PROGRAM ĆWICZEŃ Część II - PRAKTYKA 5. Przygotowanie projektu przygotowanie strategii monitoringu w projekcie przygotowanie strategii rekrutacji/promocji/upowszechniania

Czas trwania projektu: 24 miesiące Budżet: ok. 600 000 tysięcy Partner Ponadnarodowy: Firma XYZ, Niemcy- firma doradcza, produkt: innowacyjne e-kursy dla osób młodych pozostających bez pracy + program praktyk Partner II: Fundacja ‘Młodzi’, cel: wsparcie młodzieży na rynku pracy, doradztwo

POMYSŁ: Wprowadzenie na rynek polski innowacyjnego modelu wsparcia dla osób młodych pozostających bez pracy, na który skłądać się będą e-szkolenia oraz program praktyk Temat: Zwiększenie możliwości zatrudnienia osób młodych bez pracy, w tym w szczególności osób, które nie uczestniczą w kształceniu i szkoleniu (tzw. młodzież NEET). Oczekiwane rozwiązania: wypracowanie i wdrożenie kompleksowych rozwiązań mających na celu aktywizację edukacyjno-zawodową osób młodych w wieku 15–29 lat, które spełniają łącznie trzy warunki, tj.: nie pracują (tj. są bezrobotne lub bierne zawodowo), nie kształcą się (tj. nie uczestniczą w kształceniu formalnym w trybie stacjonarnym) ani nie szkolą się (tj. nie uczestniczą w pozaszkolnych zajęciach mających na celu uzyskanie, uzupełnienie lub doskonalenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych lub ogólnych, potrzebnych do wykonywania pracy) Rodzaje działań w projekcie: transfer nowych rozwiązań i ich zaadoptowanie i wdrożenie wymiana doświadczeń i informacji

MONITORING-EWALUACJA CZYM JEST? MONITORING EWALUACJA - proces zbierania informacji; - systematyczne badanie- czy projekt przebiega zgodnie z planem, czy udaje się osiągać zamierzone produkty i rezultaty? - wykonywany jest w trakcie realizacji projektu, - bada trzy elementy projektu:  harmonogram działań, budżet oraz zaplanowane rezultaty; - osoby odpowiedzialne za monitoring to osoby zarządzające projektem - proces ciągły, systematyczne badanie wybranych elementów projektu; - odpowiada na pytanie: czy i jak udało nam się osiągnąć zamierzone cele oraz  w jaki sposób udało nam się je osiągnąć? - ewaluacja wykonywana jest po wybranym elemencie projektu lub po całościowej realizacji projektu; - osoby odpowiedzialne za ewaluację to osoby zarządzające projektem (ewaluacja wewnętrzna) albo wynajęta instytucja/osoba (ewaluacja zewnętrzną).

MONITORING-EWALUACJA CZEMU SŁUŻY? MONITORING EWALUACJA - ocena postępów z prowadzonych działań, zweryfikować tempo i kierunek, w którym zmierza projekt; -bieżąca modyfikacja działań, harmonogramu, budżetu - dane pochodzące z monitoringu są podstawą do wykorzystania w ewaluacji - pomoc w planowaniu kolejnych działań; -dostarcza konkretnej oceny projektu - dostarcza informacji niezbędnych do podjęcia decyzji - ocena , czy i jak udało się osiągnąć zakładany cel; - dane pochodzące z ewaluacji pomagają  w planowaniu kolejnych projektów, a nie stanowią krytycznej oceny naszej pracy.

MONITORING-EWALUACJA JAKIE WYKORZYSTUJE NARZĘDZIA? MONITORING EWALUACJA - cząstkowe sprawozdania z realizacji projektu ustne lub pisemne; - karta pracy; - lista obecności na zajęciach; - zestawy wydawanych certyfikatów; - dyplomy; - ankiety; - testy; - raporty finansowe określające stopień wykorzystania budżetu - ankiety uczestników po poszczególnych szkoleniach; - wywiady z uczestnikami; - wywiady z trenerami; - raporty trenerów

MONITORING Monitoring: rzeczowy- bieżącej weryfikacji realizacji prac projektowych finansowy- weryfikowanie czy środki w projekcie wydawane są zgodnie z ich przeznaczeniem

MONITORING Na etapie planowania projektu: DLACZEGO MONITORUJEMY? – CEL MONITORINGU Jakie są najistotniejsze cele prowadzenia monitoringu, jego funkcje i kontekst w odniesieniu do poszczególnych etapów cyklu projektu? KTO MONITORUJE? - ZESPÓŁ MONITORINGU Kto będzie odpowiedzialny za prowadzenie monitoringu? Jak duży powinien być Zespół ds. monitorowania i jak będą podzielone role pomiędzy kluczową kadrę zarządzającą?

MONITORING Na etapie planowania projektu: JAK MONITORUJEMY? – METODY MONITORINGU Jakie metody i narzędzia należy zaprojektować i jakie procedury należy uwzględniać przy gromadzeniu danych ilościowych i jakościowych? Jak będzie wyglądał proces zbierania danych i ich wykorzystania? CO MONITORUJEMY? – PRZEDMIOT MONITORINGU Co ma być przedmiotem monitorowania i podlegać obserwacji? Jaki powinien być zakres monitoringu nakładów, procesów i efektów? Jakie obiekty będą podlegać monitoringowi rzeczowemu i finansowemu ?

MONITORING We wniosku o dofinansowanie: • Jakie parametry będą zbierane? • W jaki sposób będą zbierane? • Przez kogo? • Jak często? • Gdzie i w jaki sposób będą zapisywane? • Do kogo mają być przekazywane? • Jak mają być ostatecznie przechowywane?

PRZEDMIOT MONITORINGU MONITORING REALIZACJI śledzenie postępów prac MONITORING FINANSOWY śledzenie kosztów GROMADZENIE OBIEKTYWNYCH DOKUMENTÓW Zadania projektowe Przepływy gotówkowe, transze dotacji Harmonogram realizacji Kwalifikowalność kosztów Wskaźniki rezultatów twardych (produkty) Salda kosztów w kategoriach budżetowych Wskaźniki rezultatów miękkich Źródła finansowania Ewidentcja uczestników Wzajemne rozliczenia

MONITORING- NARZĘDZIA Dokumentacja projektowa, która zbiera istotne, zaplanowane parametry projektu wynikające z zapisów we wniosku, będące bazą wyjściową dla monitoringu: • Struktura organizacyjna projektu, • Struktura personalna projektu, • Struktura zadaniowa projektu, • Harmonogram – wykres Gantt’a, • Tabele wskaźników rezultatów twardych (produktów) i rezultatów miękkich, • Matryca logiczna, • Bazy danych - Tabele danych o beneficjentach, • Szczegółowy plan budżetu.

MONITORING- NARZĘDZIA Kwestionariusze - najczęściej opracowane przez realizatorów zestandaryzowane formularze, odpowiednio oznakowane, zwłaszcza: • Karty rekrutacyjne, • Karty pracy, • Karty doradcze, • Listy obecności, • Dzienniki szkoleń, • Zestawienia/ rejestry np. wydanych zaświadczeń/dyplomów, wypłaconych świadczeń, • Ankiety ewaluacyjne, • Testy.

MONITORING- NARZĘDZIA Arkusze kalkulacyjne - robocze formularze opracowane przez realizatorów, które umożliwiają na bieżąco śledzić i analizować przebieg finansowy projektu: • Arkusze kalkulacyjne ze szczegółowym budżetem planowanym, • Arkusze kalkulacyjne (miesięczne i zbiorcze) z budżetem wykonywanym, • Arkusze kalkulacyjne z saldami kategorii wydatków (miesięczne, zbiorcze), • Arkusze miesięcznych przepływów gotówkowych, • Tabele planu płatności – transze dotacji – wnioski o płatność. 3. Schematy obiegu dokumentów: • Wzory sprawozdań wewnętrznych, • Schemat przepływu sprawozdań wewnętrznych, • Terminarz sprawozdań wewnętrznych. 4. Wzory i formularze raportowania wynikające z wytycznych, procedur i podpisanej umowy.

MONITORING- NARZĘDZIA Schematy obiegu dokumentów: • Wzory sprawozdań wewnętrznych, • Schemat przepływu sprawozdań wewnętrznych, • Terminarz sprawozdań wewnętrznych. Wzory i formularze raportowania wynikające z wytycznych, procedur i podpisanej umowy.

MONITORING- NARZĘDZIA Schematy obiegu dokumentów: • Wzory sprawozdań wewnętrznych, • Schemat przepływu sprawozdań wewnętrznych, • Terminarz sprawozdań wewnętrznych. Wzory i formularze raportowania wynikające z wytycznych, procedur i podpisanej umowy.

PROMOCJA Działania promocyjne w projekcie: należy uwzględnić je w harmonogramie prac oraz w budżecie projektu ich zakres należy przedstawić we wniosku o dofinansowanie Na etapie planowania projektu- konieczne opracowanie strategii działań promocyjno-informacyjnych : określenie grupy docelowej wybór narzędzii i kanałyów, które będą w danym przypadku najbardziej skuteczne rodzaj i koszty działań promocyjnych muszą być adekwatne do wartości przyznanego dofinansowania, jego zasięgu i charakteru.

PROMOCJA STRATEGIA PROMOCJI: Cele (co chcemy osiagnąć?): Grupy docelowe (do kogo skierujemy nasze działania?): Narzędzia (jak to zrobimy, jakie narzędzia wykorzystamy?): Zasoby (jakie zasoby- personalne, materialne itd- będą nam potrzebne, jakie posiadamy?) Koszty (jakie wydatki musimy ponieść?)

PROMOCJA Obowiązkowe oznaczenia działania informacyjne i promocyjne, dokumenty związane z projektem podawane do wiadomości publicznej i przeznaczone dla uczestników projektów, miejsca realizacji współfinansowanego przedsięwzięcia.

PERSONEL PROJEKTOWY PERSONEL „MERYTORYCZNY”: Koordynator merytoryczny Trenerzy Eksperci Biegli PERSONEL „ZARZĄDZAJĄCY”: Koordynator projektu Specjalista ds. monitoringu Specjalista ds. finansowych Specjalista ds. promocji Specjalista ds. organizacyjnych/ szkoleń/ rekrutacji