Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa 20 listopada 2012 roku 20 listopada 2012 roku Seminarium informacyjno-promocyjne dla Beneficjentów działania 111.

Prezentacja na temat: "Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa 20 listopada 2012 roku 20 listopada 2012 roku Seminarium informacyjno-promocyjne dla Beneficjentów działania 111."— Zapis prezentacji:

1 Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa 20 listopada 2012 roku 20 listopada 2012 roku Seminarium informacyjno-promocyjne dla Beneficjentów działania 111 ROZLICZENIA KOSZTÓW w ramach działania Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie objętego PROW na lata 2007-2013

2 Warunkiem prawidłowej realizacji operacji jest nie tylko wykonanie zakresu rzeczowego zgodnie z umową, ale również jego właściwe udokumentowanie. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

3 W trakcie autoryzacji wniosku o płatność akceptowane będą w szczególności następujące dokumenty: Faktury VAT / rachunki / noty księgowe, Faktury korygujące / noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą), Dowody opłat pocztowych oraz inne dowody opłat, Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

4 Listy płac pracowników zatrudnionych na pełen lub część etatu z naliczonymi składkami na ubezpieczenie społeczne i zaliczkami na podatek dochodowy, Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne wraz z rachunkami określającymi wysokość podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne, o ile umowy zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, Samozatrudnienie – powinno być udokumentowane np. notą księgową wraz z wyliczeniem, Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

5 Polecenia wyjazdu służbowego: pracownika zatrudnionego na umowę o pracę wraz z ewidencją przebiegu pojazdu lub biletami komunikacji publicznej w zależności od środka transportu, osoby nie będącej pracownikiem wraz z ewidencją przebiegu pojazdu oraz z umową zlecenia, umową o dzieło, umową cywilnoprawną (odpowiedni zapis w umowie dotyczący zwrotu kosztów podróży), Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

6 Listy obecności uczestników szkolenia z pokwitowaniem odbioru zwrotu kosztów podróży (należy ustalić wewnętrzne zasady rozliczania kosztów I-IV edycja) w przypadku zwrotu kosztów dojazdu dla uczestników szkolenia, Wewnętrzne dokumenty księgowe, np. noty księgowe, wystawione tytułem rozliczenia poniesionych kosztów związanych z wykonaną usługą, Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

7 Wraz z notą księgową należy przedłożyć: oficjalny cennik beneficjenta, lub zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, określające co najmniej: faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej składające się na wartość/kwotę noty księgowej, kwotę do refundacji, opis zdarzenia gospodarczego, nr faktury, kwotę brutto, datę wystawienia, Inne dokumenty, jeśli wymagają tego okoliczności oraz charakter realizowanej operacji. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

8 Przedłożone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny spełniać podstawowe warunki określone w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późń. zm.). Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

9 Do dnia wystąpienia z wnioskiem o płatność dotyczącym danego etapu (wniosek o płatność pośrednią) lub operacji (wniosek o płatność ostateczną), wszystkie faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej muszą zostać opłacone w całości. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

10 Do przedstawionych faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej Beneficjent dołącza potwierdzenie poniesienia wydatku (zapłaty należności), tj. dowody płatności gotówkowej lub bezgotówkowej. Kopie dowodów płatności powinny być oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację z fakturami lub dokumentami o równoważnej wartości dowodowej. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

11 W przypadku płatności bezgotówkowej udokumentowanej wydrukiem z systemu e-bankowości każdy wydruk musi być podpisany przez posiadacza rachunku lub osobę upoważnioną. Beneficjent, który składa, jako dowód zapłaty, wydruk z bankowości elektronicznej, zobligowany jest do złożenia w FAPA oświadczenia o wykorzystywaniu w instytucji bankowości elektronicznej i zgodnie w umową zawartą z bankiem nie otrzymuje wyciągów w wersji papierowej. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

12 Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego, o których mowa w art. 75 ust. 1 lit. c pkt i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) (Dz. U. L. 277 z 21.10.2005, str. 1) – dla wszystkich transakcji związanych realizacją operacji. Wyodrębniona ewidencja księgowa

13 Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwość jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z operacją Beneficjentów można podzielić na dwie grupy: Beneficjentów prowadzących pełną księgowość (prowadzenie oddzielnego systemu rachunkowego albo odpowiedniego kodu rachunkowego), pozostałych Beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości (sporządzanie techniką komputerową w postaci zestawienia faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej na formularzu udostępnionym przez Fundację). Wyodrębniona ewidencja księgowa

14 W przypadku niespełnienia przez Beneficjenta tego zobowiązania, zostanie zastosowana 10% sankcja od każdego dokumentu, który: nie został uwzględniony w odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej danej operacji lub nie został ujęty w Zestawieniu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty. Wyodrębniona ewidencja księgowa

15 Dokumentowanie kosztów V edycja

16 Zakres obowiązków pracownika lub opis stanowiska pracy, lub umowa o pracę, Dokumenty będące podstawą wyliczenia kwot przyjętych do rozliczenia, Ewidencja godzin/zadań przepracowanych/ zrealizowanych w ramach operacji – w sytuacji gdy : wydatki są związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w więcej niż jednej operacji, wynagrodzenie osoby zaangażowanej do operacji na podstawie umowy cywilnoprawnej, która jest jednocześnie pracownikiem beneficjenta zatrudnionym na podstawie stosunku pracy, osoba samozatrudniona zaangażowana jest w realizację więcej niż jednego zadania lub funkcji w ramach operacji. Zatrudnienie V edycja

17 Zaświadczenie z ZUS o braku zaległości w opłacaniu składek z ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego, Zaświadczenie z US o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości. Dowody zapłaty do ZUS i US Zaświadczenie nie powinno być wystawione wcześniej niż 1 miesiąc przed złożeniem wniosku. V edycja

18 Dojazdy uczestników szkoleń przedziałodległość Kwota do zwrotu kosztów dojazdu uczestnikom na każdy dzień szkolenia 1powyżej 1km do 5 km5 zł 2powyżej 5 do 10 km10 zł 3powyżej 10 do 20 km30 zł 4powyżej 20 do 50 km40 zł 5powyżej 50 km Stawka ustalana indywidualnie na podstawie faktycznie przejechanych km. Beneficjent powinien rozliczać się z uczestnikami szkolenia na podstawie określonych przedziałów/stawek (kilometrowych/finansowych). V edycja

19 Dojazdy uczestników szkoleń Potwierdzenie otrzymania zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie należy dokonywać na Liście obecności uczestników szkolenia poprzez: wpisanie ilości przejechanych kilometrów związanych z dojazdem na szkolenia, własnoręczny podpis uczestnika szkolenia. Dokumentem potwierdzającym wydanie gotówki uczestnikom szkolenia może być dokument KW. V edycja

20 Inne załączniki Dokument potwierdzający zapewnienie dostępności szkoleń ogólnopolskich/ wojewódzkich dla rolników z całego kraju/województwa, Interpretacja indywidualna w zakresie interpretacji prawa podatkowego do organu upoważnionego (formularz ORD – IN, art. 14b § 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, Oświadczenie, iż zatrudnieni pracownicy wykonują zadania związane z realizacją operacji poza godzinami pracy lub w czasie wolnym od pracy, Materiały szkoleniowe. V edycja

21 Dziękuję Państwu za uwagę

22 A.Siniarska@fapa.org.pl