Planowanie kosztów zadań zleconych - obliczanie kosztów roboczogodziny, przykłady Małgorzata Bochenek

W dniu 31.10.2016 r. Zarządzeniem Nr 2896/2016 Prezydenta Miasta Krakowa w sprawie sporządzania Wieloletniej Prognozy Finansowej Miasta Krakowa oraz planowania i realizacji budżetu Miasta Krakowa przyjęta została „Instrukcja planowania bieżących zadań budżetowych w komórkach organizacyjnych UMK na prawach wydziału oraz miejskich jednostkach organizacyjnych”.

Wybrane zasady ogólne dotyczące planowania Zadań budżetowych. Zadania współfinansowane ze środków UE i innych środków bezzwrotnych muszą być osobnymi zadaniami i przedsięwzięciami wieloletnimi. Nie planuje się zadań bieżących, w których występowałyby same wydatki rzeczowe, bez uwzględnienia sił własnych niezbędnych do obsługi wydatków rzeczowych; mogą natomiast istnieć zadania realizowane wyłącznie w oparciu o siły własne, bez udziału wydatków rzeczowych.  Wyjątkiem od reguły określonej w punkcie poprzednim są zadania związane z utrzymaniem etatów w UMK i MJO.

Wybrane zasady ogólne dotyczące planowania Zadań budżetowych – c. d. Prezydent Miasta Krakowa zarządzeniem dokonuje wstępnego podziału środków na wydatki bieżące dla poszczególnych komórek organizacyjnych UMK i MJO, w tym dla wydziałów Organizacji i Nadzoru i Obsługi między innymi na zabezpieczenie kosztów funkcjonowania Magistratu i utrzymania jego infrastruktury. Ponadto Prezydent Miasta Krakowa zatwierdza plan etatów dla całego Urzędu Miasta Krakowa w podziale na poszczególne komórki organizacyjne.

Metodologia wyliczenia kosztu roboczogodziny na potrzeby planowania kosztów zadań W ramach przyznanych limitów środków na konkretny rok wydziały OR i OU wydzielają niezbędne środki na zadania: Funkcjonowanie Magistratu Infrastruktura i obsługa Magistratu   Koszt roboczogodziny = Ogółem wydatki na utrzymanie stanowisk pracy Ilość godzin w roku x ilość etatów

- wydatki rzeczowe, w tym: Metodologia wyliczenia uśrednionego kosztu roboczogodziny w UMK na potrzeby planowania kosztów zadań c. d. W skład zadania „Funkcjonowanie Magistratu” OR/FM1 wchodzą planowane wydatki na: - wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń - wydatki rzeczowe, w tym: - wypłaty ekwiwalentów dla pracowników za używanie odzieży i zakup okularów - odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - wydatki na delegacje krajowe i zagraniczne pracowników - szkolenia pracowników - zakup książek - zakup materiałów - zakup usług pozostałych (umowy zlecenia firmami np.: certyfikaty jakości, itp.) - inne związane z funkcjonowaniem UMK.

Metodologia wyliczenia uśrednionego kosztu roboczogodziny w UMK na potrzeby planowania kosztów zadań c. d. W skład zadania „Infrastruktura i obsługa Magistratu” - OU/OBS wchodzą planowane wydatki na: zakupy materiałów i wyposażenia m.in: materiały biurowe, artykuły poligraficzne, druki, materiały gospodarcze i środki czystości, wyposażenie, meble, artykuły spożywcze, materiały remontowe, paliwo, gazety itp. zakup energii i innych mediów remonty bieżące pozostałe usługi: sprzątanie, transport zewnętrzny i wewnętrzny, dozór, asysta techniczna sprzętu, ścieki, usługi poligraficzne ekspertyzy, analizy opinie opłaty czynszowe bilety MPK i ryczałty zakup papieru wynagrodzenia bezosobowe i pochodne od wynagrodzeń (umowy zlecenia i o dzieło z osobami fizycznymi wykonującymi drobne remonty i prace związane z utrzymaniem UMK) inne związane z utrzymaniem infrastruktury Magistratu

Źródła finansowania zadania „Funkcjonowanie Magistratu” Kategoria Zadania Dział Rozdział 2017 GWSGO - Środki własne 2 680 000,00 zł   900 90002 - Gospodarka odpadami GWSMK- Środki własne 145 025 946,00 zł 750 75023 - Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu) GWUDR - Środki z dotacji na zadania unijne 69 036,00 zł GZUWM -Środki dotacji na zadania zlecone gminie (utrzymanie stanowisk pracy) 10 833 992,00 zł 75011- Urzedy wojewódzkie 5 707 616,00 zł 851 85195 - Pozostała działalność 26 376,00 zł 855 85501 - Świadczenia wychowawcze 2 600 000,00 zł 85502 - Świadczenia rodzinne 2 500 000,00 zł PWPST - Środki z porozumienia ze starostą krakowskim na działalność Rzecznika Konsumentów 44 000,00 zł 700 75020 - Starostwa powiatowe PWSMK - Środki własne powiatu 30 160 361,00 zł PZUWM - Środki dotacji na zadania zlecone powiatu (utrzymanie stanowisk pracy) 1 499 722,00 zł 70005 - Gospodarka gruntami i nieruchomościami 519 900,00 zł 710 71012 - Osrodki dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej 407 572,00 zł 75011 - Urzędy wojewódzkie 140 230,00 zł 755 75515 Nieodpłatna pomoc prawna 5 620,00 zł 853 85321 - Powiatowe Zespoły Orzekania o Niepełnosprawności 426 400,00 zł Wszystko razem 190 313 057,00 zł

Metodologia wyliczenia uśrednionego dla całego UMK kosztu roboczogodziny na potrzeby planowania kosztów zadań c.d Plan wydatków na 2017 OR - OR/FM1 190.313.057 zł Plan wydatków na 2017 OU – OU/OBS 16.680 601 zł RAZEM 206.993.658 zł Wyliczoną kwotę wydatków na ww. zadania dzielimy przez planowaną liczbę etatów realizujących wszystkie zadania w UMK w 2017 roku (2.553 etaty minus 8 etatów tzw. Zarządu (osób nie przypisanych do konkretnych zadań) i 1776 godzin efektywnego czasu pracy dla 1 etatu 206 993 658 zł /2545 planowanych etatów/1776 godzin/etat = 45,7958 zł/h 1776 - Efektywna liczba godzin pracy przez 1 etat została wyliczona historycznie na potrzeby budżetu zadaniowego. I jest to: Liczba godzin roboczych w roku budżetowym przypadająca na 1-go pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy (etat) minus średni wymiar urlopów wypoczynkowych w UMK na 1 etat i minus średnioroczny wymiar innych nieobecności przypadający w UMK na 1-go pracownika.

Jednostka - nazwa zadania Plan wydatków na 01.01.2017 r.   Wydatki na Wydatki Jednostka - nazwa zadania Akronim utrzymanie na zadania rzeczowe stanowiska ogółem pracy 1 2 3 4 5 Wydział Organizacji i Nadzoru (OR) 4 765 755 11 305 351 16 071 106 Wydatki bieżące Koordynacja i obsługa administracyjna 569 334 Obsługa przepływu poczty w Urzędzie Miasta Krakowa, udzielanie informacji KUM 3 155 000 2 521 338 5 676 338 Akty kierowania AIP 528 667 Interpelacje i realizacja uchwał IIP 610 001 Prowadzenie archiwum ARZ 130 000 1 260 669 1 390 669 Obsługa kadrowo-płacowa i BHP KPB 2 602 671 System zarządzania jakością SZJ 60 000 154 533 214 533 Obsługa Urzędu Miasta Krakowa w zakresie zamówień publicznych OZP 894 668 Funkcjonowanie Magistratu FM1 Systemy i usługi informacyjne SUI 341 000 935 335 1 276 335 Monitorowanie procesów i zadań MZB 440 000 325 334 765 334 System zarządzania bezpieczeństwem informacji PBI 30 000 244 000 274 000 System Zarządzania Projektami SZP 70 000 81 333 151 333 Rozwój Systemu Elektronicznych Usług Publicznych w UMK i MJO EU1 500 000 825 334 Rozwój usług w ramach e-administracji świadczonych przez Urząd Miasta Krakowa dla obywateli i biznesu RUE 39 755 8 134 47 889 Informacja publiczna i prawna IPP Suma wydatków na utrzymanie stanowisk pracy wszystkich zadań UMK wynosi 206 993 658 zł.

Przykładowe wyliczenie kosztów zadań Urzędu Stanu Cywilnego Plan wydatków na 01.01.2017 r.   Wydatki na Wydatki Jednostka - nazwa zadania Akronim utrzymanie na zadania rzeczowe stanowiska ogółem pracy Urząd Stanu Cywilnego (SC) 100 000 6 100 010 6 200 010 Koordynacja i obsługa administracyjna 317 200 Obsługa mieszkańców w zakresie stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska USC 5 782 810 5 882 810 Koordynacja i obsługa administracyjna Wydziału Numer zadania Nazwa zadania Sposób realizacji Liczba etatów Koszt (czas) jednostkowy Uśredniona roboczogodzina Koszt pracy SC/000/01 Bieżąca obsługa realizacji budżetu SW 0,10 1776 45,7958 8 134 SC/000/02 Przygotowanie i nadzór nad poleceniami służbowymi, zarządzeniami i uchwałami 0,05 4 067 SC/000/03 Obsługa kancelaryjna wydziału 1,70 138 267 SC/000/04 Obsługa sekretarska 1,00 81 333 SC/000/05 Prowadzenie Księgi Inwentarzowej Wydziału SC/000/06 Sprawy pracownicze 0,15 12 200 SC/000/07 Interpelacje, zapytania, skargi, wnioski SC/000/08 Koordynacja pracy Wydziału 0,80 65 067 ŁĄCZNY KOSZT ZADANIA 3,90   317 200

Klasyfikacja budżetowa Planowanie zadania: Obsługa mieszkańców w zakresie stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska Numer zadania Nazwa zadania Sposób realizacji Ilość produktów Produkt Koszt jednostk. Koszt pracy Liczba etatów Wydatki bezpośrednie Klasyfikacja budżetowa SC/USC/01 PROWADZENIE REJESTRU STANU CYWILNEGO. SPORZĄDZANIE AKTÓW STANU CYWILNEGO   AKTY STANU CYWILNEGO 1 848 550,20 22,73 300,00 Prowadzenie rejestru stanu cywilnego. Sporządzanie aktów stanu cywilnego. SW 31 050,00 1,30 Zakup usług tłumaczenia ZZ 1,00 750.75095.4380 SC/USC/02 WYDAWANIE ODPISÓW AKTÓW STANU CYWILNEGO ODPISY AKTÓW STANU CYWILNEGO 1 245 281,23 15,31 6 000,00 Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego 82 400,00 0,33 Archiwizacja ksiąg stanu cywilnego 750.75095.4170 SC/USC/04 OŚWIADCZENIE SKŁADANE PRZED KIEROWNIKIEM USC OŚWIADCZENIA SKŁADANE PRZED KIEROWNIKIEM USC 262 547,71 3,23 35 450,00 Naprawa i konserwacja pianina na sali ślubów ul. Lubelska 27 1 000,00 750.75095.4270 Obsługa uroczystości w USC 2,00 4 800,00 9 600,00 Oprawa muzyczna uroczystości w USC 3,00 4 600,00 13 800,00 Zakup dokumentu pamiątkowego Z 4 000,00 750.75095.4300 Zakup strojów służbowych 1 500,00 4 500,00 750.75095.3020 Naprawa i konserwacja łańcuchów ślubnych 800,00 Składki na ubezpieczenia społeczne 750.75095.4110 Składki na fundusz pracy 250,00 750.75095.4120 Oświadczenia składane przed Kierownikiem USC. Prowadzenie rejestru uznań. 8 190,00 0,70

Planowanie zadania: Obsługa mieszkańców w zakresie stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska c. d. SC/USC/05 ORGANIZACJA JUBILEUSZU DŁUGOLETNIEGO POŻYCIA MAŁŻEŃSKIEGO I 100 LECIA URODZIN (UROCZYSTOŚĆ)   JUBILEUSZ DŁUGOLETNIEGO POŻYCIA MAŁŻEŃSKIEGO I 100-LECIA URODZIN 13 395,29 0,16 58 250,00 ORGANIZACJA JUBILEUSZU DŁUGOLETNIEGO POŻYCIA MAŁŻEŃSKIEGO I 100 LECIA URODZIN (UROCZYSTOŚĆ). SW 450,00 0,65 Zakup kwiatów i suwenirów oraz inne wydatki rzeczowe związane z funkcjonowaniem USC ZZ 1,00 750.75095.4210 SC/USC/06 Wydawanie decyzji administarcyjnych 575,00 DECYZJA Z ZAKRESU REJESTRACJI STANU CYWILNEGO 2,75 72 414,72 0,89 SC/USC/07 Wydawanie zaświadczeń 4 200,00 ZAŚWIADCZENIE WYDANE PRZEZ KIEROWNIKA USC 0,70 134 639,85 1,66 SC/USC/08 Przenoszenie a.s.c. do rejestru stanu cywilnego 74 740,00 MIGROWANY AKT DO REJESTRU STANU CYWILNEGO 0,50 1 711 391,57 21,04 SC/USC/09 Występowanie o nadanie Nr PESEL. Powiadamianie o nadaniu Nr PESEL. Aktualizacja elektronicznej bazy PESEL. 32 000,00 ZAKTUALIZOWANY REKORD 0,32 468 949,68 5,77 SC/USC Czynności systemowe 25 639,82 ŁĄCZNY KOSZT ZADANIA 5 782 810 71,10 100 000

Plan finansowy zadania Koszy zadań zleconych - Kraków maj 2017

Dopłata do zadań zleconych Łączny planowany koszt realizacji zadań przez Urząd Stanu Cywilnego w 2017 r. wyniesie: 6 200 010 zł Na realizację wszystkich zadań w Rozdziale 75011, Działanie 16.1.1.2 Finansowanie, nadzór i kontrola realizacji zadań z zakresu administracji rządowej - dowody osobiste, ewidencja ludności, rejestracja zdarzeń stanu cywilnego Wojewoda przyznał dotację na 2017 r. w kwocie 4 249 873 zł

Prezydent Miasta Krakowa corocznie w miesiącu październiku występuje z pismem do Wojewody Małopolskiego z danymi szacunkowymi dotyczącymi planowanych kosztów realizacji zadań zleconych (utrzymania stanowisk pracy) na nadchodzący rok, a po zakończeniu roku budżetowego, w II kwartale z pismem, w którym podaje faktyczne koszty realizacji tych zadań w roku poprzednim.