Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Kancelaris krok po kroku SZYBKI KREATOR klient, zlecenie, sprawa, usługi.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "Kancelaris krok po kroku SZYBKI KREATOR klient, zlecenie, sprawa, usługi."— Zapis prezentacji:

1 Kancelaris krok po kroku SZYBKI KREATOR klient, zlecenie, sprawa, usługi

2 Objaśnienia W niniejszej prezentacji stosujemy następujący układ slajdu: - u góry znajduje się tytuł slajdu, - w tekście umieszczonym z lewej strony okna znajduje się opis danego zagadnienia, - z prawej strony zostały zapisane zieloną kursywą polecenia, które należy wykonać, - na rysunkach czerwonymi ramkami zaznaczone są elementy, o których mowa w poleceniach, a żółte strzałki wskazują w jakiej kolejności należy je wypełniać lub naciskać, - w prawym dolnym rogu znajdują się przyciski do poruszania się po prezentacji.

3 Start (1) Po instalacji systemu Kancelaris, w menu Start dostępne są przyciski pozwalające uruchomić poszczególne aplikacje: - Kancelaris – główny program systemu, - Kancelaris-dane przykładowe – wersję demonstracyjną programu, -Rejestrator czynności – program służący do rejestrowania czynności wykonywanych przez pracowników. Wybierz w systemie Windows: -Start -Wszystkie programy (lub Programy) -Kancelaris -Kancelaris–dane przykładowe

4 Start (2) Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno informujące, że wersja demonstracyjna systemu Kancelaris zawiera przykładowe dane, działa bez limitu czasowego, ale nie posiada dostępu do wszystkich funkcji. Jeżeli jakaś funkcja będzie w tej wersji niedostępna użytkownik zostanie poinformowany stosownym komunikatem. Naciśnij przycisk [Zamknij].

5 Logowanie Dzięki identyfikacji użytkowników system Kancelaris daje możliwość nadawania pracownikom różnych uprawnień, ograniczając dostęp do danych i funkcji programu. Identyfikacja pozwala także na dostosowywanie wyglądu okien do potrzeb każdego użytkownika. Podstawą identyfikacji jest proces logowania, w trakcie którego należy podać nazwę użytkownika i hasło. W wersji demonstracyjnej zarejestrowany jest domyślny użytkownik o nazwie DEMO, który umożliwia wejście do systemu bez podawania hasła. W okienku logowania naciśnij przycisk [OK].

6 Główne okno aplikacji Po zalogowaniu otwiera się główne okno aplikacji, w którym widoczne są przyciski do poszczególnych modułów: - Kancelaria - Kartoteka - Sprawy, - Rozliczenia, - Biblioteka, - Moje biurko, - Administracja. Po lewej stronie okna widać pasek skrótów, a u góry – zakładki nawigacyjne i menu główne.

7 Opcje kancelarii (2) W Kancelarii programu Kancelaris przechowywane są informacje o pracownikach, zespołach i zasobach kancelarii. Aby sprawom, zleceniom i fakturom naszych klientów był automatycznie nadawany numer, należy ustawić szablony numerowania, które znajdują się w Opcjach kancelarii. Naciśnij przycisk [Kancelaria]. Naciśnij przycisk [Opcje].

8 Szablony numerowania W szablonach numerowania ustala się sposób w jaki na podstawie daty utworzenia i kolejnej liczby zostanie utworzony numer elementu. Posługujemy się następującym zapisem: RRRR - oznacza rok, MM – oznacza miesiąc, NN,...,NNNNN – oznacza numer (od dwu- do pięciocyfrowego), przy czym NN(R) to kolejny numer w danym roku, NN(M) to kolejny numer w danym miesiącu.

9 Numerowanie Zapamiętaj: 1. Jeżeli uzależniłeś numer od roku, np. NN(R) to w szablonie musi się pojawić RRRR 2. Jeżeli uzależniłeś numer od miesiąca, np. NN(M) to w szablonie musi się pojawić RRRR i MM 3. Zastanów się, ile zleceń możesz mieć w ramach roku czy miesiąca i nadaj odpowiednią ilość cyfr swojemu numerowi NN... NNNNN. W każdym miejscu programu, w którym chcesz korzystać z sortowania NAJWAŻNIEJSZE ELEMENTY NUMERU CZY IDENTYFIKATORA UMIEŚĆ NA POCZĄTKU np.: - jeżeli użyjesz numeracji: NNN(R)/RRRR to po przesortowaniu numery ułożą się niepoprawnie: 001/2004, 001/2005, 001/2006, 002/ jeżeli użyjesz numeracji: RRRR/NNN(R) to po przesortowaniu numeru ułożą się poprawnie: 2004/001, 2004/002,..., 2005/001

10 Przykład numerowania W naszym przykładzie zastosujemy następujące szablony: NNNNN – oznaczający, że numer zlecenia będzie nadawany kolejno od do 99999, bez uwzględniania roku i miesiąca założenia zlecenia RRRR/NNNN(R) - oznaczający, że numery będą nadawane z uwzględnieniem roku założenia zlecenia i będą wyglądały następująco: 2004/ / /0001 RRRR/MM/NNN(M) -oznaczający, że numery będą nadawane z uwzględnieniem roku i miesiąca założenia zlecenia i będą wyglądały następująco: 2004/11/ /11/ /12/ /12/ /01/001...

11 Szablony numerowania Po dokonaniu jakichkolwiek modyfikacji w oknach programu, powinieneś użyć któregoś z dwóch przycisków znajdujących się na pasku narzędziowym z lewej strony okna: - Anuluj, aby anulować wprowadzone zmiany, - Zapisz, aby zatwierdzić zmiany. Wpisz: - w polu Zlecenia: NNNNN, - w polu Sprawy: RRRR/NNNN(R), - w polu Faktury: RRRR/MM/NNN(M) Po wprowadzeniu danych zatwierdź je przyciskiem Zapisz.

12 Uruchomienie szybkiego kreatora W oknie Kartoteka znajduje się przycisk do Szybkiego kreatora klienta/zlecenia, którego przeznaczeniem jest jak najszybsze wprowadzenie danych, dających podstawę do rejestrowania czynności: - nowego klienta, - nowego zlecenia, - nowej sprawy, - nowej usługi. Z menu Narzędzia wybierz [Szybki kreator – Klient/Zlecenie/Sprawa] lub naciśnij ikonę Szybkiego kreatora na pasku skrótów.

13 Szybki kreator wprowadzenie Szybki kreator składa się z jednego okna, w którym ujęto podstawowe elementy - dane klienta (wraz z adresem i kontaktem), temat sprawy, warunki zlecenia, listę usług do wykonania oraz pracowników, którzy będą je realizować. Dane, których nie widać w kreatorze będą miały wartości domyślne, np. pracownik jest przydzielany ze swoją domyślną stawką i maksymalnymi prawami dostępu, czas czynności będzie zaokrąglany matematycznie, minimalna jednostka wynosi '0', a jednostka rozliczeniowa '1' minutę. Jeżeli kancelaria ma zdefiniowane szablony numerowania to są one automatycznie ustawiane.

14 Wpisz: w polu Typ osoby wybierz osoba fizyczna, w polu Imię wpisz Jan, w polu Nazwisko wpisz Nowak, w polu NIP wpisz w polu Kontakt wpisz , w polu Ulica wpisz Lipowa 250/2, w polu Kod wpisz , w polu Miejscowość wpisz Rybnik. Szybki kreator - nowy klient Na początku podajemy dane klienta. Jeżeli chcemy założyć zlecenie i sprawę dla nowego klienta, możemy go wybrać przyciskiem [...] Jeżeli dodajemy nowego - to pola, które muszą być wypełnione, są oznaczone kolorem żółtym, natomiast pola białe mogą pozostać puste. Klient może być osobą fizyczną lub osobą nie- fizyczną. W przypadku, gdy klient jest osobą fizyczną, polami, które trzeba wypełnić są Imię i Nazwisko, w drugim przypadku – Nazwa firmy. Pole Identyfikator program wypełnia automatycznie. W polu Kontakt można wpisać, np. numer telefonu klienta, a poniżej jego adres.

15 Wpisz: w polu Typ wybierz: nieprocesowa, w polu Data wybierze się bieżąca data, w polu Nazwa wpisz: Nieprawidłowe naliczenie podatku. Szybki kreator - nowa sprawa W drugim kroku wpisujemy informacje o Sprawie. Sprawa opisuje merytoryczną część umowy między kancelarią a klientem, czyli temat jakiego dotyczy zlecenie klienta. Przy zakładaniu nowej sprawy konieczne jest określenie jej typu (nieprocesowa, administracyjna, cywilna, podatkowa, karna), daty założenia, nazwy oraz numeru. Program automatycznie podpowiada numer sprawy zgodnie z przyjętym szablonem numerowania. Jeśli szablon nie jest zdefiniowany, to wpisujemy numer ręcznie. W przypadku, gdy sprawa o podanym numerze istnieje, pojawi się odpowiedni komunikat.

16 Szybki kreator - nowe zlecenie W kolejnym kroku ustalamy typ i warunki Zlecenia. Zlecenie opisuje finansową stronę umowy pomiędzy klientem a kancelarią, czyli to w jaki sposób dokonywane będą rozliczenia. Zlecenie: - może być realizowane tylko i wyłącznie na rzecz jednego klienta, - jest podstawą do wystawiania faktur i innych operacji finansowych, - nie zawiera żadnych informacji dotyczących strony merytorycznej, czyli nie mówi nic o tym jakiego tematu dotyczy żądanie klienta. W zależności od stopnia złożoności zlecenia, może ono mieć różne typy: zadanie, projekt, stała obsługa.

17 Typy zleceń: zadanie Zlecenie zadaniowe, opisuje najprostszy przypadek połączenia zleceń i spraw. Jedno zlecenie na wykonanie jakiejś usługi w konkretnej sprawie, np. ZlecenieUsługaSprawa za 50 zł/godz.napisanie odwołaniapodatek VAT za 2005 za 100 zł ryczałtemustna porada prawnaustalenia sytuacji majątkowej małżonków w związku z podpisaniem intercyzy

18 Typy zleceń: stała obsługa Stała obsługa opisuje: Jedno zlecenie związane z wieloma sprawami, prowadzonymi wg tych samych rozliczeń. W ramach zlecenia tego typu, kancelaria oddaje klientowi godziny pracy, nie określając z góry na jakie sprawy będą one wykorzystane. W miarę pojawiania się nowych spraw w zleceniu dodawane są nowe usługi powiązane z tymi sprawami. ZlecenieUsługiSprawy stała obsługa za 50 zł za godzinę, ale minimalnie 1000 złotych/miesiąc. 1. bieżąca obsługatelefoniczne rozwiązywanie problemów 2. napisanie pismaodwołanie do US w sprawie CIT za maj pomoc w negocjacjachumowa o współpracy z firmą DEF

19 Typy zleceń: projekt Projekt to: Jedno zlecenie na wykonanie wielu usług w ramach jednej (lub wielu) spraw. ZlecenieUsługiSprawa za 50 zł za godzinę, ale nie mniej niż 3000 złotych. 1. sporządzenie wezwania do zapłaty negocjacje z firmą XYZ w związku z przeterminowaną należnością 2. prowadzenie negocjacji 3. złożenie sprawy do sądu Jest to najbardziej otwarty typ zlecenia.

20 Wpisz: w polu Typ wybierz: projekt, w polu z dnia wybierz: ustawi się bieżąca data w polu Nazwa wpisz: Odwołanie do Urzędu Skarbowego, w polu Sposób rozliczeń wybierz: wg godzin. Szybki kreator - nowe zlecenie

21 Szybki kreator - usługi Usługa opisuje jakich świadczeń udziela swoim klientom kancelaria jako instytucja. Jest powiązaniem pomiędzy sprawami i zleceniami, ponieważ jest rozliczana w ramach zlecenia, a jej tematem jest sprawa. Usługa jest podstawą do wykonywania czynności przez pracowników. Aby pracownikom łatwiej było odnaleźć podstawę do rozliczeń, każda usługa może być oznaczona kodem. Kliknij w pole porada prawna na liście nazwa usługi i wybierz: ustna porada prawna, wpisz kod Nowak01, Kliknij w dodanym automatycznie polu i wybierz udział w negocjacjach,wpisz kod Nowak02, Naciśnij klawisz [Wstaw].

22 W polu Pracownik wybierz: AM, W polu Grupa wybierz: Finanse. Szybki kreator - przydział pracowników Dzięki identyfikacji użytkowników, system Kancelaris daje możliwość nadawania pracownikom różnych uprawnień. Uprawnienia dotyczące zleceń i spraw obejmują: - przydzielenie do zlecenia z prawem rejestrowania czynności w ramach tego zlecenia, - przydzielenie do zlecenia z prawem do przeglądania danych finansowych, - przydzielenie do sprawy z prawem przeglądania danych. Pracownik, który uruchamia kreatora jest automatycznie przydzielony do sprawy i zlecenia ze wszystkimi uprawnieniami. Dodatkowo te same uprawnienia można nadać jednej osobie i jednej grupie osób. Jeżeli ustawiona jest opcja – Przydzielaj wszystkich pracowników do wszystkich spraw i zleceń – informacja o pracownikach nie jest dostępna. Wybrani są wszyscy pracownicy

23 Szybki kreator - przykład wypełnienia Naciśnij klawisz [Zapisz].

24 W oknie Czy chcesz przesłać komunikaty do osób przydzielanych naciśnij [Tak], W oknie Operacja zapisu danych do bazy została zakończona pomyślnie naciśnij [OK]. Szybki kreator - zapisywanie danych Podczas zapisu danych można zdecydować, czy pracownicy, którzy zostali przydzieleni do nowo utworzonej sprawy i zlecenia mają otrzymać o tym komunikat. Jeśli zapis danych do bazy powiódł się, to program wyświetla odpowiednią informację.

25 Naciśnij przycisk Edycja Wpisz numer dowodu osobistego: AB , Wpisz PESEL: , Wpisz zawód: architekt, Zaakceptuj zmiany klawiszem ok. Dodatkowe dane klienta Na podstawie danych, które zostały wpisane w szybkim kreatorze można już rejestrować czynności. Jeśli jednak chcemy dopisać dodatkowe dane, możemy to zrobić bezpośrednio po zamknięciu szybkiego kreatora, ponieważ automatycznie zostaje otwarte okno Klient.

26 Przejdź do zakładki Adresy: Naciśnij przycisk Edycja, Wprowadź zmiany: usuń haczyk przy polu Korespondencyjny i dodaj go w polu Kontaktowy oraz wpisz w polu Czas dojazdu: 1 h, Potwierdź zmiany w oknie Klient klawiszem ok. Dodatkowe dane klienta: edycja adresu Druga zakładka okna Klient dotyczy jego Adresów. Klient może posiadać jeden lub wiele adresów, przy czym przy wystawianiu faktur pod uwagę brany jest pierwszy adres siedziby, a do korespondencji pierwszy adres korespondencyjny. Informację, po czym będziemy rozpoznawać adres, np. jeśli podmiot ma oddziały, można wprowadzić w pole Opis. Jeżeli w kreatorze podaliśmy adres klienta, to zostanie on wpisany jako adres siedziby i korespondencyjny.

27 Naciśnij przycisk Dodaj Wprowadź dane – jak w przykładzie, Potwierdź dane przyciskiem ok. Dodatkowe dane klienta: dodanie adresu Jeśli klient posiada kilka istotnych dla nas adresów, możemy wpisać kolejne, ale za każdym razem najpierw musimy kliknąć przycisk Dodaj adres. Zmiany w istniejących adresach umożliwia przycisk Edycja adresu. Tabela znajdująca się na dole zakładki ma na celu jedynie ułatwienie przeglądania danych i nie można przy jej pomocy edytować danych.

28 Przejdź do zakładki Kontakty: Naciśnij przycisk Nowy, Wprowadź dane jak na rysunku, Potwierdź dane przyciskiem ok. Dodatkowe dane klienta: Kontakty Kontakty służą do wprowadzania telefonów, faksów, ów, stron WWW i wszelkiego rodzaju informacji dotyczących możliwości skontaktowania się z klientem.

29 Przejdź do zakładki Zlecenia: Naciśnij przycisk Otwórz. Dodatkowe dane klienta: zlecenia Zakładka Zlecenia przedstawia listę zleceń, które klient zlecił kancelarii. Ta lista ma jedynie charakter informacyjny i nie jest przeznaczona do edycji, tzn. nie można bezpośrednio w niej modyfikować danych. Dostępny jest za to przycisk Otwórz (którego użycie spowoduje otwarcie danych zlecenia w oknie Zlecenie) oraz przycisk Nowy, otwierający to okno, z wstawionymi już danymi klienta.

30 Zlecenie Szczegółowe informacje na temat zleceń znajdziesz w Pomocy systemu Kancelaris, którą uruchamia się przyciskiem F1. Wróć do okna Klient: Naciśnij przycisk [Zamknij].

31 Przejdź do zakładki Sprawy: Naciśnij przycisk Otwórz. Dodatkowe dane klienta: Sprawy Zakładka Sprawy przedstawia listę spraw, w których klient pojawił się jako strona. Ta lista ma jedynie charakter informacyjny i nie jest edytowalna, tzn. nie można bezpośrednio w niej modyfikować danych. Dostępny jest za to przycisk Otwórz, którego użycie spowoduje otwarcie okna Akta sprawy.

32 Sprawy Szczegółowe informacje na temat spraw znajdziesz w Pomocy systemu Kancelaris, którą uruchamia się przyciskiem F1. Wróć do okna Klient: Naciśnij przycisk [Zamknij].

33 Szybki kreator, a rejestracja czynności (1) Szybki kreator jest bardzo przydatny podczas rejestrowania czynności. Zwłaszcza w sytuacjach prostych zleceń zadaniowych, w których kancelaria udziela np. ustnych porad prawnych równocześnie wprowadzając dane klienta i rejestrując czas jego obsługi. Kliknij w zakładkę [Rozliczenia], W obszarze Czynności naciśnij [Rejestruj].

34 Szybki kreator, a rejestracja czynności (2) Dostęp do szybkiego kreatora dają przyciski [+] znajdujące się z prawej strony listy klientów okna do rejestracji czynności oraz programu Rejestrator czynności. Wybierz przycisk [+] zaznaczony na rysunku.

35 Bardzo szybki kreator Jeżeli będziemy korzystać z szablonów numerowania, to wprowadzenie informacji o nowym kliencie, który przyszedł ze zleceniem zadaniowym, ogranicza się do wpisania jego danych i informacji o temacie (nazwie) sprawy. Wprowadź imię i nazwisko klienta: Tomasz Jankowski, Wpisz nazwę sprawy: Spadek... Naciśnij przycisk [Zapisz].

36 Szybki kreator, a rejestracja czynności (2) Po pomyślnym zapisaniu danych do bazy, są one automatycznie wybierane jako podstawa do rejestracji czynności. Nie pozostaje nam nic innego, jak wprowadzić dane o jej czasie trwania i ewentualnych dodatkowych kosztach. Wpisz Rozpoczęcie: 12:00 Wpisz Zakończenie: 13:00 Naciśnij przycisk [Dodaj], Naciśnij klawisz [Wyjście], aby zamknąć Rejestrator czynności.

37 Podsumowanie (1) Z tego samouczka dowiedziałeś się, że: Logowanie jest potrzebne do weryfikacji uprawnień poszczególnych osób. W Opcjach kancelarii umieszczonych w module Kartoteki można ustawić szablony numerowania.

38 Podsumowanie (2) Z tego samouczka dowiedziałeś się, że: W menu Narzędzia znajduje się przycisk do Szybkiego kreatora klienta/zlecenia, którego przeznaczeniem jest jak najszybsze wprowadzenie danych dających podstawę do rejestrowania czynności. Okno szybkiego kreatora zawiera podstawowe dane o wszystkich elementach związanych z pracą kancelarii.

39 Podsumowanie (3) Z tego samouczka dowiedziałeś się, że: Po zamknięciu kreatora uruchomionego z poziomu Kartoteki, następuje automatyczne przejście do danych klienta zawartych w oknie Klient, dzięki czemu możesz uzupełnić jego dane. Po zamknięciu kreatora otwartego z poziomu rejestrowania czynności, dane klienta, zlecenia, sprawy i usługi są automatyczne wybierane jako podstawa rejestracji.

40 Zakończenie Dziękujemy!


Pobierz ppt "Kancelaris krok po kroku SZYBKI KREATOR klient, zlecenie, sprawa, usługi."

Podobne prezentacje


Reklamy Google