Urząd Miasta Gorzowa Wlkp. Doradcze zespoły jako narzędzie wspomagające efektywne zarządzanie w Urzędzie Miasta Gorzowa Wlkp. Urząd Miasta Gorzowa Wlkp. Bulwar Wschodni, Gorzów Wlkp.

Zwięzły opis zgłaszanego rozwiązania (1) Prezydent Miasta, sprawując funkcję zarządzania Urzędem, w wielu przypadkach powołuje zespoły ds. rozwiązań systemowych (np. Kolegium Doradcze Prezydenta Miasta, Zespół ds. analizy kosztów i dochodów Urzędu Miasta, grupa merytorycznych pracowników odpowiedzialnych za prawidłowe wdrożenie w Urzędzie zadań wynikających z projektu „Lubuskie e-Urząd”, Zespół ds. opracowania koncepcji Systemu Informacji Miejskiej, Zespół ds. kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta). Dostrzeżone zostało to, iż efektywność Urzędu w dużej mierze wynika ze sposobu wykorzystania jej zasobów. Jednym z najistotniejszych jest odpowiednio wykwalifikowana i zmotywowana kadra. Zespoły te dążą do tego, aby wspólnie wypracować efektywne rozwiązania. Jest to też swego rodzaju odpowiedzialna i wieloaspektowa rola Kierownika Urzędu, który uwzględnia opinie pracowników – budując tym samym wzajemny dialog. Jednym z istotnych elementów dialogu między Pracodawcą a pracownikami jest powołanie Przedstawiciela reprezentującego pracowników Urzędu Miasta, na podstawie przeprowadzonych bardzo sformalizowanych wyborów.

Zwięzły opis zgłaszanego rozwiązania (2) Spotkania zespołów doradczych uwzględniają obustronną komunikację. Wspólne poszukiwanie rozwiązań, to efektywne wykorzystanie potencjału ludzi, poprzez zaangażowanie ich w proces podejmowania decyzji, a nawet wyznaczania strategii określonego działania. Często zdarza się że spotkania pracowników różnych wydziałów prowadzą do tego, że podjęte przez Kierownika Urzędu decyzje są rodzajem kompromisu oraz wspólnie wypracowanej strategii współdziałania. W Urzędzie ocenia się, iż takie działania jak zachęcanie pracowników do kreatywności, aktywne analizowanie opinii zespołów, sprzyja również budowie kultury wymiany informacji. Takie działania dają poczucie pracownikom (zwłaszcza kiedy ich pomysły są nagradzane i wdrażane w politykę Urzędu) realnego wpływu na sukcesy a czasami też i porażki instytucji.

Adekwatność zgłaszanego rozwiązania: Powołanie zespołów doradczych , sprawia, że pracownicy mając określone zadania, identyfikują się z celami określonymi przez te zadania które nałożone są na Prezydenta Miasta jako na organ wykonawczy gminy. W dłuższej perspektywie prowadzi to do przekładania sensu istn慩鐁ⰾ렉퉃焊䠶ꛟ࢔Ὓ霿梙wianych przed Urzędem na działania i zaangażowanie pracowników oraz na zmianę i kształtowanie kultury organizacyjnej. Pracownicy dostrzegają to, że zarządzanie poprzez misję staje się odpowiedzią na potrzeby funkcjonowania Urzędu XXI wieku. Urząd XXI wieku musi zmienić swoje oblicze, m.in. poprzez zaangażowanie swoich pracowników włączając ich w proces zarządzania.

Skuteczność zgłaszanego rozwiązania Powoływanie zespołów doradczych adekwatne jest do potrzeb pracodawcy dążącego do prawidłowych relacji międzyludzkich, pracodawcy który wysoko ceni sobie zdanie współpracowników. Kierownictwo i pracownicy wysoko oceniają wzajemny dialog w procesie podejmowania strategicznych decyzji zarówno dla Urzędu jak i dla miasta. Możliwość partycypacji pracowników w decyzjach dotyczących funkcjonowania Urzędu i miasta jest istotnym elementem motywującym, zachęcającym do kreatywności i podejmowania decyzji dla rozwoju społeczności samorządowej. Pracownik rozumie istotę swojej roli w organizacji. Pozwala to szerzej spojrzeć na funkcjonowanie innych komórek organizacyjnych i wspierać je w działaniu.

Przejrzystość procesu wdrożenia rozwiązania Podejmowanie decyzji przez Prezydenta Miasta, przy wsparciu powołanych zespołów ds. rozwiązań systemowych jest dalece pożądane z punktu możliwości wykorzystania posiadanych zasobów ludzkich oraz osiągnięcia zamierzonych celów. Uznano że powoływane zespoły biorące udział w procesie decyzyjnym, w których uczestniczą przedstawiciele pracowników, powinni zostać wybrani w sposób przejrzysty, sformalizowany. Wykorzystanie potencjału ludzi, ich wiedzy, kwalifikacji zawodowych w procesie podejmowanych decyzji kształtuje poziom kultury organizacyjnej. Bezpośredni kontakt pracowników z interesantami i ich udział w zespołach doradczych Prezydenta ułatwia rozstrzygnięcie wielu kwestii na szczeblu lokalnym. Działania takie budują pozytywne relacje między pracodawcą a pracownikami oraz przejrzystość podejmowanych działań.

Trwałość zgłaszanego rozwiązania Efekty wprowadzenia tych rozwiązań nie są jednorazowe Rozwiązania te są stosowane systematycznie, podlegają ciągłej analizie, są udoskonalane. Stały się częścią systemu zarządzania Urzędem i uznawane są za skuteczne. Przy podejmowaniu strategicznych dla Urzędu czy miasta decyzji, Prezydent Miasta korzysta z wypracowanego przez lata pozytywnego dialogu. Powoływani do zespołów pracownicy odczuwają dowartościowanie i uznanie ich kompetencji.

Możliwość zastosowania w innych jednostkach samorządowych: Powielenie przyjętych rozwiązań jest wysoko replikowalne. Wprowadzone rozwiązania w drodze zarządzeń Prezydenta Miasta , pozwalają na ich zastosowanie we wszystkich grupach podmiotów samorządowych. Niezbędnymi nakładami do powielenia w innych podmiotach jest wiedza i doświadczenie wysoko wykwalifikowanych i doświadczonych zawodowo pracowników. Wymaga to dostosowania do funkcjonowania danego podmiotu, jego potrzeb wynikających ze struktury organizacyjnej oraz realizowanych zadań. Rozwiązania te nie posiadają negatywnej replikowalności .

Dziękuję za uwagę Lidia Matys Dyrektor Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta Gorzowa Wlkp. e-mail: matys@um.gorzow.pl