ZARZĄDZANIE PROCESAMI W PRZEDSIĘBIORSTWIE IDENTYFIKOWANIE PROCESÓW

PROCES ? … i/lub wewnętrznemu. Proces jest ciągiem powiązanych ze sobą i uporządkowanych działań, polegających na przekształcaniu nakładów w produkt i przynoszących korzyści Klientowi – zewnętrznemu i/lub wewnętrznemu.

RODZAJE ZASOBÓW NA WEJŚCIU PROCESU Input (I) Rzeczowe (materiały, surowce, maszyny, urządzenia, infrastruktura informatyczna, środowisko pracy); Ludzkie (wiedza i kwalifikacje, kompetencje kierowników procesu); Niematerialne (dane i informacje, aktywa intelektualne przedsiębiorstwa, zasoby relacyjne); Finansowe – niezbędne na wejściu procesu

RODZAJE EFEKTÓW NA WYJŚCIU PROCESU Output (O) Efekty materialne (dokumentacja techniczna produktu/procesu, produkty gotowe, w tym braki); Efekty niematerialne (wszelkie dane i informacje powstające w czasie procesu)

RELACJE POMIĘDZY WEJŚCIEM A WYJŚCIEM PROCESU I = O (wejście procesu jest takie samo jak wyjście) I = ƒ(O) – zależność, która na wyjściu przyporządkowuje wejście (wejście zależy od wyjścia) O = ƒ(I) – zależność, która na wejściu przyporządkowuje wyjście (wyjście zależy od wejścia) Pomiędzy wejściem a wyjściem zachodzi pewna relacja, niebędąca jednak żadną konkretną zależnością

Schemat procesu, w którym wejście jest takie samo jak wyjście (np Schemat procesu, w którym wejście jest takie samo jak wyjście (np. wszelkie procesy logistyczne, w tym magazynowe itp.) I = 0 I1 I2 I3

Schemat procesu, w którym wejście jest określone przez wyjście (np Schemat procesu, w którym wejście jest określone przez wyjście (np. procesy przygotowania produkcji) I = f1 (0) I1 I2 I3

Schemat procesu, w którym wyjście jest określone przez wejście (np Schemat procesu, w którym wyjście jest określone przez wejście (np. procesy związane z marketingiem i obsługą klienta) 0 = f2 (I) I 01 02 03

TYPY RELACJI ZACHODZĄCYCH POMIĘDZY PROCESAMI Procesy w ramach systemu realizowane są w sposób synchroniczny (procesy są od siebie niezależne) Procesy realizowane są w sposób seryjny wyraża się to zależnością sekwencyjną)

Schemat procesów seryjnych Czas

Schemat procesów krzyżujących się Czas

CZYNNIKI WARUNKUJĄCE PROJEKTOWANIE ZMIAN W PROCESIE Projektowanie procesu powinno być inspirowane potrzebami klienta Jeżeli proces ma dobrze funkcjonować, to „dobrze” musi być precyzyjnie zdefiniowane Projektowanie polega na dostosowywaniu procesu do oczekiwań klientów

RODZAJE ZMIAN PROCESÓW Polegające na usuwaniu z procesu działań nieproduktywnych, albo Na optymalizacji wykorzystywanych w procesie zasobów, albo Na radykalnej zmianie procesu (reinżynieria)

CZYNNIKI OTOCZENIA DALSZEGO, MAJĄCE WPŁYW NA PROJEKTOWANIE PROCESU Pojawiające się szanse (np. dostęp do rynków zewnętrznych, ujednolicenie standardów. Indywidualizacja potrzeb klientów) Pojawiające się zagrożenia (np. konkurencja o charakterze międzynarodowym, obniżenie barier wejścia na rynek, szeroki dostęp do rynku kapitałowego)

CZYNNIKI OTOCZENIA BLIŻSZEGO, MAJĄCE WPŁYW NA PROJEKTOWANIE PROCESU Strategia przedsiębiorstwa Kultura danej organizacji (przedsiębiorstwa) Zasoby przedsiębiorstwa i sposób ich alokacji

Zależności między systemem procesów a innymi systemami zarządzania funkcjonującymi w przedsiębiorstwie System motywacyjny System zarządzania wiedzą System informatyczny System zarządzania jakością System procesów

KLASYFIKACJA PROCESÓW ZACHODZĄCYCH W PRZEDSIĘBIORSTWIE procesy podstawowe Procesy pomocnicze Procesy zarządzania

PRZYKŁADY PROCESÓW PODSTAWOWYCH Proces marketingu i obsługi klienta Proces projektowania i przygotowania produkcji Proces zakupów Proces wytwarzania Proces dystrybucji

PROCES MARKETINGU I OBSŁUGI KLIENTA (podstawowe działania) Analiza otoczenia w zakresie długookresowych zmian oczekiwań klienta Określenie alternatywnych strategii marketingowych Określenie docelowych rynków i strategicznych klientów Określenie docelowego portfela produktów Monitorowanie zmian na rynku Utrzymywanie dobrych relacji z klientami

PROCES PROJEKTOWANIA I PRZYGOTOWANIA PRODUKCJI (podstawowe działania) Analiza wymagań klienta Określenie ograniczeń procesu Opracowanie projektu lub konstrukcji Dobór środków produkcji Dobór materiałów Określenie czasu trwania operacji Wykonanie dokumentacji technicznej

PROCES ZAKUPÓW (podstawowe działania) Analiza potencjalnych dostawców Analiza ofert i wybór najlepszej Przygotowanie zamówień, ich wysyłka i odbiór zamówionych elementów Systematyczna ocena dostawców

PROCES WYTWARZANIA (podstawowe działania) Przygotowanie materiałów wyjściowych Obróbka tych materiałów Montaż końcowy Przekazanie do magazynu

Załadunek, dostawę i odbiór przez klienta PROCES DYSTRYBUCJI Głównym jego zadaniem jest przemieszczenie wytworzonego gotowego produktu z przedsiębiorstwa do klienta. Obejmuje to działania: Analizę oczekiwań klienta co do sposobu dostawy, rodzaju opakowania itp. Załadunek, dostawę i odbiór przez klienta

PRZYKŁADY PROCESÓW POMOCNICZYCH Proces utrzymania ruchu i inwestycji Proces kontroli jakości Proces transportu wewnętrznego i magazynowania Proces księgowości i zarządzania finansami

MAPOWANIE I MODELOWANIE PROCESÓW ZASADY, METODY, KORZYŚC I

MAPOWANIE PROCESÓW Polega na graficznym przedstawieniu sposobu realizacji procesu, z uwzględnieniem wzajemnych relacji pomiędzy poszczególnymi działaniami. Może opisywać stan rzeczywisty procesu, lub jego stan pożądany.

PO CO PRZEPROWADZA SIĘ MAPOWANIE PROCESÓW ? Ponieważ ma to niewątpliwe korzyści, mianowicie: Ułatwia zrozumienie procesu dla jego wykonawców Z uwagi na uniwersalność stosowanych w opisie symboli umożliwia porównanie w skali krajowej i międzynarodowej Umożliwia precyzyjne określenie nakładów zasobów Umożliwia identyfikowanie działań zbędnych

METODY HEURYSTYCZNE W MAPOWANIU PROCESÓW Metoda burzy mózgów (i jej odmiany) Metoda delficka Synektyka Metoda morfologiczna

ANALIZA MORFOLOGICZNA Istotą analizy morfologicznej jest logiczno – analityczne poszukiwanie twórczych rozwiązań zaistniałych problemów poprzez systematyczną analizę wszystkich możliwych rozwiązań

PRZYKŁAD WYKORZYSTANIA METODY MORFOLOGICZNEJ W ROZWIĄZYWANIU PROBLEMU Problem: znaleźć nowy sposób operowania zaworem wodnym Etap I: analiza problemu – należy wyróżnić cechy systemu, za pomocą którego realizuje się funkcję „operowanie zaworem wodnym” Będą to: Rodzaj wykorzystywanej energii (Ai) Sposób wykonywania czynności (Bj) Kształt zaworu Ck

TBLICA MORFOLOGICZNA cd Macierz końcowa AiBj Ck 1 2 3 4 A1B4 A1B4C1 A1B4C2 A1B4C3 A1B4C4 A2B1 A2B1C1 A2B1C2 A2B1C3 A2B1C4 A3B5 A3B5C1 3B5C2 A3B5C3 A3B5C4 A4B2 A4B2C1 A4B2C2 A4B2C3 A4B2C4 A5B1 A5B1C1 A5B1C2 A5B1C3 A5B1C4 A6B3 A6B3C1 A6B3C2 A6B3C3 A6B3C4

Charakterystyka symboli używanych przy sporządzaniu map procesów w postaci schematów blokowych Opis symbolu Początek lub koniec procesu Działanie Określenie kierunku sekwencji działań Decyzja Punkt styku z innym procesem Zasilenie lub rezultat

Charakterystyka symboli używanych przy sporządzaniu map procesów zgodnie z metodyką Event – Driven – Process – Chain (EPC) Symbol Opis symbolu Zdarzenie Działanie Określenie kierunku sekwencji działań Zasilenie lub rezultat

Jednostka organizacyjna Operator logiczny „LUB” Operator logiczny „I” Grupa procesów V

PODSTAWOWE PODEJŚCIA W PROCESIE MAPOWANIA PROCESU Z dołu do góry – od czynności, poprzez ich grupowanie w procesy tak, by znaleźć miejsce każdego z nich w hierarchii procesu Z góry na dół – dekompozycja od grup procesów, poprzez procesy pojedyńcze, do działań i czynności Mieszane – łączące elementy dwóch poprzednich

PROCEDURU ZWIĄZANE Z MAPOWANIEM PROCESU Powołanie zespołu ds. mapowania Uzgodnienie obszarów mapowania Uzgodnienie metodyki mapowania Określenie sekwencji działań Odzwierciedlenie, za pomocą przyjętych symboli, poszczególnych działań, zdarzeń i decyzji przewidzianych w mapowanym procesie

DOSKONALENIE MAPY PROCESU Stosowanie scenariusza: „co … jeśli” Wyliczanie zapotrzebowania na zasoby oraz wyliczenie ich kosztu Analiza przebiegu procesu (wyliczanie czasów działań, w tym czasów krytycznych

SPRAWDŹ, CO I ILE WIESZ Wymień główne relacje pomiędzy wejściem a wyjściem procesu Scharakteryzuj (podając przykłady) rodzaje efektów na wyjście procesu (output) Wymień i krótko omów rodzaje procesów zachodzących w przedsiębiorstwie Podaj i omów przykłady procesów podstawowych Podaj i omów przykłady procesów pomocniczych Na czym polega i do czego służy mapowanie procesów Wymień przyczyny, dla których dokonuje się mapowania procesów