Jak jest tworzony budżet domyślnie? Założenie o równomiernym zużyciu zasobów w danym zadaniu Użytkownik może to zmienić

Prezentacja na temat: "Jak jest tworzony budżet domyślnie? Założenie o równomiernym zużyciu zasobów w danym zadaniu Użytkownik może to zmienić"— Zapis prezentacji:

1 Jak jest tworzony budżet domyślnie? Założenie o równomiernym zużyciu zasobów w danym zadaniu Użytkownik może to zmienić

2 Zadan ie Praco - chłon ność Z.180 h Z.2240 h Z.380 h Z.4360 h 80

3 Tak powstaje krzywa S

4 Etap realizacji Będzie dobrze przeprowadzony tylko wtedy, gdy będzie dostępna dokładna (PRAWDZIWA!!!) informacja. Obejmuje ona: – informacje o poniesionych kosztach (zużyciu zasobów) – informacje o postępie prac – informacje o odchyleniach i niezbędnych zmianach – informacje na temat produktywności prac

5 Informacje o kosztach (konieczne powiązane z pakietami) zużyte (przepracowane) godziny zużyte materiały amortyzacja inne wydatki

6 Zbieranie informacji o kosztach projektu to nie to samo co księgowanie informacji i kosztach przez księgowość, bo opiera się na kodach z WBS, a nie kodach kont księgowych

7 Zbieranie informacji o kosztach projektu Jest ważne również ze względu na kapitalizację wiedzy Trzeba zbierać informacje również o kosztach pozabudżetowych - najważniejsza jest prawdziwa informacja o kosztach.

8 Każda pozycja musi być związana z konkretnym pakietem Niby oczywiste, ale: –Brak zainteresowania poprawnością informacji –Przypisywanie godzin do innego pakietu po przekroczeniu budżetu danego pakietu Suma drobnych przeinaczeń sfałszuje obraz projektu (na teraz i na przyszłość)

9 Różne momenty ujęcia kosztu Faktura (normalne) Zapłata (normalne) Zamówienie (koszt ukryty) Ustna rozmowa telefoniczna (koszt ukryty)

10 Raporty - pozycje (w trakcie trwania projektu) Numer zadania (pakietu) Budżet planowany Koszy poniesione Zaawansowanie Koszty ukryte Przewidywane koszty całkowite

11 Kontrola postępu prac Stwierdzenie, ile procent danego zadania (pakietu) zostało zrealizowane bywa –Łatwe (ilość jednostek) –Trudne (np. praca doktorska, podwykonawcy) - metoda punktów pośrednich: Plan 5% 1. rozdział 10%, 2. rozdział 20% (w czasie pisania 2. rozdziału 10%)..... złożenie pracy 100% –Metoda zadań powiązanych (np. kontrola jakości)

12 Odchylenia między planem a rzeczywistością Trzy przyczyny: –Zmiany w zakresie (jedno piętro więcej, jeden moduł więcej) –Zmiany w ilości zużytych zasobów (niezależne od zmian w zakresie - trzeba więcej godzin, by wykonać ten moduł) –Zmiany w produktywności (produkt/godzinę pracy, gorsze bo np. opóźnienia w dostawie, niedostępność zasobu)

13 Sens kontroli realizacji polega na tym, by zrozumieć Z której przyczyny wystąpiło dane odchylenie Jakie są jego przewidywalne konsekwencje dla projektu Co należy zrobić teraz, by zmniejszyć (zlikwidować) skutki odchyleń negatywnych.

14 KOSZTY PLANOWANE - RZECZYWISTE

15 Kontrola kosztów w trakcie realizacji Kiedy zostanie przekroczony budżet, zło już się stało! Trzeba reagować wcześniej, uprzedzając problemy Skąd brać szybkie i dobre informacje? Formularze godzin Zużycie materiałów Kontrola postępu zleceń zewnętrznych Składane zamówienia Jak z nich korzystać? Metoda Earned Value

16 ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI METODĄ EARNED VALUE

17 Studium przypadku Zadanie A polega na położeniu 10 km kabla A (planowane koszty położenia 1 km kabla 3 j.p). Zadanie B polega na wyprodukowaniu 10 t substancji B (planowane koszty produkcji 1 t substancji – 3 j.p.). Aktualna wartość budżetu końcowego (BAC) A.Zadanie A: 10 km x 3 = 30 j.p. B.Zadanie B: 10 t x 3 = 30 j.p.

18 Stan w dniu 30.09.2002 roku Planowano A.położenie 3 km kabla A B.wyprodukowanie 3 t substancji B Wykonano A.położono 2 km kabla A, przy czym rzeczywisty koszt położenia 1 km kabla wynosił 4 j.p B.wyprodukowano 4 t substancji B, przy czym rzeczywisty koszt produkcji 1 t wynosił 2 j.p Planowany koszt planowanej pracy (BCWS) A.3 km x 3 = 9 j.p. B.3 t x 3 = 9 j.p. Rzeczywisty koszt wykonanej pracy (ACWP) A.2 km x 4 = 8 j.p. B.4 t x 2 = 8 j.p.

19 Ocena stanu projektu Porównanie kosztów planowanych i rzeczywistych (BCWS – ACWP) A.9 – 8 = 1 j.p. B.9 – 8 = 1 j.p. Planowany koszt wykonanej pracy (BCWP) A.BCWP = 2 km x 3 j.p. = 6 j.p. B.BCWP = 4 t x 3 j.p. = 12 j.p.

20 PARAMETRY METODY Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) Planowany koszt planowanej pracy Actual Cost of Work Performed (ACWP) Rzeczywisty koszt wykonanej pracy Budgeted Cost of Work Performed (BCWP lub Earned Value) Planowany koszt wykonanej pracy (wartość uzyskana, wypracowana, przerób)

21 Ocena stanu projektu WartośćPlanowana BCWS Rzeczywista ACWP Wypracowana BCWP A986 B9812 Projekt181618 WartośćBCWS – ACWP CV=BCWP – ACWP SV=BCWP – BCWS A1-2-3 B143 Projekt220

22 ODCHYLENIA BUDŻETU Schedule Variance SV=BCWP-BCWS Odchylenie harmonogramu Cost Variance CV=BCWP-ACWP Odchylenie kosztu Tradycyjne odchylenie kosztu BCWS-ACWP =CV-SV

23 Szacowanie (prognozowanie) końcowego kosztu projektu EAC (szacowany koszt końcowy) = ACWP (to, co wydaliśmy do tej pory) + ETC (to, co jeszcze przewidujemy wydać) Założenia przy szacowaniu pozostałego kosztu A.Rzeczywiste stawki, te, które wystąpiły do tej pory, prawdopodobnie się już nie zmienią. B.Rzeczywiste stawki, jakie wystąpiły do tej pory, były wyjątkiem

24 Szacowanie (prognozowanie) końcowego kosztu projektu Zadanie A ETC = 8 km (tyle zostało do zrobienia) x 4 j.p. (nowa cena, która uważamy za obowiązującą) = 32 j.p EAC = 8 j.p. (tyle zapłacono do tej pory) + 32 j.p. (tyle jeszcze przewidujemy zapłacić) = 40 j.p. Zadanie B ETC = 6 t (tyle zostało do zrobienia) x 3 j.p. (planowana cena, która uważamy za nadal obowiązującą) = 18 j.p. EAC = 8 j.p. (tyle zapłacono do tej pory) + 18 j.p. (tyle jeszcze przewidujemy zapłacić) = 26 j.p.

25 WSKAŹNIKI WYDAJNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU Schedule Performance Index SPI=BCWP/BCWS Wskaźnik wydajności harmonogramu Cost Performance Index CPI=BCWP/ACWP Wskaźnik wydajności kosztu

26 PROGNOZOWANE OSZACOWANIA Estimate At Completion EAC Szacowany koszt końcowy przybliżone obliczenie: EAC=BAC / CPI EAC*=ACWP+(BAC-BCWP)/(CPI*SPI) Estimate To Complete ETC Szacowany koszt pozostały EAC=ACWP+ETC Variance At Completion VAC=BAC-EAC Odchylenie budżetu

27 Szacowanie (prognozowanie) końcowego kosztu projektu BACEACVAC A3040- 10 B30264 Projek t 6066- 6

28 Ocena stanu projektu WartośćPlanowana BCWS Rzeczywista ACWP Wypracowana BCWP A986 B9812 Projekt181618 WartośćBCWS – ACWP CV=BCWP – ACWP SV=BCWP – BCWS A1-2-3 B143 Projekt220

29 WSKAŹNIKI WYDAJNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU To Complete Performance Index TCPI=Pozostała praca / Pozostałe fundusze Wymagany wskaźnik wydajności kosztu gdzie: Pozostała praca (planowany koszt pozostałej pracy) = BAC – BCWP Pozostałe fundusze = (1) BAC lub (2) EAC lub (3) Nowy fundusz minus ACWP Planowany procent wykonania BCWS / BAC Rzeczywisty procent wykonania BCWP / BAC

30 Ocena stanu projektu CPISPITCPIPlan. % Wykon. Rzecz. % Wykon. A 0,750,671,0930%20% B 1,501,330,8230%40% Projek t 1,12510,9530%

31 TRADYCYJNY SPOSÓB KONTROLI PROJEKTÓW

32 KONTROLA TERMINÓW, ZAKRESÓW I KOSZTÓW WYKONANYCH PRAC

33 KRZYWE METODY EARNED VALUE

34 PROGNOZA WYNIKU PROJEKTU

35 ANALIZA ODCHYLEŃ

36 ANALIZA WYDAJNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU

37 STAN PROJEKTU DZISIAJ [wartość prac]

38 WARIANTY ODCHYLEŃ BUDŻETU