Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk Korespondencja Korespondencja stanowi jedną z form porozumiewania się, wymiany myśli, bądź uzgodnienia stanowisk Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk W związku z dużą ilością i różnorodnością informacji, w każdym biurze wyróżniamy: dokumenty biurowe – to pismo, protokół, sprawozdanie, notatka – sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.) Akta spraw ( bieżących, załatwionych), - to zbiór dokumentów biurowych dotyczących jednej sprawy. Dokumentację biurową – to akta różnych spraw dotyczących jednego zagadnienia Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

Zadania korespondencji utrzymanie łączności między osobami fizycznymi a instytucjami (środek porozumiewania się) przekazywanie lub zasięganie informacji (zastępuje bezpośrednią rozmowę) potwierdzenie lub uzupełnienie treści umów zawartych ustnie lub telefonicznie (aby zapobiec nieporozumieniom) stworzenie z pisma dokumentu dowodowego (w przypadku sporu) udokumentowanie postanowień i decyzji Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk Rodzaje pism Pisma można podzielić ze względu na: treść, formę, miejsce powstania, stopień pilności, stopień zapewnienia tajemnicy, sposób przesyłania. Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

Rodzaje pism ze względu na treść pisma informacyjne które dostarczają adresatowi pełnych i obiektywnych danych dotyczących określonej sprawy, np. faktura, zawiadomienie, zaświadczenie, protokół, awizo; wspólną cechą pism informacyjnych jest brak czynnika nakłaniającego odbiorcę pisma do podjęcia decyzji zgodnie z intencją autora pisma; pisma przekonujące celem ich jest skłonienie adresata do zajęcia stanowisk a zgodnego ze stanowiskiem autora, np. podanie, skarga, odwołanie, reklamacja. Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

Rodzaje pism ze względu na formę pisma sporządzane na blankietach specjalnych – są to blankiety reprezentacyjne, np. blankiety ministra, blankiety drukowane z okazji świąt, rocznic itp., pisma sporządzane na blankietach korespondencyjnych tzw. firmówkach, pisma sporządzane na formularzach, czyli odpowiednio opracowanych drukach zawierających tekst stały i niezadrukowane pola przeznaczone do wypełnienia (np. zamówienia, protokoły przesłuchania), pisma sporządzane na papierze bez nadruków w formie nieokreślonej przez PN lub przepisy Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

Rodzaje pism ze względu na miejsce powstania zewnętrzne, powstające poza firmą (np. listy urzędowe, które przysyłają inne firmy, zawiadomienia, zaproszenia przychodzące od nadawców spoza firmy); wewnętrzne, powstające w firmie (np. notatki służbowe, protokoły, okólniki). Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

Rodzaje pism ze względu na stopień pilności spraw pisma zwykłe, które załatwiane są w zwyczajowo lub przepisowo ustalonych terminach, pisma pilne i bardzo pilne, które muszą być załatwione w pierwszej kolejności, nie później niż w ciągu trzech dni od momentu ich otrzymania; sprawy bardzo pilne można załatwiać telefonicznie wysyłając jednocześnie pismo; możliwe jest zastosowanie telefaksu, pisma terminowe, w których wskazano konkretny termin załatwienia sprawy Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

Formaty arkuszy papieru Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

Najpopularniejsze w korespondencji są następujące formaty szeregu A: A3 – tzw. papier podaniowy (zestawienia, wykazy) A4 – format blankietów korespondencyjnych oraz formularzy A5 – format blankietu korespondencyjnego o krótkiej treści oraz formularzy A6 - format pocztówki i formularzy o krótkiej treści Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk

Ponadto pisma dzielimy w zależności od rodzaju sprawy na: pisma z tytułem (protokół, notatki, sprawozdania, zaproszenia, regulaminy), pisma w sprawach osobowych (życiorys zawodowy, list motywacyjny), pisma handlowe (oferta, zamówienie), pisma pisane w języku obcym. Katarzyna Gagan, Anna Krawczuk