Moduł III Definiowanie i planowanie zadań typu P 1

 Planowanie zadań typu P  Zadania typu P to zadania unikalne służące zwykle dokonaniu jednorazowej, konkretnej zmiany,  Każde zadanie indywidualnie jest wstępnie wyznaczone do przygotowania i gdy dane do planowania są zgromadzone koordynator definiuje zadanie w systemie.  W strukturze zadań typu P określamy kolejne Etapy, a dodatkowo możemy zdefiniować Kamienie Milowe, użyteczne dla monitorowania 2 KM – pozwolenie Zadanie P/1 Etap 1 – Przygotowanie inwestycji „budowa węzła przesiadkowego” Zadanie P/1 Etap 2 – Budowa węzła przesiadkowego KM – Umowa KM - Produkt projektu – węzeł przesiadkowy Rok 1 Rok 2 KM – kamień milowy KM – (…)

„Monitorowanie jakości usług publicznych” (MJUP) Uproszczony plan powiązań etapów - zadań typu P – programów i dziedzin Uproszczony plan powiązań etapów - zadań typu P – programów i dziedzin 3 Etap 1 Etap 2 Etap 1 Etap 2 Zadanie typu P „X” Zadanie typu P „Y” Program PS Dziedzina T wpływa na… Program II Dziedzina G Produkt Projekt P

Wybór zadań typu P do planowania Krok 1. Wybór zadań typu P do planowania Przy opracowaniu budżetu na kolejny rok w pierwszej kolejności wybiera się zadania typu P, które są już ujęte w budżecie i WPF (zasada kontynuacji) oraz zadania nowe, posiadające źródła finansowania ze środków bezzwrotnych. W przypadku zadań inwestycyjnych pierwszeństwo mają zadania strategiczne. Dla zadań inwestycyjnych programowych oraz nowych zadań opracowuje się listy hierarchiczne, z których wybiera się zadania najbardziej zaawansowane w procesie inwestycyjnym oraz najbardziej odpowiadające celom rozwojowym miasta w poszczególnych dziedzinach zarządzania. W Systemie STRADOM wybór zadań typu P może ułatwić Obszar funkcjonalny Tworzenie scenariuszy WPF, który umożliwia tworzenie wariantów zadań ujętych w budżecie i WPF (zakres, horyzont czasowy), dodawanie do nich nowych zadań, a następnie analizowanie wpływu tych zmian na WPF przez porównywanie wariantów wieloletniej prognozy. 4

 Warianty zadań ujętych w WPF 5

 Porównanie WPF (wariant „0”) z wybranym wariantem WPF 6

Definiowanie zadań typu P Krok 2. Definiowanie zadań typu P Definicja zadania typu P obejmuje:  ustalenie numeru i nazwy zadania  wprowadzenie danych sytuujących zadanie w strukturze organizacyjnej JST,  określenie daty rozpoczęcia realizacji zadania i daty jego zakończenia  powiązanie zadania z programem strategicznym, projektem, przedsięwzięciem wieloletnim, odpowiednią fazą projektu,  Zapis 1 członu deklaracji wyniku – cel ogólny  określenie struktury planu – zdefiniowanie kluczowych działań Dane mogą być wprowadzone bezpośrednio w systemie STRADOM lub mogą być importowane z systemu referencyjnego JST wraz z właściwymi słownikami. Kolejnym krokiem jest zapis celów szczegółowych zadania w formie deklaracji wyniku oraz zapisanie zakresu rzeczowego zadania, tzw. kamieni milowych. Wybór odpowiednich wskaźników dla monitorowania realizacji celów będzie możliwy dopiero po zaplanowaniu zadania i określeniu produktów oraz wskaźników. 7

 Definiowanie zadania typu P 8

 Przykładowe zadania typu P – inwestycje strategiczne powiązane z Programem strategicznym i WPF 9

Wstępny zapis celów szczegółowych Krok 3. Wstępny zapis celów szczegółowych Po zdefiniowaniu zadania trzeba uściślić jego cele. Cel ogólny zadania oraz etapy zostały określone przy definiowaniu zadania. Deklaracja wyniku zadania typu P określa najczęściej rodzaj i liczbę najważniejszych efektów zadania lub / i etapów - produkty. Na tym etapie w formie opisowej, która pozwoli - po zaplanowaniu zadania - przypisać do celów miary - wskaźniki 10

 Deklaracja wyników zadania typu P – cel szczegółowy 11

Definiowanie etapów zadań typu P Krok 4. Definiowanie etapów zadań typu P Definicja etapu zadania typu P obejmuje:  ustalenie numeru i nazwy zadania  określenie daty rozpoczęcia realizacji etapu i daty jego zakończenia  powiązanie etapu z  programami strategicznymi /projektami,  przedsięwzięciami wieloletnimi,  odpowiednią fazą procesu projektowego. Dla zadań typu P inwestycyjnych etapy mogą odpowiadać fazom procesu inwestycyjnego (np. przygotowanie, budowa, przygotowanie + budowa, rozliczenie finansowe, wykup terenów). W ten sposób w roku budżetowym będzie występował najczęściej jeden etap. Dane mogą być wprowadzone bezpośrednio w systemie STRADOM lub mogą być częściowo importowane z systemu referencyjnego JST wraz z właściwymi słownikami. 12

 Etapy zadania typu P 13

 Etapy zadania typu P 14

Określenie kamieni milowych dla etapów zadania Krok 5. Określenie kamieni milowych dla etapów zadania Po zdefiniowaniu etapów i celu szczegółowego kolejnym krokiem jest określenie kamieni milowych. Kamienie milowe (KM) to wymierne efekty działań realizowanych w ramach etapów istotne z punktu widzenia harmonogramu zadania typu P. Kamienie milowe określa się dla etapów zadania. Każdemu KM możemy przypisać  Specyficzną nazwę,  Produkt,  Najważniejsze wymagania, tzw. plan jakości  Planowaną datę realizacji  Rzeczywistą datę realizacji  Komentarz Dla każdego Etapu możemy określić taką liczbę kamieni milowych, jaka jest niezbędna do zaplanowania i monitorowania zadania w wymaganej szczegółowości. 15

 Kamienie milowe dla etapu: „Rozbudowa linii tramwajowej KST…” 16

 Określanie kamienia milowego dla etapu 17

 Kamienie milowe dla etapu: „Rozbudowa linii tramwajowej KST…” 18

Planowanie zadań typu P Krok 6. Planowanie zadań typu P Gdy:  zadanie jest zdefiniowane,  cele zapisane w sposób możliwy do rozliczenia, należy przystąpić do opracowania planu finansowo – rzeczowego (kosztorysu). Plany finansowo – rzeczowe zadań wieloletnich opracowuje się w wymiarze wieloletnim. Plan zadania typu P przygotowuje koordynator, który następnie będzie odpowiedzialny za realizację zadania. System zaprezentuje planiście zdefiniowaną wcześniej strukturę zadania (etapy). Dla każdego etapu należy nazwać produkty, przypisać je do jednej z kategorii. Do każdego etapu można zapisać potrzebną liczbę „poddziałań” z wydatkami ujętymi w odpowiednią klasyfikacją budżetową. 19

 Planowanie zadania typu P „Rozbudowa linii tramwajowej KST…” 20

 Planowanie zadania typu P „Rozbudowa linii tramwajowej KST…” 21

 Podsumowanie zadania typu P – plan finansowy w ujęciu wieloletnim 22