ZASADY OBSŁUGI FINANSOWEJ I PRAWNEJ ORGANÓW OSIEDLI

Prezentacja na temat: "ZASADY OBSŁUGI FINANSOWEJ I PRAWNEJ ORGANÓW OSIEDLI"— Zapis prezentacji:

1 ZASADY OBSŁUGI FINANSOWEJ I PRAWNEJ ORGANÓW OSIEDLI
SZKOLENIA DLA RADNYCH r.

2 www.zojm.wroclaw.pl zakładka „Osiedla”

3 TYTUŁ SLAJDU „Zasady…” to kompendium wytycznych i zaleceń dotyczących prowadzonej przez ZOJM obsługi finansowej i prawnej Osiedli zapisy „Zasad…” wynikają z przepisów aktów prawa powszechnego (uosg, uofp, uor, Pzp) jak również aktów prawa miejscowego (Statut Wrocławia, Statuty Osiedli, uchwały Rady Miejskiej) trzy przestrzenie: obsługa finansowa, obsługa prawna oraz inwentaryzacja majątku gminnego

4 TYTUŁ SLAJDU www.zojm.wroclaw.pl
Dokumenty obowiązujące jednostki obsługiwane przez ZOJM: Instrukcja Obiegu Dokumentów Finansowo-Księgowych Zasady (Polityka) Rachunkowości Instrukcja Inwentaryzacyjna

5 TYTUŁ SLAJDU Wydatki publiczne, zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, powinny być dokonywane: w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

6 TYTUŁ SLAJDU Osiedla dysponują środkami finansowymi na podstawie planu finansowego przyjętego uchwałą Rady Osiedla. Każda zmiana w planie finansowym wymaga podjęcia uchwały przez Radę Osiedla. Każdy wydatek musi być zgodny z uchwałą Rady Osiedla w sprawie przyjęcia planu finansowego Osiedla. Plan finansowy Osiedla wraz z wykazem zadań, przyjęty uchwałą Rady Osiedla, umożliwia realizację wydatków bez podejmowania uchwał szczegółowych.

7 TYTUŁ SLAJDU Uchwały dotyczące wydatkowania środków finansowych są konieczne w przypadkach: zmiany zaplanowanego zadania lub zwiększenia planowanych wydatków ujętych w planie finansowym na dane zadanie; przesunięć pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej; przyznawania diet; przeznaczenia środków na zadanie w sferze użyteczności publicznej, nie będące zadaniem własnym Miasta (konieczne jest również w tym przypadku uzyskanie pozytywnej opinii Komisji ds. Osiedli Rady Miejskiej Wrocławia), przyjęcia środków finansowych pochodzących z dotacji udzielonej przez jednostkę miejską lub wydział Urzędu Miejskiego, w celu realizacji zadania publicznego (uchwała musi być zgodna z kosztorysem zawartym w ofercie/wniosku na realizację zadania publicznego), przyjęcia środków finansowych pochodzących z darowizny.

8 TYTUŁ SLAJDU Przy realizacji wydatków oraz zaciąganiu zobowiązań finansowych obowiązuje dyscyplina budżetowa, co oznacza, że zarówno poniesione wydatki jak i zaciągnięte zobowiązania nie mogą przekroczyć kwot określonych w planie finansowym na dany rok budżetowy. Faktury i rachunki za zaciągnięte zobowiązania finansowe będą rozliczane wyłącznie w ramach roku budżetowego, którego dotyczą. Wyjątek stanowią płatności za usługi dostarczania mediów dla potrzeb Osiedla w przypadkach, gdy zgodnie z zawartą umową termin płatności przypada w przyszłym roku.

9 WSPÓŁPRACA Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI
TYTUŁ SLAJDU WSPÓŁPRACA Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI W budżecie organów Osiedla nie przewiduje się dotacji na finansowanie organizacji pozarządowych. Współpraca z organizacjami pozarządowymi powinna mieć formę pozafinansową. Możliwa jest współpraca z organizacjami pozarządowymi poprzez współorganizowanie inicjatyw i partycypowanie przez Osiedla w kosztach proporcjonalnie do stopnia zaangażowania.

10 TYTUŁ SLAJDU DOCHODY dochody z mienia oraz darowizny na działalność statutową muszą być wpłacane na konto ZOJM (BZWBK nr ) dowód wpłaty powinien być opatrzony adnotacją, którego Osiedla dotyczy oraz wskazaniem celu na jaki jest przeznaczona wpłata wprowadzenie dochodów Uchwałą Rady Miejskiej do budżetu Miasta -> Uchwała Rady Osiedla o przyjęciu i podziale środków na paragrafy klasyfikacji budżetowej nie jest możliwe dysponowanie dochodami przed podjęciem uchwały przez Radę Miejską! Nie dopuszcza się możliwości pozyskiwania dochodów z loterii fantowych, reklam oraz wpłat od uczestników działań realizowanych przez organy Osiedla.

11 TYTUŁ SLAJDU Dopuszcza się dwie formy wydatkowania środków finansowych: płatność przelewem lub gotówką (np. faktura VAT, rachunek, lista wypłat diet); wniosek o przeniesienie w planie finansowym – dotyczy przekazania środków na zadania realizowane przez jednostki organizacyjne Miasta, jak np.: Zarząd Dróg i Utrzymania Miasta, Zarząd Zieleni Miejskiej, Zarząd Inwestycji Miejskich, Zarząd Zasobu Komunalnego, jednostki oświatowe.

12 TYTUŁ SLAJDU DOWODY KSIĘGOWE
Zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości dowód księgowy (np. faktura, rachunek) powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych; opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu; podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów (zalecane); stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.” Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Zgodnie z art. 22 ustawy o rachunkowości przeróbki i poprawki w dowodach księgowych są niedopuszczalne.

13 TYTUŁ SLAJDU ZALICZKI Przewodniczący Zarządu Osiedla wystawia upoważnienie dla osoby, która będzie pobierała zaliczki z kasy ZOJM. Upoważnienie wystawia się na rok kalendarzowy. W celu otrzymania zaliczki, osoba upoważniona do jej odbioru przedstawia wypełniony druk „wniosek o zaliczkę”, zatwierdzony pod względem merytorycznym przez Przewodniczącego Zarządu Osiedla. Kwota zaliczki winna odpowiadać wysokości planowanych wydatków.

14 TYTUŁ SLAJDU Rozliczenia zaliczki dokonuje się na druku „rozliczenie zaliczki”, do którego należy dołączyć dowody, tj. faktury VAT oraz rachunki opisane i zatwierdzone merytorycznie przez Przewodniczącego Zarządu Osiedla. Przedstawienie do rozliczenia zaliczki dowodów księgowych na łączną sumę niższą niż 75% pobranej zaliczki wymaga złożenia przez Przewodniczącego Zarządu Osiedla pisemnego wyjaśnienia. Warunkiem otrzymania kolejnej zaliczki jest rozliczenie zaliczki poprzednio pobranej!

15 TYTUŁ SLAJDU Kontroli merytorycznej przypisane są kryteria legalności, celowości, rzetelności oraz gospodarności i obejmuje ona sprawdzenie zgodności dokonywanego wydatku z ustawą o finansach publicznych, Statutem Osiedla oraz z planem finansowym Osiedla. W ramach kontroli merytorycznej pozostaje dbałość o wyczerpujący opis operacji gospodarczej, tj. opis szczegółowy celu dokonania zakupu, jego przeznaczenia, wskazania umowy, na podstawie której zakup/usługa została wykonana oraz trybu realizacji zamówienia – zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych. W przypadku, gdy z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego, niezbędne jest jego uzupełnienie – na odwrocie dokumentu.

16 TYTUŁ SLAJDU Skarbnik Osiedla ma obowiązek sprawdzenia prawidłowości i zgodności faktur VAT oraz rachunków pod względem: oznaczenia Nabywcy: Gmina Wrocław pl. Nowy Targ 1/8 50 – 141 Wrocław NIP Osiedle ………………… wyliczenia (ilość, cena, wartość), oznaczenia symbolu PKWiU przy pozycji zawierającej podatek VAT niższy niż obowiązująca stawka podstawowa, oznaczenia informacji dotyczącej sposobu zapłaty: a) jeżeli przelew – to muszą być podane dokładne dane sprzedawcy, numer rachunku bankowego oraz termin płatności, b) jeżeli gotówka – zapis lub pieczątka „zapłacono gotówką” (w przypadku braku pieczątki bądź zapisu „zapłacono gotówką” do faktury VAT lub rachunku należy dołączyć dowód wpłaty - KP)

17 TYTUŁ SLAJDU Opis podlegających rozliczeniu faktur VAT oraz rachunków musi spełniać poniższe wymogi: zawierać adnotację „zatwierdzono do zapłaty, sprawdzono pod względem merytorycznym – zgodnie z kryterium rzetelności, legalności, celowości i gospodarności”, potwierdzoną podpisem i pieczątką Przewodniczącego Zarządu Osiedla, zawierać podpis i pieczątkę Skarbnika Osiedla – potwierdzającą dokonanie czynności, o których mowa wcześniej wskazywać cel zakupu, zawierać numer uchwały Rady Osiedla, wskazywać określenie pozycji w planie wydatków, wskazywać określenie trybu zamówienia: Zastosowano art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia r. (Dz.U. z 2010r nr 113 poz. 759 ze zm.) w przypadku zakupu przedmiotów wielokrotnego użytku musi zawierać adnotację o miejscu użytkowania lub ich przechowania, a także o wpisie do księgi inwentarzowej z podaniem pozycji wpisu, w przypadku usług objętych umowami cywilnoprawnymi, musi zawierać adnotację o numerze stosownej umowy wraz z podaniem daty jej zawarcia oraz poświadczenie przez Przewodniczącego Zarządu Osiedla należytego, zgodnego z umową wykonania prac lub odbioru robót. Opisu nie wolno umieszczać na przedniej stronie faktury VAT lub rachunku.

18 TYTUŁ SLAJDU ZAKUP NAGRÓD
W przypadku rozliczania zakupu nagród, upominków dla uczestników np.: konkursów, turniejów, spotkań, warsztatów, itp., organizowanych przez organy Osiedla w celu rozliczenia wydatku należy załączyć listę osób nagrodzonych zawierającą wykaz nagród oraz potwierdzenie odbioru. Wykaz jest wymagany w szczególności w przypadku zakupu składników majątkowych, które podlegałyby wpisowi do księgi inwentarzowej Osiedla. W pozostałych przypadkach należy umieścić wyczerpujący opis zdarzenia gospodarczego na odwrocie dowodu księgowego.

19 TYTUŁ SLAJDU W przypadku realizacji zadań Osiedla – konkursów, turniejów, spotkań, itp. we współudziale jednostek miejskich (np. szkoły) na odwrocie dowodu księgowego umieszcza się oświadczenie podmiotu współorgani-zującego o rozdysponowaniu środków – przekazaniu nagród, upominków, itp. W przypadku rozliczania zakupu artykułów spożywczych i biurowych dla uczestników np.: konkursów, turniejów, spotkań, warsztatów, itp., organizowanych przez organy Osiedla w celu rozliczenia na odwrocie dowodu księgowego należy umieścić wyczerpujący opis zdarzenia gospodarczego oraz informację o rozdyspono-waniu zakupionych artykułów

20 INWENTARYZACJA MAJĄTKU GMINNEGO
TYTUŁ SLAJDU INWENTARYZACJA MAJĄTKU GMINNEGO Majątek użytkowany przez organy Osiedla w celu realizacji zdań statutowych stanowi własność Gminy Wrocław. Zarząd Osiedla ponosi odpowiedzialność za stan i wykorzystanie mienia pozostającego w dyspo-zycji organów Osiedla. Inwentaryzacja prowadzona jest przez ZOJM w oparciu o Instrukcję Inwentaryzacyjną.

21 TYTUŁ SLAJDU Inwentaryzację okresową przeprowadza się raz na cztery lata. Inwentaryzację doraźną przeprowadza się w następujących przypadkach: zakończenia kadencji organów Osiedla, zmiany Przewodniczącego Zarządu Osiedla, rozwiązania organów Osiedla, na uzasadniony, pisemny wniosek organu Osiedla (np. w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych m.in.: powódź, pożar).

22 TYTUŁ SLAJDU Majątek użytkowany przez organy Osiedla (pozyskany w drodze zakupu, darowizny lub przyjęcia na stan) podlega ewidencji w księdze inwentarzowej oraz w rejestrze. Księgę inwentarzową środków trwałych i pozostałych środków trwałych użytkowanych przez organy Osiedla prowadzi i przechowuje ZOJM. Rejestr pozostałego majątku ujętego w ewidencji ilościowej oraz obcych składników majątkowych, nie ujętych w księdze inwentarzowej prowadzi (w formie pisemnej) i przechowuje (w siedzibie organów Osiedla) Przewodniczący Zarządu Osiedla. Wpisu do księgi inwentarzowej lub rejestru dokonuje się na podstawie: dowodu zakupu, dokumentu OT (protokołu przyjęcia środka trwałego na stan), PT (protokół zdawczo-odbiorczy), umowy darowizny (protokół przekazania). Wpisu należy dokonać bezzwłocznie po pozyskaniu składnika majątkowego.

23 UŻYCZANIE MAJĄTKU GMINNEGO
TYTUŁ SLAJDU UŻYCZANIE MAJĄTKU GMINNEGO Poszczególne składniki mienia gminnego pozostające w dyspozycji organów Osiedla mogą być użyczane zewnętrznym podmiotom prawnym realizującym na rzecz mieszkańców Osiedla i na jego terenie zadania z zakresu kompetencji organów Osiedla. Użyczenie następuje w drodze umowy użyczenia zawartej przez ZOJM (w imieniu gminy, na wniosek samorządu Osiedla) i na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego do umowy. Użyczenie nie oznacza przeniesienia prawa własności. Odpowiedzialność wynikająca z tytułu prawa własności poszczególnych składników mienia gminnego użyczonego podmiotom zewnętrznym spoczywa na Przewodniczącym Zarządu Osiedla (działającym w imieniu Zarządu Osiedla).

24 TYTUŁ SLAJDU Przekazanie składnika majątkowego jednostce miejskiej jest możliwe w przypadku, gdy jednostka ta realizuje na rzecz mieszkańców Osiedla i na jego terenie zadania z zakresu kompetencji organów Osiedla. Przekazanie majątku jednostce miejskiej następuje w drodze: bezpośredniego wpisu w książce inwentarzowej jednostki (jednostki pozostające w obsłudze ZOJM) na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego PT (jednostki nie pozostające w obsłudze ZOJM)

25 TYTUŁ SLAJDU DAROWIZNY Przekazanie składnika mienia podmiotowi nie będącemu jednostką miejską możliwe jest w formie darowizny celowej w przypadku, gdy ten podmiot realizuje na rzecz mieszkańców Osiedla i na jego terenie zadania z zakresu kompetencji organów Osiedla oraz gdy odrębne przepisy prawne dopuszczają taką formę współpracy (np. ustawa o Policji). Przekazanie składnika mienia oznacza przekazanie wszelkich praw i obowiązków względem przedmiotu przekazania.

26 TYTUŁ SLAJDU UMOWY CYWILNOPRAWNE
Zawieranie, zmiany i wypowiadanie umów cywilno-prawnych, takich jak: umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy najmu, umowy użyczenia, umowy na dostawę mediów, umowy darowizny oraz porozumień i innych oświadczeń woli na rzecz organów Osiedla dokonywane jest wyłącznie przez Dyrektora Zarządu Obsługi Jednostek Miejskich lub inną osobę uprawnioną pełnomocnictwem udzielonym przez Prezydenta Miasta.

27 TYTUŁ SLAJDU Po wyłonieniu przez organy Osiedla podmiotu realizującego zadanie (zgodnie z Pzp), w celu zawarcia umowy cywilnoprawnej konieczne jest dostarczenie na 7 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji przedmiotu umowy wniosku Przewodniczącego Zarządu Osiedla, realizującego wolę organów Osiedla, w którym sprecyzowane są postanowienia i propozycje zapisów. Niedozwolone jest wykonanie przedmiotu umowy przed jej zawarciem. Wniosek o zawarcie umowy dotyczącej realizacji zadania publicznego, na wykonanie którego zostały przyznane dodatkowe środki przez jednostkę miejską lub wydział Urzędu Miejskiego, musi być zgodny z kosztorysem zawartym w ofercie (wniosku), na podstawie której realizowane jest to zadanie publiczne.

28 TYTUŁ SLAJDU Wniosek Zarządu Osiedla o zawarcie umowy winien określać co najmniej: nazwę i adres podmiotu, opis przedmiotu umowy, specyfikację istotnych warunków wykonania przedmiotu umowy, termin i miejsce realizacji umowy, harmonogram realizacji umowy, koszt realizacji umowy i wskazanie źródła finansowania. Umowa sporządzona przez ZOJM na podstawie wniosku Zarządu Osiedla, przed jej podpisaniem przez podmiot realizujący umowę, winna zostać zaakceptowana przez Przewodniczącego Zarządu Osiedla pod kątem zgodności z wnioskiem Zarządu oraz zatwierdzona „sprawdzono pod względem merytorycznym – zgodnie z kryterium rzetelności, legalności, celowości i gospodarności”. Czynność ta zostaje potwierdzo-na podpisem i pieczątką na umowie.

29 TYTUŁ SLAJDU TERMINY propozycje zmian w planie finansowym (kwalifikujące się do zmiany Uchwały Rady Miejskiej) do 10 listopada przeniesienia pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej do 10 grudnia rozliczenie zaliczki w terminie 30 dni od pobrania ostatnia zaliczka może być pobrana do 20 grudnia i rozliczona nie później niż 27 grudnia

30 TYTUŁ SLAJDU faktury i rachunki należy dostarczać w terminie dni od ich otrzymania, nie później niż 2 dni przed terminem płatności wnioski o zawarcie umów cywilnoprawnych należy składać na co najmniej 7 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji przedmiotu umowy realizacja ostatniego przelewu będzie dokonywana najpóźniej do dnia 29 grudnia

31 www.zojm.wroclaw.pl Zakładka „Osiedla”
TYTUŁ SLAJDU Zakładka „Osiedla”

32

33 Jak zapanować nad rozliczeniem…

34 Jeśli faktura jest składana po terminie
płatności musi ona trafić do kancelarii Prawidłowe dane nabywcy Numer rachunku bankowego Określenie sposobu zapłaty (przelew lub gotówka)

35 Opisy faktur zawsze na odwrocie dokumentu
Ogólny opis faktury Opłata za abonament telefoniczny oraz przeprowadzone rozmowy służbowe. Zgodnie z uchwałą nr XXV/96/11 §4350/999 – koszty administracyjne – 0,00zł §4370/999 – koszty administracyjne – 43,41zł Zatwierdzono do zapłaty, sprawdzono pod względem merytorycznym – zgodnie z kryterium rzetelności, legalności, celowości i gospodarności. Zastosowano art. 4 pkt. 8 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia r. (Dz.U. Z 2010r. Nr 113 poz. 759 ze zm.) Numer uchwały Rady Osiedla przyjmujący do realizacji plan wydatków Pozycja w planie wydatków Podpis i pieczątka Przew. Zarządu i Skarbnika

36 Rozliczane są tylko oryginały
Niewiele mówiące pozycje na fakturze wymagają dokładnego opisania na odwrocie Informacja o tym, że faktura została opłacona

37 Przykładowe opisy rachunków i faktur
Generalna zasada opisu ogólnego rachunków i faktur: opis powinien w wyczerpujący sposób wyjaśniać osobom, które analizują dokument jaki był cel dokonanego zakupu wraz z informacją o jego wykorzystaniu, tak aby nie budziło to żadnych wątpliwości i nie wymagało wyjaśnień. Przykładowe opisy rachunków i faktur 1) Zakupiono art.sportowe na nagrody oraz art. spożywcze na poczęstunek na festyn osiedlowy, który odbył się w dniu na terenie Szkoły Podstawowej nr 1. Wszystkie artykuły zostały wykorzystane. 2) Opłata za usługę prowadzenia imprezy “Dzień Dziecka”, która odbyła się 1 czerwca 2011r. w siedzibie Osiedla. - usługa została wykonana prawidłowo zgodnie z umową nr ZOJM/1162/001/11 z dnia r. 3) Zakupiono artykuły spożywcze na poczęstunek dla uczestników biegu przełajowego, który odbył się w Parku Południowym w dniu 11 lipca 2011r. Wszystkie artykuły zostały rozdysponowane.

38 Faktury i rachunki – uwagi
a) Rozliczane mogą być tylko faktury, faktury pro-forma oraz rachunki płatne przelewem lub opłacone gotówką. Ponadto rozliczane są listy wypłaty diet oraz rachunki od umów zleceń i o dzieło. b) Jeśli do faktury lub rachunku dotyczącego usługi gastronomicznej dołączona jest szczegółowa specyfikacja artykułów spożywczych to faktura taka jest kwalifikowana do paragrafu 4220/999. c) Zakupu materiałów lub usług nie można dokonać jeśli nie ma zapewnionych środków w planie na pokrycie wydatku. d) Faktury i rachunki należy dostarczać w terminie 3 dni od ich otrzymania, nie później niż 2 dni przed terminem zapłaty.

39 Zmiany w planie wydatków Osiedla
a) Zmiany w planie mogą być dokonane tylko uchwałą Rady Osiedla. b) Do dokonania zmian w planie może być wykorzystywany jako załącznik do uchwały – druk przyjęcia planu wydatków na cały rok. c) Przy dokonywaniu zmian należy wspomagać się aktualnym zestawieniem z wykonania wydatków, w celu uniknięcia sytuacji kiedy zmniejsza się pozycję planu powodując powstanie w nim przekroczenia. d) Zmiana planu wydatków Osiedla w zakresie udzielonego dofinansowania (np. przez CIRS) musi być zgodna z ofertą realizacji zadania lub jej aktualizacją.

40 DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ