Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Rozliczanie projektów w ramach Poddziałania 1.1.1, 1.3.1 i 1.3.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna.

Prezentacja na temat: "Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Rozliczanie projektów w ramach Poddziałania 1.1.1, 1.3.1 i 1.3.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna."— Zapis prezentacji:

1 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Rozliczanie projektów w ramach Poddziałania 1.1.1, 1.3.1 i 1.3.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013 Rozliczanie projektów i weryfikacja płatności

2 1 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Definicje 1.Płatność – przekazanie beneficjentowi środków stanowiących dofinansowanie projektu. 2.Dokumenty potwierdzające wydatki – dokumenty potwierdzające zawarcie umów, dokumenty potwierdzające fakt poniesienia wydatków, dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty. 3.Wniosek o płatność – wniosek według określonego schematu, zatwierdzonego przez MRR, składany w formie elektronicznej i papierowej w OPI 4.Generator wniosków – Generator Wniosków o Płatność, dostępny na stronach MRR, umożliwiający przygotowanie wniosku w formie elektronicznej.

3 2 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Wniosek o płatność 1.Beneficjent składa wniosek w formie elektronicznej (generator wniosków o płatność) oraz papierowej. Należy pamiętać, że obie wersje muszą być tożsame, tzn. muszą posiadać te same sumy kontrolne. Ponadto wniosek o płatność na wydruku próbnym nie podlega weryfikacji. 2.Wniosek może dotyczyć zaliczki, refundacji, rozliczenia zaliczki, sprawozdania. 3.Do wniosku należy załączyć dodatkową tabelę (Tabela nr 1 –zestawienie kumulatywne wydatków w podziale na kategorie w ramach poszczególnych wniosków o płatność służąca do analizowania poprawności realizacji umowy o dofinansowanie), oświadczenie Beneficjenta wg przesłanego wzoru.

4 3 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Rozliczenie kosztów wniosku WNP_POIG. poniesionych do dnia Kategorie wydatków Kwota kategorii kosztów (w PLN) zgodnie z umową Wydatki okresów rozliczeniowych Pozostałe środki do końca realizacji projektu Procentowe rozliczenie kategorii Sprawdzenie suma wydatków z 2009 suma wydatków z 2010 WNP nr … do …..2011 0 suma wydatków narastająco od początku realizacji projektu Wynagrodzenia z pochodnymi500 000,00500,0010 000,00 10 500,00489 500,002,10%OK Amortyzacja100,0020,0060,00 80,0020,0080,00%OK Wkład niepieniężny300,00200,00 0,00 200,00100,0066,67%OK Zakup wyposażenia laboratoryjnego (do 20 % wydatków kwalifikowanych projektu, włączając podatek VAT) 20 000,00200,003 000,00 3 200,0016 800,0016,00%OK Materiały i surowce, oprogramowanie i licencje 15 000,00100,00400,00 500,0014 500,003,33%OK Usługi badawcze, ekspertyzy, analizy i raporty 50 000,00 0,0050 000,000,00%OK Delegacje krajowe i zagraniczne30 000,0015 000,000,00 15 000,00 50,00%OK Wydatki na certyfikację rezultatów projektu 0,00 ndOK Wydatki na ochronę patentową wraz z doradztwem 8 000,00500,000,00 500,007 500,006,25%OK Wydatki na promocję projektu (w tym rezultatów) 10 000,006 000,002 000,00 8 000,002 000,0080,00%OK Koszty ogólne (w tym wynagrodzenie personelu zarządzającego, administracyjnego oraz finansowego do 20% kosztów kwalifikowanych projektu, włączając podatek VAT) 91 000,00 648,061 000,00 1 648,0689 351,941,81%OK Wydatki na obsługę instrumentów zabezpieczających realizację umowy 0,00 ndOK Wydatki na usługi w zakresie audytu zewnętrznego 0,00 ndOK SUMA całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu 724 400,0023 168,0616 460,000,00 39 628,06684 771,945,47% Procent rozliczenia danego wniosku w stosunku do całkowitych kosztów projektu3,20%2,27%0,00% 5,47%

5 4 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Wniosek o płatność 4. Beneficjent zobowiązany jest do składania wniosków o płatność raz na kwartał: * w terminie 10 dni od dnia zakończenia kwartału kalendarzowego (danego okresu) – w przypadku Beneficjenta samodzielnie realizującego Projekt, * w terminie 25 dni od dnia zakończenia kwartału kalendarzowego - w przypadku Beneficjenta realizującego Projekt w ramach konsorcjum.

6 5 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Weryfikacja wniosku 1.Instytucja Wdrażająca weryfikuje wniosek o płatność w terminie 14 dni od dnia otrzymania kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność. 2.Instytucja Wdrażająca może zlecić weryfikację wniosku o płatność niezależnemu ekspertowi – wtedy termin weryfikacji może ulec wydłużeniu.

7 6 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Uzupełnienie wniosku 1.W przypadku, gdy wniosek o płatność zawiera braki lub błędy Beneficjent, na wezwanie Instytucji Wdrażającej, jest zobowiązany do poprawienia i uzupełnienia wniosku. 2.Beneficjent ma 7 dni liczonych od dnia doręczenia wezwania na dokonanie korekty.

8 7 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Ponowna weryfikacja wniosku 1.W przypadku konieczności dokonania korekt – termin weryfikacji wniosku zaczyna się liczyć ponownie od momentu złożenia kompletnego wniosku. 2.Oznacza to, że Instytucja Wdrażająca ma ponownie 14 dni na weryfikację wniosku. 3.W razie zaistnienia takiej konieczności, Instytucja Wdrażająca może dokonać ponownego wezwania do uzupełnienia dokumentów.

9 8 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Wniosek rozliczający transzę zaliczki 1.Wniosek o płatność rozliczający transzę zaliczki w całości, Beneficjent zobowiązany jest złożyć w terminie 120 dni od dnia jej przekazania na rachunek bankowy. Rozliczenie polega na wykazaniu we wniosku o płatność wydatków kwalifikowanych w wysokości zaliczki lub na zwrocie niewykorzystanych środków. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na pełną kwotę transzy zaliczki lub w obowiązującym terminie, od środków pozostałych do rozliczenia w ramach danej transzy nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego daną transzę zaliczki (§ 7 u. 7 Umowy o dofinansowanie)

10 9 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Wniosek o płatność końcową 1.Łącznie dofinansowanie przekazane Beneficjentowi w formie zaliczki i płatności pośrednich nie może przekroczyć 95% kwoty dofinansowania określonej w Umowie. Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana Beneficjentowi po zaakceptowaniu przez Instytucję Wdrażającą wniosku o płatność końcową. 2. Beneficjent jest zobowiązany do złożenia wniosku o płatność końcową nie później niż w dniu zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków określonego dla każdego Projektu w Umowie o dofinansowanie.

11 10 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Wniosek o płatność końcową c.d. 3. Przekazanie płatności końcowej następuje pod warunkiem zrealizowania pełnego zakresu rzeczowego i finansowego Projektu. 4.Do ostatniego wniosku o płatność Beneficjent dołącza pełną dokumentację finansową potwierdzającą przedstawione w tym wniosku o płatność wydatki. 5.Zaakceptowanie wniosku końcowego następuje po zakończeniu kontroli administracyjnej (zatwierdzenie dokumentacji finansowej do wniosku końcowego i wcześniejszych – dokumentacja wybrana losowo, po uzgodnieniu i zatwierdzeniu przepływów finansowych, zaakceptowanie zakresu rzeczowego projektu).

12 11 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Wniosek o płatność końcową c.d. 6. Należy zwrócić szczególną uwagę na ostateczne rozliczenie projektu: czy nie wystąpiły przekroczenia na kategoriach czy zachowany został procent wydatkowania w kategoriach limitowanych.

13 12 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Wniosek o płatność końcową c.d. 7. W przypadku, gdy z wniosku o płatność końcową wynika, że część przekazanego dofinansowania nie została wydatkowana przez Beneficjenta, Beneficjent bez wezwania, wraz wnioskiem o płatność końcową zwraca na rachunki wskazane przez Instytucję Wdrażającą niewykorzystaną kwotę dofinansowania wraz z odsetkami bankowymi. Kwotę odsetek Benefeicjent dokumentuje wyciągiem bankowym z wyodrębnionego do obsługi zaliczek rachunku bankowego (§ XIV u. 7 Umowy o dofinansowanie). W przeciwnym wypadku stosuje się art. 207 ustawy o finansach publicznych (§ XIV u. 8 Umowy o dofinansowanie).

14 13 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Wypłata środków 1.Instytucja Wdrażająca jest zobowiązana do wystawienia zlecenia płatności ze środków EFRR w ciągu 14 dni od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność oraz przekazania dotacji celowej na rachunek bankowy Beneficjenta w możliwie najkrótszym terminie zsynchronizowanym z terminem przekazania przez Płatnika (Bank Gospodarstwa Krajowego) środków z EFRR.

15 14 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Rachunki bankowe 1.Beneficjent zobowiązany jest do otwarcia wyodrębnionego oprocentowanego rachunku bankowego wyłącznie do obsługi płatności zaliczkowych. Beneficjent działający w formie konsorcjum zapewnia, ze konsorcjanci również założą wyodrębnione oprocentowane rachunki bankowe do obsługi zaliczek. 2.Odsetki bankowe narosłe od kwot dofinansowania w formie zaliczki, przekazywanych w ciągu roku kalendarzowego na realizację Projektu (wg stanu na 31 grudnia danego roku), Beneficjent zobowiązany jest zwrócić do 15 stycznia następnego roku oddzielnym przelewem bankowym na rachunki bankowe wskazane przez Instytucję Wdrażającą.

16 15 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Rachunki bankowe c.d. 1.Wpłaty na wyodrębniony do obsługi zaliczki rachunek bankowy Beneficjenta mogą pochodzić wyłącznie od Instytucji Wdrażającej oraz Płatnika. Wpłaty na konta bankowe konsorcjantów wyodrębnione na potrzeby obsługi zaliczek mogą pochodzić jedynie od Beneficjenta. 2.Wydatki z wyodrębnionych na obsługę zaliczek rachunków bankowych zarówno Beneficjenta jak i jego konsorcjantów mogą być dokonywane wyłącznie na pokrycie wydatków kwalifikowanych, w tym przekazanie przez Beneficjenta zaliczki na rachunki konsorcjantów.

17 16 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Ewidencja księgowa 1.Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej informatycznej ewidencji księgowej środków dotyczących realizowanego Projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i umożliwiającej identyfikację środków wydatkowanych na poszczególne zadania realizacji Projektu jak również kontrolę utrzymania proporcji pomiędzy płatnościami ze środków EFRR i dotacją celową. 2.W przypadku Projektu realizowanego w ramach Konsorcjum, powyższy obowiązek dotyczy również konsorcjantów. 3.Dla potrzeb rozliczania podatku od towarów i usług VAT Beneficjent (odpowiednio konsorcjant) zobowiązany jest do prowadzenia odrębnej ewidencji wydatków, w stosunku do których podatek VAT jest uznany za wydatek kwalifikowany. W przeciwnym wypadku Instytucja Wdrażająca uznaje VAT za niekwalifikowany.

18 17 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Środki niewykorzystanych w danym roku budżetowym 1.Dofinansowanie udzielone Beneficjentowi w formie zaliczki w zakresie środków pochodzących z dotacji celowej w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego podlega zwrotowi na rachunek wskazany przez Instytucję Wdrażającą do dnia 15 stycznia następnego roku. Po upływie ww. terminu od niezwróconych środków nalicza się odsetki określone jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia 16 stycznia. 2.Wszystkie wydatki poniesione w ramach projektu z konta ogólnego muszą być zrefundowane z konta zaliczkowego (projektowego) do dnia 31 grudnia danego roku. 3.Środki finansowe przekazane w ramach dofinansowania w formie zaliczki ze środków EFRR pozostają na rachunku Beneficjenta oraz konsorcjantów i mogą być wydatkowane w terminie określonym w harmonogramie realizacji Projektu.

19 18 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Zmiany w Weryfikacji dokumentów finansowych I. Weryfikacja dokonywana przez OPI (dotyczy wszystkich projektów, których realizacja kończy się do dnia 31.12.2012 r.) II. Weryfikacja na miejscu realizacji projektu dokonywana przez Fundację Fundusz Współpracy.

20 19 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 I. Weryfikacja dokumentów na podstawie próby losowej dokonywana przez OPI 1.OPI losuje próbę dokumentów do weryfikacji każdego zaakceptowanego wniosku o płatność. 2.Do Beneficjentów wysyłane jest pismo z prośbą o dostarczenie pełnej dokumentacji dotyczącej wylosowanych pozycji z Tabeli 11 wniosku o płatność.

21 20 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 I. Weryfikacja dokumentów na podstawie próby losowej dokonywana przez OPI cd. 3. Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia dokumentów w sposób czytelny, dokumentacja powinna być uporządkowana zgodnie z pismem (do każdej pozycji wskazanej w piśmie powinien być stworzony kompletny pakiet dokumentów, a kolejne pakiety powinny być oddzielone od siebie) oraz trwale złączona. 4. W razie braków, błędów lub wątpliwości Beneficjent będzie wezwany do uzupełnień lub sporządzenia koniecznych korekt.

22 21 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 I. Weryfikacja dokumentów na podstawie próby losowej dokonywana przez OPI cd. 5. Dokumenty powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem, opisane w taki sposób by był widoczny związek danego wydatku z projektem oraz powinny odnosić się do konkretnej pozycji z harmonogramu. Dowód księgowy powinien być podpisany przez osobę akceptująca dokument oraz zawierać dekretację, numer księgowy, numer umowy o dofinansowanie oraz informację o współfinansowaniu.

23 22 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 II. Weryfikacja dokumentów na miejscu realizacji dokonywana przez FFW 1.Fundacja Fundusz Współpracy działa na podstawie upoważnienia Instytucji Wdrażającej, wykonuje czynności techniczne polegające na wspieraniu IW w zakresie weryfikacji dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki w ramach projektu. 2.Fundacja jest zobowiązana do weryfikacji dokumentów potwierdzających poniesione wydatki kwalifikowane we wszystkich zaakceptowanych przez IW wnioskach o płatność.

24 23 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 II. Weryfikacja dokumentów na miejscu realizacji dokonywana przez FFW cd. 3. Fundacja podczas kolejnych weryfikacji u Beneficjenta ma obowiązek monitorować postęp rzeczowo – finansowy dotyczący wszystkich faktur zaliczkowych oraz zawartych umów na podstawie których zostały dokonane płatności zaliczkowe. Sprawdzeniu przez Fundację podlegają m.in. umowy z wykonawcami, częściowe i końcowe protokoły odbioru, wpisy do ewidencji księgowej itp.

25 24 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 II. Weryfikacja dokumentów na miejscu realizacji dokonywana przez FFW cd. 4.Fundacja jest zobowiązana do poinformowania Beneficjenta o terminie weryfikacji nie później niż na 2 dni przed planowana weryfikacją. 5.W okresie dwóch pierwszych kwartałów realizacji umowy weryfikacji podlegają wszystkie dokumenty (100%) stanowiące potwierdzenie poniesienia wydatków kwalifikowanych wykazanych we wnioskach o płatność (dotyczy umów o dofinansowanie zawartych od 01.07.2012 r.

26 25 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 II. Weryfikacja dokumentów na miejscu realizacji dokonywana przez FFW cd. 6. W przypadku kiedy projekt jest realizowany przez Konsorcjum, wydatki poniesione przez każdego z Konsorcjantów będą traktowane jako odrębna całość (dla każdego z nich będzie dobrana próba oddzielnie).W związku z powyższym zaleca się Konsorcjantom przekazywanie pełnej kopii dokumentacji finansowej potwierdzonej za zgodność z oryginałem do Lidera Projektu.

27 26 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 II. Weryfikacja dokumentów na miejscu realizacji dokonywana przez FFW cd. 7. Na podstawie weryfikacji FFW zobowiązana jest do przekazania do IW raportu z weryfikacji do zatwierdzenia. W wypadku braku akceptacji IW wszczyna postępowanie odrębnym trybem.

28 27 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Wydatki kwalifikowane Poddziałanie 1.1.1 LPWYDATEK KWALIFIKOWANY 1Wynagrodzenia i pochodne 2Amortyzacja 3Wkład niepieniężny 4Zakup wyposażenia laboratoryjnego (w tym używanego) 5Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji na oprogramowanie 6Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz 7Zakup dostępu do baz danych, nabycie profesjonalnych opracowań dotyczących rynku 8Wydatki na delegacje i udział w konferencjach 9Koszty opracowania analiz i raportów związanych bezpośrednio z celem projektu 10Koszty organizacji paneli ekspertów 11Koszty usług IT związanych bezpośrednio z realizacją projektu 12Wydatki na ochronę patentową 13Wydatki na promocję 14Koszty ogólne 15Obsługa instrumentów zabezpieczających 16Audyt zewnętrzny 17Podatek VAT

29 28 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Wydatki kwalifikowane Działanie 1.3 LPWYDATEK KWALIFIKOWANY 1Wynagrodzenia i pochodne 2Amortyzacja 3Wkład niepieniężny 4Zakup wyposażenia laboratoryjnego (w tym używanego) 5Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji na oprogramowanie 6Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz 7Wydatki na certyfikację rezultatu projektu 8Wydatki na ochronę patentową 9Wydatki na delegacje krajowe i zagraniczne związane ze zgłoszeniami patentowymi 10Koszty ogólne 11Obsługa instrumentów zabezpieczających 12Wydatki na promocję 13Audyt zewnętrzny 14Podatek VAT

30 29 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 1.Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę (wraz z pochodnymi) Należy pamiętać że ZFŚS jest kwalifikowanych tylko dla Beneficjentów którzy rozliczają projekt zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIG z dnia 5 czerwca 2008 roku. Umowa o pracę/ oświadczenie o zatrudnieniu, zakres obowiązków, regulamin wynagradzania/uchwała /układ zbiorowy pracy. Powyższe dokumenty należy złożyć jednokrotnie w wersji elektronicznej dokumenty w sposób następujący: dla każdej osoby utworzyć oddzielny plik z dokumentacją, i w dodatkowym pliku dokumenty ogólne (regulamin wynagrodzeń/ układ zbiorowy itp.). W przypadku gdy powstają aktualizacje dokumentów, dochodzą nowi pracownicy itp., należy przysłać aktualizację danych. * Dokumenty delegujące do prac w projekcie (np. polecenie dyrektora), jeżeli powyższe nie wynika z umowy * Indywidualne karty czasu pracy, w przypadku oddelegowania bądź rozliczenia godzinowego muszą wskazywać ile godzin, w jakim zadaniu i jakiej kategorii przepracowała dana osoba. W przypadku rozliczania przy pomocy stałej stawki godzinowej niezbędne jest wskazanie dokumentu, w którym jest ona ujęta (umowa, oddelegowanie, kwota powinna być wskazana w regulaminie wynagrodzeń bądź innym wiążącym i zatwierdzonym przez Instytucje dokumencie) * lista płac * praca maksymalnie 8 godzin dziennie na pełnym etacie, chyba że przepisy stanowią inaczej – jeśli pracownik przepracował więcej godzin, to należy dołączyć dokumentację dotyczącą odbioru godzin (podanie pracownika/ zgoda/ rozliczenie następuje w miesiącu zapłaty) * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US oraz innych obciążeń * DRA * kalkulacja, zbiorcza karta czasu pracy, która wprost wskazuje kwoty w Tabeli 11 wniosku o płatność. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników, zapłaty do ZUS i US oraz pozostałych obciążeń wynagrodzeń (ZFM, KZP itp.) wraz z niezbędnymi oświadczeniami i zestawieniami, że zapłaty wskazane jako kwalifikowane występują w konkretnych potwierdzeniach zapłat

31 30 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWADOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 2 Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia/ o dzieło z własnym pracownikiem (wraz z pochodnymi) Umowa zlecenie/ o dzieło; zakres obowiązków i/lub oświadczenie dotyczące: *rozbieżności zakresu ww. umowy z zakresem obowiązków pracowniczych *faktu, że czynności wynikające z ww. umowy wykonywane są poza godzinami pracy. Artykuł pzp. * Rachunek * protokół odbioru pracy, * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US, * DRA Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników; zapłaty do ZUS i US z oświadczeniami (jw.) 3 Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia/ o dzieło z osobą spoza jednostki (wraz z pochodnymi) Umowa zlecenie/ o dzieło. Artykuł pzp. * Rachunek * protokół odbioru pracy, * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US, * DRA Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników; zapłaty do ZUS i US z oświadczeniami (jw.) 4 Usługi obce – podmiot prowadzący działalność gospodarczą Umowa. Artykuł pzp.* Faktura, * protokół odbioru pracy/ protokół zdawczo- odbiorczy Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.

32 31 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWADOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 5 Amortyzacja Faktura źródłowa z potwierdzeniem zapłaty. OT, dokument przyjęcia środka trwałego na stan, tabela amortyzacyjna. Oświadczenie, że środek trwały nie był finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej w ciągu ostatnich 7 lat. Jeśli środek trwały był zakupiony jako sprzęt używany dodatkowo oświadczenie o jego wycenie w kontekście cen rynkowych. * Informacja o przekazaniu środka trwałego do projektu z wykazaniem związku z projektem, * dokumentacja księgowa – wydzielone konto przypisane do projektu, * kalkulacja z wyjaśnieniem, jeśli sprzęt używany jest jedynie częściowo. 6 Wkład niepieniężny Dokumentacja opisowa wkładu niepieniężnego. Wycena wkładu niepieniężnego. * Dokument wnoszący wkład do projektu, * oświadczenia, wyjaśnienia. * Jeśli częściowe rozliczenie to dołączenie kalkulacji z wyjaśnienie, * dokumentacja księgowa. 7 Zakup sprzętu / wyposażenia laboratoryjnego (do 20% kosztów kwalifikowanych) Umowa z wykonawcą. Przyjęcie wyposażenia na stan. Artykuł pzp. * Faktury, * protokoły przyjęcia, * dokument przyjęcia na stan, * kalkulacja z wyjaśnieniem/ wskazanie pozycji faktury, jeśli kwalifikowana jest część faktury * wyjaśnienie związku z projektem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.

33 32 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWADOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 8 Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji Umowa z wykonawcą. Dokument przyjęcia na stan. Artykuł pzp. * Faktury, * protokoły przyjęcia, * dokument przyjęcia na stan, * kalkulacja z wyjaśnieniem/ wskazanie pozycji faktury, jeśli kwalifikowana jest jedynie część faktury * wyjaśnienie związku z projektem o ile nie jest to oczywiste Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 9 Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz Umowa z wykonawcą. Artykuł pzp. * Faktury, rachunek, * protokoły odbioru prac. * wyjaśnienie związku z projektem o ile nie jest to oczywiste Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 10 Zakup dostępu do baz danych, nabycie profesjonalnych opracowań dotyczących rynku Umowa z wykonawcą. Artykuł pzp. * Faktury, * protokoły odbioru prac. oświadczenie o spójności wydatku z projektem. * wyjaśnienie związku z projektem o ile nie jest to oczywiste Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.

34 33 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWADOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 11Wydatki na delegacje i udział w konferencjach Dokument delegacji. Dokumenty dodatkowe np.: zaproszenie, agenda, korespondencja, materiały, certyfikaty, listy obecności Oświadczenia: o wyżywieniu, przejazdach i dojazdach (zg. z Rozp. MPiPS z 19.12.02r.). Samochód prywatny - umowa użyczenia (rozliczenie wg. limitu zg. z Rozp..) Samochód służbowy – karta przebiegu, faktura za paliwo, potwierdzenie zapłaty. Przy delegacjach zagranicznych dodatkowo należy dołączyć informacje o kursie kosztu i wydatku (bank/data/kurs) * Rozliczenie delegacji (zg. z Rozp. MPiPS z 19.12.02r.); dokumenty źródłowe (faktury za hotel, udział w konferencji, itp.; w przypadku płatności gotówkowych - potwierdzenia zapłaty, adnotacje na fakturach o zapłacie gotówką) * oświadczenie o spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. Zapłata gotówką – RK, KW, KP, kopia wyciągu bankowego potwierdzającego pobranie pieniędzy do kasy. 12Koszty opracowania analiz i raportów związanych bezpośrednio z celem projektu Umowa z wykonawcą. Artykuł pzp. * Faktury, * protokoły odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.

35 34 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWADOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 13 Koszty organizacji paneli ekspertów Umowa z wykonawcą. Kopie/zdjęcia z przeprowadzonych spotkań, listy obecności (niezbędna). Artykuł pzp. Faktury, * protokół odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 14 Wydatki na promocję 1/ materiały promocyjne: Umowa. Artykuł pzp. Kopie/zdjęcia materiałów promocyjnych 2/ konferencje, spotkania: Umowa z wykonawcą (catering, sala itp.). Artykuł pzp. Lista obecności, program, materiały, prezentacje 3/ publikacje: Umowa. Artykuł pzp. Kopie/zdjęcia 1/ Faktura; protokół odbioru pracy. 2/ / Faktura; protokół odbioru pracy. 3/ / Faktura; protokół odbioru pracy. 1/ Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 2/ Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 3/ Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę

36 35 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWEDOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 15Wydatki na ochronę patentową Świadectwo dokonania zgłoszenia patentowego. Umowa zawarta z Kancelarią/ umowa cywilno-prawna. Artykuł pzp. Wezwanie do zapłaty z Urzędu Patentowego/ rachunek/ faktura. Protokół odbioru prac Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 16Koszty usług IT związanych bezpośrednio z realizacją projektu Umowy. Artykuł pzp. * Faktury, * protokoły odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 17Koszty ogólne (do 20% wydatków kwalifikowanych) 1/ wynagrodzenia personelu zarządzającego, administracyjnego itp. – tak jak wynagrodzenia, 2/ koszty powierzchni, media: faktury źródłowe z potwierdzeniami zapłaty (tylko, gdy w danym okresie w projekcie zatrudnieni są pracownicy na umowę o pracę) 3/ koszty telefonów: faktury źródłowe z potwierdzeniami zapłaty 1/ tak jak wynagrodzenia, jeśli rozliczane przy pomocy metodologii, to należy dosłać dokładne jej wyjaśnienie. Dokumentacja księgowa 2/ oświadczenia o używalności, metodologia z dokładnym wyjaśnieniem. 3/ oświadczenia o używalności, metodologia z dokładnym wyjaśnieniem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.

37 36 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANYDOKUMENTACJA PODSTAWOWEDOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 18 Obsługa instrumentów zabezpieczających Umowy. Artykuł pzp. * Faktury, * protokoły odbioru prac Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 19 Audyt zewnętrznyUmowy. Artykuł pzp. * Faktury, * protokoły odbioru prac Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 20 Podatek VAT*Oświadczenie o kwalifikowalności VAT. *VAT dotyczący nabycia wewnątrzwspólnotowego, importu usług *Faktury potwierdzone dla innych wydatków kwalifikowanych * Faktura źródłowa, faktura wewnętrzna naliczająca VAT, deklaracja VAT-7, ew. VAT-UE Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę faktur dotyczących wydatków kwalifikowanych. * Wyciąg bankowy lub przelewy bankowe potwierdzający zapłatę dla dostawcy, oraz wyciąg potwierdzający wpłatę do US 21 Koszty finansowe – otwarcie i prowadzenie rachunku bankowego projektu oraz koszty przelewów bankowych Wyciąg bankowy* Wyciąg bankowy. * dokumentacja księgowa. Wyciąg bankowy.

38 37 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANYDOKUMENTACJA PODSTAWOWEDOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 22 Leasing (kwalifikowana – spłata kapitału) Umowa. Artykuł pzp. * Faktura/faktury, * rozliczenie rat kapitałowych, * jeśli konieczna metodologia to z dokładnym wyjaśnieniem Wyciągi bankowe potwierdzające zapłatę. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość dokonania płatności gotówkowej przy niektórych wydatkach takich jak koszty zakupu biletów, czy podróży służbowej, wynagrodzeń z zachowaniem przepisów ustawy o rachunkowości oraz Kodeksu pracy. Limity kwoty wydatków gotówkowych uszczegółowione w poszczególnych wytycznych.

39 38 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Opis na fakturze Faktury lub inne dokumenty o równoważonej wartości dowodowej powinny zawierać w opisie: 1.numer Umowy/Aneksu o dofinansowanie w ramach PO IG wraz z datą jej/jego zawarcia, 2.nazwę projektu lub/i numer projektu, 3.nazwę Programu, Działanie, Poddziałanie, nazwę Funduszu współfinansującego, 4.szczegółowy opis, nie budzący wątpliwości, dotyczący związku wydatku z projektem, 5.odniesienie do pozycji w Harmonogramie wydatków kwalifikowanych projektu zgodnie z umową o dofinansowanie - nazwa kategorii wydatku, numer zadania (jeśli jest rozbicie na klika kategorii/ zadań, to należy je przedstawić w kilku pozycjach z podaniem konkretnych kwot przyporządkowanych do odpowiednich kategorii/ zadań) 6.potwierdzenie realizacji prac ujętych w dokumencie przez Kierownika Projektu lub Wykonawcę – jeżeli załączany dokument dotyczy realizacji prac, 7.informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej, 8.podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r, Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) – należy pamiętać, że jeśli dany wydatek nie podlega pod ustawę Prawo zamówień publicznych to musi być zgodny z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych, 9.kwotę kosztu kwalifikowanego (w tym VAT). 10.Podział wydatku na kwotę płatności ze środków EFRR i kwotę dotacji celowej.

40 39 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Podatek VAT Podatek VAT może być kosztem kwalifikowanym w części lub całości zgodnie z informacjami załączonymi do umowy. Rozliczenie VAT wymaga złożenia oświadczenia, że podlega on kwalifikacji. Analogiczne oświadczenia składają wszyscy konsorcjanci. Najlepszą praktyką byłoby uzyskanie wiążącej interpretacji podatkowej o braku możliwości odliczenia podatku VAT. Otrzymanie przez beneficjenta interpretacji właściwego Urzędu Skarbowego wskazującej, że ma on możliwość odzyskania podatku VAT związanego z wydatkowaniem w projekcie, oznacza, że jest on wydatkiem niekwalifikowanym.

41 40 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Podatek VAT cd. W sytuacji, gdy interpretację tą beneficjent otrzymuje po rozpoczęciu realizacji projektu kwota nieprawidłowo rozliczonego w projekcie podatku VAT podlega zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak od zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków ( zaliczki lub refundacji). Korekta podatku VAT powinna być dokonana w stosunku do wszystkich nieprawidłowo rozliczonych wydatków od początku realizacji projektu.

42 41 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Rozliczenia w ramach Konsorcjum Konsorcjum Naukowe, Konsorcjum Naukowo - Przemysłowe Rozliczeń dokonuje Lider / Koordynator Konsorcjum. Lider dokonuje rozliczeń na podstawie umowy konsorcjum ( IP II rekomenduje zawieranie umowy na realizację zadań w ramach projektu z Konsorcjantami). Rozliczenie między Konsorcjantami odbywa się za pomocą faktur lub równoważnych dokumentów księgowych. Do wniosku o płatność należy załączyć pełną dokumentację wydatków (zarówno Lidera jak też konsorcjantów). Lider jest odpowiedzialny za pozyskanie pełnej dokumentacji od Członków Konsorcjum i złożenie jej do IP II w celu rozliczenia. W Poddziałaniach nie przewiduje się przepływów pieniężnych do Przedsiębiorców – Członków Konsorcjum.

43 42 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 17.10.2012 Dochody w projekcie W każdym wniosku o płatność należy raportować dochody uzyskane w projekcie. Przez dochód rozumiemy różnicę między przychodem uzyskanym w ramach sprzedaży wyników projektu a kosztami operacyjnymi. Przez dochód rozumiemy również uzyskane odsetki od środków przekazywanych na realizację projektu w formie zaliczek i przechowywanych na rachunkach bankowych.

44 Dziękuję za uwagę! Ośrodek Przetwarzania Informacji Dział Wdrażania PO IG tel. 22 212 53 00, poig@opi.org.pl www.poig.opi.org.pl Ośrodek Przetwarzania Informacji 43 Warszawa, 17.10.2012