Hufiec PIAST Poznań Stare – Miasto Autor: hm. Mateusz Żurek Finanse drużyny Hufiec PIAST Poznań Stare – Miasto Materiał dla kwatermistrzów, skarbników drużyn oraz drużynowych Autor: hm. Mateusz Żurek

Dokumentacja finansowa książka finansowa drużyny, zasady jej wypełniania, krok po kroku, ćwiczenie, dokumentacja źródłowa i jej rodzaje, zasady opracowywania dokumentacji źródłowej od A do Z.

Książka finansowa

Każda drużyna, która zbiera składki lub osiąga dochody, musi prowadzić dokumentację finansową zgodnie z instrukcją Fundusze drużyny składki członkowskie, odpłatności za udział w rajdach, zlotach, biwakach, dochody z ofiarności publicznej (np.: darowizny, wpłaty z 1%, zbiórki z ofiarności publicznej np: pakowanie zakupów), wpływy z prowadzonej przez drużynę działalności zarobkowej (na którą należy uzyskać zgodę komendanta i skarbnika chorągwi lub upoważnione przez nich osoby), dotacje i inne środki przekazywane na prowadzenie zadań i akcji zleconych przez organy publiczne (administracji rządowej i samorządu terytorialnego) oraz podmioty gospodarcze, naliczone środki na odtworzenie sprzętu. Środki finansowe pochodzące z wyżej wymienionych źródeł, z wyłączeniem części składek członkowskich, pozostają w dyspozycji jednostki, która je uzyskała i powinny być przeznaczone na jej działalność statutową. Wpłaty z tytułu darowizn i 1% muszą wpływać na konto hufca a nie do drużyny.

treść dokumentu źródłowego np.: składki członkowskie I kwartał w kolumnach od 4 do 9 wpisujemy kwotę wpływów szczegółowo. Kwotę tę przyporządkowujemy konkretnie tylko do jednej kolumny treść dokumentu źródłowego np.: składki członkowskie I kwartał w kolumnie 10 podsumowujemy wpływy wcześniej rozpisane szczegółowo w kolumnach 4-9 z całego wiersza w poziomie kolejny numer dowodu źródłowego, który sami nadajemy np.: 1,2,3, data zaksięgowania dowodu źródłowego tzn. data wpisu do książki finansowej

Gdy kończy się nam strona w książce finansowej podsumowujemy wszystkie kolumny i sprawdzamy czy lewa strona (wpływy) zgadza się z prawą stroną (wydatki). Dokładnie tak samo postępujemy gdy robimy rozliczenie drużyny na koniec roku.

WYJĄTKIEM SĄ SKŁADKI CZŁONKOWSKIE w kolumnach od 13 do 19 wpisujemy kwotę wydatków szczegółowo. Kwotę tę przyporządkowujemy konkretnie do jednej kolumny lub też rozbijamy na części w zależności od artykułów wpisanych na fakturze np.: na fakturze są gwoździe i młotek to kwota za gwoździe kolumna 14, a kwota za młotek to kolumna 13 itp. w kolumnie 12 podsumowujemy wydatki szczegółowo rozpisane w kolumnach 13-19 z całego wiersza w poziomie W kolumnie saldo wpisujemy AKTUALNY stan naszej kasy po dodaniu wpływów lub też po odjęciu wydatków tzn.: jeżeli mamy wpisane coś w kolumnie 10 to dodajemy to do SALDA a jeżeli w kolumnie 12 to odejmujemy od SALDA WYJĄTKIEM SĄ SKŁADKI CZŁONKOWSKIE ale o tym za chwilę

Suma kolumn 13-19 powinna dać kolumnę 12 Suma kolumn 13-19 powinna dać kolumnę 12. Suma kolumn 4-9 powinna dać kolumnę 10. (SALDA – nie podsumowujemy). Po podsumowaniu kolumnę 12 odejmujemy od kolumny 10 i powinno nam to dać wynik znajdujący się w SALDZIE jeżeli tak jest to wszystko jest w porządku.

Jeszcze raz - =

Podsumowanie saldo - to kwota naszych pieniędzy 1 data – to data zaksięgowania numer dowodu – to nasz kolejny numer który sami nadajemy treść – to nazwa tego co znajduje się np.: na fakturze wpływy szczegółowo - to wszystkie pieniądze wpływające do drużyny wpływy razem - to podsumowanie kolumn 4 do 9 wydatki szczegółowe - to rozpiska tego na co wydaliśmy pieniądze wydatki razem - to podsumowanie kolumn 13 do 19 saldo - to kwota naszych pieniędzy 1 2 3 4-9 10 Numery w kółkach oznaczają numery kolumn. 13-19 12 11

ćwiczenie

Wpłata do drużyny- Składki członkowskie I kwartał 2007 1 8 I 07 120,00 120,00 120,00 Wpłata do KH- składki członkowskie I kwartał 2007 15 I 07 2 120,00 120,00 0,00 12 II 07 3 Pobranie z KH 200,00 200,00 200,00 * Pamiętaj aby zawsze przy pobieraniu pieniędzy z KH przynieść swoje KP i od razu wpisywać to w swoją książkę finansową – bo później zapomnisz.

Dokumentacja źródłowa kwitariusz przychodowy KP faktura Vat faktura Vat Korygująca nota korygująca faktura Vat RR rachunek polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) wniosek o zaliczkę nota księgowa dowód wpłaty KP polisa ubezpieczeniowa inne dowody źródłowe (np.: paragon do 6 zł, bilety) Pamiętaj, że Drużynowy wystawia KP tylko na pieniądze, które przyjmuje do drużyny wraz z załączoną listą osób, które wpłacają. Dowód wpłaty KP jest potwierdzeniem zapłaty i jest to tylko dodatek do noty księgowej, rachunku itp. Nie może występować jako rachunek.

Rozpisujemy szczegółowo. Mamy na jednej fakturze materiał i sprzęt 120,00 0,00 200,00 129,00 71,00 51,00 20,00 Rozpisujemy szczegółowo. Mamy na jednej fakturze materiał i sprzęt rozbijamy pozycje z naszej faktury i wpisujemy w osobnej kolumnie ale w jednym wierszu nasze artykuły kol. 13 zakup sprzętu (młotek) i kol. 14 zakup materiałów (gwoździe) Po wypełnieniu kolumn 1,2 oraz 3 (treść): w naszym wypadku młotek ( 51 zł) i gwoździe (20 zł) Mamy nasz młotek i gwoździe znajdujące się na jednej fakturze - jak to wpisać ???

dokumentacja źródłowa – jak ją opracować ? pokażemy to na przykładzie naszej faktury

4 ZHP Chorągiew Wielkopolska Hufiec „Piast” Poznań Stare Miasto W prawym górnym narożniku wpisujemy kolejny nr dowodu (patrz kolumna 2-książka finansowa) 4 Bardzo ważne aby podać dokładne dane ZHP Chorągiew Wielkopolska Hufiec „Piast” Poznań Stare Miasto 61-809 Poznań; ul. Św. Marcin 80/82 NIP 778-14-40-251

następnie opisujemy co stało się z zakupionymi artykułami. Jeżeli np następnie opisujemy co stało się z zakupionymi artykułami. Jeżeli np.: coś zużyto na biwaku to trzeba to napisać (i do czego to zużyto również) oraz gdzie był ten biwak. W lewym górnym narożniku przystawiamy pieczątkę drużyny, w której będzie rozliczana nasza faktura Druga strona Młotek zakupiono w celu uzupełnienia sprzętu pionierskiego drużyny – wpisano do książki inwentarzowej hufca pod pozycją 12. Gwoździe zakupiono i zużyto podczas budowy skrzyń magazynowych drużyny. 10.05.07 Drużynowy Trzeba zaznaczyć że jeżeli biwak był pokrywany z pieniędzy drużyny i był za darmo to niech to należy to napisać na fakturze. Jeżeli było na niego dofinansowanie lub całość pokrywali uczestnicy to też należy to napisać. Jest to istotna informacja podczas dekretowania rachunków w Hufcu. Pobierając pieniądze z Hufca pamiętaj, że z 1% nie pokrywamy kosztów statutowych „tradycyjnych” np.: kurs drużynowych lub inne szkolenia, wszystko co jest związane ze zbiórką. 10.05.07 Skarbnik Skarbnik 71,00 10.05 7 Drużynowy

sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym, merytorycznym ? formalnym i rachunkowym - skarbnik sprawdza czy dokumenty źródłowe zostały wystawione w sposób prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu oraz, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych. merytorycznym – drużynowy sprawdza rzetelności zawartych danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych a także na stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki. Opisana faktura przez osoby upoważnione jest jednoznaczna z zatwierdzeniem pod względem merytorycznym.

Dziękuję za uwagę !!!