Plan ćwiczeń: Identyfikacja procesów: podstawowe cele identyfikacji procesów, podział procesów, przykłady procesów. Mapowanie: korzyści płynące z mapowania, struktura mapy procesów, schemat blokowy. Identyfikacja problemów w procesach: identyfikacja marnotrawstw w procesie (MUDA) i sposobów ich eliminacji, diagram Ishikawy, propozycje działań naprawczych. Analiza danych procesu: wadliwość, zdolność procesu, wydajność procesu, zagadnienie „ukrytych fabryk”. Zalety i wady zarządzania procesami oraz kolokwium.

Zaliczenie ćwiczeń: Obecność na zajęciach – jedna nieusprawiedliwiona. Aktywność (wystawianie plusów i minusów). Ocena pracy studentów w grupach max. 5-cio osobowych. Kolokwium – 4 zadania (20 punktów).

Identyfikacja procesów

Klasyfikacja operacji w kontekście wartości dodanej dla klienta: Operacje dodające wartość – są to operacje i czynności, które tworzą wartość z punktu widzenia klienta; Operacje niedodające wartości bezpośrednio dla klienta, ale niezbędne do wykonania operacji dodających wartość, np. rozwój kadr, zarządzanie, planowanie, tworzenie informacji; Operacje niedodające wartości ani nieumożliwiające jej wytworzenia, np. czynności związane z poprawkami, opóźnienia, inspekcje, zbędne lub powtórne kontrole.

Podstawowe cele identyfikacji procesów: Zwiększenie efektywności działań organizacji z perspektywy kreowania wartości dodanej; Strukturalizacja działań poprzez definiowanie czynności, decyzji, dokumentacji; Dynamiczny opis procesów z uwzględnieniem kosztów, czasu i jakości; Opis przebiegu procesów w układzie przestrzennym (obszary organizacji); Stałe doskonalenie organizacji z perspektywy procesów.

Procesy podstawowe: W sposób bezpośredni generują wartość dodaną; Synonimem procesu podstawowego jest proces biznesowy; Stanowią zbiór operacji i czynności związanych z obsługą klienta zewnętrznego i tym samym z bezpośrednią kreacją najcenniejszego efektu; Brak jest standardowego zestawu procesów podstawowych dla wszystkich organizacji; Są to procesy, które klient najłatwiej dostrzega i poprzez nie ocenia jakość i sprawność całego przedsiębiorstwa; Zbiór procesów podstawowych jest ściśle powiązany ze specyficznym charakterem funkcji genotypowej organizacji.

Procesy pomocnicze: Mają pośredni wpływ na sposób generowania wartości dodanej; Obejmują zbiory uporządkowanych działań, które są ukierunkowane na wspieranie procesów podstawowych; Są związane ze „świadczeniem usług” na rzecz procesów podstawowych; W sposób najpełniejszy odzwierciedlają rolę klienta wewnętrznego w organizacji; Jakość procesów pomocniczych jest słabo postrzegana przez klientów zewnętrznych, a w konsekwencji mają niewielki wpływ na kształtowanie zewnętrznego wizerunku organizacji.

Procesy zarządzania: Mają strategiczny wpływ na sposób generowania wartości dodanej; Odgrywają rolę regulacyjną w stosunku do procesów podstawowych i pomocniczych; Ich głównym zadaniem jest określenie misji, strategii i zasad działania całej organizacji.

Należy zwrócić uwagę, iż: identyfikacja procesów mających miejsce w przedsiębiorstwie ma kluczowe znaczenie dla rekonfiguracji struktury organizacyjnej, liczba zidentyfikowanych procesów nie powinna być większa niż kilkanaście, gdyż ich znaczny poziom uniemożliwi skuteczną zmianę formy organizacyjnej.

Przykłady procesów podstawowych: Proces marketingu i obsługi klienta; Proces projektowania i przygotowania produkcji; Proces zakupów; Proces wytwarzania; Proces dystrybucji. Przykłady procesów pomocniczych i zarządzania: Proces utrzymania ruchu i inwestycji; Proces kontroli jakości; Proces transportu wewnętrznego i magazynowania; Proces zarządzania strategią; Procesy księgowości i zarządzania finansami.

Metody identyfikacji procesów: Metoda odgórna (top-down) – polega na określeniu ogólnej działalności organizacji wraz z jej celami, a następnie następuje uszczegóławianie tychże informacji (wyróżnianie poszczególnych procesów); Metoda oddolna (bottom-up) – polega na analizie czynności wykonywanych w organizacji i na ich podstawie formułuje się procesy zachodzące w jej obszarze; metoda ta jest bardziej czasochłonna niż metoda odgórna, a tym samym pozwala precyzyjniej określić poszczególne procesy.

Przykład: Analizowane przedsiębiorstwo należy do grupy przedsiębiorstw wielobranżowych. Zajmuje się przede wszystkim produkcją pomp dozujących i mebli biurowych. Ponadto prowadzi działalność szkoleniową oraz szkoły (zawodową i policealną). Szkoły stanowią źródło pozyskiwania przyszłych pracowników głównie dla działów produkcyjnych. Organizacja posiada rozbudowane działy: księgowy, kadrowy i gospodarczy (zajmujący się uzupełnianiem części, półfabrykatów, materiałów, itp. dla działów produkcyjnych). Nadzór nad zakładem sprawowany jest przez trzyosobowy zarząd, na którego czele zasiada prezes. Wsparcie dla zarządu stanowi dział prawny zatrudniający radców prawnych.

Rozwiązanie: Procesy podstawowe – produkcja pomp, produkcja mebli, działalność szkoleniowa; Procesy pomocnicze – prowadzenie szkół, prowadzenie księgowości i kadr, wsparcie prawne, uzupełnianie części i materiałów w ramach działu gospodarczego; Proces zarządzania – zarządzanie strategiczne odzwierciedlające się w działaniach zarządu, w tym prezesa przedsiębiorstwa.

Przykład: Kancelaria adwokacka prowadzi działalność usługową polegającą na świadczeniu usług prawnych. Wszelkie decyzje podejmowane są przez dwóch współwłaścicieli będących adwokatami. Dla poprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa zlecono „na zewnątrz” (poprzez outsourcing) prowadzenie księgowości i kadr, jak również promocję kancelarii (pozycjonowanie strony internetowej i kampania AdWords). Kancelaria współpracuje ponadto z zaprzyjaźnioną kancelarią radcy prawnego oraz z notariuszem, którzy wspomagają ją (kancelarię) w kompleksowej obsłudze klientów. Od października 2015 roku planowane jest wdrożenie systemu informatycznego, który będzie pozwalał kancelarii na zwiększenie skuteczności obsługi jej obecnych i przyszłych klientów oraz umożliwi przeprowadzanie kampanii mailingowych. Dokonaj identyfikacji procesów występujących w kancelarii.

Rozwiązanie: Procesy podstawowe – usługi prawne; Procesy pomocnicze – brak wskazanych; Proces zarządzania – działalność 2 adwokatów.