STANU OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH W JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH ORGANIZACJA I PRZEPROWADZANIE KONTROLI ROCZNEJ STANU OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH W JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH mgr inż. Marek ANZEL

Podstawowe akty normatywno prawne: Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych; Decyzja nr 182/MON ministra Obrony Narodowej z dnia 6 października 2000 r. w sprawie sprawowania nadzoru nad oceną informacji niejawnych w resorcie Obrony Narodowej.

Podstawowe definicje: Kontrola bieżąca - służy sprawowaniu ciągłego nadzoru nad przestrzeganiem przez wykonawców i wykonawców technicznych zasad postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne.

Kontrola wyrywkowa obejmuje w szczególności sprawdzenie: zgodności ze stanem ewidencyjnym nośników informacji stanowiących tajemnicę państwową oraz uzyskanych z wymiany międzynarodowej, posiadanych przez wykonawców; przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie ewidencji i obiegu dokumentów. Kontrola wyrywkowa jest realizowana przez pion ochrony w stosunku do komórek organizacyjnych, komórek wewnętrznych i samodzielnych stanowisk danej jednostki organizacyjnej, według planu (harmonogramu) kontroli zatwierdzonego przez kierownika jednostki organizacyjnej.

Kontrola półroczna jest formą sprawdzenia: zgodności ze stanem ewidencyjnym nośników informacji niejawnych, posiadanych przez wykonawców; przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie wytwarzania, ewidencji, przechowywania i niszczenia nośników informacji niejawnych; wykonania zaleceń pokontrolnych z wcześniej przeprowadzonych kontroli stanu ochrony informacji niejawnych. Kontrolę półroczną prowadzą przełożeni w stosunku do podległych bezpośrednio wykonawców i wykonawców technicznych.

Kontrola roczna jest podstawową formą sprawdzenia realizacji zadań w zakresie ochrony i formacji niejawnych przez jednostkę organizacyjną.

Art. 52. Ustawy o OIN (Rozdział 7 - Kancelarie tajne Art. 52. Ustawy o OIN (Rozdział 7 - Kancelarie tajne. Kontrola obiegu dokumentów) Organizacja pracy kancelarii tajnej musi zapewniać możliwość ustalenia w każdych okolicznościach, gdzie znajduje się dokument klasyfikowany pozostający w dyspozycji jednostki organizacyjnej.

I. Cel kontroli:

Sprawdzenie przestrzegania w jednostce organizacyjnej /wojskowej/ przepisów o ochronie informacji niejawnych, ze szczególnym uwzględnieniem postanowień przepisów regulujących postępowanie z informacjami stanowiącymi tajemnicę państwową.

Sprawdzenie zgodności stanu faktycznego materiałów niejawnych ze stanem ewidencyjnym. Sprawdzenie prawidłowości wydzielenia materiałów niejawnych posiadających wartość archiwalną. Niszczenie materiałów niejawnych nie posiadających wartości archiwalnych.

II. Organizacja kontroli:

Kontrolę przeprowadza komisja wyznaczona rozkazem (decyzją) zawierającymi następujące dane: skład osobowy komisji (co najmniej 3 osoby); termin rozliczenia wykonawców z materiałów niejawnych; termin przygotowania do kontroli komórek organizacyjnych (wewnętrznych) prowadzących ewidencję materiałów niejawnych; termin przygotowania do kontroli kancelarii /filii/; termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli.

W skład komisji wyznacza się osoby posiadające poświadczenia bezpieczeństwa /certyfikaty bezpieczeństwa/ o klauzulach równych lub wyższych niż materiały podlegające kontroli. W skład komisji nie wyznacza się osób prowadzących ewidencję materiałów niejawnych w kontrolowanych komórkach organizacyjnych (wewnętrznych).

Członkowie komisji powinni być zapoznani z celem i zakresem kontroli wynikającymi z ustaleń kierownika jednostki organizacyjnej, jako odpowiedzialnego za ochronę informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej.

Pełnomocnik ochrony zobowiązany jest do przeprowadzenia szkolenia przewodniczącego komisji w zakresie metodyki prowadzenia kontroli.

Przewodniczący komisji zobowiązani są do przeprowadzenia szkolenia wszystkich członków komisji w zakresie metodyki prowadzenia kontroli. Pełnomocnik ochrony zobowiązany jest do przeprowadzenia szkolenia przewodniczącego komisji w zakresie metodyki prowadzenia kontroli. Przewodniczący kontroli rocznej sporządza harmonogram kontroli.

Harmonogram winien zawierać szczegółowo rozpisane przedsięwzięcia: szkolenie członków komisji; kontrola wykonawców (kto i w jakich terminach); kontrola K.T. (kto i w jakich terminach); kontrola biblioteki (kto i w jakich terminach); kontrola innych komórek ewidencjonujących materiały niejawne (np. pełnomocnik– APS); sporządzenie protokołu z kontroli;

III. Zakres kontroli:

Postępowanie z materiałami niejawnymi w kancelariach /filiach/ oraz innych komórkach prowadzących ewidencję:

szczegółowe sprawdzenie stanu faktycznego i porównanie ze stanem ewidencyjnym; Sprawdzenie zgodności stanu faktycznego wszelkich rodzajów nośników wiadomości stanowiących tajemnicę państwową i służbową z ich stanem ewidencyjnym oraz rozliczenie wszystkich niejawnych wiadomości wytworzonych na miejscu lub przysłanych z zewnątrz.

Na podstawie funkcjonujących urządzeń ewidencyjnych trwałych takich jak: „Rejestru teczek”; „Dzienników korespondencji”; „Książek ewidencji wydawnictw”; „Książki ewidencji pieczęci”.

pomocniczych urządzeń ewidencyjnych: „Wykaz osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych”; „Kartoteka wydanych dokumentów”: -„Rejestr wydanych dokumentów”- karty RWD; - Skorowidz RWD; -„Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów”; - „Wykaz przesyłek”; - „Książka doręczeń”; - „Karta zapoznania się z dokumentem”; - „Metryka elektronicznego nośnika informacji”; - „Rozdzielnik stały”.

2)   przestrzeganie zasad ewidencjonowania wytwarzanych materiałów niejawnych; tytulatura – zgodność tytułów w rejestrze z rzeczowym wykazem akt; teczki zakończone w sprawdzanym roku kalendarzowym sprawdzać zgodnie z dziennikami koresp. wch. i wych.; sprawdzić rejestry teczek; sprawdzić teczki oraz inne urządzenia ewidencyjne i dokumenty wg rejestru; karty zapoznania się z dokumentem stanowiącym tajemnicę państwową;

dekretacje; określanie na dokumentach numeru i nazwy teczki rzeczowej, w której będą one archiwizowane; zasady niszczenia materiałów niejawnych; przestrzeganie zasad, przechowywania, udostępniania i niszczenia nośników;

oddzielenie części jawnej kancelarii od niejawnej; zabezpieczenie fizyczne; dokumenty niejawne o różnych klauzulach przechowuje się osobno; teczki akt, segregatory, schematy oraz inne materiały niejawne o dużych rozmiarach , przechowuje się w kancelarii w obudowanych, zamykanych i opieczętowanych regałach lub przystosowanych do tego celu meblach;

przestrzeganie zasad wytwarzania, przechowywania, udostępniania i niszczenia materiałów niejawnych.

Postępowanie z materiałami niejawnymi przez wykonawców: przestrzeganie zasad wytwarzania materiałów niejawnych w tym również sporządzania notatek, odpisów, wyciągów i kopii;

przestrzeganie zasady selektywnego udostępniania informacji i dokumentowanie faktu zapoznawania się z informacjami stanowiącymi tajemnicę państwową oraz z informacjami uzyskanymi w ramach wymiany między państwami i organizacjami międzynarodowymi bez względu na klauzulę tajności; przestrzeganie zasad przechowywania, przekazywania i niszczenia materiałów niejawnych.

Sposób realizacji zadań związanych z ochroną fizyczną informacji niejawnych. Przestrzeganie zasad ochrony informacji niejawnych w systemach i sieciach teleinformatycznych.

IV. Dokumentowanie wyników kontroli:

Protokół z przeprowadzonej kontroli rocznej powinien zawierać następujące dane:

w części ogólnej: numer i datę rozkazu (decyzji), będący podstawą działania komisji; imiona, nazwiska, stopnie wojskowe, numery, klauzule i terminy ważności poświadczeń bezpieczeństwa przewodniczącego i członków komisji; datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli; wykaz komórek organizacyjnych (wewnętrznych) objętych kontrolą; podpisy członków komisji; podpis zarządzającego kontrolę stwierdzającego zapoznanie się z treścią protokołu.

B. w części merytorycznej: wyszczególnienie urządzeń ewidencyjnych oraz pozycji zapisów w tych urządzeniach, na podstawie których sprawdzono stan faktyczny materiałów niejawnych;

dane dotyczące stanu faktycznego poszczególnych rodzajów materiałów niejawnych: zgodność lub niezgodność ze stanem ewidencyjnym, wyszczególnienie materiałów brakujących (nie przedstawionych do kontroli) z podaniem ich klauzul i numerów ewidencyjnych oraz osób, które je pokwitowały,

wyszczególnienie materiałów brakujących (utraconych lub uznanych za utracone) z podaniem ich klauzul, numerów ewidencyjnych, okoliczności zagubienia, osób odpowiedzialnych za utratę oraz wykonanych przez komisję przedsięwzięć poszukiwawczych,

wyszczególnienie w załączniku numerów ewidencyjnych dokumentów niejawnych za rok kontrolowany i lata ubiegłe, które zostały przez komisję sprawdzone lecz nie zostały podszyte do właściwych teczek lub przerejestrowane, 

fakty ujawnienia informacji niejawnych osobom nieupoważnionym, okoliczności wskazujące na możliwość naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych mogące spowodować ujawnienie informacji niejawnych, ocenę przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych,

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ