Karolina Muszyńska. Spis zagadnień Wprowadzenie Znaczenie zarządzania komunikacją dla powodzenia projektu Praktyki zarządzania komunikacją w zespołach.

Prezentacja na temat: "Karolina Muszyńska. Spis zagadnień Wprowadzenie Znaczenie zarządzania komunikacją dla powodzenia projektu Praktyki zarządzania komunikacją w zespołach."— Zapis prezentacji:

1 Karolina Muszyńska

2 Spis zagadnień Wprowadzenie Znaczenie zarządzania komunikacją dla powodzenia projektu Praktyki zarządzania komunikacją w zespołach projektowych strategiczne informacyjne emocjonalne praktyczne Podsumowanie

3 Wprowadzenie Podejście projektowe w realizacji zadań biznesowych Obszar zarządzania komunikacją w zarządzaniu projektami – uważany za kluczowy jednakże zaniedbywany Identyfikacja praktyk zarządzania komunikacją

4 Znaczenie zarządzania komunikacją dla powodzenia projektu Znaczący wpływ na powodzenie projektu – w szczególności projektów informatycznych, realizowanych przez zespoły rozproszone Efektywna komunikacja projektowa zapewnia by: odpowiednie informacje docierały do właściwych osób we właściwym czasie i po najmniejszym możliwym koszcie członkowie zespołu, kierownicy i interesariusze byli informowani o stanie realizacji projektu i mogli realizować cele projektowe zagadnienia projektowe, ryzyka, nieporozumienia i wszelkie inne wyzwania zagrażające zakończeniu projektu były zidentyfikowane Efektywna komunikacja projektowa wśród najważniejszych czynników warunkujących sukces projektu

5 Praktyki zarządzania komunikacją w zespołach projektowych Przegląd literaturowy rzeczywistych praktyk zarządzania komunikacją zbadanych i opisanych w dostępnych źródłach Kategoryzacja zidentyfikowanych praktyk zrządzania komunikacją: strategiczne informacyjne emocjonalne praktyczne

6 Strategiczne praktyki zarządzania komunikacją Kategoria praktyk strategicznych związana jest z planowaniem komunikacji i środowiskiem projektu: jasny zakres odpowiedzialności ustalony na początku kompetencje międzykulturowe wysokiej jakości planowanie komunikacji dobre public relations po stronie zewnętrznego zespołu w kraju, w którym realizowany jest projekt przyjęcie wspólnego języka roboczego wśród członków zespołu dobrze zdefiniowane kompetencje klienta przejrzystość procesu dla klienta

7 Informacyjne praktyki zarządzania komunikacją Kategoria praktyk informacyjnych dotyczy generowania, zbierania, rozpowszechniania, przechowywania i rozdysponowywania informacji projektowych: „wspólna wirtualna przestrzeń"/„centrum wiedzy projektowej" – portal internetowy/Wiki, oprogramowanie pracy grupowej, aplikacje do zarządzania projektami komunikator internetowy, poczta elektroniczna, narzędzia wspomagające zebrania (GoToMeetings) tradycyjne rozmowy telefoniczne terminarz komunikacji (w szczególności dla zespołów w różnych strefach czasowych) używanie różnorodnych kanałów komunikacji (dla lepszej konwergencji)

8 Emocjonalne praktyki zarządzania komunikacją Kategoria praktyk emocjonalnych dotyczy budowania zaufania i relacji regularna komunikacja twarzą w twarz, przynajmniej z wykorzystaniem audio- i wideokonferencji (często utrudniona przez problemy techniczne lub niskie umiejętności językowe) zachęcanie członków zespołu do dzielenia się uczuciami i nieformalnych rozmów – wykorzystanie mediów społecznościowych (‘wirtualny automat z kawą’) kick-off meeting, przeglądy, stand-up meetings (kick-off powinien być spotkaniem twarzą w twarz, pozostałe mogą być wspomagane narzędziami IT) więcej komunikacji twarzą w twarz częste wizyty i rotacje personelu proszenie członków zespołu o radę, opinie i wsparcie

9 Praktyczne praktyki zarządzania komunikacją Kategoria praktyk praktycznych związana jest z jasną i pozytywną komunikacją regułami zachowania: używanie podstawowych reguł komunikacji (m.in. określenie czasu na wysłanie odpowiedzi, dotrzymywanie obietnic, podanie szczegółów i powodów związanych z prośbami) pożądane zachowanie i postawa osobista (dotrzymywanie terminów spotkań, proszenie a nie wydawanie dyspozycji, pisanie pozytywnych maili) podobny skład zespołu i model pracy w różnych lokalizacjach fizyczna obecność kluczowego członka z jednego zespołu w lokalizacji drugiego zespołu krótkie, asynchroniczne pętle komunikacyjne

10 Podsumowanie Zapewnienie właściwej i efektywnej komunikacji wiąże się z: przygotowaniem planu komunikacji tworzeniem, zbieraniem, dystrybucją i przechowywaniem informacji projektowych identyfikacją odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu projektowego oraz innych interesariuszy utrzymywanie dobrych osobistych kontaktów z członkami zespołu rozwijanie pozytywnych relacji przestrzeganie podstawowych zasad jasnej i pozytywnej komunikacji