Zasady rozliczania DOTACJI W RAMACH Konkursu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich 2014 JOANNA MALARCZYK

Plan szkolenia PFIO - zasady rozliczania dotacji i sprawozdawczość w roku 2014 Generator Sprawozdań i wzór sprawozdania z realizacji zadania dofinansowanego w ramach konkursu FIO 2014 Karta oceny sprawozdań Najczęściej popełniane błędy w sporządzaniu sprawozdań

Co to jest sprawozdanie? Sprawozdanie składane jest, aby wykazać wykonanie zadania i wykorzystanie środków finansowych zgodnie z celem, na jaki zostały przekazane i na warunkach wskazanych w umowie. Stanowi podstawę do rozliczenia dotacji.

Jakie dokumenty nas obowiązują? Umowa o wsparcie realizacji zadania publicznego wraz z załącznikami: Oferta realizacji zadania publicznego Kosztorys zadania Harmonogram zadania Regulamin Konkursu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w 2014 r. Ustawa z dnia 7 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885), Ustawa z dnia 29 września 1994 r. rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330)

Jakie dokumenty będą pomocne? Instrukcja wypełniania Generatora Sprawozdań P FIO 2014 przygotowana przez Departament pożytku Publicznego MPiPS i dostępne na stronie: www.pozytek.gov.pl/download/files/FIO/Instrukcja _wypelniania_Generatora_Sprawozdan_PO_FIO_ 2014.pdf

Co jeszcze będzie pomocne? Infolinia konkursu FIO 2015 (0d uruchomienia konkusu do połowy stycznia 2015): Można będzie zadawać pytania związane z rozliczeniem dotacji z 2014 r.

Termin realizacji zadań P FIO 2014 W ramach P FIO 2014 zadania jednoroczne, dwuletnie i trzyletnie. Dla zadań jednorocznych Najwcześniejszy termin rozpoczęcia zadania: od 1czerwca 2014 r. Nieprzekraczalny termin zakończenia zadania: 31 grudnia 2014 r. Dla zadań wieloletniech (dwu- i trzyletnich): Najwcześniejszy termin rozpoczęcia zadania: od 1 czerwca 2014 r. Nieprzekraczalny termin zakończenia zadania odpowiednio: 30 listopada 2015 r. i 30 listopada 2016 r. UWAGA! Obowiązek skłądania sprawozdań cząstkowych po zakończeniu kazdego roku realizacji zadania i rozliczania budżetów rocznych. Termin realizacji konkretnego zadania jest określony w umowie W przypadku projektów „dwuletnich” lub „trzyletnich”, dopuszczalne są zmiany jedynie w ramach kosztorysu na dany rok. Przesunięcia pomiędzy kosztorysami (np. pomiędzy 2014 r. a 2015 r.) nie będą akceptowane.

Inne ważne terminy 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania – termin określony w umowie jako czas na przygotowanie sprawozdania i rozliczenie zadania Miesiąc do dnia zakończenia realizacji zadania – termin do którego można składać wniosek o zawarcie aneksu 15 dni - od dnia zakończenia realizacji zadania – maksymalny czas na dokonanie zwrotu niewykorzystanej części dotacji Wniosek o zawarcie aneksu Termin zakończnia realizacji zadania Termin zwrotu niewykorzystanej kwoty dotacji Termin złożenia sprawozdania miesiąc 15 dni 15 dni 30 dni

Złożenie sprawozdania W terminie 30 dni od daty zakończenia jego realizacji, W wersji elektronicznej za pomocą generatora sprawozdań on-line, zamieszczonego na stronie internetowej: http://fio.mpips.gov.pl/edycja5/wniosek/login.php W wersji papierowej - po wydrukowaniu sprawozdania i podpisaniu przez osoby upoważnione do reprezentacji organizacji, należy wysłać je pocztą, kurierem lub złożyć osobiście na adres Instytucji Zarządzającej – Departamentu Pożytku Publicznego, ul. Nowogrodzka 1/3/5, 00-513 Warszawa, z dopiskiem: sprawozdanie FIO o zachowaniu terminu decyduje data wpływu lub stempla pocztowego

Załączniki do sprawozdania Jedynym załącznikiem, który należy dołączyć do wydruku sprawozdania jest kopia potwierdzenia zwrotu niewykorzystanej części dotacji na konto Zleceniobiorcy. Inne dokumenty i materiały mogące dokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania Zleceniobiorca ma obowiązek przedłożyć w formie papierowej na żądanie Zleceniodawcy

Jakie będą skutki niezłożenia sprawozdania? Zleceniodawca wzywa pisemnie Zleceniobiorcę do złożenia sprawozdania, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania. Niezastosowanie się do wezwania, skutkuje uznaniem dotacji za wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem w rozumieniu ustawy o finansach publicznych.

Sprawozdanie złożone – co dalej? Brak uchybień – do organizacji wysyłane jest pismo informujące o akceptacji sprawozdania. Są błędy (dotacja została niewłaściwie wydatkowana, brakuje wyjaśnień dotyczących rozbieżności w stosunku do umowy, brakuje załącznika) – organizacja otrzyma pismo z prośbą o uzupełnienie sprawozdania lub informacją o konieczności dokonania zwrotu części środków.

Zmiany umowy w trakcie realizacji projektu - ANEKS Aneksowania wymagają: zmiany w harmonogramie realizacji zadania mające wpływ na termin realizacji projektu, zmiany w kosztorysie np.: wprowadzenie nowej pozycji do kosztorysu, zmiana planowanych wydatków, zwiększenie danej pozycji wydatku powyżej limitu określonego w umowie, obniżenie środków własnych, zamiana środków własnych finansowych na środki własne niefinansowe. Termin realizacji zadania – w uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość zmiany w formie aneksu do umowy. W przypadku projektów „dwuletnich” lub „trzyletnich”, dopuszczalne są zmiany jedynie w ramach kosztorysu na dany rok. Przesunięcia pomiędzy kosztorysami (np. pomiędzy 2014 r. a 2015 r.) nie będą akceptowane.

Zmiany umowy w trakcie realizacji projektu – bez aneksu Aneksowania nie wymagają: zmiany w harmonogramie nie naruszające terminu realizacji zadania, zmiany w kosztorysie mieszczące się limitach określonych w umowie, zmiany dotyczące: nazwy organizacji, siedziby organizacji, reprezentacji organizacji, zmiany osobowe w zakresie personelu realizującego projekt, zmiana numeru rachunku bankowego. Nie przewiduje się możliwości dokonywania zmian, wymagających zawierania aneksu do umowy, na etapie przygotowywania sprawozdania (tj. po dacie zakończenia realizacji zadania).

Zgłaszanie zmian w umowie Zmiany wymagające aneksu należy zgłosić do Instytucji Zarządzającej (DPP MPiPS) nie później niż miesiąc przed końcem realizacji projektu. Pismo w tej sprawie wraz z uzasadnieniem zmian należy: złożyć osobiście w Departamencie Pożytku Publicznego przesłać drogą poczty elektronicznej do osób odpowiedzialnych za wdrażanie FIO 2014 wysłać drogą pocztową na adres Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej Departament Pożytku Publicznego ul. Nowogrodzka 1/3/5 00-513 Warszawa Pozostałe zmiany wymagają pisemnego zgłoszenia do Instytucji Zarządzającej. Informacja o nich powinna być zawarta w sprawozdaniu.

Kiedy koszty są kwalifikowalne? niezbędne dla realizacji projektu, racjonalne i efektywne, zostały faktycznie poniesione, właściwie udokumentowane, zostały przewidziane w budżecie projektu, poniesione w okresie realizacji projektu określonym w umowie, zgodne ze szczegółowymi wytycznymi określonymi w Zasadach, zgodne z odrębnymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

Koszty niekwalifikowalne podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odliczony zakup nieruchomości gruntowej, lokalowej, budowlanej; zakup środków trwałych amortyzacja; leasing; rezerwy na pokrycie przyszłych strat lub zobowiązań; odsetki z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań; koszty kar i grzywien; koszty procesów sądowych; nagrody, premie i inne formy bonifikaty rzeczowej lub finansowej dla osób zajmujących się realizacją zadania; koszty obsługi konta bankowego (nie dotyczy kosztów przelewów);

Koszty niekwalifikowalne zakup napojów alkoholowych podatki z wyłączeniem podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne związanych z realizacją zadania publicznego oraz opłaty i inne daniny publiczne, koszty wyjazdów służbowych osób zaangażowanych w realizację projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej, chyba że umowa ta określa zasady i sposób podróży służbowych;

Limity kosztów i dozwolone zwiększenia i przesunięcia (§ 11. Umowy) Nr kategorii Nazwa kategorii Maksymalny procentowy udział w dotacji  Dopuszczalność zmian bez powiadamiani IZ – Departamentu Pożytku Publicznego I. Koszty osobowe merytoryczne brak limitu Możliwe zwiększenie wydatków pokrywanych z dotacji do 10 % wartości tej kategorii kosztów. Dopuszczalne przesunięcia pomiędzy poszczególnymi wydatkami wewnątrz kategorii III. Koszty związane z uczestnictwem bezpośrednich adresatów projektu IV. Koszty funkcjonowania organizacji związane z realizacją zadania 20% łącznie z kategorią II VI. Koszty adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji zadania 10% (max. 5000 zł) VII. Koszty wyjazdów służbowych osób zaangażowanych w realizację zadania 5 %

Limity kosztów i dozwolone przesunięcia (§ 11. Umowy) Nr kategorii Nazwa kategorii Maksymalny procentowy udział w dotacji  Dopuszczalność zmian bez powiadamiani IZ – Departamentu Pożytku Publicznego II. Koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne 20% łącznie z kategorią IV Nie mogą być dokonywane żadne zmiany wydatków zarówno pokrywanych z dotacji jak i/lub z wkładu własnego, chyba, że polegają na zmniejszeniu poszczególnych pozycji, a zaoszczędzone środki zostaną przesunięte na kategorię I lub III.

Limity kosztów i dozwolone przesunięcia (§ 11. Umowy) Nr kategorii Nazwa kategorii Maksymalny procentowy udział w dotacji  Dopuszczalność zmian bez powiadamiani IZ – Departamentu Pożytku Publicznego V. Koszty wyposażenia związane z realizacją zadania 10% (koszt jedn. max. 3500 zł brutto) Koszty łączne dotacji określone w kosztorysie nie mogą ulec zwiększeniu. Dopuszczalne jest dokonywanie zmian kwot poszczególnych wydatków pokrywanych z dotacji wewnątrz kategorii kosztów przy czym wartość kategorii pokryta z dotacji, określona w umowie nie może ulec zwiększeniu. VIII. Koszty związane z działaniami promocyjnymi projektu 5%

Płatności w ramach projektów FIO 2014 Zasada – płatności bezgotówkowe (przelewy) - płatności gotówkowe dopuszczalne w przypadkach, gdy nie jest możliwy obrót bezgotówkowy Płatności tylko w terminie realizacji zadania oraz w ciągu 14 dni od zakończenia projektu, nie później niż do 31 grudnia danego roku. Dokumenty księgowe muszą być wystawione w terminie realizacji zadania.

Dokumentowanie działań merytorycznych Zleceniobiorca ma obowiązek dokumentowania realizowanych działań np.: listy uczestników publikacje zdjęcia raport /raporty, analizy Informacje prasowe Wszelkie materiały powinny być opatrzone w widocznym miejscu nadrukiem: „Projekt dofinansowany ze środków Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich” oraz logo PO FIO Brak obowiązku załączania dokumentów do sprawozdania Na żądanie Zleceniodawcy, Zleceniobiorca ma obowiązek przedłożyć w formie papierowej ww. dokumenty.

Dokumentowanie wydatków Wydatki w ramach projektu dokumentuje się dowodami księgowymi Dowody księgowe powinny być rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej Wystawione (i opłacone) w terminie realizacji zadania Opatrzone na odwrocie trwałym opisem (jego brak skutkował będzie nieuznaniem wydatku) Brak obowiązku załączania dokumentów finansowych do sprawozdania

Przykłady dowodów księgowych faktury VAT; faktury korygujące; rachunki; noty obciążeniowe; noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą); listy płac; rachunki do umów zlecenia/o dzieło wraz z obowiązującymi narzutami; umowy sprzedaży wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku dowód wpłaty, wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu; rozliczenie wyjazdów służbowych na podstawie druku delegacji oraz polecenia wyjazdu służbowego

Co zawiera opis dokumentu księgowego? Brak opisu w sposób trwały na odwrocie dowodu księgowego będzie skutkował nieuznaniem tego wydatku. 1. Pieczęć organizacji oraz sporządzony w sposób trwały opis: „Operacja dotyczy realizacji zadania (nazwa zadania) .........., zgodnie z zawartą umową nr ....... z dnia ..... w przypadku aneksu do umowy należy dopisać: oraz zgodnie z Aneksem nr ...... z dnia......) 2. Opis merytoryczny zadania, którego dotyczy (w tym czas i miejsce) przeznaczenie zakupionej usługi, towaru lub opłaconej należności, w jakiej części (kwotowo) została należność z faktury/rachunku opłacona ze środków pochodzących z dotacji Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich a z jakiej ze środków własnych „Stwierdzam zgodność merytoryczną” data i czytelny podpis osoby/osób uprawnionych, np. koordynator zadania, kierownik jednostki.

Co zawiera opis dokumentu księgowego? 3. „Sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym” data i czytelny podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych. 4. Dekret księgowy - sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej oraz numerem dowodu księgowego (a także data i podpis umożliwiający identyfikację osoby podpisującej). 5. Zapis potwierdzający akceptację przez Głównego Księgowego (lub osobę upoważnioną) dowodu księgowego do zapłaty (data i czytelny podpis). 6. Zapis dotyczący zatwierdzenia do zapłaty dowodu księgowego przez Kierownika jednostki lub przez osobę upoważniona do tej czynności (data i czytelny podpis).

Jak udokumentować wkład niefinansowy? porozumienie między Zleceniobiorcą, a wolontariuszem w formie pisemnej praca społeczna członków – oświadczenie zawierające: imię i nazwisko członka, nazwa organizacji, okres wykonywania pracy społecznej, przedmiot i miejsce wykonywania pracy społecznej, numer dowodu osobistego Podpis Wartość pracy jest ustalana w oparciu o standardowe stawki godzinowe lub dzienne za dany rodzaj pracy oraz z uwzględnieniem czasu jej wykonywania

Możliwość zmniejszenia wkładu własnego Zleceniobiorca ma obowiązek zachowania procentowego udziału dotacji Procentowy udział dotacji w całkowitym koszcie zadania publicznego może ulec zwiększeniu o nie więcej niż 10%, pod warunkiem, że udział dotacji w kosztach całkowitych nie przekroczy maksymalnych limitów określonych w zasadach

Wysokość wkładu własnego wartość dotacji wkład własny 10 tys. zł do 40 tys. zł 10% wartości projektu środki własne niefinansowe lub finansowe ponad 40 tys. zł do 300 tys. zł Co najmniej 10% wartości dotacji - środki własne niefinansowe lub finansowe, w tym nie mniej niż 5% wartości dotacji wkład finansowy

Generator sprawozdań Wymogi techniczne: Każda przeglądarka internetowa Tryb on-line Uruchomiona obsługa skryptu Java Rekomendowane częste zapisywanie Instrukcja generatora sprawozdań FIO 2014

Wzór sprawozdania z realizacji zadania dofinansowanego w ramach P FIO 2014 Prezentacja w generatorze – On-Line lub prezentacja z pliku WORD

Najczęściej popełniane błędy przy sporządzeniu sprawozdań Złożenie sprawozdania po terminie. Dokonanie przelewu niewykorzystanej części dotacji po terminie określonym umową lub po wezwaniu kontrolerów. Dokonanie przelewu niewykorzystanej dotacji po terminie określonym umową bez uwzględnienia odsetek za zwłokę (jak dla zaległości podatkowych). Brak opisu faktur lub rachunków. Realizacja zadań niezgodnie z harmonogramem będącym załącznikiem do umowy. Zmniejszenie wysokości środków własnych przy równoczesnym niezmienionym poziomie wykorzystania dotacji. Niezachowanie proporcji środków własnych i dotacji do wartości zadania. Dokonanie przesunięć pomiędzy kategoriami kosztorysu powyżej limitu określonego w umowie.

Najczęściej popełniane błędy przy sporządzeniu sprawozdań Nieujęcie w sprawozdaniu kosztów oraz dokumentów księgowych (np. faktur, rachunków) poniesionych ze środków własnych Zleceniobiorcy. Nieujęcie w zestawieniu faktur/rachunków kosztów pokrytych ze środków własnych Zleceniobiorcy. Zamiana finansowych środków własnych, określonych w umowie na rzeczowe lub osobowe środki własne w realizacji zadania. Umieszczenie w zestawieniu faktur/rachunków dokumentów księgowych wystawionych lub opłaconych przed lub po terminie realizacji zadania zawartym w umowie (nie dotyczy wydatków poniesionych w ciągu 14 dni od dnia zakończenia zadania, ale nie później niż do 31 grudnia danego roku). Przedstawienie do rozliczenia dokumentów niebędących dowodami księgowymi w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Niedołączenie na żądanie Zleceniodawcy wymaganych załączników do sprawozdania.

Kontrola i uchybienia Kontrola obejmuje: Kontrola może być prowadzona prawidłowość wykonania zadania przez Oferenta prawidłowość wydatkowania przekazanych środków finansowych. Kontrola może być prowadzona w trakcie po zakończeniu realizacji zadania. w siedzibie Oferenta w miejscu realizacji zadania. Konsekwencją rażących uchybień w rozliczaniu dotacji może być zwrot części lub całości przyznanej dotacji

Dziękuję za uwagę!