T12. Metodologia Rapid Re - etapy projektowo - wdrożeniowe. Projekt rozwiązania - aspekt techniczny. Projekt rozwiązania - aspekt techniczny: zadania, stosowane techniki. Projekt rozwiązania - aspekt społeczny. Projekt rozwiązania - aspekt społeczny: zadania, stosowane techniki. Transformacja. Transformacja: zadania, stosowane techniki. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu, dr inż. Mirosław Loręcki

Projekt rozwiązania - aspekt techniczny. W tym etapie przedstawia się techniczny wymiar nowego procesu. Opisuje się: - technikę, standardy, procedury działania, systemy kontroli, - wpływ systemu technicznego na system społeczny, - wstępne plany rozwoju i dostaw, - zapotrzebowanie na niezbędne wyposażenie, - program pilotażowy, - program zmiany starych rozwiązań na nowe (transformacja) oraz sposób wprowadzenie ich w życie. Prace te wykonuje się w ramach 10 zadań - tabela 12.1. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu, dr inż. Mirosław Loręcki

Projekt rozwiązania - aspekt techniczny: zadania, stosowane techniki. Tabela 12.1 Lp. Zadania Stosowane techniki 4A.1 Zbuduj model relacji między - Zarządzanie informacją. kategoriami elementów. 4A.2 Analizuj powiązania w ramach procesu. - Analiza przebiegu pracy. 4A.3 Wyposaż we właściwe instrumenty - Zarządzanie informacją. pomiarowe oraz doinformuj. - Miary oceny. 4A.4 Zredukuj zbędne miejsca wymiany informacji - Zarządzanie informacją. oraz informacje powtarzające się. 4A.5 Ponownie zdefiniuj alternatywy. - Zarządzanie informacją. 4A.6 Znajdź nowe lokalizacje dla - Zarządzanie informacją. mechanizmów kontrolnych. 4A.7 Wyodrębnij moduły. - Zarządzanie informacją. 4A.8 Określ rozmieszczenie modułów. - Zarządzanie informacją. 4A.9 Zastosuj technologię. - Zarządzanie informacją. - Strategiczna automatyzacja. 4A.10 Zaplanuj wdrożenie. - Strategiczna automatyzacja. - Zarządzanie projektem. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu, dr inż. Mirosław Loręcki

Istota technik w etapie 4A. - Analiza przebiegu pracy jest stosowana w analizie powiązań między procesami, dla znalezienia możliwości przenoszenia zadań i odpowiedzialności. - Zarządzanie informacją wykorzystywane jest na kilka sposobów w celu zaprojektowania technicznej części rozwiązania, która poprzez zastosowanie techniki i technologii usprawniającej proces. Jako narzędzia stosuje się systemy zarządzania informacją, telekomunikację, systemy pozyskiwania danych, systemy eksperckie. Technikę tą stosuje się dla znalezienia źródeł informacji, zależności miedzy różnymi źródłami, ich wpływu na proces oraz znalezienia działań które „generują” i „konsumują” informacje. Poznanie tych zależności pozwala zaprojektować działania, procesy i części firmy. - Miary oceny stosuje się do lokalizacji miejsc zbierania danych i kontroli wyniku procesu. - Strategiczna automatyzacja stosowana jest do określenia najlepszego rozwiązania technicznego (wyboru technologii, jej zastosowań: wykorzystania systemów istniejących, modernizacja tych systemów, ich adaptacja , wymiana lub skorzystanie z zewnętrznych usług. - Zarządzanie zmianą, zarzadzanie projektem oraz wspomaganie działań - jak we wcześniejszych etapach. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu, dr inż. Mirosław Loręcki

Projekt rozwiązania - aspekt społeczny. W tym etapie opisuje się rozwiązania, dotyczące społecznego aspektu funkcjonowania firmy w ramach nowych procesów. W wyniku wykonanych prac, powstają: - opis organizacji pracy, - sposób obsady stanowisk pracy i ich opisy, - ścieżki kariery, - systemy płac i nagród, - opisy interakcji pomiędzy systemem społecznym a technicznym. - wstępne plany rekrutacji, edukacji i szkoleń, - plany reorganizacji i zmian na poszczególnych stanowiskach. Prace wykonywane są w ramach 12 zadań - tabela 12.2. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu, dr inż. Mirosław Loręcki

Projekt rozwiązania - aspekt społeczny: zadania, stosowane techniki. Tabela 12.2 Lp. Zadania Stosowane techniki 4B.1 Przekaż uprawnienie personelowi - Przekazywanie uprawnień. mającemu kontakt z klientem - Macierze kompetencji. 4B.2 Opisz grupy stanowisk. - Macierze kompetencji. 4B.3 Opisz stanowiska i zespoły. - Budowanie zespołu. 4B.4 Opisz wymagane umiejętności - Autonomiczne grupy pracownicze. i zapotrzebowanie na personel. - Macierze kompetencji. 4B.5 Opisz struktury zarządzania. - Restrukturyzacja. - Autonomiczne grupy pracownicze. 4B.6 Przeprojektuj granice między działami.- Restrukturyzacja. - Sporządzanie map organizacji. 4B.7 Opisz zmiany na stanowiskach. - Macierze kompetencji. 4B.8 Zaprojektuj ścieżki kariery. - Macierze kompetencji, Broadbanding. 4B.9 Opisz sposób dokonywania zmian. - Restrukturyzacja. 4B.10 Zaprojektuj plan zarządzania zmianą - Zarządzanie zmianą. 4B.11 Zaplanuj nagrody. - Systemy nagród i płac. 4B.12 Zaplanuj wdrożenie. - Zarządzanie projektem. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu, dr inż. Mirosław Loręcki

Istota technik w etapie 4B. - Przekazywanie uprawnień umożliwia określenie zakresu odpowiedzialności oraz uprawnień decyzyjnych, które należy przenieść na poziom jak najbliższy wykonywanej pracy. - Macierze kompetencji są wykorzystywane do opisania umiejętności potrzebnych na każdym nowym stanowisku , oraz określenia charakterystyk stanowisk pracy na podstawie danych otrzymanych od zespołu reengineeringu. - Budowanie zespołu wykorzystuje się dla opisania i ustrukturalizowania pracy zespołów, zaangażowanych w proces (niezbędne zasoby, odpowiedzialność, obsada stanowisk, cechy, kultura pracy). - Autonomiczne grupy pracownicze (Self managed Work Teams) określają zarówno sposób pracy zespołu, (planowanie, kontrolę, sposób podejmowania decyzji itp.), jak i sposób zarządzania procesem. - Restrukturyzacja oraz sporządzanie map firmy zostaną wykorzystane w tym etapie do zaprojektowania nowej organizacji, adekwatnej do nowego, usprawnionego procesu. - Opis stanowisk jest potrzebny do określenia umiejętności wymaganych w pracy na nowo powstałych stanowiskach. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu, dr inż. Mirosław Loręcki

Istota technik w etapie 4B c.d. . - Broadbanding, czyli zmniejszenie liczby grup płacowych, jest wykorzystywany do zaprojektowania nowego systemu płacowego , opartego na wynagradzaniu za wykonywaną pracę i odpowiedzialność a nie za stanowisko piastowane w strukturze organizacyjnej. - Zarządzanie zmianą, zarządzanie projektem oraz wspomaganie działań są wykorzystywane tak jak we wcześniejszych etapach. Zarządzanie zmianą jest szczególnie pomocne przy przygotowaniu planu wprowadzenia w życie usprawnień, głównie zaś biorąc pod uwagę opory przed zmianą (uwzględniając sposoby ich przezwyciężenia). - System nagród i płac są wykorzystywane do przełamania oporu wobec zmian oraz w celu skłonienia pracowników posiadających wiedzę do uczestnictwa w etapie „Transformacja”. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu, dr inż. Mirosław Loręcki

Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu, dr inż. Mirosław Loręcki Transformacja. W tym etapie wizja winna przerodzić się w działanie. Zostaje przygotowany i przetestowany: - program pilotowy, - pełna wersja usprawnionego procesu, - mechanizm zapewniający doskonalenie procesu, po zakończeniu pracy zespołu. Prace zostaną wykonane w ramach 9 zadań - tabela 12.3 Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu, dr inż. Mirosław Loręcki

Transformacja: zadania, stosowane techniki. Tabela 12.3 Lp. Zadania Stosowane techniki 5.1 Dokończ projektowanie systemu - Modelowanie procesu. komputerowego. 5.2 Wykonaj techniczną część rozwiązania. - Zarządzanie informacją. 5.3 Przygotuj testy pilotażowe oraz plany awaryjne. 5.4 Oceń personel. - Macierze kompetencji. 5.5 Przygotuj gotową do wdrożenia wersję -Zarządzanie informacją. systemu. 5.6 Przeszkól personel. - Budowanie zespołu. 5.7 Przeprowadź testy pilotażowe. 5.8 Skoryguj i wprowadź w życie rozwiązania. 5.9 Wbuduj mechanizmy ciągłego doskonalenia- Systematyczne doskonalenie procesu - Miary oceny. - Zarządzanie projektem. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu, dr inż. Mirosław Loręcki

Istota technik w etapie 5. - Tworzenie modelu procesu wykorzystuje się tu do zaprojektowania systemu informatycznego. Zostaną zaprojektowane podprocesy oraz systemy informacyjne, a także szczegółowe rozwiązania informatyczne: dobór aplikacji, opis komunikacji użytkownik - komputer, przygotowywanie raportów itp.. - Zarządzanie informacją zostanie teraz wykorzystane do wprowadzenia w życie technicznego aspektu rozwiązania z etapu 4A, poprzez dobór platformy systemowej, projektowanie struktury bazy danych i systemu, przygotowanie wersji pilotażowych i ich testowanie. Projekty te mogą stanowić podstawę dla działania własnych programistów lub podstawę oferty skierowanej do firm informatycznych. - Macierze kompetencji wykorzystuje się w tej fazie do opracowania programu szkoleń dla pracowników zajmujących nowe stanowiska. - Budowanie zespołu jest teraz wykorzystywane do szkolenia i organizacji nowych zespołów biorących udział w usprawnionym procesie. - Systematyczne doskonalenie jest wykorzystywane w tej fazie do znalezienia możliwości dalszej, częściowej poprawy procesu, po wprowadzeniu w życie usprawnionej jego wersji. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu, dr inż. Mirosław Loręcki

Istota technik w etapie 5 c.d. . - Miary oceny wykorzystywane są do zmierzenia rzeczywistych efektów osiągniętych dzięki reengineeringowi. Pomiary te powinny w sposób ciągły śledzić pracę wykonywaną w ramach procesu. Część efektów będzie bowiem zależeć od reakcji klientów na wprowadzone zmiany. - Zarządzanie zmianą, zarządzanie projektem oraz wspomaganie działań, są wykorzystywane tak, jak we wcześniejszych etapach. Zarządzanie zmianą jest szczególnie pomocne przy wprowadzeniu w życie zaplanowanych zmian. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu, dr inż. Mirosław Loręcki

Pytania kontrolne do tematu 12. 1. Podaj różnice w ujęciu technicznego wymiaru procesu w przypadku automatyzacji i w przypadku reengineeringu. 2. Wyjaśnij dualizm aspektów technologicznego i społecznego w procesie, ich powiązania i relacje. 3. Określ rolę programu pilotażowego we wdrażaniu nowych procesów. 4. Przedstaw, co stanowi istotę społecznego aspektu funkcjonowania firmy. 5. Uzasadnij, dlaczego elementem dokonywanej transformacji musi być mechanizm zapewniający doskonalenie procesu, po zakończeniu projektu. 6. Podaj relacje między metodologią, metodyką i technikami zarządzania. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu, dr inż. Mirosław Loręcki