Istota inwentaryzacji Metody inwentaryzacji Inwentaryzacja Istota inwentaryzacji Formy inwentaryzacji Metody inwentaryzacji Niedobory i nadwyżki Kompensata Ewidencja

Inwentaryzacja Według ustawy o rachunkowości inwentaryzacja to ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych danej jednostki (czyli aktywów) oraz źródeł ich pochodzenia (czyli pasywów) na dany moment bilansowy. Inwentaryzacja polega więc na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic między stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistej) a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.

Inwentaryzacja Służy do okresowego sprawdzania stanu aktywów i pasywów wykazywanego w księgach rachunkowych lub jego ustalenia, jeżeli nie prowadzi się bieżącej ewidencji stanów (np. produkty w toku, materiały, towary odpisywane w koszty w momencie ich zakupu)

Inwentaryzacja Słowo inwentaryzacja pochodzi od łacińskiego słowa inventarium- czyli służący do odnalezienia, zaś spis od słowa invenire- co oznacza znaleźć, odkryć. Remanent z łacińskiego remanere oznacza pozostawać i odnosi się ilości rzeczy będących w danym miejscu i czasie

Obowiązki kierownika jednostki

Formy inwentaryzacji inwentaryzacja pełna okresowa inwentaryzacja pełna ciągła inwentaryzacja wyrywkowa okresowa lub ciągła

Rodzaje inwentaryzacji

Inwentaryzacja pełna okresowa Polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników aktywów i pasywów na określony dzień. Polega ona na inwentaryzacji poszczególnych składników nie w jednym terminie, lecz sukcesywnie, tak aby określić stan inwentaryzowanych aktywów i pasywów w określonym przedziale czasowym (różne grupy w różnych dniach).

Inwentaryzacja pełna ciągła Polega na dokonywaniu systematycznie w ciągu okresu inwentaryzacyjnego w różnych, planowo określonych terminach, spisów z natury poszczególnych składników środków w taki sposób, aby wszystkie środki w ciągu tego okresu zostały objęte inwentaryzacją z wyznaczoną częstotliwością.

Inwentaryzacja pełna ciągła Ustala się tutaj roczny plan inwentaryzacji (daty inwentaryzacji poszczególnych składników są poufne) z zachowaniem terminów określonych w Ustawie o rachunkowości. Plan inwentaryzacji zatwierdza kierownik jednostki.

Wyrywkowa inwentaryzacja ciągła lub okresowa Polega na ustaleniu rzeczywistego stanu części (fragmentu) składników aktywów i pasywów na wybrany dzień lub w określonym terminie.

Wyrywkowa inwentaryzacja ciągła lub okresowa Obejmuje ona tylko objęte ewidencją ilościowo-wartościową: materiały, towary, produkty gotowe, półfabrykaty.

Wyrywkowa inwentaryzacja ciągła lub okresowa Cel: kontrola osób materialnie odpowiedzialnych, zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej, określenie strat w przypadku zdarzeń losowych.

Sposoby inwentaryzacji Spis z natury Potwierdzenie salda Porównanie danych ewidencyjnych z dokumentami

Spis z natury Spis z natury składników majątkowych, ich wycena, porównanie z danymi z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic

Spis z natury Stosowany jest do składników dających się policzyć, zmierzyć, zważyć Dotyczy składników będących własnością jednostki jak i obcych powierzonych w celu sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania.

Potwierdzenie prawidłowości sald księgowych To otrzymywanie od banków i kontrahentów potwierdzenia prawidłowości wykazywanego w księgach jednostki stanu aktywów oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic.

Potwierdzenie prawidłowości sald księgowych Tą metodą inwentaryzuje się: środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, należności, pożyczki, zobowiązania, aktywa własne powierzone kontrahentom.

Porównanie danych ewidencyjnych z dokumentami To porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników.

Porównanie danych ewidencyjnych z dokumentami Obejmuje ono pozostałe składniki aktywów i pasywów, niezinwentaryzowane na koniec roku obrotowego w inny sposób.

Terminy inwentaryzacji w okresie ostatnich trzech miesięcy roku obrotowego oraz pierwszych 15 dni następnego roku obrotowego – pozostałych aktywów i pasywów oraz innych składników obejmowanych roczną inwentaryzacją, pod warunkiem, że ustalenia ich stanu dokonuje się przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym, raz w roku obrotowym w dowolnym terminie – zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki oraz zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną.

Terminy inwentaryzacji w ostatnim dniu roku obrotowego – aktywów pieniężnych, produkcji w toku (w tym środków trwałych w budowie), papierów wartościowych, materiałów, towarów i produktów gotowych, raz na cztery lata drogą spisu z natury, zaś w ciągu pozostałych trzech lat drogą porównania ewidencji z dokumentacją oraz analizy i weryfikacji – środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie- znajdujących się na terenie strzeżonym, raz na dwa lata - zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową,

Różnice inwentaryzacyjne Niedobory Szkody Nadwyżki

Różnice inwentaryzacyjne Niedobory i nadwyżki ustala się: ilościowo i wartościowo wartościowo.

Różnice inwentaryzacyjne Ilościowo i wartościowo dotyczy rzeczowych składników majątku (środków trwałych, towarów, materiałów i opakowań), jeżeli ich ewidencja w księgach rachunkowych jest prowadzona wartościowo i w jednostkach naturalnych.

Różnice inwentaryzacyjne Wartościowo dotyczy gotówki, papierów wartościowych, towarów i opakowań w placówkach handlu detalicznego, jeżeli ich ewidencja w księgach rachunkowych prowadzona jest wartościowo.

Stan rzeczywisty < Stan księgowy Niedobory Ujemne różnice ilościowe i wartościowe ujawnione w drodze porównywania stanu rzeczywistego ze stanem księgowym. Stan rzeczywisty < Stan księgowy Powstają podczas transportu, magazynowania, użytkowania, produkcji.

Szkody To utrata pierwotnej wartości użytkowej składnika majątku. Przyczyny powstania: niewłaściwe warunki składowania, warunki atmosferyczne, zaniedbania osób materialnie odpowiedzialnych.

Stan rzeczywisty > Stan księgowy Nadwyżki Dodatnie różnice ilościowe i wartościowe ujawnione w wyniku porównania stanu rzeczywistego ze stanem księgowym. Stan rzeczywisty > Stan księgowy Powstają podczas: - transportu, magazynowania, użytkowania, produkcji.

Niedobory ubytki naturalne niedobory i szkody niezawinione niedobory i szkody zawinione.

Ubytki naturalne To nie dające się się uniknąć zmniejszenia ilości składnika mieszczące się w granicach norm ubytków naturalnych, powstałe w wyniku takich procesów fizykochemicznych, takich jak wysychanie, ulatnianie, parowanie.

Niedobory i szkody niezawinione Powstają z przyczyn niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych: ubytki przekraczające normy niezawinione np. powstałe w wyniku złego pakowania, w wyniku niedokładności urządzeń pomiarowych, zdarzenia losowe (pożar, kradzież).

Niedobory i szkody zawinione Powstają z winy osób materialnie odpowiedzialnych lub innych osób, w wyniku: niedbalstwa, nadużyć, naruszenia przepisów.

Niedobory i szkody zawinione Niedobory bezsporne – osoba winna wyraża zgodę na ich pokrycie. Niedobory sporne – osoba winna nie wyraża zgody na ich pokrycie: a) niedobory dochodzone na drodze postępowania sądowego, b) niedobory niedochodzone.

Niedobory i nadwyżki W trakcie przemieszczania, magazynowania, przyjmowania oraz wydawania powstają niedobory, szkody, ubytki naturalne czy nadwyżki. Przyczynami tych różnic, są najczęściej: zmiany fizyczne i chemiczne oraz ubytki naturalne, wypadki losowe, w których powstają nieodwracalne szkody w składnikach majątku, spowodowane niezamierzonym działaniem ludzkim, a mianowicie: błędne przyjmowanie i wydawanie towarów przez pracowników (błąd pomiaru w ilości, mierzenia, liczenia), błędne wypełnianie dokumentacji – złe ilość, gatunku, ceny lub rodzaju, błędy w księgach rachunkowych w ewidencji operacji gospodarczych, niedbałym wykonaniem czynności lub celowym działaniem człowieka na przykładzie: fałszowanie dokumentów, kradzież z włamaniem, celowe zniszczenie lub uszkodzenie, pożar spowodowany podpaleniem, brak troski o powierzone mienie.

Nadwyżki Powstają w wyniku: niedokładności urządzeń pomiarowych mieszczące się w granicach dopuszczalnego błędu, błędów w dokumentacji, pomyłkowej zamiany podobnych składników.

Klasyfikacja różnic inwentaryzacyjnych

Kompensata niedoborów z nadwyżkami Przyjmuje się tu za prawdopodobne, że w ruchu magazynowym zaistniały pomyłki przy przyjmowaniu bądź wydawaniu składników, powodujące że zamiast materiału „A” można nieumyślnie wydać podobny do niego materiał „B”. Kompensata jest dokonywana przed obliczeniem ubytków naturalnych.

Warunki kompensaty nadwyżek i niedoborów zostały ustalone w ramach tego samego spisu z natury, dotyczą tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie lub osób rozliczanych i objętych współodpowiedzialnością majątkową, powstały w pokrewnych asortymentach (dot. kształtu, rozmiaru, koloru ...)

Sposoby kompensaty globalnie, indywidualnie

Globalnie w ramach z góry ustalonych „grup kompensacyjnych”, obejmujących składniki tego samego lub pokrewnego asortymentu, w podobnych opakowaniach, podobnych kolorystycznie; kompensaty wewnątrz grup przebiegają globalnie według zasady „wszystkie niedobory ze wszystkimi nadwyżkami”.

Indywidualanie w ramach wytypowanej jednej nadwyżki i jednego niedoboru; stosowany w odniesieniu do składników zaliczonych do różnych grup kompensacyjnych oraz tam gdzie nie ustala się grup kompensacyjnych, gdy spełnione są warunki umożliwiające kompensatę.

Podstawowa zasada kompensaty „Zasada mniejszej ilości i niższej ceny”

Różnice pozostające po kompensacie (do dalszego rozliczenia): ilościowe – gdy ceny kompensowanych składników są równe, ale ilości są różne, wartościowe – gdy ilości kompensowanych składników są równe, ale ceny są różne, zarówno ilościowe, jak i wartościowe – gdy różne są ilości oraz ceny kompensowanych składników.

Przykład 1 Niedobór 800 szt. * 5 zł = Nadwyżka 500 szt. * 3 zł = Kompensata Niedobór

Przykład 2 Niedobór 10.000 szt. * 8 zł = 80.000 Nadwyżka 5.000 szt. * 6 zł = 30.000 Kompensata Niedobór

Przykład 3 Niedobór 10.000 szt. * 8 zł = 80.000 Nadwyżka 5.000 szt. *10 zł = 50.000 Kompensata N

Przykład 4 Niedobór 10.000 szt. * 8 zł = 80.000 Nadwyżka 15.000 szt. *10 zł = 150.000 Kompensata N

Księgowe ujęcie różnic

Księgowe ujęcie różnic PK - PK – a) b) c) 5. PK –

Konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” Na koncie 24 „Rozliczenie niedoborów, szkód oraz nadwyżek” ujmuje się: po stronie Winien: niedobory i szkody składników majątku obrotowego według ich wartości ewidencyjnej skorygowanej o ewentualne odchylenia od cen ewidencyjnych, księgowane w korespondencji z kontami odpowiednich składników majątkowych, tj. na kontach na których stwierdzono niedobór lub szkodę, niedobory i szkody w środkach trwałych według ich wartości netto w korespondencji z kontami środków trwałych i ich umorzenia, niedobory środków pieniężnych według wartości nominalnej, księgowane w korespondencji z odpowiednimi kontami aktywów pieniężnych, podwyższenie wartości niedoboru lub szkody - tzw. „doksięgowanie różnicy” księgowane w korespondencji z pozostałymi przychodami operacyjnymi.

Konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” po stronie Ma: nadwyżki składników majątku obrotowego według ich wartości ewidencyjnej skorygowanej o ewentualne odchylenia od cen ewidencyjnych, księgowane w korespondencji z kontami odpowiednimi składników majątkowych, w których stwierdzono nadwyżkę, nadwyżki środków trwałych według ich wartości netto w korespondencji z kontami środków trwałych i ich umorzenia, nadwyżki środków pieniężnych według wartości nominalnej, księgowane w korespondencji z odpowiednim kontem aktywów pieniężnych, obniżenie wartości niedoboru i szkody, zgodnie z decyzją komisji, księgowanie w korespondencji z pozostałymi kosztami operacyjnymi.

Ujęcie ewidencji rozliczeń niedoborów i szkód „ Rozliczenie niedoborów, szkód” Ma Konto korespondujące Winien Dokonanie kompensaty niedoboru z nadwyżką Niedobory zakwalifikowane, jako ubytki naturalne w granicy norm Niedobory niezawinione, wynikające z niedokładności urządzeń w granicach tolerancji „Koszty działalności operacyjnej” konta zespołów 4 i 5 Ubytki przekraczające normy oraz niedobory niezawinione Niedobory i szkody spowodowane zdarzeniami losowymi Niedobory zawinione, zaakceptowane przez osobę materialnie odpowiedzialną- niedobory bezsporne Niedobory zawinione skierowane na drogę sądową

Ujęcie ewidencji rozliczeń nadwyżek Konto korespondujące Ma „Rozliczenie nadwyżek” Winien Dokonanie kompensaty niedoboru z nadwyżką Nadwyżki wynikające z niedokładności urządzeń pomiarowych Inne nadwyżki, których przyczyny nie ustalono

Zadanie 1 Spółka „Piotruś” w dniu przeprowadzenia spisu z natury posiadała w magazynie zapas materiałów, który zgodnie z prowadzoną ewidencją wyniósł: 2.000 szt. opakowań zielonych po 4,20 zł za sztukę, 2.400 szt. Opakowań czerwonych po 5 zł za sztukę. W wyniku przeprowadzonego spisu z natury ustalono, że rzeczywisty stan zapasu opakowań zielonych wynosi 3.200 szt., a zakrętek czerwonych 2.000 szt. Na wniosek komisji inwentaryzacyjnej, zatwierdzony przez kierownika jednostki, postanowiono ujawniony niedobór skompensować z nadwyżką, a różnice nieskompensowane uznać za niezawinione. Polecenia: Wycenić spisane z natury zapasy i ustalić różnice inwentaryzacyjne. Zaksięgować ujawnione różnice i ich rozliczenie. Zamknąć konta.

Zadanie 2 Spółka „Piotruś” w dniu przeprowadzenia spisu z natury posiadała w magazynie zapas materiałów, który zgodnie z prowadzoną ewidencją wyniósł: 360 l soku truskawkowego po 5 zł zł za litr, 320 l soku wiśniowego po 4,5 zł za litr. W wyniku przeprowadzonego spisu z natury ustalono, że rzeczywisty stan zapasu soków wynosi 200 l soku truskawkowego i 400 l soku wiśniowego. Na wniosek komisji inwentaryzacyjnej, zatwierdzony przez kierownika jednostki, postanowiono ujawniony niedobór skompensować z nadwyżką, a różnice nieskompensowane uznać za niezawinione. Polecenia: Wycenić spisane z natury zapasy i ustalić różnice inwentaryzacyjne. Zaksięgować ujawnione różnice i ich rozliczenie. Zamknąć konta.

Zadanie 3 Stan zapasu czekolad na dzień 31.12.20XX r. w hurtowni „Piotruś” wynikający z ksiąg rachunkowych wyniósł: czekolady z orzechami 5.580 sztuk po 5,60 zł/szt. czekolady z bakaliami 5.220 sztuk po 5,20 zł/szt. czekolady miętowe 6.860 sztuk po 2,20 zł/szt. czekolady truskawkowe 7.250 sztuk po 2,80 zł/szt. czekolady białe 5.450 sztuk po 6,60 zł/szt. czekolady gorzkie 4.190 sztuk po 7,40 zł/szt. W Wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji na podstawie spisu z natury stwierdzono, że rzeczywisty stan zapasów wyniósł: czekolady z orzechami 5.280 sztuk czekolady z bakaliami 5.420 sztuk czekolady miętowe 6.410 sztuk czekolady truskawkowe 7.450 sztuk czekolady białe 6.200 sztuk czekolady gorzkie 3.690 sztuk Polecenia: Na wniosek komisji inwentaryzacyjnej kierownik jednostki podjął decyzje o dokonaniu kompensaty niedoborów z nadwyżkami osobno dla następujących asortymentów czekolad:

Zadanie 3 Polecenia: Na wniosek komisji inwentaryzacyjnej kierownik jednostki podjął decyzje o dokonaniu kompensaty niedoborów z nadwyżkami osobno dla następujących asortymentów czekolad: kompensata czekolad z orzechami z czekoladami z bakaliami kompensata czekolad truskawkowych z miętowymi kompensata czekolad białych z gorzkimi. Różnice nieskompensowane uznano za niezawinione i powstałe z przyczyn, których nie udało się ustalić. Zaksięgować powstałe różnice inwentaryzacyjne i ich rozliczenie.