T11. Metodologia Rapid Re - etapy koncepcyjne. Przygotowanie. Przygotowanie: zadania, stosowane techniki. Identyfikacja. Identyfikacja: zadania, stosowane techniki. Tworzenie wizji. Tworzenie wizji: zadania, stosowane techniki. Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki.

Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki. Przygotowanie. W etapie 1 następuje: - wytypowanie osób dla ról: = leadera zmian, = zespołu reengineeringu, = zespołu oceniającego, = zespołu zatwierdzającego. - umocowanie wytypowanych osób (przekazanie uprawnień i odpowiedzialności), - stworzenie warunków do działania zespołu reengineeringu, - wykonanie zadań przewidzianych do etapu 1 (tabela 11.1). Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki.

Przygotowanie: zadania, stosowane techniki. Tabela 11.1 Lp. Zadania Stosowane techniki 1.1 Rozpoznaj potrzeby. - Poszukiwanie celów. 1.2 Osiągnij w ramach zarządu - Wspomaganie działania. porozumienie co do kształtu - Budowanie zespołu. zmian. - Motywowanie. 1.3 Przeszkól zespół reengineeringu. - Zarządzanie zmianą. 1.4 Opracuj Plan zmian. - Zarządzanie projektem. Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki.

Istota technik stosowanych w etapie 1. - Poszukiwanie celów jest podstawą określania celów działania całej organizacji, na których bazują działania procesów organizacyjnych (biznesowych). - Wspomaganie działania , w tym przypadku ma pomóc menedżerom w jasnym formułowaniu celów całej organizacji i w ilościowym opisaniu celów (np..: udziału w rynku, marży zysku, ... ). Występuje we wszystkich fazach projektu. - Budowanie zespołu ma dopomóc w stworzeniu z luźnej grupy osób, zespołu oraz w zapoznaniu go z metodologią reengineeringu. Tu określane są role i zakresy odpowiedzialności wszystkich członków zespołu, zaangażowanych w projekt (kierowników, klientów, partnerów, konsultantów). - Motywowanie ma na celu rozbudzenie zainteresowania oraz entuzjazmu zarówno inicjatorów projektu jak i samych członków zespołu. - Zarządzanie zmianą stosujemy od chwili przygotowania planu zmian, w którym określamy: działania, czas na ich wykonanie, pożądane efekty, terminy dokonania oceny. Uwaga: poziom szczegółowości planu będzie się zmieniał wraz z rozwojem projektu. Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki.

Istota technik stosowanych w etapie 1, c.d. . - Analiza organizacji winna określić mocne i słabe jej strony. Określa się m.in.. Cykl życia firmy, formalna struktura organizacyjna, podział zadań i odpowiedzialności, zatrudniony personel i kultura organizacyjna. - Analiza otoczenia ma na celu znalezienie i zrozumienie czynników zewnętrznych, oddziaływujących na firmę. Zalicza się do nich czynniki ekonomiczne, polityczne, prawne, społeczne, etyczne, techniczno - technologiczne oddziaływujące na poziomie regionalnym, krajowym, UE oraz globalnym. - Zarządzanie projektem rozpoczyna się wraz z etapem 1 reengineeringu i trwa przez wszystkie następne. Obejmuje takie działania jak: planowanie, kierowanie projektem (udzielanie wskazówek, rozwiązywanie problemów), raportowanie. Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki.

Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki. Identyfikacja. Głównym celem etapu 2 jest: - zidentyfikowanie najważniejszych klientów, - rozpoznanie i opisanie procesów, - utworzenie kryteriów i miar oceny procesów i ich elementów, - wyodrębnienie procesów tworzących największą wartość dla klienta, Cel etapu 2 zostanie zrealizowany w ramach zadań zestawionych w tabeli 11.2. Typowe wyniki pracy w tym etapie, to: - mapy procesów, zestawienia zasobów, dane dotyczące ilości i częstotliwości, - lista procesów do usprawnień. Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki.

Identyfikacja: zadania, stosowane techniki. Tabela 11.2 Lp. Zadania Stosowane techniki 2.1 Stwórz modelowy obraz klientów - Tworzenie modelu klientów. 2.2 Zdefiniuj i zmierz efekty działania - Miary oceny. - Analiza cyklu wykonania. 2.3 Zdefiniuj kategorie elementów - Tworzenie modelu procesu. 2.4 Modeluj procesy - Tworzenie modelu procesu. 2.5 Zidentyfikuj działania - Tworzenie modelu procesu - Analiza wartości dodanej procesu 2.6 Rozwijaj modelowanie procesów - Tworzenie modelu procesu - Programy integracji z dostawcami. 2.7 Sporządź mapę organizacji - Tworzenie modelu procesu. - Analiza przebiegu pracy. - Sporządzanie map organizacji 2.8 Sporządź mapę zasobów - Analiza ABC 2.9 Przydziel procesom priorytety - Analiza wartości dodanej tworzonej przez proces. Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki.

Istota technik stosowanych w etapie 2. - Tworzenie modelu klientów jest chyba najważniejszą techniką. Jej celem jest : zrozumienie klienta, relacji firma - klient oraz oczekiwań klientów. Jest to fundament reengineeringu. Pozwoli znaleźć te działania i kroki w procesach, które mogą tworzyć największą wartość dla klienta. - Miary oceny oraz analiza cyklu wykonania wykorzystuje się dwojako: = dla zdefiniowania oczekiwań klienta, = dla oceny, jak aktualnie wykonywana jest praca (ilość, czas wykonania). - Tworzenie modelu procesu umożliwia graficzne przedstawienie procesu, związanych z nim podprocesów oraz następujących po sobie działań, powiązanych z nimi zasobów, jego produktów i podstawowych czynników sukcesu. - Programy integracji oraz współpracy z dostawcami są wykorzystywane, aby poszerzyć model procesu o relacje z partnerami w biznesie. - Analiza przebiegu pracy uzupełnia modelowanie procesu, służy do wyodrębnienia działań, koniecznych dla realizacji procesu oraz tych, które dodają wartość. - Mapy firmy służą do analizy i udokumentowania relacji pomiędzy obecną strukturą funkcjonalną, realizowanymi zadaniami, odpowiedzialnością i procesem. Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki.

Istota technik stosowanych w etapie 2, c.d. . - Analiza ABC pozwala na obliczenie kosztów, związanych z wykonaniem konkretnych zadań, w aktualnie realizowanych procesach. - Analiza wartości dodanej tworzonej przez proces, pozwala na uporządkowanie procesów w kolejności ich wpływu na realizację celów firmy. Analizie poddaje się również: zakres potencjalnych usprawnień, wymagany czas ich realizacji, koszt oraz ryzyko związane z wprowadzeniem w życie radykalnych zmian. - Zarządzanie zmianą, zarządzanie projektem oraz wspomaganie działań, są tak samo wykorzystywane jak w etapie 1. Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki.

Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki. Tworzenie wizji. W etapie trzecim tworzy się wizję nowego procesu, która pozwoli na osiągnięcie radykalnej poprawy wyników: - jest analizowany obecny przebieg procesu, - są identyfikowane problemy i poszukiwane potencjalne rozwiązania, - mierzone są wyniki procesu, - określane są możliwości oraz cele, którym ma służyć usprawnienie, - formułowane są konieczne zmiany, - tworzona jest wizja nowego procesu. Prace te zostaną wykonane w ramach zadań, określonych w tabeli 11.3, przy wykorzystaniu, podanych tam technik zarządzania. Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki.

Tworzenie wizji: zadania, stosowane techniki. Tabela 11.3 Lp. Zadania Stosowane techniki 3.1 Zrozum strukturę procesu - Analiza przebiegu procesu. 3.2 Zrozum przebieg procesu. - Analiza przebiegu procesu. 3.3 Zidentyfikuj działania - Analiza wartości dodanej tworzące wartość dodaną tworzonej przez proces. 3.4 Porównaj wyniki działania - Analiza cyklu wykonania. do wyników innych firm - Benchmarking 3.5 Określ czynniki wpływające - Analiza przebiegu pracy. na efektywność działania. 3.6 Oszacuj możliwość usprawnienia. - Analiza cyklu wykonania. 3.7 Stwórz wizję idealnego procesu - Tworzenie wizji. (relacje: firma - otoczenie) - Programy integracji z dostawcami. 3.8 Stwórz wizję idealnego procesu - Tworzenie wizji. (relacje wewnątrz firmy). 3.9 Zintegruj wizje. - Tworzenie wizji. 3.10 Opracuj subwizje. - Tworzenie wizji. Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki.

Istota technik stosowanych w etapie 3. - Analiza przebiegu pracy jest wykorzystywana do pogłębionej analizy opisanego i przedstawionego na mapie procesu, w tym na poziomie zadań i wykorzystywanych technologii. Analiza obejmuje: wsady (dostarczane zasoby) oraz produkty , każdego z działań w procesie. Dla wybranych procesów dokonuje się pomiaru czasu realizacji. - Analiza wartości dodanej, tworzonej przez proces, stosowana jest do analizy działań w ramach procesu, aby znaleźć te, które mają największy wpływ na wartość tworzoną przez cały proces. Wpływ ten może być zarówno negatywny jak i pozytywny . - Analiza cyklu wykonania wykorzystywana jest do oceny siły wpływu czynników pozytywnych i negatywnych. - Benchmarking, czyli czerpanie wzorców od najlepszych, pozwala na określenie miar oceny procesu i tam, gdzie to jest możliwe, porównanie ich z wynikami konkurencji. Może on stanowić źródło inspiracji dla nowych pomysłów. - Tworzenie wizji jest działaniem stanowiącym istotę radykalnej zmiany procesów. Wizjami są idealne procesy, które mogłyby zaistnieć, gdyby wszystkie miary procesu uległy optymalizacji. Wizja zmienia cały proces. Projektuje się wizje alternatywne i subwizje. Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki.

Pytania kontrolne do tematu 11. 1. Uzasadnij potrzebę wyodrębnienia w metodologii Rapid Re, etapu „Przygotowanie”. 2. Określ role i zadania realizatorów reengineeringu. 3. Uzasadnij konieczność formalnego umocowania realizatorów. 4. Przedstaw uzasadnienie dla tezy, że utworzenie modelu klienta jest fundamentem reengineeringu. 5. Uzasadnij konieczność rozpoznania i opisania procesów i ich elementów (podprocesy, czynności, operacje, ... ), utworzenia kryteriów i miar ich oceny w kontekście potrzeb, preferencji i poglądów klienta. 6. Wymień podstawowe typy map firmy, opisujących różne „perspektywy” i podaj istotę metody dekompozycji i agregacji, podczas mapowania perspektyw. 7. Uzasadnij konieczność zrozumienia struktury i przebiegu procesów, jako podstawy do wyartykułowania problemów i tworzenia wizji procesu idealnego - fundamentu usprawnień (zmian). 8. Przedstaw celowość podziału wizji procesu na zewnętrzną, obejmującą relacje firma - otoczenie oraz wewnętrzną , obejmującą relacje wewnątrz firmy. 9. Przedstaw istotę metod identyfikacji i modelowania w reengineeringu. Wyższa Szkoła Bankowa, dr inż. Mirosław Loręcki.