektów: Zarządzanie Zmianą, Barometr pracowniczy Polecamy nasze najlepsze praktyki

Nasze najlepsze praktyki Reguły dobrej komunikacji: Zarząd doceniający wagę komunikacji wewnętrznej Jednostka koordynująca komunikację wewnętrzną („pierwszego kontaktu”) wyodrębniona w strukturze firmy Paleta odpowiednio dobieranych narzędzi komunikacyjnych Utrzymanie dialogu - sposoby pozyskiwania informacji zwrotnej (np. audyt komunikacyjny, forum dyskusyjne, Hyde Park, skrzynka LN „Komunikacja wewnętrzna”) Informacja: rzetelna, systematyczna, nawiązująca do poprzednich

Komunikacja wewnętrzna - sztuka poszukiwania równowagi LUDZIE TECHNIKA

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Katarzyna Myśliwiec Bank BPH Departament Public Relations Tel. 12 / 618 66 58, E-mail: katarzyna.mysliwiec@bph.pl