Mapowanie procesów

Mapowanie procesów – budowanie obrazu organizacji w perspektywie dynamizmu jej działania. Polega na graficznym odwzorowaniu procesów zachodzących w organizacji, za pomocą symboli, sposobu przeprowadzania poszczególnych działań. Do korzyści płynących z mapowania można zaliczyć: Przyjazny dla pracowników opis sekwencji wykonywanych działań – pozwala na lepsze zrozumienie sposobu realizacji łańcucha tworzenia wartości dodanej; Symbole stosowane w trakcie konstruowania map procesów są standardowe, dzięki czemu są znane w wielu krajach;

Dzięki standardowemu zapisowi można łatwo porównywać procesy własne z innymi, co ułatwia benchmarking i transfer technologii; Dzięki mapowaniu powstaje możliwość identyfikowania kluczowych działań w procesie, ich wizualizowania oraz precyzyjnego określenia nakładów i zasobów niezbędnych na wejściu oraz rezultatów oczekiwanych na wyjściu procesu; Mapy procesów są przydatne przy rozwiązywaniu problemów, np. związanych z jakością osiąganych efektów, gdzie ważne jest zrozumienie sekwencji poszczególnych działań i identyfikacji czynności, w ramach których mogą występować zakłócenia;

Mapy ułatwiają identyfikowanie działań zbędnych, które nie wnoszą wartości dodanej, a jednocześnie generują koszty; Wspierają wizualizację ciągów działań na poziomie całego systemu, a nie tylko pojedynczego procesu; Pozwalają na identyfikację skali i źródeł marnotrawstwa pracy oraz środków rzeczowych; Umożliwiają podejmowanie racjonalnych decyzji na podstawie faktów oraz wprowadzania stosownych korekt oraz ciągłej poprawy i doskonalenia.

Struktura mapy procesów: Wejście procesu – za pomocą symboli dostępnych w wybranej metodyce oznacza się zasoby materialne i niematerialne, niezbędne do wykonania procesu; Sekwencja działań – umieszczenie symboli działań składających się na dany proces (wizualizacja w układzie pionowym lub poziomym); Wyjście procesu – za pomocą symboli wskazywane są materialne i niematerialne rezultaty poszczególnych działań w procesie; Realizator procesu – jest to część mapy, w której umieszcza się symbol wraz z nazwą stanowiska osoby wykonującej dane działanie w procesie;

Wsparcie informatyczne procesu – za pomocą procesu opisuje się nazwę systemu informatycznego, wspierającego realizację konkretnego działania, widocznego na mapie; Wiedza powstająca w procesie – część mapy, która ilustruje informacje opisujące rodzaj i charakter wiedzy powstającej w procesie (np. „raport z projektu”); Komentarz – część mapy, w której istnieje możliwość wprowadzania komentarzy przez właściciela procesu lub realizatorów; komentarz ma ułatwić interpretację zawartych na mapie danych.

Charakterystyka symbolu Nazwa symbolu Charakterystyka symbolu Początek lub koniec procesu Ten symbol umieszcza się na mapie procesu w celu zasygnalizowania rozpoczęcia lub zakończenia danego procesu. W opisie procesu należy podać zdarzenia go rozpoczynające i kończące. Czynność (działanie) Ten symbol wskazuje na działanie (operację) wykonywane w procesie wraz z odpowiednim kodem. W polu opisuje się charakter konkretnego działania, np. „wystawienie faktury”, „przyjęcie zlecenia od klienta”. Kierunek działania lub sekwencji działań Ten symbol wskazuje na mapie kierunek przebiegu procesu od działania poprzedzającego do działania następnego, np. „przyjęcie zamówienia”, a następnie „skierowanie do realizacji” i „opracowanie projektu wyrobu”.

Punkt styku z innym procesem lub odwołanie do innego procesu Decyzja Ten symbol wskazuje na mapie procesu miejsca i operacje, w których są podejmowane decyzje o wyborze wariantu dalszego przebiegu procesu, np. „czy konieczne jest zamówienie transportu zewnętrznego?”. „Tak” – przejście do procesu transportu, „Nie” – klienta sam odbiera wyrób. Punkt styku z innym procesem lub odwołanie do innego procesu Symbol oznacza na mapie punkt styku dwóch procesów, np. symbol „proces obsługi klienta” wskazuje, że w tym momencie efekt procesu produkcji pojawia się w procesie obsługi klienta. Zasilenie lub rezultat Ten symbol oznacza zasilenie procesu lub rezultat jego działania. Może też opisywać miejsce powstania lub modyfikacji dokumentu.

Przykład Przedsiębiorstwo XYZ świadczy usługi poprzez portal internetowy polegające na opracowywaniu biznes planów dla różnorodnych podmiotów gospodarczych. Świadczenie usługi rozpoczyna się w momencie przyjęcia zlecenia, co potwierdzane jest podpisaniem umowy na stworzenie biznes planu. W celu opracowania biznes planu konieczne jest przekazanie do firmy XYZ kompletnych informacji dotyczących m.in. zidentyfikowanej grupy docelowej, zidentyfikowanych źródeł przychodów, informacji na temat istniejącej konkurencji, itp. Po otrzymaniu niezbędnych danych firma tworzy biznes plan, co wiąże się także z uruchomieniem działań księgowych (wystawienie faktury, wypłacenie wynagrodzeń, itp.). Po ukończeniu biznes planu zostaje on przekazany do zleceniodawcy.

Przyjęcie zlecenia do realizacji Start Przyjęcie zlecenia do realizacji Czy dane uzyskane od klienta są kompletne? Proces realizacji zlecenia oraz księgowanie Koniec Umowa realizacji zlecenia Tak Nie Prośba do klienta o uzupełnienie danych Uzupełnienie brakujących danych

Przykład Przedsiębiorstwo zajmuje się świadczeniem usług szkoleniowych. Proces rozpoczyna się od wyemitowania ogłoszenia na stronie internetowej dotyczącego rozpoczęcia kursu zawodowego. Zgłoszenia uczestników kursu są przyjmowane telefonicznie lub poprzez pocztę e-mail. Kurs rozpoczyna się od osiągnięcia poziomu minimum 5 uczestników. W przypadku barku odpowiedniej liczby kursantów przedsiębiorstwo emituje ogłoszenie o rozpoczęciu kursu w lokalnej prasie. Przy dalszym braku odpowiedniej liczby kursantów następuje zakończenie naboru i kurs nie dochodzi do skutku. W przeciwnym wypadku kursanci są zobligowani do podpisania umowy szkoleniowej i dokonania zapłaty (w tym samym czasie). Po wykonaniu tych działań następuje rozpoczęcie szkolenia, które trwa średnio 1 miesiąc i kończy się egzaminem. Zdanie egzaminu powoduje wydanie kursantowi zaświadczenia potwierdzającego zdobycie nowych kwalifikacji.

Wyemitowanie ogłoszenia na stronie internet. Start Wyemitowanie ogłoszenia na stronie internet. Czy posiadamy odpowiednią liczbę kursantów? Podpis. umowy szkoleniowej i zapłata Koniec Umowa szkoleniowa Tak Nie Przyjmowanie zgłoszeń Wyemitowanie ogłoszenia w prasie Szkolenie Egzamin Czy kursant zdał egzamin? Wydanie zaświadczenia Tak Nie

Zadanie: Przeanalizuj otrzymany przykład funkcjonowania przedsiębiorstwa Pomarol S.A. Zidentyfikuj procesy podstawowe, pomocnicze i zarządzania. Wykonaj mapowanie jednego z procesów podstawowych (związanego z produkcją maszyn rolniczych).