Praktyczne aspekty dotyczące rozliczania wniosków o płatność Kielce 21 września 2017

Na podstawie umowy/decyzji o dofinansowanie projektu beneficjenci sporządzają wniosek o płatność w Centralnym Systemie Informatycznym (SL2014), w ramach którego Beneficjent: wnioskuje o przekazanie dofinansowania, wykazuje wydatki poniesione na realizację projektu, przekazuje informację o postępie realizacji projektu, w terminach wskazanych w umowie o dofinansowanie projektu.

Celem weryfikacji wniosku o płatność jest: potwierdzenie zgodności postępu rzeczowego oraz finansowego z umową o dofinansowanie z Wytycznymi w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych i Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020. monitorowanie projektu w zakresie osiągania jego celów tzn. czy poszczególne etapy zadań prowadzone są terminowo oraz czy osiągane są wskaźniki określone we wniosku o dofinansowanie. Ponadto: każdorazowo sprawdza się czy dana operacja realizowana jest zgodnie z zakresem merytorycznym wskazanym we wniosku o dofinansowanie, harmonogramem, budżetem projektu.

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ- POSTĘP RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU należy zamieścić opis stanu realizacji poszczególnych zadań, które zostały określone w umowie/decyzji o dofinansowanie. Najczęściej popełniane błędy: Brak zamieszczonego opisu dotyczącego podjętych działań z zakresu równości szans i dostępności projektu dla osób z niepełnosprawnościami zgodnie z zapisami we wniosku o dofinansowanie projektu. Wskaźniki produktu i rezultatu: Monitorowanie wskaźników powinno przebiegać przez cały okres realizacji projektu, wartości bazowe i docelowe wskaźników powinny być zgodne z wielkościami określonymi we wniosku o dofinansowanie. W przypadku wystąpienia rozbieżności względem poprzedniego okresu rozliczeniowego opis zmiany wartości wskaźników należy zamieścić w części Problemy napotkane w trakcie realizacji projektu. Wysokość wykazanych wskaźników powinna być równa z wartościami wynikającymi z danych wskazanych w zakładce Monitorowanie uczestników

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ- POSTĘP FINANSOWY- ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW Należy wprowadzić szczegółowe informacje dotyczące wydatków poniesionych w danym okresie sprawozdawczym Najczęściej popełniane błędy: Przy wypełnianiu zestawienia dokumentów należy zwrócić uwagę na wysokość wydatków wykazanych w kolumnach wydatki kwalifikowalne oraz dofinansowanie - wysokość kwoty wydatku powinna być różna gdy przedstawiany do rozliczenia wydatek jest objęty wkładem własnym, jeśli nie kwoty w omawianych kolumnach powinny być tożsame, W przypadku wydatków ujętych we wniosku o dofinansowanie jako podlegające limitom, należy w zestawieniu dokumentów wypełnić kolumnę wydatki w ramach limitu,

c.d WNIOSEK O PŁATNOŚĆ- POSTĘP FINANSOWY- ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW W przypadku gdy wykazywana do rozliczenia lista płac zawiera pozycje dotyczące osób niezaangażowanych w realizację projektu w kolumnie kwota dokumentu brutto należy wykazać wartość całej listy, W przypadku rozliczania wynagrodzeń w kolumnie data zapłaty należy wykazać daty pochodnych od wynagrodzeń, W zestawieniu należy wykazywać wydatki, których data zapłaty nie wykracza poza okres rozliczeniowy wniosku o płatność, W przypadku refundacji wydatków daty refundacji należy wykazać w kolumnie data zapłaty, W przypadku pojawienia się faktury korygującej w bieżącym wniosku o płatność należy wykazać w zestawieniu wydatków kolejno obie faktury, zaznaczając przy tym checkbox przy fakturze korygującej. W tym przypadku nie korzysta się z zakładki Zwroty/korekty. W zestawieniu wydatków powinny być wykazywane dokumenty ujęte w ewidencji księgowej

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ- WYDATKI ROZLICZANE RYCZAŁTOWO Stawka ryczałtowa kosztów pośrednich jest wykazywana w umowie o dofinansowanie projektu, Beneficjent rozliczając projekt w danym wniosku o płatność posługuje się wartością procentową kosztów pośrednich zawartą w umowie o dofinansowanie projektu. wartość rozliczanych kosztów pośrednich zależy od wartości rozliczanych kosztów bezpośrednich i nie ma znaczenia wartość faktycznie poniesionych kosztów pośrednich ponieważ nie podlegają one monitorowaniu . Beneficjent powinien ponosić koszty pośrednie ze środków zaliczki a nie ze środków własnych, a po zatwierdzeniu wniosku o płatność odpowiednio skorygować przekazaną zaliczkę do wysokości wynikających z rozliczonych wydatków kwalifikowalnych.

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ- WYDATKI ROZLICZANE RYCZAŁTOWO Najczęściej popełniane błędy: Wysokość wykazywanych wydatków nie jest zgodna z procentem stawki ryczałtowej określonej w umowie o dofinansowanie projektu, W przypadku gdy koszty pośrednie zawierają wkład własny, wysokość wydatku w kolumnie Dofinansowanie powinna być różna od kwoty wydatków kwalifikowalnych (różnica o kwotę wkładu własnego w kosztach pośrednich przewidzianego wnioskiem o dofinansowanie). Koszty pośrednie ujęte do rozliczenia jako wydatki rzeczywiste

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ- ZWROTY/KOREKTY Wystąpienie konieczności korekty wydatku rozliczonego w poprzednich wnioskach o płatność i wysokości wydatków narastająco korekta „na minus” gdy wydatek został rozliczony w nadmiernej wysokości lub wydatek został zwrócony przez uczestnika projektu, Korekta „na plus” gdy wydatek został rozliczony w zaniżonej wysokości (np. pominięto pozycję w rozliczonym dokumencie księgowym). Najczęściej popełniane błędy: Wykazanie w omawianej zakładce wydatków pominiętych do rozliczenia w poprzednich okresach rozliczeniowych. Pominięte dokumenty księgowe należy ujmować w zestawieniu wydatków w bieżącego wniosku. Korygowanie wydatków z bieżącego okresu rozliczeniowego. Należy wykazywać w zestawieniu dokumentów wydatki o skorygowanej , poprawnej wartości. W przypadku korygowania kosztów bezpośrednich należy pamiętać o skorygowaniu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem. W korektach finansowych należy ujmować wydatki z podziałem na dofinansowanie i wkład własny (w przypadku wystąpienia)

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ - ŹRÓDŁA FINANSOWANIA WYDATKÓW Należy wykazać wydatki poniesione w ramach składanego wniosku o płatność w podziale na źródła finansowania, zgodnie z podziałem przyjętym w umowie o dofinansowanie projektu (środki wspólnotowe, dotacja celowa) Najczęściej popełniane błędy: Z uwagi na fakt iż wkład własny może być wykazywany we wniosku o płatność zarówno w kosztach bezpośrednich jak i pośrednich, należy pamiętać o wykazaniu go łącznie w wierszu Prywatne. W projektach konkursowych realizowanych przez PUP/MUP jako lider lub partner, wydatki w ramach Funduszu Pracy stanowią wkład własny i należy je wykazywać w wierszu „Prywatne”

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ- ROZLICZENIE ZALICZEK zawiera informacje dotyczące otrzymanych środków w formie zaliczki w ramach realizowanego projektu oraz prezentuje aktualny stan rozliczenia tych środków. Najczęściej popełniane błędy: W wierszu kwota zaliczek rozliczana bieżącym wnioskiem należy wykazać kwotę zawierającą koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (w zakresie dofinansowania), W wierszu procent rozliczenia- w przypadku wniosku o kolejna zaliczkę niezbędnym jest rozliczenie minimum 70 % otrzymanych dotychczas środków.

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ - WERYFIKACJA W celu zapewnienia prawidłowej oceny kwalifikowalności wydatków, w trakcie weryfikacji wniosku o płatność i danych uczestników dokonywana jest pogłębiona Analiza wydatków i uczestników, polegająca na weryfikacji dokumentów. Obligatoryjnemu sprawdzeniu podlega dokumentacja źródłowa dotycząca minimum 5% pozycji wydatków (min. 3 poz. max. 10 poz.) które zostały wykazane w tym wniosku o płatność. Sposób prowadzenia pogłębionej analizy zależy od sposobu rozliczania wydatków we wniosku o płatność, tj. rozliczanie na podstawie: rzeczywiście poniesionych wydatków, metod uproszczonych.

Ad1. W przypadku projektu rozliczanego na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków weryfikacji podlegają dokumenty finansowo – księgowe wraz z dowodami zapłaty oraz pozostała dokumentacja źródłowa, która jest niezbędna do ustalenia kwalifikowalności wydatków w szczególności: w przypadku wydatków na wynagrodzenia personelu: umowy o pracę (oddelegowanie, porozumienie) umowy cywilnoprawne, zakresy obowiązków, listy płac/rachunki/faktury dowód zapłaty w/w dokumentów (wyciąg banowy, historia rachunku, raport kasowy) dowód zapłaty ZUS i podatku

cd. w przypadku wydatków dotyczących zamówień o wartości przekraczającej 20 000,00 PLN netto: potwierdzenie upublicznienia zapytania ofertowego na stronie internetowej lub wysłanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców (zrzut z ekranu/wydruk) wraz z otrzymanymi ofertami, protokół odbioru (jeśli dotyczy), faktura, rachunek, wyciąg bankowy lub raport kasowy w przypadku wydatków dotyczących wykonania różnego rodzaju produktów/opracowań/ekspertyz na rzecz projektu: dokumenty związane z wyborem wykonawcy, umowy, faktury, produkty umów dokumenty potwierdzające dokonanie odbioru przedmiotu umowy. W przypadku projektu skierowanego do uczestników, weryfikacji podlegają w szczególności dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestnika projektu: oświadczenia, zaświadczenia urzędowe, certyfikaty, listy obecności.

Ad.2 W przypadku projektu w którym wydatki bezpośrednie rozliczane są metodami uproszczonymi, weryfikacji podlegają dowody postępu rzeczowego projektu oraz dokumenty potwierdzające osiągnięcie produktów lub rezultatów określonych w umowie o dofinansowanie takie jak: w przypadku uczestników objętych indywidualnym poradnictwem oraz Indywidualnym Planem Działania : skany Indywidualnych Planów Działania, kart czasu pracy doradcy, listy pracy na doradztwo, karty doradcze wraz harmonogramem doradztwa, dokumentacja zdjęciowe z zajęć, plan rozwoju zawodowego uczestników, testy rozwiązywane w trakcie doradztwa, dzienniki zajęć.

w przypadku szkoleń i staży zawodowych: faktura/rachunek, potwierdzenie zapłaty, umowa, lista obecności, program szkolenia, dokumentów potwierdzających ukończenia szkoleń, lista wypłat stypendiów.

Obligatoryjnemu sprawdzeniu podlega dokumentacja źródłowa potwierdzająca wykonanie zadań objętych kwotami ryczałtowymi dotycząca minimum 5% uczestników projektu wykazanych w okresie rozliczeniowym, za jaki składany jest wniosek o płatność. Ponadto: IP może na każdym etapie realizacji projektu przeprowadzać pogłębioną analizę polegająca na weryfikacji dokumentów źródłowych potwierdzających wszystkie wydatki wykazane we wniosku o płatność i wszystkie dane uczestników.

Dziękuję za uwagę Wydział Polityki Rynku Pracy Oddział ds. finansowej obsługi i Monitorowania Projektów EFS (41) 36 41 629