Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

RYZYKO, JAKOŚĆ, KOMUNIKACJA, EV Wrocław, 2013/2014 Opracował i prowadzi dr inż. Jan BETTA.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "RYZYKO, JAKOŚĆ, KOMUNIKACJA, EV Wrocław, 2013/2014 Opracował i prowadzi dr inż. Jan BETTA."— Zapis prezentacji:

1 RYZYKO, JAKOŚĆ, KOMUNIKACJA, EV Wrocław, 2013/2014 Opracował i prowadzi dr inż. Jan BETTA

2 CELE ZAJĘĆ 1.Zapoznanie Uczestników z podstawowymi zasadami, metodami i technikami zarządzania ryzykiem, jakością i komunikacją w projekcie 2.Nabycie przez Nich praktycznych umiejętności kontroli kosztów projektu

3 PLAN ZAJĘĆ 1.Zarządzanie ryzykiem projektu 2.Zarządzanie jakością w projekcie 3.Zarządzanie komunikacją w projekcie 4.Metoda Earned Value kontroli kosztów projektu

4 ŹRÓDŁA 1.NCB National Competence Baseline (Polskie Wytyczne Kompetencji IPMA, wersja ipma/wytyczne-ipma-ncb ipma/wytyczne-ipma-ncb 2.Zarządzanie projektami, Podręcznik, Kraków 2009, pm2pm 3.Frame J.D., Zarządzanie projektami w organizacjach, WIG-PRESS, Warszawa, 2001

5 4.Wysocki Robert K., Mc Garry Rudd, Efektywne zarządzanie projektami, Wyd. III, Helion, Berkun S., Sztuka zarządzania projektami, Helion, Lock D., Podstawy zarządzania projektami, PWE, Young T.L., Skuteczne zarządzanie projektami, ONE Press, 2006

6 1.Zarządzanie ryzykiem projektu Ryzyko jest to zdarzenie zidentyfikowane, którego prawdopodobieństwo wystąpienia można dość dokładnie określić Ryzyko trzeba identyfikować i analizować przed rozpoczęciem projektu, potem jest za późno – realizacja projektu się przeciąga. Ale ten proces trwa aż do zakończenia projektu! Zarządzaj ryzykiem – inaczej ryzyko będzie zarządzało Tobą! (J.P. Lewis)

7 Akceptujemy tylko te projekty, które mają akceptowalny poziom ryzyka. Projektów bez ryzyka nie ma! Zarządzanie ryzykiem może pomóc w uzyskaniu pewności, że osiągniemy wyznaczony cel. Nie można zrezygnować z projektu, który ma dużą wartość, tylko dlatego, że jest ryzykowny Proces zarządzania ryzykiem: 1.Identyfikacja (co się może zdarzyć, co nam grozi?) 2.Pomiar 3.Właściwe zarządzanie

8 Identyfikacja ryzyka Typy ryzyka, jakie należy uwzględnić w projekcie Ryzyko techniczne: zakres produktu i projektu (bardzo częste źródło ryzyka, czasem prawdziwa plaga) harmonogram prac - opóźnienia są rezultatem złej struktury podziału prac WBS i niepoprawnie odwzorowanych zależności pomiędzy zadaniami, nierealistycznego harmonogramu, opartego na zbyt optymistycznych oszacowaniach nakładu prac, niższej niż przyjęta w planie efektywności pracy, złego zarządzania zasobami, zwłaszcza w przypadku puli zasobów wspólnej dla wielu projektów,

9 błędnej estymacji nakładów rzeczowych (pracochłonność, ilość), niejednoznacznego określenia w umowach terminów i warunków płatności, nieefektywnego przydziału i koordynacji zasobów, nieefektywnej komunikacji w projekcie procedury, technologie (zwłaszcza nowości – czy je dobrze znamy?) normy i standardy nieznane lub nie wspomniane w umowie

10 jakość sprzętu, maszyn, urządzeń jakość prac badawczych i rozwojowych wybór dostawców i kooperantów (zawodność, dodatkowe koszty, nie wywiązywanie się z gwarancji) opakowanie i transport efektywność i produktywność pracy, doświadczenie członków zespołu dostępne zasoby części zamienne

11 Ryzyko finansowe: błędna estymacja kosztów sposób finansowania (kredyty) terminy płatności nie związane z konkretnym zakresem prac warunki płatności (ceny ustalone lub korygowane) terminy płatności (zmiana stopy procentowej)

12 kursy walut, waluty niewymienialne brak zapłaty po wykonaniu pracy (brak akceptacji, niewypłacalność) kary (ryczałt, ograniczenia) przepisy podatkowe (zwłaszcza zagraniczne) zerwanie lub przerwanie umowy problemy społeczne, posunięcia rządu i urzędów centralnych

13 Ryzyko prawne: obowiązujący język obowiązujące prawo lokalizacja wady dokumentów własność przemysłowa (technologie, know-how) kto rozsądza interwencja osób trzecich posunięcia rządu i urzędów centralnych (przepisy)

14 Dane wejściowe do identyfikacji ryzyka: opis produktu (czy wypróbowana technologia, czy innowacje), lista kooperantów i dostawców wraz z ich opisem (zawodność?), oceny kosztów i czasów trwania zadań, WBS, harmonogram, lista zadań z przydzielonymi zasobami,.

15 lista trudno zastępowalnych członków zespołu, lista zapracowanych i rozrywanych członków zespołu, którzy mogą nie dotrzymać swoich zobowiązań, dane historyczne o projektach z przeszłości i ryzyku (niekoniecznie na poziomie firmy, czasem w czyjejś szufladzie), dostępne dane historyczne o podobnych projektach (Internet), pamięć członków zespołu projektowego

16 Narzędzia identyfikacji ryzyka: wywiady z udziałowcami projektu burza mózgów kwestionariusze kontrolne (checklisty) – specyficzne dla branży audyty produktu i procesów projektu zgłoszenia indywidualne – wynik zaangażowania każdego członka zespołu w zarządzanie ryzykiem eksperci (grupa delficka)

17

18 Nie wolno zapomnieć o jednym ryzyku - że projekt nie będzie mógł być doprowadzony do końca. Należy mieć gotowe scenariusze wyjścia z projektu. ZŁOTA ZASADA FUNDUSZY VENTURE CAPITAL: inwestycja bez planu rezygnacji jest z definicji nieopłacalna – nie daje bowiem szansy na odzyskanie choćby części zainwestowanego kapitału.

19 Pomiar ryzyka WARTOŚĆ RYZYKA (1) = (prawdopodobieństwo wystąpienia) (konsekwencje) Prawdopodobieństwo: 0 – 1 Konsekwencje – np

20 Pomiar ryzyka Ocena prawdopodobieństwa - metody: PERT i metody pokrewne Drzewa decyzyjne, diagramy przyczynowo- skutkowe Symulacja Te same narzędzia, co przy identyfikacji

21 Uwaga na indywidualne cechy, przeszłość i język ekspertów - przykładowo: bardzo małe0- 0,1 małe0,1-0,3 średnie0,3-0,5 duże0,5-0,7 bardzo duże0,7-1

22 Ocena konsekwencji – podobne narzędzia ilościowo (o tyle a tyle wyższe koszty, taka a taka kara) słownie (skutek katastrofalny, krytyczny, marginalny, nieistotny) W obu przypadkach konsekwencje tłumaczymy na liczbę od 1 (nieistotny problem) do 10 (katastrofa)

23 Przykładowa klasyfikacja ryzyk Wysokie ryzyko: wartość >5 Średnie ryzyko: wartość od 1 do 5 Niskie ryzyko: wartość od 0 do 1

24 WARTOŚĆ RYZYKA (2): (prawdopodobieństwo wystąpienia) x (konsekwencje) x (nasza zdolność do wczesnego wykrycia) Nasza zdolność do wykrycia ryzyka: Zdolność do wczesnego wykrycia oceniana w skali od 1 (na pewno będziemy o tym wiedzieli dostatecznie wcześnie) do 10 (zupełnie nie do przewidzenia). Zadanie: Ocenić wartość ryzyk nie udania się niedzielnej wycieczki rowerowej. Identyfikacja ryzyka doprowadziła do identyfikacji 3 ryzyk:

25 złapiemy gumę (G) potrąci nas samochód (S) będzie brzydka pogoda (P)

26 Właściwe zarządzanie ryzykiem Co można zrobić z ryzykiem? wyeliminować lub zredukować przenieść na osobę trzecią (kosztuje!) kontrolować (rezerwy, działania korygujące, plany kryzysowe)

27 Proces zarządzania ryzykiem trwa przez CAŁY CZAS REALIZACJI PROJEKTU Co jakiś czas trzeba zadawać następujące pytania i uzyskiwać odpowiedzi na nie: czy któreś z ryzyk stało się bądź na pewno stanie się rzeczywistością? czy jakieś ryzyko już przestało nam grozić? czy pojawiły się nowe ryzyka? co z tego wynika (koszty, czas, jakość, wykorzystanie rezerw)?

28 2.Zarządzanie jakością w projekcie Trzy procesy: Planowanie jakości: Wejścia procesu: polityka jakości zakres projektu opis produktu/usługi/celu projektu przepisy/normy

29 Transformacje wejść procesu: analiza zysku i kosztów benchmarking diagramy przepływów i przyczynowo- skutkowe (Ishikawa) Wyjścia procesu: plan zarządzania jakością definicje operacyjne listy kontrolne

30 Zapewnienie jakości Wejścia procesu: plan zarządzania jakością wyniki pomiarów jakości definicje operacyjne Transformacje wejść procesu: metody i techniki planowania jakości audyty jakości Wyjścia procesu: doskonalenie jakości

31 Kontrola jakości Wejścia procesu: wyniki prac plan zarządzania jakością definicje operacyjne listy kontrolne

32 Transformacje wejść procesu: kontrole i karty kontrolne statystyczna kontrola jakości diagramy Pareto i inne analiza tendencji Wyjścia procesu: doskonalenie jakości decyzje o akceptacji zmiany wypełnione listy kontrolne dostosowanie procesów

33 PRZYKAZANIA JAKOŚCI 1.ZGODNOŚĆ - działaj zgodnie z przyjętymi standardami i specyfikacjami 2. CZYTELNOŚĆ - jasno opisuj procesy, stosuj klarowne zasady, jednoznaczne procedury 3. ZAPOBIEGANIE - wytwarzaj tylko to, co się da sprzedać, produkty z defektami wycofuj jak najwcześniej, nie dodawaj wartości do produktów, nie spełniających wymogów jakości 4. POMIARY - postęp możesz osiągnąć tylko w stosunku do punktu odniesienia, usytuuj go i wyznacz pozycję celu 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ - jesteś odpowiedzialny za produkt, jaki dostarczasz w projekcie klientowi wewnętrznemu 6. ARCHIWIZACJA - musisz umieć odnaleźć wszystkie ścieżki projektu, dokument, móc zrobić pewne rzeczy na nowo. Rób dobrze: od początku do końca i każdą rzecz!

34 3.Zarządzanie komunikacją Planowanie komunikacji Wejścia procesu: wymagania komunikacyjne projektu dostępne technologie komunikacyjne Transformacje wejść procesu: analiza udziałowców projektu Wyjścia procesu: plan zarządzania komunikacją

35 Dystrybucja informacji Wejścia procesu: wyniki prac plan zarządzania komunikacją plan projektu

36 Transformacje wejść procesu: umiejętności komunikacyjne udziałowców system wyszukiwania informacji system rozpowszechniania informacji Wyjścia procesu: dostępne informacje (teczka projektu)

37 Raportowanie wykonania Wejścia procesu: plan projektu wyniki działań Transformacje wejść procesu: przeglądy wykonania analiza odchyleń analiza tendencji

38 analiza wartości uzyskanej (budżet, planowany koszt planowanej pracy, rzeczywisty koszt wykonanej pracy, planowany koszt wykonanej pracy, a na ich podstawie odchyłki kosztowe, harmonogramu, itd.) narzędzia i techniki dystrybucji informacji Wyjścia procesu: raporty wnioski o zmianę

39 Zamknięcie projektu Wejścia procesu: plan projektu wyniki prac Transformacje wejść procesu: niezbędne działania prawne, księgowe, strategiczne i logistyczne

40 Wyjścia procesu: zamknięcie prawne projektu zamknięcie księgowe projektu zamknięcie strategiczne projektu zamknięcie logistyczne projektu

41 Kapitalizacja doświadczeń, zarządzanie wiedzą Wejścia procesu: wyniki prac raporty niesformalizowane doświadczenia udziałowców projektu

42 Transformacje wejść procesu: przełożenie i formalizacja umiejętności klasyfikacja i organizacja zgodnie ze strukturą zapewniającą dostępność innym osobom Wyjścia procesu: zbiornik doświadczeń, umiejętności i wiedzy przewodnik poruszania się po nim

43 Będzie dobrze przeprowadzona tylko wtedy, gdy będzie dostępna dokładna (PRAWDZIWA) informacja. Obejmuje ona: informacje o poniesionych kosztach (zużyciu zasobów) informacje o postępie prac informacje o odchyleniach i niezbędnych zmianach informacje na temat produktywności prac 4.Metoda Earned Value kontroli kosztów projektu

44 Informacje o kosztach (pakiety WBS) zużyte (przepracowane) godziny zużyte materiały amortyzacja inne wydatki

45 Zbieranie informacji o kosztach projektu to nie to samo co księgowanie informacji o kosztach przez księgowość, bo opiera się na kodach z WBS, a nie kodach kont księgowych

46 Różne momenty ujęcia kosztu: faktura (normalne) zapłata (normalne) zamówienie (koszt ukryty) ustna rozmowa telefoniczna (koszt ukryty)

47 Kiedy zostanie przekroczony budżet, zło już się stało! Trzeba reagować wcześniej, uprzedzając problemy Skąd brać szybkie i dobre informacje? formularze godzin zużycie materiałów kontrola postępu zleceń zewnętrznych składane zamówienia Jak z nich korzystać? Metoda Earned Value

48 Metoda Earned Value kontroli budżetu Projekt składa się z dwóch zadań: Zadanie A polega na położeniu 10 km kabla A (planowane koszty położenia 1 km kabla - 3 j.p). Zadanie B polega na wyprodukowaniu 10 t substancji B (planowane koszty produkcji 1 t substancji – 3 j.p.) Aktualna wartość budżetu końcowego (BAC) Zadanie A: 10 km x 3 = 30 j.p. Zadanie B: 10 t x 3 = 30 j.p. Projekt: 60 j.p.

49 Stan na dzień Planowano A.położenie 3 km kabla A B.wyprodukowanie 3 t substancji B Wykonano A.położono 2 km kabla A, przy czym rzeczywisty koszt położenia 1 km kabla wynosił 4 j.p B.wyprodukowano 4 t substancji B, przy czym rzeczywisty koszt produkcji 1 t wynosił 2 j.p Planowany koszt planowanej pracy (BCWS) A.3 km x 3 = 9 j.p. B.3 t x 3 = 9 j.p. Rzeczywisty koszt wykonanej pracy (ACWP) A.2 km x 4 = 8 j.p. B.4 t x 2 = 8 j.p

50 Ocena stanu projektu ( ): Porównanie kosztów planowanych i rzeczywistych (BCWS – ACWP) 9 – 8 = 1 j.p. Planowany koszt wykonanej pracy (BCWP) BCWP = 2 km x 3 j.p. = 6 j.p. BCWP = 4 t x 3 j.p. = 12 j.p.

51 Parametry metody: Budget at Completion (BAC) Budżet początkowy Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) Planowany koszt planowanej pracy Actual Cost of Work Performed (ACWP) Rzeczywisty koszt wykonanej pracy Budgeted Cost of Work Performed (BCWP lub Earned Value) Planowany koszt wykonanej pracy (wartość uzyskana, wypracowana, przerób)

52 WartośćPlanowana BCWS Rzeczywista ACWP Wypracowana BCWP A986 B9812 Projekt Wartość C BCWS – ACWP CV=BCWP – ACWP SV=BCWP – BCWS A1-2-3 B143 Projekt220 Ocena stanu projektu ( )

53 Odchylenia: Schedule Variance SV=BCWP-BCWS Odchylenie harmonogramu Cost Variance CV=BCWP-ACWP Odchylenie kosztu Tradycyjne odchylenie kosztu BCWS-ACWP =CV-SV

54 Szacowanie (prognozowanie) końcowego kosztu projektu (planowana data – ) EAC (szacowany koszt końcowy) = ACWP (to, co wydaliśmy do tej pory) + ETC (to, co jeszcze przewidujemy wydać) Założenia przy szacowaniu pozostałego kosztu A.Rzeczywiste stawki, te, które wystąpiły do tej pory, prawdopodobnie się już nie zmienią. B.Rzeczywiste stawki, jakie wystąpiły do tej pory, były wyjątkiem

55 Szacowanie (prognozowanie) końcowego kosztu projektu (na ) Zadanie A ETC = 8 km (tyle zostało do zrobienia) x 4 j.p. (nowa cena, która uważamy za obowiązującą) = 32 j.p EAC = 8 j.p. (tyle zapłacono do tej pory) + 32 j.p. (tyle jeszcze przewidujemy zapłacić) = 40 j.p. Zadanie B ETC = 6 t (tyle zostało do zrobienia) x 3 j.p. (planowana cena, która uważamy za nadal obowiązującą) = 18 j.p. EAC = 8 j.p. (tyle zapłacono do tej pory) + 18 j.p. (tyle jeszcze przewidujemy zapłacić) = 26 j.p.

56 Prognozowane oszacowania Estimate To Complete ETC (Szacowany koszt pozostały) Estimate At Competion EAC (Szacowany koszt końcowy) EAC = ACWP + ETC Variance At Completion VAC=BAC-EAC (Odchylenie budżetu)

57 BACEACVAC A B30264 Projekt Szacowanie (prognozowanie) końcowego kosztu projektu

58 Wskaźniki wydajności realizacji projektu Planowany procent wykonania BCWS / BAC Rzeczywisty procent wykonania BCWP / BAC

59 Wizualizacja - tradycyjny sposób kontroli projektów

60 Wizualizacja - krzywe metody Earned Value

61 Warianty odchyleń

62 DZI Ę KUJ Ę ZA WSPÓŁPRAC Ę i/and HAPPY PROJECTS!!!


Pobierz ppt "RYZYKO, JAKOŚĆ, KOMUNIKACJA, EV Wrocław, 2013/2014 Opracował i prowadzi dr inż. Jan BETTA."

Podobne prezentacje


Reklamy Google