Umowa o dofinansowanie projektu systemowego realizowanego w ramach Poddziałania 7.1.1 oraz 7.1.2 PO KL Gdańsk, luty 2008 r.

Część I Informacje ogólne

Sposób dofinansowania projektów OPS i PCPR Plan Działania (na dany rok) Wysokość dostępnej alokacji (załącznik) Zakres projektów systemowych Wniosek o dofinansowanie Umowa ramowa Coroczny załącznik strony umowy, numer i tytuł projektu, wartość umowy na pierwszy rok budżetowy realizacji projektu, obowiązki beneficjenta w zakresie rozliczania projektu, obowiązki beneficjenta w zakresie sprawozdawczości i kontroli, obowiązki beneficjenta w zakresie promocji i informacji, zobowiązanie beneficjenta do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, termin przechowywania dokumentacji projektu. opis działań podejmowanych w ramach projektu, określenie grup docelowych projektu, zestawienie wskaźników produktu i rezultatu (wraz z wartościami docelowymi), syntetyczny opis sposobu zarządzania projektem (w tym: zasoby kadrowe), budżet projektu.

Ogólne warunki umowy (1) Beneficjent (Projektodawca), którego projekt systemowy został zatwierdzony do realizacji zawiera z IP umowę ramową dotyczącą realizacji danego projektu, która obejmuje cały okres programowania (2008-2013); Wniosek o dofinansowanie projektu na każdy rok budżetowy jest załączany do umowy w formie aneksu, przy czym pierwszy wniosek jest załączany w momencie zawarcia umowy ramowej; Wydatki ponoszone w ramach realizacji projektu systemowego muszą być zgodne z: ustawą o pomocy społecznej, wytycznymi w sprawie realizacji projektów systemowych przez OPS, PCPR oraz ROPS, wytycznymi dot. kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL.

Ogólne warunki umowy (2) Rozliczanie projektu systemowego następuje na podstawie wniosku beneficjenta o płatność sporządzonego zgodnie z zasadni PO KL; W celu realizacji projektu systemowego wymagane jest otwarcie i prowadzenie odrębnego rachunku bankowego oraz prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej; Wniosek o płatność składany jest do IP nie rzadziej niż raz na 3 miesiące – Beneficjent rozlicza wydatki zgodnie z zadaniami zdefiniowanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu; Dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków przechowywane są w siedzibie Beneficjenta i podlegają weryfikacji przez IP podczas kontroli na miejscu.

Część II Zakres umowy 6

Definicje pojęć (par. 1) Program, Priorytet, Działanie, Tytuł projektu, Partner, Beneficjent ostateczny, Koszty kwalifikowalne, Instytucja Pośrednicząca (IP), Instytucja Zarządzająca (IZ).

Przedmiot umowy (par.2-3) Zobowiązanie Beneficjenta do realizacji projektu systemowego; Oświadczenie Beneficjenta o zapoznaniu się z wytycznymi dot. realizacji projektów systemowych w ramach Działania 7.1. PO KL; Okres obowiązywania umowy: 01.01.2008 – 31.12.2013 r.; Realizacja projektu systemowego w danym roku będzie się odbywać na podstawie corocznie zatwierdzonych wniosków stanowiących załącznik do umowy (od 2009 r. w formie aneksu).

Finansowanie projektu systemowego - 1 (par. 4-10) Środki finansowe na realizację projektu przyznawane są corocznie na podstawie zatwierdzonego wniosku; Określenie wysokości środków przyznanych w formie dotacji rozwojowej na realizację projektu , w tym % całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu oraz wartości środków w ramach wkładu własnego; Określenie % kosztów pośrednich w odniesieniu do kosztów bezpośrednich; Wypłata dotacji rozwojowej odbywa się w formie zaliczki na podstawie harmonogramu płatności (załącznik do umowy); Warunkiem przekazania kolejnej transzy jest rozliczenie co najmniej 70% otrzymanych dotychczas transz dotacji rozwojowej; Harmonogram płatności może być aktualizowany we wniosku o płatność przed przekazaniem kolejnej transzy.

Finansowanie projektu systemowego - 2 (par. 4-10) Dotacja rozwojowa może być przeznaczona na sfinansowanie przedsięwzięć w ramach projektu przed podpisaniem umowy ramowej, o ile wydatki zostaną uznane za kwalifikowalne i dotyczą okresu wskazanego we wniosku; Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu; Etapy przekazania transzy dotacji rozwojowej: Złożenie przez Beneficjenta wniosku o płatność, Zatwierdzenie przez IP wniosku o płatność, Dostępność środków na rachunku bankowym IP; Wraz z wnioskiem o płatność Beneficjent przedkłada: Wydruk z ewidencji księgowej, Wyciągi z rachunku bakowego; Umowa określa terminy złażenia wniosku o płatność przez Beneficjenta oraz termin weryfikacji tego wniosku przez IP (istnieje możliwość poprawiania i uzupełniania wniosków o płatność).

Finansowanie projektu systemowego - 3 (par. 4-10) Beneficjent jest zobowiązany do rozliczenia 100% otrzymanej dotacji rozwojowej wraz z końcowym wnioskiem o płatność; IP może zawiesić wypłacanie transzy dotacji rozwojowej w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w ramach realizacji projektu systemowego (uruchomienie płatności następuje po usunięciu nieprawidłowości); Przypadki, w których Beneficjent jest zobowiązany do zwrotu całości lub części dotacji rozwojowej: Wykorzystanie niezgodnie z przeznaczeniem, Wykorzystanie z naruszeniem procedur; Pobranie środków nienależnie lub w nadmiernej wysokości. W przypadku zlecenia części zadań partnerom, w umowie partnerskiej (porozumieniu) należy zastrzec prawo wglądu do dokumentów partnera dotyczących realizacji projektu, w tym w toku kontroli prowadzonej przez IP.

Ochrona danych osobowych (par. 18) Beneficjent jest zobowiązany do przetwarzania danych osobowych w zakresie związanym z realizacją projektu systemowego – dla celów monitoringu, kontroli i ewaluacji PO KL; Do przetwarzania danych mogą być dopuszczone jedynie osoby na podstawie imiennego upoważnienia wydanego przez Beneficjenta; Beneficjent wyraża zgodę na upublicznienie swoich danych teleadresowych przez IP.

Obowiązki informacyjne (par. 19) Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych kierowanych do opinii publicznej, informujących o finansowaniu projektu systemowego ze środków UE; Beneficjent składa oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Wytycznych w zakresie informacji i promocji; Zakres działań promocyjno – informacyjnych: Oznaczenie budynków i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt systemowy, Informowanie uczestników projektu o fakcie współfinansowania z EFS, Informowanie instytucji współpracujących i społeczeństwa o fakcie współfinansowania z EFS; Beneficjent udostępnia IP i udziela nieodpłatnie licencji wyłącznej, obejmującej prawo do korzystania z materiałów zdjęciowych, audio-wizualnych oraz prezentacji dot. projektu systemowego.

Zmiany w projekcie (par. 20) Beneficjent może dokonywać zmian w projekcie pod warunkiem: ich zgłoszenia w formie pisemnej do IP, nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji wniosku, przekazania aktualnego wniosku i uzyskania pisemnej akceptacji IP (ww. zmiany nie wymagają aneksowania umowy); Beneficjent może dokonywać przesunięć w rezultatach projektu systemowego określonych we wniosku do 10 % wartości wskazanych we wniosku, bez konieczności informowania IP, przy czym przesunięcia nie mogą: powodować zmian o więcej niż 10% środków alokowanych na dane zadanie w ramach budżetu, zmieniać proporcji pomiędzy wydatkami na wynagrodzenia personelu w ramach danego zadania, a wydatkami na realizację całości zadnia.

Rozwiązanie umowy (par. 21) IP może rozwiązać umowę, z przyczyn zawinionych przez Beneficjenta: Wykorzystania dotacji rozwojowej na cel inny niż realizacja projektu systemowego; Złożenia nieprawdziwych (podrobionych) dokumentów w celu uzyskania wsparcia finansowego; Braku rozpoczęcia realizacji projektu systemowego w ciągu 3 miesięcy od ustalonej we wniosku początkowej daty realizacji projektu, zaprzestania realizacji lub realizacji niezgodnej z warunkami umowy; Realizacji projektu niezgodnie z harmonogramem, Nieosiągnięcia celów projektowych z przyczyn zawinionych przez Beneficjenta; Złożenia odmowy na poddanie się kontroli; Nieusunięcia nieprawidłowości w terminie wskazanym przez IP; Nieterminowego przedkładania wniosków o płatność; Realizacji projektu niezgodnie z przepisami prawa krajowego; Ponadto, umowa może zostać rozwiązana w wyniku zgodnej woli stron w przypadku okoliczności uniemożliwiających dalsze wykonywanie jej postanowień; W przypadku rozwiązania umowy Beneficjent ma prawo wydatkowania tej części dotacji rozwojowej, która odpowiada prawidłowo zrealizowanej części umowy.

Przepisy końcowe (par. 23 - 27) Prawa i obowiązki Beneficjenta nie mogą być przenoszone na osoby trzecie (z wyjątkiem działań partnerskich); W sprawach nieuregulowanych w umowie mają zastosowanie przepisy zawarte w: dokumentacji programowej dotyczącej PO KL, aktach prawnych UE, aktach prawa krajowego; Załączniki do umowy: Wniosek, Harmonogram płatności, Wzór wniosku o płatność, Oświadczenie o kwalifikowlaności podatku VAT, Wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo – księgowego.

Dziękuję za uwagę Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego ul. Augustyńskiego 2, Gdańsk 80-819 tel. 058 326 81 90, fax 058 326 81 93 E-mail: defs@woj-pomorskie.pl