Bilety wizytowe, karty wizytowe, lub wizytówki Przez dłuższy czas uważano, że bilety wizytowe pisane ręcznie są bardziej eleganckie niż drukowane. Dopiero w dwudziestym wieku, nastąpiło przejście na wizytówki, na których potrzebne informacje pisano drukiem, a tylko bardzo nieliczne ręcznie. Bilety wizytowe są środkiem informującym, utrwalającym zawartą znajomość i ułatwiającym utrzymanie nawiązanych kontaktów.

Rozróżnia się trzy rodzaje biletów wizytowych: urzędowe (służbowe) prywatne wspólne

W świecie dyplomatycznym stosuje się bilety wizytowe czterech rodzajów: bilet urzędowy męża, lub bilet urzędowy żony (100 x 60 mm) bilet prywatny męża, lub bilet prywatny żony (90 x 50 mm) bilet prywatny żony, lub bilet prywatny męża (75 x 55 mm) bilet wspólny (90 x 60 mm). Bilety zamawia się łącznie z kopertami. Składając bilet wizytowy bez koperty, zagina się ku przodowi lewy narożnik. W niektórych krajach istnieje zwyczaj zaginania dolnego lewego narożnika lub całego lewego brzegu biletu. Wysyłając bilety w kopertach, nie zagina się brzegów ani narożników.

Wszystkie rodzaje kart wizytowych powinny być wykonane z dobrej jakości kartonu koloru białego, bądź ecru i drukowane kolorem czarnym, bądź odpowiednio brązowym. Kolorowe może być tylko logo w takich barwach, w jakich występuje w oryginale.

Urzędowy bilet wizytowy członków personelu dyplomatycznego i konsularnego najczęściej jest drukowany kursywą, ale obecnie spotyka się również druk zwykły. Bilet taki zawiera: godło tłoczone lub drukowane imię i nazwisko stopień wojskowy, dotyczy to tylko personelu dyplomatycznego ataszatu wojskowego stanowisko (ranga, stopień dyplomatyczny) nazwę kraju lub ambasady nazwę stolicy, w której dyplomata przebywa obecnie może zawierać również numeru telefonu i adres.

Jan Winiarski Ambassadeur de la République Pologne Paris

Na biletach szefa misji w tytule stanowiska nie wymienia jego pełnego brzmienia. I tak w karcie wizytowej opuszcza się: Ambasadora – nadzwyczajny i pełnomocny. Charge d'affires – en pied lub ad interim

Prywatne bilety wizytowe członków personelu dyplomatycznego i ich małżonek są drukowane podobnie jak urzędowe, ale zawierają tylko imię i nazwisko. Bilety wizytowe wspólne są drukowane tak samo jak prywatne i zawierają imię męża i żony oraz nazwisko w rodzaju męskim. Jeśli kobieta jest ambasadorem, to na pierwszym miejscu będzie imię żony, potem męża i ich nazwisko w rodzaju męskim.

Skróty pisane w lewym dolnym rogu biletów wizytowych stanowią pewną formą korespondencji. Pisze się je zawsze czarnym ołówkiem. Można posługiwać się nimi tylko w kontaktach z osobami, które wiedzą, co one oznaczają. Tekst o charakterze półurzędowym, mający na celu przekazanie krótkich informacji, piszemy w pierwszej osobie. W stosunkach towarzyskich używamy trzeciej osoby lub formy bezosobowej.

p.c. – pour condoler – kondolencje, p.f. – pour féliciter – gratulacje, p.f.n.a. – pour féliciter nouvel an – życzenia z okazji Nowego Roku, p.p. – pour présenter – przedstawienie innej osoby, p.p.c. – pour prendre congé – pożegnanie się, p.r. – pour remercier – podziękowanie, p.f.F.N. – pour féliciter Fête Nationale – życzenia z okazji święta narodowego p.f.c. – pour faire connaissance – dla poznania się

Reguły ogólne posługiwania się biletami wizytowymi są następujące: Podobnie jak podczas przedstawiania i podawania ręki, wymianę wizytówek może zaproponować: bez względu na płeć, najstarsza rangą osoba, stojąca najwyżej w hierarchii; gość honorowy i gospodarz w swoim biurze czy domu; kobieta mężczyźnie; starsza wiekiem osoba młodszej.

Wręczane bilety powinny być czyste, bez jakichkolwiek plam i uszkodzeń. Po otrzymaniu wizytówki należy ją najpierw przeczytać i dopiero po tym schować do etui lub portfela; Nie należy wymieniać wizytówek przy stole podczas jedzenia; trzeba to zawsze robić dyskretnie, na przykład podczas aperitifu albo innego przyjęcia odbywającego się na stojąco.

Nie można zaczynać rozmowy od wymiany wizytówek; należy to czynić dopiero po jej zakończeniu. Wchodząc do sekretariatu na umówioną wcześniej rozmowę z kimś, kogo się nie zna, można wręczyć wizytówkę sekretarce; powinna ona ją przekazać swojemu przełożonemu przed wejściem interesanta.

Korespondencja na wszystkich biletach wizytowych powinna być krótka i pisana: w trzeciej osobie lub formie bezosobowej, na przykład: „życzy dużo szczęścia młodej parze”, „dziękuje za pamięć”, „życzy sukcesów na nowym stanowisku”, „z serdecznymi pozdrowieniami”, „z najlepszymi życzeniami”, „dziękuje za okazaną życzliwość”, „prosi na herbatkę w dniu”. Korespondencja ta powinna być pisana odręcznie.

Korespondencję taką piszemy tylko na stronie tytułowej czyli po stronie recto, nigdy z drugiej strony. Natomiast jeśli zamierza się wykorzystać wizytówkę do napisania paru zdań krótkiego liściku, służy do tego jej strona verso; wówczas na dole przedniej strony wizytówki umieszcza się ręcznie łacińską adnotację verte! czyli odwróć! lub francuski skrót RSVP, który w tym przypadku oznacza Retoumez s'iI vous plart, czyli proszę odwrócić i którego nie należy mylić z prośbą o odpowiedź na kartonie zaproszenia. List taki pozostawiamy bez podpisu.

W kulturze europejskiej jest niedopuszczalne stosowanie wizytówek dwustronnie drukowanych z tymi samymi danymi, lecz w różnych językach.

Jeśli przesyła się komuś kwiaty lub jakiś upominek albo wręcza się je gospodarzowi (gospodarzom) w czasie uroczystości lub przed dużym przyjęciem, należy dołączyć bilet wizytowy z napisanym, odpowiednim skrótem (najczęściej stosowana: "p. f.", "p. r.") lub pełnym tekstem życzeń czy gratulacji.

Po otrzymaniu wizytówki ze skrótem: "p. f." lub "p. c." - odpowiada się niezwłocznie, wysyłając bilet wizytowy z "p. r." "p. f. n. a." - wysyła się bilet z "p. f. n. a.", "p. p.", "p. p. c." i "p. r." - pozostają bez odpowiedzi Osobie młodszej wiekiem i stanowiskiem można odpowiedzieć, pisząc na bilecie "p. r. et p. f.", co oznacza: "z podziękowaniem i wzajemnymi życzeniami".

W dyplomacji bilet wizytowy może: zastępować wizytę, zastępować list, służyć do przedstawiania innej osoby, służyć do złożenia kondolencji. W podobny sposób można wykorzystywać bilety wizytowe w życiu zawodowym i prywatnym

Bilet wizytowy zastępuje wizytę Na przykład po wręczeniu listów uwierzytelniających ambasador składa wizyty swoim kolegom rezydującym już wcześniej w stolicy kraju przyjmującego. Posłowie i charges d'affaires składają pierwsi wizyty nowo mianowanemu ambasadorowi, który z kolei ich rewizytuje. Jeśli jednak w jakimś przedstawicielstwie dyplomatycznym obowiązki kierownika pełni II sekretarz jako charge d'affaires a.i., ambasador – biorąc pod uwagę dość dużą różnicę stanowisk – charge d'affaires nie będzie – rewizytował, ale prześle mu swój bilet wizytowy z dopiskiem „p.r.”. W tym przypadku bilet zastąpi rewizytę. Wymiana wizyt nastąpi po powrocie szefa misji.

W wielu krajach bilety wizytowe z dopiskiem "p.f.n.a." składa się premierowi i ministrowi spraw zagranicznych z okazji Nowego Roku. Ambasador ubrany w strój zalecony przez miejscowy protokół dyplomatyczny udaje się do wyznaczonego miejsca i składa bilety. Cała ceremonia nie trwa nawet minuty. W odpowiedzi ambasador otrzyma bilety wizytowe premiera i ministra z dopiskiem „p.f.n.a.”

Bilet wizytowy zastępuje list W życiu dyplomatycznym rozpowszechniona jest praktyka składania życzeń ambasadorowi i pracownikom dyplomatycznym z okazji święta narodowego. Kierownicy placówek dyplomatycznych w imieniu własnym i współpracowników przesyłają życzenia, pisząc list.

Zamiast listu mogą być jednak użyte do tego celu bilety wizytowe, przy czym, uwzględniając stosunki istniejące między państwami i kontakty osobiste, możemy zastosować kilka rozwiązań: 1. Ambasador przesyła swój urzędowy bilet wizytowy do ambasadora, który obchodzi swe święto narodowe, z dopiskiem „p.f.F.N.”. 2. Ambasador dołącza do swego biletu wizytówkę małżonki. Wizytówka ta jest przeznaczona dla małżonki ambasadora i dlatego w jej górnej części pisze się czarnym ołówkiem, na przykład, "Madame Katsumata", a u dołu skrót „p.f.F.N.”. 3. Ambasador przesyła swój bilet wizytowy, dołączając wizytówki wszystkich współpracowników dyplomatycznych. 4. Do biletu wizytowego ambasadora i małżonki dołącza się bilety wizytowe współpracowników dyplomatycznych i ich małżonek.

Przesyłając życzenia z okazji święta narodowego, kierujemy się następującymi zasadami: życzenia są przekazywane od ambasadora dla ambasadora, od radcy handlowego dla radcy handlowego, od małżonki attache wojskowego dla małżonki attache wojskowego itd. Na wizytówce ambasadora znajduje się tylko skrót „p.f.F.N.", na wszystkich innych również nazwisko adresata napisane czarnym ołówkiem. Bilety wizytowe współpracowników i ich małżonek wysyłamy tylko w tym przypadku, jeśli stosunki są bliskie i istnieją osobiste kontakty. Koperta z biletami wizytowymi jest adresowana do szefa misji. W odpowiedzi osoby, które otrzymały życzenia, podziękują, wysyłając swoje wizytówki z dopiskiem „p.r.”. Na wszystkich – z wyjątkiem biletu wizytowego ambasadora – znajdzie się również nazwisko osoby, dla której jest ona przeznaczona; wpisuje się je czarnym ołówkiem w górnej części biletu.

Przedstawianie za pomocą biletu wizytowego. Do ambasady przybył nowo mianowany radca Jan Zajączkowski z żoną. Obowiązek przedstawienia spoczywa na szefie misji. Jeśli na przykład radca i jego żona będą przedstawiani ambasadorowi Henda i jego żonie, to u góry jednego biletu radcy pisze się ołówkiem czarnego koloru nazwisko ambasadora: „S.E.M. Manuel Henda”, a u góry drugiego – nazwisko jego żony: „Mme Henda”. Na bilecie małżonki radcy umieszcza się nazwisko żony ambasadora: „Mme Henda”. Oznacza to, że radca Zajączkowski został przedstawiony ambasadorowi Henda i jego żonie, a żona radcy – tylko żonie ambasadora, bo kobieta nie bywa przedstawiana mężczyźnie. Para małżeńska wysyła zatem małżeństwu, któremu jest przedstawiana, trzy bilety: dwa bilety męża i jeden żony.

Nowo mianowany radca z żoną jest przedstawiany również innym pracownikom dyplomatycznym i ich żonom. Każdej parze małżeńskiej wysyła trzy bilety. Szef misji dołącza własny bilet z dopiskiem „p.p.” i przesyła na ręce ambasadora właściwej misji dyplomatycznej. Osoby przedstawiane nie piszą na swych biletach „p.p.”, gdyż nie przedstawiają się same. Bilet wizytowy szefa misji pozostaje bez odpowiedzi, a pracownicy dyplomatyczni i ich żony, którzy otrzymali wizytówki, prześlą radcy Zajączkowskiemu i jego żonie swoje bilety wizytowe.

Kondolencje Kondolencje składa się z powodu zgonu głowy państwa, premiera, szefa misji, członków personelu dyplomatycznego oraz klęsk żywiołowych, które dotknęły kraj, i dużych katastrof pociągających za sobą poważne straty. Kondolencje można wyrazić, składając wizytę, wysyłając notę, list, bilet wizytowy lub wpisując się do specjalnie wyłożonej księgi, co jest równoznaczne ze złożeniem wizyty.

W związku ze zgonem głowy państwa, premiera lub innej wybitnej osobistości wykłada się z zasady księgę kondolencyjną. Wysyłając notę, napisaną na papierze z czarną obwódką, misja dyplomatyczna zawiadamia MSZ i inne misje o smutnym wydarzeniu. Nota krótko informuje o zgonie i wyłożeniu księgi kondolencyjnej, podaje miejsce oraz dni i godziny, w których można złożyć podpis. Jeśli jednak misja dyplomatyczna życzy sobie, aby oprócz władz kraju przyjmującego, szefów misji i pozostałych członków personelu dyplomatycznego wpisali się do księgi przedstawiciele instytucji i organizacji społecznych, jak również osoby prywatne, umieszcza komunikat w prasie. Jego treść jest na przykład następująca: „Ambasada... w... komunikuje uprzejmie, że w związku ze zgonem... księga kondolencyjna będzie wyłożona w budynku ambasady ul.... w dniach... od godz.... do godz....”

W dniach wyłożenia księgi wywiesza się flagę opuszczoną do połowy masztu lub przepasaną kirem. W pomieszczeniu, w którym składa się podpisy, stół jest przykryty suknem, a na nim znajdują się: portret zmarłego przepasany czarną wstążką (w górnym lub dolnym prawym rogu, patrząc z przodu), księga kondolencyjna zawierająca kartki z czarną obwódką, przyrząd do pisania. Stół jest udekorowany kwiatami. Do księgi kondolencyjnej wpisuje się imię i nazwisko, ewentualnie tytuł służbowy. Nie pisze się natomiast wyrazów współczucia.

Kondolencje mogą być również wyrażone za pomocą biletu wizytowego z dopiskiem „p.c.”. Można to jednak zrobić tylko w sytuacji, gdy stosunki są oficjalne, a strata nie dotyczy bezpośrednio osoby, której wyraża się współczucie. Na przykład z powodu śmierci członka personelu dyplomatycznego można wysłać ambasadorowi bilet wizytowy, ale chcąc złożyć kondolencje z powodu śmierci członka rodziny, powinniśmy napisać list. Za wpisanie się do księgi i przysłanie listu dziękujemy krótkim listem, za przesłanie noty – dziękujemy notą, wizytówkę – wizytówką z dopiskiem „p.r.”.

Arkusze papieru noty zawiadamiającej o smutnym wydarzeniu, księgi kondolencyjnej i listów wyrażających podziękowanie za wyrazy współczucia mają czarne obwódki. Dotyczy to również kopert. Natomiast noty i listy wyrażające kondolencje pisze się na papierze bez czarnych obwódek, gdyż prawo używania papierów wyrażających żałobę ma tylko strona przeżywająca stratę.

Te same zasady dotyczą ubiorów. Osoby przyjmujące wizytę kondolencyjną ubierają się w strój żałobny, natomiast składający wizytę lub wpisujący się do specjalnie wyłożonej księgi wkładają ubranie wizytowe. Udział w uroczystościach pogrzebowych wymaga ubrania się w strój żałobny. Wypada jedynie zaznaczyć, że rodzaj stroju obowiązującego w czasie oficjalnych uroczystości pogrzebowych podany jest na zaproszeniach.