System rozliczania środków unijnych w ramach RPO Warmia i Mazury na lata 2007-2013 Departament Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn Tel. (0-89) 521-96-00, Fax. (0-89) 521-96-09 1 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Kwalifikowalność wydatków w ramach RPO WiM 2007-2013 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków określone zostały w: Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007 – 2013; Wytycznych Instytucji Zarządzającej RPO WiM w sprawie kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 Termin obowiązywania wydatku kwalifikowalnego w Regionalnym Programie Operacyjnym Warmia i Mazury na lata 2007-2013: Początkiem okresu kwalifikowalności wydatków jest 1 stycznia 2007 r., Końcową datą kwalifikowalności wydatków jest 30 czerwca 2015 r. 2 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Ogólne warunki uznania wydatku za kwalifikowalny w ramach RPO WiM 2007-2013 Wydatek powinien być niezbędny dla realizacji projektu; Wydatek powinien być dokonany zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu oraz harmonogramem rzeczowo-finansowym stanowiącymi załącznik do umowy dofinansowanie projektu; Dodatkowo należy założyć, że wydatek może być uznany za niekwalifikowalny na etapie realizacji projektu; Wydatek powinien być dokonany zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych; 3 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Ogólne warunki uznania wydatku za kwalifikowalny w ramach RPO WiM 2007-2013 Wydatek powinien być dokonany w sposób oszczędny, tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy najbardziej korzystnym ekonomicznie wydatku; Wydatek, który został uznany za kwalifikowalny w ramach danego projektu nie może zostać zrefundowany całkowicie lub częściowo dwa razy ze środków publicznych krajowych lub wspólnotowych i tym samym nie może być ponownie uznany za wydatek kwalifikowalny w ramach innego projektu (zakaz podwójnego finansowania projektu); Wydatek powinien być należycie udokumentowany. Dowodem poniesienia wydatku jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. 4 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Wniosek o płatność – zapisy w umowie o dofinansowanie Kwota dofinansowania przekazywana jest w formie refundacji lub zaliczki. Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia z obowiązku złożenia WNP z wypełnioną częścią sprawozdawczą. Płatności okresowe (pośrednie) nie mogą przekroczyć 95% kwoty dofinansowania. Płatność końcowa nie może być niższa niż 5 % kwoty dofinansowania. Transza dofinansowania zostanie przekazana Beneficjentowi w terminie do 3 miesięcy od dnia złożenia przez Beneficjenta prawidłowo wypełnionego Wniosku o płatność. Przekazanie dokumentacji przetargowej do Biura Kontroli przed wypełnieniem wniosku o płatność. Warunkiem złożenia pierwszego wniosku o płatność jest złożenie zabezpieczenia jeśli umowa o dofinansowanie to przewiduje. 5 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Warunki wnioskowania o zaliczkę i jej rozliczania Maksymalny poziom udzielonej zaliczki wynosi 85% przyznanego dofinansowania; Zaliczkę otrzymują projekty o wartości dofinansowania co najmniej 500.000 zł (beneficjenci IZ i IP); Zaliczka będzie przekazywana w jednej lub kilku transzach, w zależności od potrzeb beneficjenta, na podstawie wniosku o płatność zaliczkową (jednak nie częściej niż raz na miesiąc); Minimalna kwota transzy 100.000 zł; Kwota wnioskowanej transzy zaliczki wynika z posiadanych przez beneficjenta realnych zobowiązań, potwierdzających wnioskowaną kwotę (IZ może zażądać przedstawienia dokumentów potwierdzających zobowiązania); 6 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Warunki wnioskowania o zaliczkę i jej rozliczania Sposób obliczenia kwoty transzy zaliczki jest następujący: (kwota wydatków kwalifikowalnych z posiadanych dokumentów) x (% dofinansowania projektu z umowy o dofinansowanie) Wniosek o płatność zaliczkową beneficjent przedkłada nie później niż 20 dni przed upływem terminu płatności uwzględnionych we wniosku dokumentów. Wniosek o kolejną płatność zaliczkową beneficjent składa pod warunkiem otrzymania od IZ/IP informacji o rozliczeniu wcześniejszych wniosków o płatność (zaliczkowych lub refundacyjnych); 7 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Warunki wnioskowania o zaliczkę i jej rozliczania Przekazanie zaliczki przez IZ/IP następuje w ciągu 14 dni od złożenia poprawnego wniosku o płatność zaliczkową; Beneficjent rozlicza się z otrzymanej zaliczki w 100% w ciągu 30 dni od przekazania środków przez IZ/IP; Niezłożenie wniosku rozliczającego zaliczkę we wskazanym terminie skutkuje: - zwrotem środków wraz z odsetkami, - wyłączenie beneficjenta z systemu zaliczek; 8 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Warunki wnioskowania o zaliczkę i jej rozliczania Wniosek o zaliczkę nie może obejmować płatności końcowej (5%); Beneficjenci, objęci pomocą publiczną mogą składać wnioski o płatność zaliczkową do 15.10 br; Beneficjent zobligowany jest posiadać wyodrębniony rachunek bankowy; Przekazanie transzy zaliczki uzależnione jest od dostępności środków. 9 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Wniosek o płatność WNP składany jest w wersji elektronicznej za pomocą Generatora Wniosków Płatniczych dostępnego na stronie rpo.warmia.mazury.pl. Rodzaje WNP: Wnioskowanie o płatność i część sprawozdawcza Wniosek dotyczy postępu z realizacji projektu – część sprawozdawcza Wniosek o płatność końcową Wniosek o płatność zaliczkową Beneficjent wypełniając WNP powinien korzystać z Instrukcji wypełniania wniosku o płatność aktualnej na dzień wysłania wniosku, dostępnej w zakładce GWP. Kopie załączników do WNP w wersji papierowej (w jednym egzemplarzu) powinny być złożone osobiście, wysłane drogą pocztową lub przekazane za pomocą kuriera w terminie do 7 dni od daty wysłania WNP w systemie. 10 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Dokumenty, które należy dołączyć do wniosku o płatność: Kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej. Kopie wyciągów bankowych z rachunku bankowego (pierwsza strona wyciągu bankowego oraz strona zawierająca dany wydatek) Beneficjenta, lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających poniesienie wydatków. Kopię umowy zawartej pomiędzy Beneficjentem a wykonawcą w przypadku wypłaconej zaliczki przez Beneficjenta wykonawcy. Kopie dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń/sprzętu wymagających instalacji serwisowej lub wykonanie prac. 11 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Dokumenty, które należy dołączyć do wniosku o płatność: W przypadku zakupu środka trwałego oraz wartości niematerialnych i prawnych: oświadczenie sprzedawcy o tym, iż środek trwały nie został nabyty z wykorzystaniem środków publicznych w okresie 7 lat od daty sprzedaży niniejszego środka Beneficjentowi (dotyczy środka trwałego), oświadczenie o tym, iż cena używanego środka trwałego jest niższa niż cena podobnego, nowego środka trwałego; oświadczenie, że środek trwały lub wartość niematerialna i prawna będą użytkowane zgodnie z celem oraz w obszarze geograficznym określonym we wniosku o dofinansowanie projektu; na wniosek IZ Beneficjent będzie zobowiązany do złożenia poświadczenia od niezależnego rzeczoznawcy majątkowego, że cena zakupu używanego sprzętu nie przekracza wartości rynkowej; odpowiednie certyfikaty – jeżeli dany środek trwały wymaga takich dokumentów. 12 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Dokumenty, które należy dołączyć do wniosku o płatność: W przypadku zakupu nieruchomości niezabudowanej i zabudowanej - operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę w rozumieniu ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2004r. Nr 261, poz.2603, z późn.zm) wraz z przepisami wykonawczymi potwierdzający że cena zakupu nieruchomości nie przekracza wartości rynkowej. W przypadku budowy nieruchomości: protokół odbioru robót; umowa na wykonanie danego zadania z załącznikami; pozwolenie na użytkowanie budynku. W przypadku remontów: protokół odbioru robót. 13 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Dokumenty, które należy dołączyć do wniosku o płatność: W przypadku płatności w walutach obcych: informacja z banku o zastosowanym kursie; oświadczenie o przyjętym w polityce rachunkowości kursie stosowanym przy przeliczeniach faktur w walutach obcych. Inne dokumenty wymagane umową/uchwałą o dofinansowanie projektu w tym dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźnika produktu. Do wniosku o płatność należy dołączyć kopie dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez Beneficjenta lub osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta. 14 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Wniosek o płatność – dokumentowanie wydatków Oryginały dokumentów powinny być opisane zgodnie ze wzorem zamieszczonym poniżej. Awers dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku powinien zawierać następujący opis: Nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu - prawy górny róg dokumentu. Zapis - ”Zakup dofinansowany z Europejskiego Funduszy Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013” – w przypadku projektów, w których środki europejskie stanowią 100% przyznanego dofinansowania. Zapis - ”Zakup dofinansowany z Europejskiego Funduszy Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013” – dla projektów, w których przyznane dofinansowanie składa się ze środków europejskich oraz towarzyszącego im wkładu krajowego z budżetu państwa. 15 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011 r.

Wniosek o płatność - dokumentowanie wydatków Rewers dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku powinien zawierać następujący opis: 1. Numer umowy/ uchwały o dofinansowanie: ……………………………………. 2. Nazwa i nr projektu: 3. Przedstawiony wydatek dotyczy kategorii wydatku wskazanego we wniosku o dofinansowanie projektu: …………………………………….. 4. Kwota wydatku kwalifikowalnego: 5. Projekt jest realizowany zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych Art. ………………………………. 6. Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych pod pozycją: ………………………………….… 7. Sprawdzono pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym: Data …………. Podpis………….. 16 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

O czym należy pamiętać sporządzając wniosek o płatność? Zapoznaj się z zapisami umowy o dofinansowanie, Termin zapłaty i wartość dokumentów finansowych ujętych w WNP powinny być zgodne z harmonogramem rzeczowo – finansowym, Zapoznaj się z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność, Zgromadź wszystkie dokumenty finansowe (m.in. faktury), Zaloguj się w GWP, korzystając z otrzymanych haseł, Wypełnij wszystkie wymagane pola we wniosku o płatność zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność. 17 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

O czym należy pamiętać sporządzając wniosek o płatność? c.d. Kopie załączników do wniosku, powinny być na każdej stronie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Beneficjenta, Zaleca się, aby wszelkie dokumenty dotyczące pozycji ujętej na fakturze znajdowały się bezpośrednio przy niej, WNP nie będzie możliwy do wprowadzenia, gdy nie zostanie wcześniej zatwierdzony harmonogram rzeczowo-finansowy. 18 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność: Błędnie wybierany rodzaj wniosku o płatność, Błędnie wpisywana data „od…”, Błędnie wpisana data „…do”, Dane Beneficjenta – błędnie wypełniane pozycje, Wydatki realizacji projektu nie są zgodne z danymi zawartymi w harmonogramie rzeczowo-finansowym - należy niezwłocznie aktualizować powyższy harmonogram, 19 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność c.d.: Faktury opisane niezgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność: - na odwrocie strony lub na oddzielnej kartce, - brak nr umowy o dofinansowanie, - brak wskazania kwoty wydatku kwalifikowanego, - brak powołania się na artykuł, zgodnie z którym został przeprowadzony przetarg, - na fakturach brak nr księgowego lub ewidencyjnego, - nieprawidłowo potwierdzane dokumenty za zgodność z oryginałem na każdej stronie załączników, - NIP nabywcy na fakturze niezgodny z NIP Beneficjenta z umowy o dofinansowanie, 20 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.

Departament Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego Dziękuję za uwagę Departament Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego Biuro Płatności i Rozliczeń 21 Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, 24.03.2011r.