Faktura elektroniczna, podpis elektroniczny – aspekty prawne Witold Chomiczewski, LL.M. radca prawny

Elektroniczny obieg informacji w firmie Faktura elektroniczna a „papierowa”, warunek stosowania, szczególne wymogi dotyczące przesyłania, przechowywanie. Faktura elektroniczna definicja, bezpieczny podpis elektroniczny, kwalifikowany certyfikat, skutki prawne, znakowanie czasem – znaczenie prawne. Podpis elektroniczny

Faktura elektroniczna – podstawa prawna Do 31.12.2013 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. 2012, poz. 1528), była to faktura w formie elektronicznej Od 1.1.2014 r. ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz.U. 2011 nr 177 poz. 1054), jest to obecnie faktura elektroniczna

Faktura elektroniczna a „papierowa” Faktura rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31 u.p.t.u.)

Faktura elektroniczna rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 u.p.t.u.) 

Faktura elektroniczna – warunek stosowania akceptacja przez odbiorcę faktury przed otrzymaniem pierwszej faktury elektronicznej przepisy nie regulują formy akceptacji musi pochodzić od odbiorcy faktury, i jednoznacznie udzielać zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych.

Faktura elektroniczna – przesyłanie Faktury elektroniczne mogą być przesyłane w dowolnym formacie trzeba zapewnić: autentyczności pochodzenia pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury integralności treści w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać czytelności faktury możliwość zapoznania się przez kontrahenta z jej treścią

Realizacja poszczególnych wymogów Podatnik ma dowolność ich określenia, kontrole biznesowe, ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towaru lub świadczeniem usług. Autentyczność pochodzenia i integralność faktury elektronicznej są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, elektronicznej wymiany danych (EDI), jeżeli zawarta umowa jej dotycząca przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i jej integralność.

Faktura elektroniczna - przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe odszukanie, bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej, a także możliwość bezzwłocznego poboru faktur elektronicznych i przetwarzania danych w nich zawartych na terytorium Polski dotyczy podatników posiadających w Polsce siedzibę działalności gospodarczej, wyjątek: gdy faktury są przechowywane poza terytorium Polski, w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur.

Podpis elektroniczny Podstawa prawna: ustawa z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (tekst jednolity: Dz. U. 2013 r. poz. 262).

Podpis elektroniczny - definicja dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Definicja technologicznie neutralna i szeroka. Przykłady: podpis cyfrowy oparty na kryptografii asymetrycznej, podpis związany z cechami biometrycznymi, podpis e-maila.

Bezpieczny podpis elektroniczny Postać podpisu elektronicznego, który jest: przyporządkowany wyłącznie do osoby go składającej, sporządzany za pomocą podlegających wyłącznie kontroli osoby go składającej bezpiecznych urządzeń i danych służących do składania podpisu elektronicznego, powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Kwalifikowany certyfikat elektroniczne zaświadczenie za pomocą którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są: przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i umożliwiają identyfikację tej osoby wydane przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne

Bezpieczny podpis elektroniczny – skutki prawne wywołuje je jedynie bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu, złożony w okresie ważności tego certyfikatu, złożenie podpisu w okresie zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne z chwilą uchylenia zawieszenia.

Bezpieczny podpis elektroniczny – skutki prawne dane w postaci elektronicznej opatrzone takim podpisem wywołują skutki prawne, jak dokumenty własnoręcznie podpisane, oświadczenie woli opatrzone takim podpisem jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, stanowi dowód, że został złożony przez osobę określoną w certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny.

Podpis elektroniczny – znakowanie czasem Usługa polegająca na dołączeniu do danych w postaci elektronicznej logicznie powiązanych z danymi opatrzonymi podpisem elektronicznym: oznaczenia czasu w chwili wykonania tej usługi, oraz poświadczenia danych przez podmiot świadczący tę usługę.

Znakowanie czasem - skutki wywołuje skutki daty pewnej w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego przyjmuje się, że podpis elektroniczny znakowany czasem został złożony nie później niż w chwili dokonania tej usługi

Dziękuję za uwagę Witold Chomiczewski, LL.M Radca prawny   Lubasz i Wspólnicy Kancelaria Radców Prawnych sp. k. ul. Żwirki 17 90-539 Łódź Tel. kom.: + 48 503 027 760 Email: witold.chomiczewski@lubasziwspolnicy.pl www.lubasziwspolnicy.pl