PLANOWANIE I PODEJMOWANIE DECYZJI Agnieszka Kraszewska Różnice programowe

Planowanie Planowanie- pochodzi od łacińskiego słowa "planta", które oznaczało "szkic budynku". Zatem "planować" znaczy- zaprojektować jakiś szkic, schemat, działanie lub wykonanie czegoś. W języku zarządzania "planowanie" oznacza wytyczanie celów przedsiębiorstwa i określanie najlepszej i najprostszej drogi do ich osiągnięcia.

Planowanie jest procesem podejmowania pewnych decyzji Planowanie jest procesem podejmowania pewnych decyzji. Zawiera w sobie przewidywanie warunków, jakie nastąpią w przyszłości oraz wykorzystanie środków działania i sformułowanie ich celów z uwzględnieniem wszystkich cech zaistniałej sytuacji. Planowanie jest procesem ciągłym, składającym się z uporządkowanych działań.

Odpowiedzialność za ustalanie celów Wszyscy menedżerowie powinni uczestniczyć w procesie wytyczania celów. Każdy menedżer odpowiada jednak na ogół za wyznaczanie celów na swoim szczeblu w organizacji. Powołanie organizacji i cele strategiczne są na ogół określane przez zarząd i menedżerów najwyższego szczebla. Następnie menedżerowie najwyższego i średniego szczebla wspólnie opracowują cele taktyczne. Wreszcie menedżerowie średniego i niższego szczebla wspólnie odpowiadają za ustalanie celów operacyjnych.

Rodzaje planów organizacji

Plany strategiczne Plany strategiczne to plany opracowywane dla realizacji celów strategicznych. Dokładniej mówiąc, plan strategiczny to ogólny plan zawierający decyzje dotyczące alokacji zasobów, priorytetów i działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych. Plany te ustalane są przez zarząd i najwyższe kierownictwo, na ogół mają dłuższy horyzont czasowy i odnoszą się do kwestii zasięgu, dystrybucji zasobów, przewagi konkurencyjnej i synergii.

Plany taktyczne Plan taktyczny, nastawiony na osiągnięcie celów taktycznych, jest opracowywany dla realizacji określonych części planu strategicznego. Plany taktyczne na ogół angażują wyższy i średni szczebel zarządzania, mają horyzont czasowy nieco krótszy niż plany strategiczne i koncentrują się na konkretnych sprawach. Plany taktyczne zajmują się więc bardziej realizacją zadań niż ich stawianiem.

Plany operacyjne Plan operacyjny koncentruje się na realizacji planów taktycznych dla osiągnięcia celów operacyjnych. Opracuje go kadra średniego i niższego szczebla kierowniczego. Plany operacyjne koncentrują się na krótkim okresie i mają stosunkowo wąski zasięg.

Etapy planowania 1. określenie celów 2. ocena obecnej sytuacji 3. ustalanie procedury postępowania (procedura w planowaniu to opis przemiany posiadanych zasobów w rezultaty. Innymi słowy- jest to określenie tego, co, kto i kiedy ma wykonać i kto jest za to odpowiedzialny) 4. ustalenie harmonogramu pracy 5. wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za realizację planów, zakresu jej władzy, sposobów sprawowania kontroli nad planem i zasobami oraz odpowiedzialności za wynik, za który ta osoba odpowiada 6. sprawdzenie wykonania planów oraz kosztów jego wprowadzenia w życie

Ramy czasowe planowania Planowanie możemy podzielić także według ram czasowych. Wyróżniamy następujący podział.

Plany długookresowe. Plan długookresowy obejmuje swym zasięgiem okres wieloletni, być może nawet kilka dziesięcioleci. Wielkie firmy, takie jak General Motors Corp...., zazwyczaj opracowują plany na okresy 10-20 letnie.

Plany średniookresowe Plany średniookresowe. Plan średniookresowy jest nieco mniej hipotetyczny i mniej narażony na zmiany niż plan długookresowy. Plany średniookresowe zwykle obejmują okresy od roku do pięciu lat i mają szczególne znaczenie dla menedżerów średniego szczebla i pierwszej linii.

Plany krótkookresowe. Menedżer opracowuje również plan krótkookresowy, nastawiony na okres roku lub krótszy. Takie plany w znacznym stopniu wpływają na codzienne życie menedżera.

Cechy dobrego planu 1. realność planu- aby plan był prawdopodobny do zrealizowania, należy dobrze rozpoznać warunki, w jakich działa organizacja i uzyskać pewność, że posiadane środki wystarczą do jego realizacji 2. wewnętrzna zgodność, spójność planu- wyznaczone cele nie powinny być ze sobą ani sprzeczne ani wykluczające się wzajemnie

3. operatywność- zrozumiałość planu, jego przejrzystość i ścisłość, dzięki której nadaje się on do wprowadzenia w życie zgodnie z przewidywanym wykorzystaniem środków oraz kierunkiem działania 4. elastyczność, która pozwala na realizację zamierzeń nawet w zmienionych warunkach, z uwzględnieniem zawartych w nim różnych wariantów ewentualnych rozwiązań

5. terminowość- określenie czasu wykonania zarówno celu pośredniego, jak i celu głównego 6. kompletność- branie pod uwagę wszystkich koniecznych i niezbędnych działań, które prowadzą do realizacji celu 7. perspektywiczność- umiejętność wybiegania w przyszłość połączona z uwzględnieniem różnic pomiędzy planami krótkookresowymi z długookresowymi, tak aby nie były one ze sobą sprzeczne 8. konkretność- określenie w sposób jak najbardziej ścisły, dokładny i konkretny celów, jakie maja zostać osiągnięte.

„Nie ma sensu tworzyć planu, a potem go zarzucać, bo rzeczywistość okazuje się inna niż przewidywano. Prognozowanie i planowanie powinno być jak soczewki w lunecie kapitana statku - trzeba je stale regulować, aby uzyskać przejrzysty obraz tego, co przed nami.” Michael Ward

Źródła informacji Ricky W. Griffin: Podstawy Zarządzania Organizacjami Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1998 Internetowa Encyklopedia Zarządzania www.mfiles.pl